Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác tuyển sinh là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác tuyển sinh

Pháp luật hiện hành (Bộ luật Dân sự 2015, Luật Giáo dục 2019) không đưa ra định nghĩa chính thức về “biên bản thanh lý hợp đồng”, nhưng đây là một tập quán pháp lý được công nhận và sử dụng phổ biến trong quản trị hợp đồng. Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác tuyển sinh là văn bản do các bên (thường là Bên A – cơ sở đào tạo, Bên B – đối tác tuyển sinh) cùng lập vào thời điểm hợp đồng đã hoàn thành hoặc chấm dứt, trong đó xác nhận tình trạng thực hiện các điều khoản về doanh thu, học phí, hoa hồng, số lượng học viên và trách nhiệm còn lại.

Trong bối cảnh giáo dục, thuật ngữ “thanh lý” không chỉ liên quan đến tài sản mà chủ yếu là “quyết toán nghĩa vụ tài chính và dữ liệu học viên” giữa nhà trường/trung tâm với đối tác làm công tác tuyển sinh. Theo kỹ năng soạn thảo hợp đồng của các hãng luật, biên bản thanh lý là chứng từ pháp lý cuối cùng của một hợp đồng, có thể bao gồm cả việc tất toán công nợ, xác nhận bàn giao hồ sơ học viên, và chấm dứt các thỏa thuận phụ lục kèm theo.

Bản chất pháp lý và vai trò của biên bản thanh lý

Bản chất pháp lý của biên bản thanh lý nằm ở khoản 2 Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015: khi hợp đồng chấm dứt, các bên không phải tiếp tục thực hiện nghĩa vụ, trừ các thỏa thuận về bảo mật, thanh toán, bồi thường thiệt hại và giải quyết tranh chấp – biên bản thanh lý chính là văn bản cụ thể hóa các trường hợp ngoại lệ này. Vai trò quan trọng nhất là “chốt sổ”: nó là căn cứ để kế toán ghi nhận doanh thu/chi phí, xuất hóa đơn GTGT theo đúng thời điểm quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và là căn cứ chấm dứt hợp đồng dịch vụ giữa hai pháp nhân. Ngoài ra, biên bản thanh lý giúp các bên tránh được tình trạng “nợ kéo dài”, “âm thầm chấm dứt hợp đồng” dẫn đến khiếu kiện vì chậm thanh toán hoa hồng tuyển sinh.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác tuyển sinh?

Hợp đồng đã hoàn thành đúng hạn

Theo điểm a khoản 1 Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt khi “hợp đồng đã được hoàn thành” – đây là trường hợp phổ biến nhất với các hợp đồng hợp tác tuyển sinh theo năm học (thường kết thúc vào tháng 6 hoặc tháng 8 hằng năm). Dù hợp đồng hết hạn và không có tranh chấp, việc lập biên bản thanh lý vẫn cần thiết để xác nhận số liệu cuối cùng về học viên đã tuyển, tránh trường hợp đối tác tiếp tục sử dụng tên trường để quảng cáo sau khi hợp đồng kết thúc.

Hợp đồng chấm dứt trước thời hạn theo thỏa thuận

Trường hợp hai bên muốn dừng hợp tác giữa chừng (ví dụ trung tâm không đạt chỉ tiêu tuyển sinh trong 2 quý liên tiếp hoặc nhà trường thay đổi chính sách chiến lược), điểm b khoản 1 Điều 422 BLDS 2015 cho phép chấm dứt theo thỏa thuận của các bên. Khi đó, biên bản thanh lý cần ghi rõ thời điểm hiệu lực chấm dứt, quyền lợi của các bên trong khoảng thời gian còn lại (đối với học viên đã tư vấn nhưng chưa nhập học), và trách nhiệm bồi thường nếu một bên có thiệt hại.

Các trường hợp bất khả kháng hoặc vi phạm hợp đồng

Sự kiện bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh, thay đổi chính sách của Nhà nước về tuyển sinh) có thể làm hợp đồng không thể tiếp tục thực hiện; theo Điều 351 và Điều 156 BLDS 2015, bên gặp sự kiện này được miễn trách nếu đã thông báo cho bên kia. Khi một bên vi phạm nghĩa vụ cơ bản (ví dụ không thanh toán hoa hồng trong 90 ngày), bên kia có quyền đơn phương chấm dứt theo Điều 425 BLDS 2015; biên bản thanh lý lúc này cần xác định số tiền phạt vi phạm và bồi thường thiệt hại đã thống nhất.

