Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo báo chí là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo báo chí

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo báo chí là văn bản do hai bên ký kết để ghi nhận việc chấm dứt hiệu lực hợp đồng, chốt khối lượng đã thực hiện và giải quyết các nghĩa vụ tài chính còn lại. Đây không phải là chế định riêng trong Bộ luật Dân sự 2015 mà là hình thức phổ biến mà doanh nghiệp sử dụng để thực hiện các quy định về chấm dứt hợp đồng tại Điều 422 và Điều 424.

Vai trò và ý nghĩa pháp lý của biên bản thanh lý

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo báo chí là bằng chứng xác nhận hợp đồng đã kết thúc và các bên không còn quyền khiếu nại sau thời điểm ký. Về mặt kế toán – thuế, đây là chứng từ cần thiết để xuất hóa đơn, quyết toán chi phí và xóa công nợ. Nếu không có biên bản thanh lý, công nợ có thể “treo” trên sổ sách và mỗi bên vẫn có thể bị khởi kiện.

Phân biệt biên bản thanh lý hợp đồng và hợp đồng chấm dứt

Hợp đồng chấm dứt là trạng thái pháp lý, còn biên bản thanh lý là văn bản ghi nhận hậu quả của trạng thái đó. Một hợp đồng quảng cáo báo chí có thể hết hạn từ lâu nhưng nếu chưa thanh lý thì quyền lợi và nghĩa vụ tài chính vẫn chưa được “chốt sổ”. Vì vậy, hai khái niệm này không thể thay thế cho nhau.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo báo chí?

Hợp đồng đã thực hiện xong — hết thời hạn đăng quảng cáo

Khi báo đã đăng đủ số kỳ, đúng vị trí, đúng nội dung theo thỏa thuận, hợp đồng được coi là hoàn thành và cần lập biên bản thanh lý. Thời điểm vàng để ký là ngay sau kỳ đăng cuối cùng hoặc trong vòng 5–15 ngày làm việc để tránh thất lạc hồ sơ.

Thanh lý hợp đồng trước thời hạn theo thỏa thuận

Nếu hai bên thống nhất dừng hợp đồng do thay đổi chiến lược hoặc ngân sách, biên bản thanh lý cần ghi rõ bên đề nghị, thời điểm dừng, giá trị đã thực hiện và phần còn lại được xử lý theo hướng bồi hoàn hoặc miễn giảm. Theo Điều 402 BLDS 2015, các bên có quyền thỏa thuận chấm dứt hợp đồng bất cứ lúc nào.

Các trường hợp bất khả kháng, pháp nhân chấm dứt hoạt động

Sự kiện bất khả kháng theo Điều 156 BLDS 2015 hoặc trường hợp pháp nhân giải thể, phá sản cũng cần lập biên bản thanh lý để xác nhận phần nghĩa vụ đã thực hiện và phần được miễn trừ. Khi đó, người ký cần là người đại diện pháp luật hoặc người quản lý tài sản theo quy định.

Tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo báo chí chuẩn năm 2025

Download mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo báo chí (File Word/PDF)

Chúng tôi cung cấp mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo báo chí định dạng Word và PDF, có sẵn bảng đối chiếu số kỳ, vị trí, diện tích quảng cáo, giá trị đã thanh toán và còn lại. Tải ngay để sử dụng cho hồ sơ của bạn.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo truyền thông tổng hợp

Nếu hợp đồng bao gồm nhiều kênh như báo in, báo điện tử, fanpage, mẫu biên bản sẽ có bảng phụ kê chi tiết từng kênh với các cột: Ấn phẩm/kênh, Vị trí, Số kỳ, Giá trị, Đã thanh toán, Còn lại. Điều này giúp kế toán dễ dàng đối chiếu công nợ.

Mẫu thông báo đề nghị thanh lý hợp đồng gửi đối tác

Khi một bên chậm ký biên bản thanh lý, bạn cần văn bản thông báo đề nghị thanh lý, ghi rõ lý do, bảng tổng hợp giá trị phát sinh và thời hạn phản hồi. Đây là chứng cứ quan trọng nếu cần khởi kiện sau này.

Hướng dẫn chi tiết cách viết biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo báo chí

Phần thông tin các bên tham gia (Bên A – Bên B)

Thông tin Bên A – Bên B phải khớp tuyệt đối với hợp đồng gốc: tên công ty/tòa soạn, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện. Nếu người ký được ủy quyền, cần ghi rõ số giấy ủy quyền để tránh vô hiệu.

