Biên bản thanh lý hợp đồng thuê giúp việc là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê giúp việc là văn bản ghi nhận sự thống nhất giữa bên thuê và người giúp việc về việc chấm dứt hợp đồng, xác nhận các nghĩa vụ đã hoàn thành và quyết toán mọi khoản tài chính, tài sản liên quan. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để bảo vệ quyền lợi của cả hai bên sau khi quan hệ lao động kết thúc.

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng

Biên bản thanh lý hợp đồng là văn bản song phương, thể hiện kết quả rà soát toàn bộ các điều khoản đã thực hiện trước khi hợp đồng chính thức hết hiệu lực. Khác với hợp đồng gốc, biên bản này thường ngắn gọn nhưng tập trung vào việc đối chiếu công nợ, bàn giao tài sản và cam kết không khiếu nại.

Vì sao cần lập biên bản thanh lý khi kết thúc hợp đồng thuê giúp việc?

Theo Điều 21 Bộ luật Lao động 2019, hợp đồng lao động phải giao kết bằng văn bản; do đó, biên bản thanh lý cũng nên được lập bằng văn bản để tránh các tranh chấp không đáng có. Thực tế xét xử cho thấy nhiều vụ kiện về tiền lương, trợ cấp xảy ra vì hai bên không có sự đối chiếu cuối cùng. Biên bản thanh lý giúp bên thuê chứng minh đã thanh toán đầy đủ, đồng thời giúp người giúp việc bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

Phân biệt biên bản thanh lý và quyết định chấm dứt hợp đồng

Quyết định chấm dứt hợp đồng là văn bản đơn phương do người sử dụng lao động ban hành, không cần sự đồng thuận của người lao động. Trong khi đó, biên bản thanh lý là văn bản song phương, thể hiện sự thỏa thuận của cả hai bên về việc kết thúc hợp đồng và giải quyết hậu quả pháp lý. Nếu chỉ có quyết định chấm dứt mà thiếu biên bản thanh lý, các bên vẫn có thể phát sinh tranh chấp về nghĩa vụ tài chính. Nguyên tắc này tương tự như khi thanh lý các hợp đồng dịch vụ khác, chẳng hạn như biên bản thanh lý hợp đồng thuê luật sư.

Căn cứ pháp lý khi thanh lý hợp đồng thuê giúp việc

Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê giúp việc dựa trên các quy định của Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Bộ luật Dân sự 2015 (nếu hợp đồng mang tính chất dịch vụ).

Quy định của Bộ luật Lao động về lao động là giúp việc gia đình (Điều 161–162)

Điều 161 BLLĐ 2019 yêu cầu hợp đồng lao động với người giúp việc gia đình phải lập bằng văn bản. Điều 162 quy định người giúp việc có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng khi bị ngược đãi hoặc không được trả lương đúng hạn. Khi chấm dứt, người sử dụng lao động phải cấp giấy xác nhận thời gian làm việc – một nội dung nên được ghi nhận trong biên bản thanh lý.

Những trường hợp hợp đồng chấm dứt và cần lập biên bản thanh lý

Hợp đồng hết hạn, hai bên thỏa thuận chấm dứt, người giúp việc nghỉ trước thời hạn, bị sa thải, hoặc chết/mất tích là các trường hợp cần lập biên bản thanh lý. Đặc biệt, khi chấm dứt do thỏa thuận, biên bản thanh lý đóng vai trò như văn bản xác nhận sự đồng thuận và quyết toán công nợ.

Hình thức, thời điểm lập biên bản theo quy định

Pháp luật không bắt buộc công chứng biên bản thanh lý, nhưng cần lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản. Thời điểm lập lý tưởng nhất là ngày cuối cùng làm việc hoặc ngày hoàn tất thanh toán, bàn giao tài sản.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng thuê giúp việc

Một biên bản thanh lý hợp đồng thuê giúp việc chuẩn cần bao gồm các nhóm nội dung chính sau:

Thông tin các bên tham gia (bên thuê – người giúp việc)

Ghi rõ họ tên, số CCCD, địa chỉ của cả hai bên. Nếu bên thuê là tổ chức, cần bổ sung mã số thuế và người đại diện pháp luật. Sai sót thông tin này có thể làm mất giá trị pháp lý của biên bản.

Xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng

Ghi rõ bên nào đã hoàn thành nghĩa vụ, bao gồm công việc đã thực hiện, thời gian làm việc, và các nghĩa vụ khác theo hợp đồng.

Quyết toán tiền lương, phụ cấp và các khoản phải thanh toán

Theo Điều 48 BLLĐ 2019, tiền lương và các khoản khác phải được trả trong 07 ngày làm việc. Biên bản cần liệt kê từng khoản: lương cuối kỳ, tiền phép năm chưa nghỉ, trợ cấp thôi việc (nếu có), các khoản khấu trừ. Viết số tiền bằng cả chữ và số để tránh gian lận.

Bàn giao tài sản, vật dụng và giấy tờ liên quan

Người giúp việc phải trả lại chìa khóa, trang phục, điện thoại, phương tiện và tài sản khác. Biên bản cần có danh sách chi tiết tình trạng tài sản khi bàn giao, tránh phát sinh tranh chấp sau này.

