Biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp và khách hàng chốt công nợ sau khi tour kết thúc. Bài viết dưới đây cung cấp mẫu chuẩn, hướng dẫn soạn thảo và những lưu ý pháp lý cần thiết.

Biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành

Biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành là văn bản ghi nhận việc hoàn tất nghĩa vụ giữa doanh nghiệp lữ hành và khách hàng sau khi hợp đồng được thực hiện xong hoặc chấm dứt trước hạn. Căn cứ pháp lý dựa trên Bộ luật Dân sự 2015, đặc biệt là Điều 422 và 424.

Vai trò và ý nghĩa pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành

Biên bản là chứng cứ quan trọng theo Điều 93 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. Nó giúp doanh nghiệp xuất hóa đơn GTGT đúng thời điểm, tránh bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đồng thời là căn cứ để kế toán ghi nhận doanh thu.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành?

Khi kết thúc chương trình du lịch, tour đã hoàn thành

Biên bản được lập trong vòng 7–15 ngày sau khi tour kết thúc, đặc biệt với hợp đồng MICE cần hoàn tất trong 30 ngày để đối chiếu công nợ.

Khi chấm dứt hợp đồng lữ hành trước thời hạn

Khi hủy tour do bất khả kháng hoặc vi phạm, biên bản thanh lý ghi nhận việc hoàn trả và xác định khoản bồi thường thiệt hại theo tỷ lệ hủy thường là 10–30% giá trị tour.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành chuẩn pháp lý mới nhất

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành file Word

Hiện chưa có mẫu bắt buộc, bạn có thể tham khảo khung mẫu theo Thông tư 13/2017/TT-BVHTTDL. Mẫu đầy đủ gồm 8 phần: quốc hiệu, tên biên bản, thời gian địa điểm, thông tin các bên, căn cứ hợp đồng, nội dung nghiệm thu, giá trị thanh lý và chữ ký. Đối với tour quốc tế, bạn có thể tham khảo mẫu biên bản thanh lý hợp đồng du lịch lữ hành quốc tế.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức tour du lịch cho công ty

Đối với tour doanh nghiệp, biên bản cần bổ sung danh sách khách thực tế và bảng kê dịch vụ phát sinh. Khoảng 70% hợp đồng tour doanh nghiệp có giá trị từ 50–200 triệu đồng, vì vậy cần ghi rõ các điều khoản.

Ví dụ minh họa cách điền biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành

Hợp đồng số 2024/LH-045 giá trị 145.500.000 đồng, sau tour ghi "giá trị thực hiện 145.500.000 đồng, không phát sinh". Số tiền phải viết cả số và chữ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành

Ghi đầy đủ thông tin các bên tham gia hợp đồng

Cần có tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện pháp luật và số giấy phép kinh doanh lữ hành. Nếu người ký không phải là người đại diện pháp luật thì phải có giấy ủy quyền.

Ghi rõ căn cứ hợp đồng lữ hành gốc (số hợp đồng, ngày ký)

Trích dẫn số hợp đồng, ngày ký và các phụ lục. Thiếu sót này là nguyên nhân của 30% vụ tranh chấp du lịch.

Xác nhận nội dung đã thực hiện, nghiệm thu và quyết toán công nợ

Trình bày bảng so sánh các hạng mục, số lượng thực tế, thành tiền. Doanh nghiệp phải lưu trữ hồ sơ 5 năm, nếu thiếu có thể bị phạt 5–10 triệu đồng.

Quy định về hiệu lực của biên bản thanh lý

Biên bản có hiệu lực từ khi ký và đóng dấu. Điều khoản cam kết không khiếu nại sẽ được Tòa án tôn trọng trừ khi có gian dối.

Các lưu ý pháp lý khi thanh lý hợp đồng lữ hành

Đối chiếu nội dung với hợp đồng lữ hành gốc

Kiểm tra số liệu với sổ sách kế toán và hóa đơn GTGT. Lập bảng đối chiếu công nợ để tránh sai sót.

Xử lý nghĩa vụ bảo hiểm, hóa đơn tài chính và thanh toán

Xác nhận đã mua bảo hiểm du lịch theo Nghị định 168/2017, nếu không bị phạt đến 15 triệu đồng. Hóa đơn xuất sau khi hoàn thành dịch vụ, nên ký biên bản cùng ngày. Nếu còn nợ, ghi rõ lãi suất chậm trả.

Cam kết trách nhiệm sau khi ký biên bản thanh lý

Thêm điều khoản giải quyết tranh chấp: hòa giải, sau đó là Tòa án hoặc Trọng tài. Trọng tài giúp tiết kiệm thời gian từ 3–6 tháng so với Tòa án.

Phân biệt biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành với các loại biên bản liên quan

Biên bản nghiệm thu chương trình du lịch

Biên bản nghiệm thu xác nhận chất lượng dịch vụ, còn biên bản thanh lý tập trung vào quyết toán tài chính và chấm dứt trách nhiệm.

Biên bản xác nhận tổng giá trị hợp đồng thực tế

Loại biên bản này chỉ xác nhận số tiền thực tế, không giải quyết vấn đề bồi thường. Nếu bạn cần thanh lý hợp đồng trong lĩnh vực khác, tham khảo thêm biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển logistics hoặc biên bản thanh lý hợp đồng đầu tư tài chính.

Các câu hỏi thường gặp

Có bắt buộc lập biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành không?

Không bắt buộc nhưng rất cần thiết để tránh rủi ro về thuế và công nợ.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành có giá trị pháp lý khi nào?

Khi có chữ ký của người đại diện hợp pháp, con dấu (nếu có) và nội dung khớp với hợp đồng gốc.

Làm gì nếu một bên không đồng ý ký biên bản thanh lý?

Gửi văn bản yêu cầu giải quyết hoặc khởi kiện ra Tòa án/Trọng tài. Việc không ký không làm chấm dứt nghĩa vụ.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng lữ hành là công cụ pháp lý không thể thiếu để chốt công nợ và kết thúc hợp đồng an toàn. Hãy sử dụng mẫu chuẩn, điều chỉnh thông tin phù hợp và tuân thủ đúng quy định. Tải ngay mẫu để bảo vệ quyền lợi của bạn.