Bạn đang tìm biên bản thanh lý hợp đồng phân phối song ngữ để chấm dứt quan hệ với đối tác trong nước hoặc nước ngoài một cách trọn vẹn, đúng pháp lý? Một biên bản thanh lý được soạn thảo chuẩn mực giúp hai bên chốt toàn bộ công nợ, hàng tồn kho, nghĩa vụ còn lại và cam kết giải phóng trách nhiệm lẫn nhau. Bài viết dưới đây từ Mẫu Biên Bản sẽ cung cấp cấu trúc chuẩn, thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành và bộ mẫu điền sẵn để bạn sử dụng ngay.

Biên bản thanh lý hợp đồng phân phối song ngữ là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng phân phối song ngữ là văn bản ghi nhận việc kết thúc một hợp đồng phân phối (Distribution Agreement) giữa nhà cung cấp và nhà phân phối, được trình bày song song bằng tiếng Việt và tiếng Anh. Trong thương mại quốc tế, văn bản này thường được gọi là Termination and Settlement Agreement hoặc Mutual Release and Discharge, không nên dùng từ “liquidation” vì dễ bị hiểu nhầm là giải thể, phá sản.

Vì sao cần lập biên bản thanh lý hợp đồng phân phối song ngữ?

• Giá trị pháp lý: Theo Bộ luật Dân sự 2015, khi hợp đồng chấm dứt, các bên không phải tiếp tục thực hiện nghĩa vụ. Tuy nhiên, nếu không có biên bản thanh lý, rất khó chứng minh bên còn lại đã đồng ý chấm dứt và không còn yêu cầu gì sau này.
• Giảm rủi ro tranh chấp: Một biên bản rõ ràng là chứng cứ viết mạnh nhất theo Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, giúp tránh các vụ kiện kéo dài hàng trăm ngày với chi phí tốn kém.
• Phục vụ kế toán thuế: Hàng trả lại, điều chỉnh doanh thu, hóa đơn GTGT cần có biên bản thanh lý làm căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
• Tạo uy tín thương mại: Nhà phân phối cũ có thể xuất trình biên bản này cho đối tác mới để chứng minh không còn vướng mắc.

Điều kiện và căn cứ pháp lý để thanh lý hợp đồng phân phối

Hợp đồng phân phối có thể được thanh lý khi hết thời hạn, theo thỏa thuận của hai bên, do vi phạm hợp đồng, bất khả kháng, phá sản hoặc quyết định của cơ quan nhà nước. Theo Luật Thương mại 2005, phạt vi phạm không vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm. Biên bản thanh lý nên được công chứng hoặc chứng thực chữ ký để tăng giá trị chứng cứ theo Luật Công chứng 2014.

Nội dung và cấu trúc chuẩn của biên bản thanh lý hợp đồng phân phối song ngữ

1. Thông tin các bên tham gia (Parties’ Information)

Cần ghi đầy đủ tên pháp lý, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật và chức danh người ký. Nếu người ký là người được ủy quyền, phải đính kèm văn bản ủy quyền và ghi rõ “Authorized Representative”.

2. Căn cứ thanh lý hợp đồng (Legal Basis for Liquidation)

Trích dẫn số hợp đồng gốc, ngày ký, các phụ lục và điều khoản chấm dứt. Mẫu song ngữ thường dùng cụm “Pursuant to the provisions of the Distribution Agreement dated…”.

3. Xác nhận nghĩa vụ đã hoàn thành và các khoản còn tồn đọng (Outstanding Obligations)

Phần này cần bảng chi tiết: doanh số, hàng tồn kho, hàng trả lại, chiết khấu, hoa hồng, công nợ chưa thanh toán và giá trị bảo hành còn lại. Nếu còn nợ, phải ghi rõ hạn thanh toán, lãi suất chậm trả và phương thức trả.

4. Cam kết giải phóng trách nhiệm (Mutual Release and Discharge)

Đây là điều khoản quan trọng nhất. Cần có câu “Each party irrevocably and unconditionally releases the other from all claims…” và bổ sung Survival Clause để bảo lưu nghĩa vụ bảo hành, bảo mật, sở hữu trí tuệ còn hiệu lực sau thanh lý.

5. Điều khoản hiệu lực và chữ ký (Effective Date and Signatures)

Ghi rõ ngày hiệu lực, số bản được lập, ngôn ngữ ưu tiên nếu có khác biệt, chữ ký và con dấu của hai bên.

Thuật ngữ tiếng Anh chuyên ngành thường dùng

• Distribution Agreement: Hợp đồng phân phối
• Outstanding Obligations: Nghĩa vụ còn tồn đọng
• Mutual Release and Discharge: Cam kết giải phóng trách nhiệm
• Survival Clause: Điều khoản tiếp tục hiệu lực
• Indemnification: Bồi thường thiệt hại
• Liquidated Damages: Tiền phạt vi phạm

Lưu ý quan trọng khi soạn thảo và ký kết

• Không để ô trống; mục không áp dụng ghi “N/A”.
• Đối chiếu số liệu công nợ với sổ kế toán trước khi ký.
• Quy định rõ bản ngôn ngữ nào được ưu tiên giải thích.
• Nếu một bên không chịu ký, hãy gửi thông báo chấm dứt qua dịch vụ bưu điện có xác nhận.
• Lưu trữ biên bản ít nhất 5 năm để phòng tranh chấp.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng phân phối song ngữ Việt – Anh (Word/PDF)

Mẫu Biên Bản cung cấp bộ tài liệu bao gồm: - File Word dễ dàng chỉnh sửa thông tin doanh nghiệp. - File PDF sẵn sàng in, ký. - Checklist trước khi ký và bảng thuật ngữ song ngữ.

Tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng phân phối song ngữ Việt – Anh để hoàn tất thủ tục nhanh chóng, đúng chuẩn pháp lý, tiết kiệm chi phí dịch thuật.

Ngoài ra, nếu bạn đang cần mẫu cho các loại hợp đồng khác, hãy tham khảo thêm: biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe chở rác, biên bản thanh lý hợp đồng vận hành bãi đỗ xe và biên bản thanh lý hợp đồng thuê ban giám khảo.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý có bắt buộc công chứng không? Không bắt buộc, nhưng nên công chứng để tăng giá trị chứng cứ.

Còn nợ đọng có ký biên bản thanh lý được không? Được, miễn ghi rõ số tiền, thời hạn trả và lãi suất phạt.

Một bên không chịu ký thì xử lý sao? Gửi thông báo chấm dứt qua bưu điện hoặc khởi kiện tại tòa án, trọng tài thương mại.

Hãy tải ngay bộ mẫu song ngữ của Mẫu Biên Bản và chấm dứt hợp đồng phân phối một cách chuyên nghiệp, an toàn ngay hôm nay.