Cam kết không phát sinh khiếu nại, tranh chấp sau khi thanh lý

Đây là điều khoản phổ biến nhằm ràng buộc trách nhiệm dân sự, nhưng không ngăn cản quyền khiếu nại theo quy định pháp luật.

Chữ ký, xác nhận của các bên

Chữ ký phải do chính người ký hợp đồng gốc hoặc người được ủy quyền thực hiện. Nếu người giúp việc không biết chữ, có thể điểm chỉ kèm người làm chứng.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê giúp việc chuẩn mới nhất 2025

Tính đến 2025, chưa có mẫu thống nhất do Nhà nước ban hành, nhưng các mẫu tham khảo dựa trên BLLĐ 2019 vẫn được sử dụng rộng rãi.

Tải mẫu biên bản thanh lý file Word / PDF

Người dùng có thể tìm kiếm mẫu trên các website pháp lý uy tín. Ngoài ra, để có thêm tài liệu so sánh, bạn có thể tham khảo mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe tự lái hoặc biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo vệ, từ đó áp dụng cấu trúc phù hợp.

Hướng dẫn điền các mục trong mẫu biên bản

Điền thông tin trùng khớp với hợp đồng gốc, đánh dấu gạch chéo nếu không có phát sinh, viết rõ đơn vị tiền tệ. Thời điểm, địa điểm ký cần ghi chính xác.

Mẫu biên bản thanh lý song ngữ Việt – Anh (nếu có)

Mẫu song ngữ hữu ích khi bên thuê là người nước ngoài. Cần xác định ngôn ngữ ưu tiên, thông thường tiếng Việt có giá trị pháp lý tại Việt Nam.

Lưu ý khi sử dụng mẫu để đảm bảo giá trị pháp lý

Không bắt buộc công chứng, nhưng nên kiểm tra toàn bộ số liệu trước khi ký. Ký sau khi đã nhận lại tài sản để tránh rủi ro mất mát.

Quy trình lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê giúp việc

Thực hiện theo 5 bước sau để đảm bảo tính chính xác và pháp lý.

Bước 1: Rà soát hợp đồng gốc và các phụ lục

Kiểm tra số hợp đồng, ngày ký, thời hạn và các phụ lục bổ sung để đối chiếu.

Bước 2: Chốt số liệu tiền lương, thời gian làm việc thực tế

Tính lương theo ngày công thực tế, quy đổi phép năm thành tiền, tính thêm giờ nếu có.

Bước 3: Kiểm tra tài sản, thiết bị do bên thuê giao

Lập danh sách tài sản nhận lại, ghi rõ tình trạng, định giá bồi thường nếu hư hỏng.

Bước 4: Soạn thảo và ký biên bản thanh lý

Soạn thảo theo mẫu, điền đầy đủ thông tin, cả hai bên ký và ghi rõ họ tên.

Bước 5: Hoàn tất thủ tục và lưu trữ hồ sơ

Mỗi bên giữ một bản gốc, lưu trữ cẩn thận để phục vụ khi cần thiết.

Những rủi ro thường gặp khi thanh lý hợp đồng thuê giúp việc

Không lập biên bản thanh lý dẫn đến tranh chấp tiền lương

Đây là rủi ro lớn nhất. Nếu không có biên bản, khó chứng minh đã thanh toán đầy đủ.

Thiếu cam kết về bảo mật thông tin gia đình

Nếu không ghi điều khoản bảo mật, người giúp việc có thể tiết lộ thông tin riêng tư sau khi nghỉ.

Không chốt quyền lợi bảo hiểm, trợ cấp thôi việc nếu có

Nếu người giúp việc làm việc đủ thời gian, cần xem xét trợ cấp thôi việc theo Điều 46 BLLĐ.

Sai sót khi thanh lý hợp đồng dịch vụ hoặc hợp đồng lao động

Cần xác định rõ loại hợp đồng để áp dụng quy định phù hợp. Với hợp đồng dịch vụ, tham khảo thêm các mẫu như biên bản thanh lý hợp đồng thuê luật sư sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng thuê giúp việc

Biên bản thanh lý có bắt buộc công chứng, chứng thực không?

Không bắt buộc, nhưng công chứng sẽ tăng giá trị chứng cứ nếu có tranh chấp.

Người giúp việc nghỉ trước thời hạn có cần thanh lý hợp đồng không?

Cần, để chốt số ngày làm việc thực tế và các khoản bồi thường nếu có.

Mất hợp đồng gốc có lập biên bản thanh lý được không?

Được, có thể dựa trên các tài liệu thay thế như bảng lương, tin nhắn, sao kê ngân hàng.

Biên bản thanh lý có hiệu lực khi chỉ có một bên ký không?

Không, vì đây là văn bản song phương, cần chữ ký của cả hai bên.

Trường hợp người giúp việc từ chối ký biên bản thanh lý phải xử lý thế nào?

Bên thuê có thể lập văn bản thông báo một bên, ghi rõ lý do và lưu giữ làm chứng cứ.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê giúp việc là văn bản quan trọng giúp kết thúc mối quan hệ lao động một cách an toàn và minh bạch. Việc soạn thảo đúng mẫu, đầy đủ nội dung sẽ giảm thiểu rủi ro tranh chấp. Nếu bạn cần mẫu biên bản thanh lý chuẩn, hãy tải ngay tại Mẫu Biên Bản để sử dụng và chỉnh sửa theo nhu cầu.