Biên bản thanh lý hợp đồng du lịch là văn bản cần thiết để khép lại một chuyến đi, chốt công nợ và giảm rủi ro tranh chấp. Trong bài viết này, Mẫu Biên Bản sẽ giới thiệu khái niệm, nội dung, cách soạn thảo và các mẫu tải về miễn phí.

Biên bản thanh lý hợp đồng du lịch là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng du lịch (hay hợp đồng tour) là văn bản ghi nhận hai bên – công ty lữ hành và khách hàng/đối tác – xác nhận kết thúc hợp đồng sau khi tour hoàn thành hoặc bị chấm dứt, đồng thời chốt toàn bộ nghĩa vụ tài chính. Dù Luật Dân sự 2015 không quy định cụ thể, văn bản này được công nhận như một thỏa thuận chấm dứt hợp đồng (Điều 422). Giá trị pháp lý của nó là chứng cứ cho cơ quan tố tụng, giúp "chốt" thời hiệu khởi kiện và là căn cứ để kế toán ghi nhận doanh thu.

Vì sao cần lập biên bản thanh lý hợp đồng du lịch?

• Xác nhận hoàn tất quyền và nghĩa vụ: Nhiều khách hàng giữ lại 10-20% chi phí tour để thanh toán sau cùng. Biên bản thanh lý là cơ sở thu hồi số tiền này, tránh tình trạng từ chối thanh toán với lý do chất lượng dịch vụ.
• Căn cứ quyết toán: Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, doanh thu dịch vụ lữ hành được ghi nhận sau khi hoàn thành. Biên bản giúp kế toán xuất hóa đơn GTGT và hạch toán đúng kỳ.
• Giảm thiểu tranh chấp: Khoảng 60% khiếu nại du lịch hiện nay là "không đúng lịch trình". Biên bản ghi nhận khối lượng, chất lượng thực tế giúp doanh nghiệp bảo vệ mình trước các khiếu nại sau tour.

Thời điểm và các trường hợp lập biên bản

Sau khi hoàn thành tour: Thường lập trong 5-10 ngày làm việc sau khi tour kết thúc. Với đoàn khách, người đại diện sẽ ký thay; cần kèm giấy ủy quyền nếu không phải người đứng tên hợp đồng.

Khi hủy tour hoặc chấm dứt trước hạn: Theo Nghị định 94/2021/NĐ-CP, biên bản phải ghi rõ số tiền đã nhận, số hoàn trả, số giữ lại và lý do. Mức phạt hủy thường là 20% (trước 7 ngày), 50% (trước 1-3 ngày), 80-100% (trong ngày khởi hành). Nếu hủy vì bất khả kháng, áp dụng Điều 156 Bộ luật Dân sự.

Nội dung chính cần có

1. Thông tin bên A (lữ hành) và bên B (khách hàng): tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện.
2. Căn cứ hợp đồng: số hợp đồng, ngày ký, tên tour, mã tour, ngày đi/ngày về, phụ lục (nếu có).
3. Khối lượng dịch vụ: liệt kê số đêm khách sạn, bữa ăn, xe, hướng dẫn viên – dạng bảng để dễ đối chiếu.
4. Giá trị quyết toán: giá trị hợp đồng + phát sinh – giảm trừ = tổng. Ghi rõ số đã tạm ứng và số còn lại.
5. Phương thức, thời hạn thanh toán: chuyển khoản/tiền mặt, tài khoản, thời hạn (thường 5-15 ngày sau khi ký).
6. Cam kết chấm dứt: các bên xác nhận không còn nghĩa vụ nào khác; tranh chấp phát sinh sẽ thương lượng hoặc đưa ra tòa có thẩm quyền.

Hướng dẫn soạn thảo và ghi biên bản chuẩn

• Ghi chính xác số hợp đồng, ngày ký, thời gian thực hiện tour.
• Quyết toán từng hạng mục: vé, khách sạn, ăn uống, xe, hướng dẫn viên với số lượng, đơn giá rõ ràng.
• Xử lý phát sinh: hủy tour, thêm bớt người, tăng giảm dịch vụ – phải có xác nhận của cả hai bên.
• Lập 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản, có giá trị pháp lý như nhau.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng du lịch mới nhất (Word/PDF)

Tại Mẫu Biên Bản, bạn có thể tải ngay:

• Mẫu cơ bản cho khách lẻ – dùng trực tiếp.
• Mẫu cho doanh nghiệp/đoàn khách – chi tiết cho tour MICE.
• Mẫu song ngữ Anh – Việt – dành cho khách nước ngoài.

Tham khảo thêm các mẫu liên quan trong các lĩnh vực khác:

• Biên bản thanh lý hợp đồng đầu tư tài chính
• Biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển logistics
• Biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu du lịch

Lưu ý pháp lý khi lập biên bản thanh lý

• Điều kiện hiệu lực: chữ ký thẩm quyền và con dấu (nếu là tổ chức).
• Biên bản không thay thế hợp đồng chính nhưng phải dẫn chiếu hợp đồng và các phụ lục.
• Khi quyết toán, cần xuất hóa đơn GTGT đúng số tiền thanh lý và lưu trữ chứng từ đầy đủ.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý khác biên bản nghiệm thu thế nào? Nghiệm thu xác nhận chất lượng từng giai đoạn; thanh lý chốt toàn bộ và chấm dứt hợp đồng.

Có bắt buộc lập sau mỗi tour không? Pháp luật không bắt buộc nhưng nên lập để bảo vệ quyền lợi và phục vụ kế toán.

Ai soạn thảo? Bên lữ hành thường soạn và gửi khách ký; khách có quyền yêu cầu chỉnh sửa trước khi ký.

Biên bản thanh lý hợp đồng du lịch là "tấm khiên" pháp lý giúp doanh nghiệp và khách hàng kết thúc mọi quan hệ một cách rõ ràng. Hãy tải ngay các mẫu chuyên nghiệp tại Mẫu Biên Bản và sử dụng trong công việc của bạn.