Căn cứ pháp lý khi thanh lý hợp đồng hợp tác tuyển sinh

Quy định tại Bộ luật Dân sự 2015

Điều 385 BLDS 2015: Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên, và nguyên tắc tự do giao kết được áp dụng, do đó các bên hoàn toàn có quyền thỏa thuận việc thanh lý trong hợp đồng hoặc lập biên bản riêng. Điều 422 BLDS 2015 liệt kê 8 căn cứ chấm dứt hợp đồng; biên bản thanh lý phải chỉ rõ căn cứ nào đang được áp dụng. Điều 429 BLDS 2015 quy định thời hiệu khởi kiện tranh chấp hợp đồng là 03 năm kể từ ngày vi phạm – nếu không có biên bản thanh lý, việc xác định thời điểm bắt đầu tính thời hiệu sẽ khó khăn và bất lợi cho bên đòi công nợ.

Quy định về hợp đồng hợp tác trong lĩnh vực giáo dục – đào tạo

Luật Giáo dục 2019 (có hiệu lực từ 01/7/2020) quy định cơ sở giáo dục có quyền hợp tác với các tổ chức, cá nhân trong nước và nước ngoài để tổ chức tuyển sinh, nhưng phải bảo đảm công khai, minh bạch và đúng quy định pháp luật (Điều 21, Điều 28). Nghị định 133/2020/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Giáo dục, trong đó có các điều khoản về liên kết đào tạo; hợp đồng hợp tác tuyển sinh với trung tâm ngoài trường cần được lập thành văn bản và các trường phải chịu trách nhiệm về chất lượng, chỉ tiêu tuyển sinh.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác tuyển sinh

Thông tin các bên tham gia (Bên A – đơn vị đào tạo, Bên B – đối tác tuyển sinh)

Theo chuẩn mực soạn thảo văn bản pháp lý, phần thông tin các bên phải ghi đầy đủ: tên tổ chức, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính, số điện thoại, số tài khoản ngân hàng, người đại diện theo pháp luật kèm chức danh. Nếu Bên A là trường công lập, cần ghi đúng tên trường theo Quyết định thành lập của Bộ/UBND; nếu trung tâm là công ty TNHH, cần khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015, người ký biên bản nếu không phải người đại diện theo pháp luật thì phải có Giấy ủy quyền hợp lệ; đây là lỗi thường gặp gây vô hiệu biên bản.

Thông tin hợp đồng gốc đang được thanh lý

Biên bản thanh lý phải dẫn chiếu chính xác số hợp đồng, ngày ký hợp đồng gốc (ví dụ: “Hợp đồng hợp tác tuyển sinh số 08/2025/HĐHTTS ngày 15/01/2025”) và thời hạn của hợp đồng. Cần liệt kê tất cả phụ lục, bảng phụ lục đang còn hiệu lực kèm theo hợp đồng gốc – nếu thiếu sẽ dễ phát sinh tranh chấp sau này. Phần này nên có câu khẳng định: “Hợp đồng và các phụ lục kèm theo được chấm dứt hoàn toàn, trừ các điều khoản về bảo mật, giải quyết tranh chấp, quyền sử dụng dữ liệu học viên”.

Xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ tài chính và quyết toán

Phần quyết toán tài chính là phần quan trọng nhất trong biên bản, cần lập thành bảng so sánh gồm: khoản mục (phí tư vấn, hoa hồng, chi phí marketing, chi phí đào tạo), số tiền tạm ứng đã nhận, số tiền thực tế phải thanh toán, số tiền còn lại, hạn thanh toán. Nếu biên bản xác nhận một bên còn nợ, phải ghi rõ phương thức thanh toán, thời hạn thanh toán cuối cùng, và nếu chậm thanh toán có phải chịu lãi suất quá hạn theo Điều 357 và Điều 468 BLDS 2015 hay không.

Thỏa thuận chấm dứt hợp đồng và thời điểm có hiệu lực

Nội dung này xác nhận các bên đồng ý chấm dứt hợp đồng theo thỏa thuận hoặc theo quy định pháp luật, đồng thời nêu rõ thời điểm hiệu lực chấm dứt là ngày ký biên bản hay một ngày cụ thể. Theo nguyên tắc tại Điều 422 BLDS 2015, trừ khi có thỏa thuận khác, biên bản thanh lý không được làm ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của bên thứ ba (ví dụ học viên, phụ huynh đã đóng học phí).

