Biên bản thanh lý hợp đồng in ấn quảng cáo là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng in ấn quảng cáo là văn bản pháp lý do bên đặt in và bên cung cấp dịch vụ in ấn quảng cáo cùng ký khi kết thúc hợp đồng. Văn bản này xác nhận khối lượng sản phẩm đã in, chất lượng bàn giao, quyết toán công nợ và cam kết chấm dứt quyền, nghĩa vụ giữa các bên.

Vai trò và ý nghĩa pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng in ấn quảng cáo

Biên bản thanh lý là căn cứ chấm dứt hợp đồng theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, đồng thời là chứng từ bổ sung hóa đơn GTGT khi doanh nghiệp kê khai chi phí quảng cáo. Nếu không có biên bản, cơ quan thuế có thể yêu cầu giải trình theo Thông tư 96/2015/TT-BTC.

Phân biệt biên bản thanh lý hợp đồng và biên bản nghiệm thu

Biên bản nghiệm thu chỉ ghi nhận chất lượng sản phẩm in tại thời điểm bàn giao. Biên bản thanh lý hợp đồng in ấn quảng cáo gồm cả kết quả nghiệm thu, số liệu tài chính và thời điểm hết trách nhiệm bảo hành, nên có phạm vi pháp lý rộng hơn.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng in ấn quảng cáo?

Trường hợp hợp đồng đã hoàn thành đúng hạn

Dù hai bên không có khiếu nại, bạn vẫn nên lập biên bản để chốt toàn bộ nghĩa vụ và tránh bị từ chối thanh toán phần còn lại. Với hợp đồng in ấn quảng cáo giá trị lớn, thanh lý là thủ tục gần như bắt buộc trong quy trình chuyên nghiệp.

Trường hợp hợp đồng chấm dứt trước thời hạn do thỏa thuận hoặc vi phạm

Khi chiến dịch thay đổi hoặc có vi phạm, biên bản cần ghi rõ khối lượng đã thực hiện, chi phí nguyên vật liệu, tiền bồi thường và phương thức khấu trừ. Các loại hình quảng cáo khác cũng cần thanh lý tương tự; bạn có thể tham khảo biên bản thanh lý hợp đồng phát thanh tuyên truyền, biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo báo chí và biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo Facebook Ads để áp dụng linh hoạt.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng in ấn quảng cáo

Bộ Luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005

Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015 quy định nghĩa vụ thanh lý khi hợp đồng hoàn thành hoặc bị chấm dứt. Luật Thương mại 2005 điều chỉnh hoạt động cung ứng dịch vụ in ấn quảng cáo, đặc biệt về bồi thường thiệt hại tại Điều 302.

Các quy định liên quan đến hoạt động quảng cáo và in ấn

Cần đối chiếu Luật Quảng cáo 2012, Nghị định 181/2013/NĐ-CP, Nghị định 70/2021/NĐ-CP và Nghị định 38/2021/NĐ-CP để đảm bảo hồ sơ thanh lý hợp lệ.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng in ấn quảng cáo

Thông tin nhận diện các bên (Bên A – bên đặt in, Bên B – bên cung cấp dịch vụ in ấn quảng cáo)

Ghi đúng tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện của Bên A và Bên B. Các dữ liệu này phải khớp với hợp đồng gốc và hóa đơn.

Số hiệu, ngày ký hợp đồng gốc và phạm vi công việc đã thực hiện

Ghi số hợp đồng, ngày ký và liệt kê khối lượng in thực tế như số lượng tờ rơi, catalog, backdrop. Sai số trong phạm vi cho phép cần được xác nhận.

Tình trạng nghiệm thu – sản phẩm in ấn, chất lượng và tiến độ bàn giao

Mô tả tiêu chuẩn chất lượng đã kiểm tra: màu sắc, lỗi font, bể chữ, trầy mực và tình trạng bàn giao. Điều này giúp ngăn yêu cầu làm lại sau khi đã ký thanh lý.

Quyết toán giá trị hợp đồng, công nợ và phương thức thanh toán còn lại

Trình bày bảng gồm giá trị hợp đồng, đã thanh toán, còn lại, thuế GTGT, phạt vi phạm và số tiền thực trả lần cuối. Mẫu có sẵn công thức sẽ giảm sai sót.

Cam kết chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên sau khi thanh lý

Nêu rõ hai bên không còn quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng, trừ khoản nợ còn lại nếu có.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng in ấn quảng cáo chuẩn pháp lý

Cấu trúc văn bản: quốc hiệu, tiêu ngữ, thông tin bên A/B, nội dung, chữ ký và đóng dấu

Gồm quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên bản, thông tin hai bên, nội dung thanh lý, chữ ký và đóng dấu. Có thể trình bày theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP nếu muốn.

Các sai lầm thường gặp khi viết biên bản (thiếu căn cứ pháp lý, thiếu chi tiết thanh toán, chữ ký không hợp lệ)

Sai lầm điển hình: thiếu số hợp đồng, không chi tiết công nợ, người ký không đúng thẩm quyền. Biên bản nhiều trang cần ký nháy và đóng dấu giáp lai.

Số lượng bản lập, giá trị pháp lý và nơi lưu trữ

Thường lập 02 bản chính, mỗi bên giữ 01 bản. Doanh nghiệp nên lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán và Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng in ấn quảng cáo chuẩn (SẢN PHẨM)

Điểm nổi bật của mẫu biên bản này

Mẫu tại Mẫu Biên Bản có 6 khối nội dung, bảng quyết toán tự động và chú thích pháp lý từng dòng. File gồm cả Word lẫn PDF, sẵn sàng chỉnh sửa theo đặc thù doanh nghiệp.

Hướng dẫn điền thông tin và sử dụng mẫu

Thay thông tin công ty, số hợp đồng, khối lượng in và số liệu thanh toán. Nếu thanh lý do dừng hợp đồng, giữ dòng bồi thường; nếu hoàn thành, xóa dòng đó.

Nút tải xuống / Thêm vào giỏ hàng

Nhấn 'Thêm vào giỏ hàng' trên trang sản phẩm để tải mẫu ngay và tiết kiệm thời gian soạn thảo.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng in ấn quảng cáo

Có bắt buộc phải lập biên bản thanh lý hợp đồng in ấn quảng cáo không?

Không bắt buộc theo luật, nhưng rất cần thiết nếu hợp đồng có điều khoản thanh lý hoặc doanh nghiệp cần chứng minh chi phí với thuế.

Biên bản thanh lý có hiệu lực khi chỉ có một bên ký không?

Không. Biên bản cần đủ chữ ký của cả hai bên và có giá trị pháp lý cao hơn khi được đóng dấu.

Phí công chứng biên bản thanh lý hợp đồng là bao nhiêu?

Không bắt buộc công chứng. Nếu có nhu cầu, phí được tính theo Thông tư 48/2023/TT-BTC, hợp đồng dưới 50 triệu thường từ 100.000 – 200.000 đồng.

Nếu có phát sinh tranh chấp sau khi thanh lý thì xử lý thế nào?

Biên bản là chứng cứ quan trọng. Tranh chấp sau thanh lý vẫn có thể khởi kiện trong thời hiệu 3 năm theo Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng in ấn quảng cáo giúp doanh nghiệp chốt công nợ, giảm rủi ro tranh chấp và hoàn thiện hồ sơ thuế. Hãy lập biên bản ngay khi kết thúc hợp đồng và lưu trữ cẩn thận. Tải ngay mẫu biên bản chuẩn tại Mẫu Biên Bản để bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.