Phần nội dung thanh lý: khối lượng, chất lượng, số kỳ đăng tin

Kê khai chi tiết số kỳ, vị trí, kích thước, tần suất, số lượt hiển thị. Với báo in, đối chiếu diện tích quảng cáo so với quy định 15% tổng diện tích ấn phẩm để tránh vi phạm. Nếu có lỗi, ghi ngay phương án chạy bù hoặc giảm giá.

Thanh toán và quyết toán nghĩa vụ tài chính còn lại

Ghi rõ tổng giá trị hợp đồng, thuế GTGT, số tiền đã nhận, số còn lại, thời hạn thanh toán. Nếu thanh lý trước hạn, nêu rõ phương án hoàn tiền hoặc bù trừ. Cần dẫn chiếu số hóa đơn GTGT đã xuất.

Cam kết, xác nhận và chữ ký của các bên

Mục cam kết nên ghi: “Sau khi ký biên bản này, các bên xác nhận hợp đồng không còn giá trị thực hiện và không bên nào có quyền khiếu nại”. Chữ ký phải là người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền, có đóng dấu đầy đủ.

Những lưu ý quan trọng khi thanh lý hợp đồng quảng cáo báo chí

Quy định pháp luật điều chỉnh: Luật Báo chí, Luật Dân sự, Luật Thương mại

Hợp đồng quảng cáo báo chí chịu sự điều chỉnh của Luật Quảng cáo 2012, Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005. Luật Báo chí 2016 không trực tiếp quy định về thanh lý nhưng cơ quan báo chí phải tuân thủ giới hạn diện tích quảng cáo.

Lưu ý về tần suất, vị trí và hình thức quảng cáo đã đăng

Kiểm tra kỹ tần suất, vị trí, hình thức trước khi ký. Với báo in, đối chiếu số trang; với báo điện tử, lưu link và ảnh chụp màn hình; với báo hình, đối chiếu khung giờ phát sóng. Nếu có sai lệch, phải xử lý trước khi ký thanh lý.

Xử lý tranh chấp nếu một bên không đồng ý ký biên bản thanh lý

Nếu một bên trốn tránh ký biên bản, bạn có thể gửi thông báo đề nghị thanh lý qua email hoặc chuyển phát nhanh. Nếu không có phản hồi, khởi kiện ra tòa để yêu cầu giải quyết theo hợp đồng.

Biên bản thanh lý điện tử (ký số) có giá trị pháp lý không?

Theo Luật Giao dịch điện tử 2023 (hiệu lực từ 01/07/2024), biên bản thanh lý ký số có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy nếu đáp ứng điều kiện về chữ ký điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí.

Nếu bạn cần mẫu cho các loại hợp đồng khác, tham khảo thêm: biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo Google Ads và biên bản thanh lý hợp đồng quản lý tài sản cùng biên bản thanh lý hợp đồng thuê giúp việc. Đây đều là những mẫu văn bản được nhiều doanh nghiệp tải về và sử dụng thành công.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo báo chí có bắt buộc phải công chứng không?

Không. Pháp luật không yêu cầu công chứng biên bản thanh lý. Chỉ cần chữ ký, dấu của các bên là có giá trị pháp lý. Tuy nhiên, nếu muốn tăng giá trị chứng cứ, bạn có thể công chứng tự nguyện.

Mất bản gốc hợp đồng quảng cáo thì có thể thanh lý được không?

Vẫn có thể thanh lý nếu hai bên cùng xác nhận số hợp đồng, ngày ký và nội dung chính. Tuy nhiên, cần lập thêm biên bản cam kết về việc mất bản gốc để tránh rủi ro.

Biên bản thanh lý lập thành mấy bản, mỗi bên giữ bao nhiêu?

Thông thường lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản giá trị như nhau. Nếu có bên thứ ba như cơ quan thuế, bạn có thể lập thêm bản phụ.

Có thể ủy quyền cho người khác ký biên bản thanh lý không?

Có, nếu người được ủy quyền có giấy ủy quyền hợp lệ theo quy định pháp luật. Hãy đính kèm bản scan giấy ủy quyền vào hồ sơ thanh lý.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo báo chí là văn bản không thể thiếu để chốt sổ công nợ và tránh tranh chấp. Hãy tải ngay mẫu chuẩn 2025 tại Mẫu Biên Bản, điền thông tin theo hướng dẫn chi tiết và lưu trữ cẩn thận. Nếu cần tư vấn thêm, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua website. Tải mẫu ngay hôm nay để hoàn tất hồ sơ của bạn một cách nhanh chóng và chính xác!