Cam kết của các bên sau khi thanh lý

Các bên thường cam kết: không sử dụng tên, thương hiệu, bảng hiệu, tài liệu quảng cáo của bên còn lại sau ngày chấm dứt; cam kết bảo mật thông tin học viên theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Nếu còn tồn đọng học viên đang theo học do trung tâm tuyển sinh, biên bản cần quy định bên chịu trách nhiệm chuyển tiếp hồ sơ và chăm sóc học viên để tránh khiếu nại.

Số lượng bản lập, đại diện ký tên và đóng dấu

Thông thường biên bản thanh lý được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ 01 bản. Việc đóng dấu không bắt buộc theo Bộ luật Dân sự 2015, nhưng đối với hợp đồng có Bên A là trường công lập, các cơ quan thanh tra, kiểm toán thường yêu cầu đóng dấu và chữ ký đầy đủ theo đúng “thể thức văn bản hành chính” của Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác tuyển sinh chi tiết

Phần thông tin chung cần điền đúng, đủ

Ngày, tháng, năm lập biên bản không được để trống; nếu thanh lý có hiệu lực ngay từ ngày ký thì đây chính là ngày chấm dứt hợp đồng. Tên hợp đồng gốc phải ghi đúng số, ký hiệu và tên đầy đủ (tránh viết tắt). Khi người đại diện theo pháp luật có sự thay đổi so với thời điểm ký hợp đồng gốc, cần ghi tên người đại diện hiện tại và dẫn chiếu giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thay đổi gần nhất.

Cách ghi nội dung quyết toán tài chính chuẩn xác

Số liệu phải được viết bằng chữ và số, thống nhất đơn vị tiền tệ. Mỗi khoản mục quyết toán nên có tham chiếu tới chứng từ gốc (số hóa đơn, phiếu chi, ủy nhiệm chi) để thuận tiện cho cơ quan thuế và kiểm toán. Không nên ghi “các bên không còn bất kỳ nghĩa vụ nào” khi vẫn còn các khoản bảo hành, bảo lưu kết quả thi hoặc chế độ hậu mãi cho học viên – nên dùng cụm từ “không còn nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng gốc, trừ các thỏa thuận nêu tại …”.

Lưu ý về ngôn ngữ, số liệu và chữ ký

Ngôn ngữ chính thức là tiếng Việt; nếu hợp đồng gốc có giá trị pháp lý bằng cả tiếng nước ngoài, biên bản thanh lý nên được lập song ngữ và thỏa thuận ngôn ngữ nào chi phối khi có mâu thuẫn. Toàn bộ số liệu ghi trong biên bản cần khớp với số liệu trên báo cáo nghiệm thu, bảng tổng hợp học viên và biên bản đối chiếu công nợ. Chữ ký nên được đối chiếu với mẫu dấu/chữ ký đã đăng ký tại ngân hàng (nếu là doanh nghiệp) hoặc mẫu chữ ký trong hồ sơ pháp lý. Đối với văn bản có giá trị lớn, nên ký từng trang và đóng giáp lai để tránh việc thay trang hoặc sửa đổi nội dung sau khi ký.

Những sai lầm thường gặp cần tránh

Lỗi phổ biến nhất là dùng mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa chung chung rồi dán vào hợp đồng hợp tác tuyển sinh, dẫn tới thiếu các điều khoản về bàn giao hồ sơ học viên và bảo mật dữ liệu. Lỗi thứ hai là không đối chiếu được số học viên và doanh thu thực tế: hợp đồng ghi mức hoa hồng 20% học phí nhưng biên bản lại quyết toán theo “số lượng hồ sơ đã nộp” mà không phải “số học viên đã nhập học” – hai cách tính này chênh lệch rất lớn. Lỗi thứ ba là bỏ qua thời điểm xuất hóa đơn GTGT: Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định khi lập biên bản thanh lý thì phải xuất hóa đơn theo đúng quy định.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác tuyển sinh miễn phí (Word/PDF)

Để giúp bạn tiết kiệm thời gian, chúng tôi đã tổng hợp các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác tuyển sinh chuẩn chỉnh, dễ dàng chỉnh sửa:

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác tuyển sinh giữa nhà trường và trung tâm

Mẫu này được thiết kế cho trường hợp Bên A là trường đại học, cao đẳng, trung tâm giáo dục thường xuyên ký hợp đồng với Bên B là trung tâm tư vấn tuyển sinh. Nội dung chi tiết, bao gồm cả bảng quyết toán hoa hồng và cam kết bảo mật dữ liệu học viên.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác tuyển sinh giữa hai trung tâm đào tạo

Mẫu này phù hợp khi cả hai bên đều là trung tâm đào tạo, một bên cung cấp chương trình, một bên phụ trách tuyển sinh. Mẫu có thêm điều khoản về chuyển giao học viên và phân chia chi phí đào tạo.

Hướng dẫn tải và chỉnh sửa mẫu theo từng trường hợp cụ thể

Bạn có thể tải các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác tuyển sinh dưới dạng Word hoặc PDF tại website Mẫu Biên Bản. Sau khi tải, hãy thay thế toàn bộ thông tin các bên, số hợp đồng gốc, số liệu quyết toán và kiểm tra lại trước khi ký. Ngoài ra, nếu bạn cần mẫu cho các lĩnh vực tuyển sinh khác, hãy tham khảo thêm: biên bản thanh lý hợp đồng dạy thêm, biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ giảng dạy và biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo tiếng Anh.

Lưu ý quan trọng khi thanh lý hợp đồng hợp tác tuyển sinh

Kiểm tra đầy đủ các phụ lục, biên bản nghiệm thu kèm theo

Trước khi ký biên bản thanh lý, hãy rà soát tất cả phụ lục, biên bản nghiệm thu chỉ tiêu, bảng đối chiếu công nợ đã ký trước đó để đảm bảo không bỏ sót nghĩa vụ nào.

Xác định rõ trách nhiệm sau thanh lý đối với học viên đã tuyển

Cần quy định rõ bên nào chịu trách nhiệm chăm sóc, chuyển tiếp hồ sơ cho học viên đã tuyển nhưng chưa hoàn thành khóa học. Điều này giúp tránh khiếu nại từ phụ huynh và học viên.

Thời điểm nộp thuế và hoàn tất nghĩa vụ tài chính

Theo quy định, khi thanh lý hợp đồng, các bên phải hoàn tất nghĩa vụ thuế (nếu có) và xuất hóa đơn GTGT đúng thời điểm. Hãy phối hợp với bộ phận kế toán để xử lý kịp thời.

Trường hợp một bên không hợp tác ký biên bản thanh lý

Nếu một bên từ chối ký, bên còn lại nên lập biên bản làm việc, ghi nhận ý kiến và gửi thông báo bằng văn bản qua đường bưu điện (có xác nhận). Trong trường hợp cần thiết, có thể khởi kiện ra tòa để yêu cầu thanh lý theo quy định pháp luật.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Biên bản thanh lý và phụ lục chấm dứt hợp đồng khác nhau thế nào?

Biên bản thanh lý là văn bản tổng kết toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng, bao gồm quyết toán tài chính và xác nhận chấm dứt. Phụ lục chấm dứt hợp đồng thường chỉ là một phần của biên bản thanh lý, ghi nhận việc chấm dứt mà không đi sâu vào chi tiết quyết toán.

Có bắt buộc công chứng biên bản thanh lý không?

Không bắt buộc, trừ khi các bên có thỏa thuận hoặc pháp luật quy định cụ thể (ví dụ hợp đồng liên quan đến bất động sản). Tuy nhiên, công chứng sẽ tăng giá trị chứng cứ nếu xảy ra tranh chấp.

Hợp đồng hợp tác tuyển sinh chấm dứt khi nào nếu không lập biên bản thanh lý?

Hợp đồng có thể chấm dứt theo quy định tại Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015 (hoàn thành, hết hạn, hủy bỏ…), nhưng nếu không có biên bản thanh lý, các bên sẽ gặp khó khăn trong việc chứng minh tình trạng nghĩa vụ và dễ phát sinh tranh chấp về công nợ.

Chi phí pháp lý khi soạn thảo biên bản thanh lý là bao nhiêu?

Nếu tự soạn thảo, chi phí gần như bằng 0 khi sử dụng mẫu có sẵn. Nếu thuê luật sư, chi phí có thể dao động từ 2.000.000 đến 10.000.000 đồng tùy độ phức tạp. Với các hợp đồng giá trị nhỏ, việc sử dụng mẫu miễn phí là giải pháp kinh tế.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác tuyển sinh không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là công cụ bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả hai bên. Việc soạn thảo đúng quy định, đầy đủ nội dung và lưu trữ cẩn thận sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có. Đừng quên tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác tuyển sinh tại website của chúng tôi và điều chỉnh cho phù hợp với tình huống thực tế. Nếu cần hỗ trợ thêm, hãy liên hệ với đội ngũ pháp lý của Mẫu Biên Bản để được tư vấn chi tiết.

Tải mẫu ngay hôm nay để bảo vệ quyền lợi của bạn!