Hợp đồng hợp tác truyền thông ngày càng phổ biến khi doanh nghiệp cần xây dựng thương hiệu trên báo chí, mạng xã hội, phát thanh – truyền hình. Khi hợp đồng kết thúc, việc lập biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác truyền thông không chỉ giúp hai bên chốt công nợ, thanh lý nghĩa vụ mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để tránh tranh chấp. Bài viết dưới đây của Mẫu Biên Bản sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, nội dung và cách soạn thảo mẫu biên bản chuẩn pháp lý.

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác truyền thông là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác truyền thông

Bộ luật Dân sự 2015 không định nghĩa trực tiếp “biên bản thanh lý hợp đồng”, nhưng căn cứ Điều 401, 422, 423, đây là văn bản ghi nhận sự thỏa thuận của các bên về việc chấm dứt quan hệ hợp đồng và quyết toán toàn bộ quyền – nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng gốc. Nói dễ hiểu, biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác truyền thông là “văn bản khép lại” một hợp đồng đã thực hiện, xác nhận rõ: việc gì đã xong, tiền nào đã trả, còn nợ bao nhiêu, ai chịu trách nhiệm gì sau khi kết thúc.

Mục đích của biên bản thanh lý hợp đồng truyền thông

Mục đích thứ nhất là chốt số lượng và chất lượng sản phẩm truyền thông đã thực hiện: số bài PR, số lượt quảng cáo, thời lượng phát sóng… từ đó xác định giá trị còn phải thanh toán, tránh việc “việc chưa xong mà đòi tiền”. Mục đích thứ hai là làm căn cứ tài chính, giúp kế toán xuất hóa đơn GTGT, quyết toán thuế và lưu trữ hồ sơ tối thiểu 10 năm theo Thông tư 78/2014/TT-BTC. Mục đích thứ ba là bảo vệ quyền lợi trước pháp luật: biên bản có chữ ký, con dấu là chứng cứ văn bản quan trọng nếu một bên khởi kiện đòi bồi thường.

Giá trị pháp lý của biên bản thanh lý

Biên bản thanh lý có giá trị pháp lý như một thỏa thuận dân sự độc lập khi đáp ứng điều kiện tại Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015: năng lực chủ thể, tự nguyện, nội dung không vi phạm điều cấm. Điều 422 BLDS 2015 quy định hợp đồng chấm dứt khi đã hoàn thành, hết thời hạn hoặc theo thỏa thuận; biên bản thanh lý chính là minh chứng mạnh nhất cho căn cứ này. Nếu một bên ký biên bản rồi muốn “lật kèo” khởi kiện lại, tòa án sẽ bác yêu cầu trừ khi chứng minh được biên bản bị lừa dối hoặc ép buộc. Do đó, biên bản thanh lý được coi là chứng cứ có giá trị rất cao.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác truyền thông?

Hợp đồng hết hiệu lực theo thời hạn

Đa số hợp đồng truyền thông có thời hạn 3–12 tháng gắn với chiến dịch quảng cáo hoặc ngân sách truyền thông năm. Khi hết hạn, dù đã hoàn thành nghĩa vụ hay chưa, hai bên vẫn phải lập biên bản thanh lý để kế toán khép sổ công nợ, tránh hồ sơ treo nhiều năm gây sai lệch báo cáo tài chính.

Hợp đồng chấm dứt trước thời hạn theo thỏa thuận

Các bên có thể thỏa thuận chấm dứt bất kỳ lúc nào theo điểm d khoản 1 Điều 422 BLDS 2015. Lúc này biên bản thanh lý cần ghi rõ phần chi phí phát sinh ai chịu, khoản bồi thường (nếu có) là bao nhiêu và dứt điểm. Một câu quan trọng cần đưa vào: “hai bên tự nguyện, không ai bị ép buộc, không bên nào phải bồi thường thêm” để tránh rủi ro sau này.

Hai bên đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ hợp đồng

Ngay cả khi hoàn thành 100% nghĩa vụ, biên bản thanh lý vẫn cần thiết để hạch toán doanh thu, chi phí dứt điểm và đủ điều kiện khấu trừ thuế. Với sản phẩm truyền thông vô hình như bài viết, video, quảng cáo, biên bản còn giúp xác nhận quyền sở hữu trí tuệ và phạm vi khai thác, tránh tranh chấp kéo dài.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác truyền thông

Thông tin các bên tham gia (bên A – bên B)

Thông tin phải khớp 100% với hợp đồng gốc: tên pháp lý, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện, số CCCD. Với cơ quan báo chí, nên bổ sung số giấy phép hoạt động báo chí. Sai tư cách người ký là một trong những lỗi khiến biên bản bị tòa tuyên vô hiệu, vì vậy phải kiểm tra kỹ giấy ủy quyền nếu người ký không phải người đại diện pháp luật.

Căn cứ lập biên bản thanh lý

Ghi chính xác số hợp đồng, ngày ký, danh sách phụ lục và văn bản sửa đổi bổ sung. Với hợp đồng có nhiều giai đoạn nghiệm thu, nên liệt kê các biên bản nghiệm thu thành phần để đối chiếu công nợ minh bạch hơn.

Kết quả thực hiện hợp đồng và nghĩa vụ còn lại

Phần này nên lập bảng: nội dung công việc, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế GTGT, tổng giá trị, đã thanh toán, còn lại. Nếu còn nợ, ghi rõ bên nợ, thời hạn thanh toán cuối cùng, phương thức chuyển khoản. Đối với hợp đồng chấm dứt sớm, cần ghi câu “khoản bồi thường đã được hai bên chấp thuận dứt điểm, không yêu cầu thêm khoản nào khác”.

Cam kết sau khi thanh lý hợp đồng

Câu cam kết chuẩn: “Các bên xác nhận đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ, không còn quyền lợi và nghĩa vụ nào phát sinh liên quan đến hợp đồng và phụ lục; kể từ ngày ký, hai bên không có quyền khiếu nại, khởi kiện về những vấn đề đã được giải quyết trong biên bản này.” Lưu ý: cam kết này không loại trừ quyền khởi kiện nếu phát hiện hành vi gian dối hoặc vi phạm điều cấm.

Số lượng bản lập và hiệu lực của biên bản

Thông thường lập 02 bản gốc, mỗi bên giữ 01 bản, có giá trị pháp lý như nhau. Hiệu lực mặc định tính từ ngày ký cuối cùng, trừ khi hai bên thỏa thuận khác.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác truyền thông

Các bước chuẩn bị trước khi soạn thảo

Bước 1: rà soát hợp đồng gốc, phụ lục, biên bản nghiệm thu, hóa đơn GTGT và chứng từ thanh toán. Bước 2: đối chiếu công nợ với kế toán; lỗi phổ biến nhất là VAT không khớp giữa hợp đồng và hóa đơn. Bước 3: soạn dự thảo và gửi đối tác xác nhận. Bước 4: tổ chức ký kết, kiểm tra thẩm quyền người ký theo Điều 138 BLDS 2015.

Những lưu ý pháp lý khi thanh lý hợp đồng truyền thông

Không bắt buộc công chứng biên bản thanh lý hợp đồng truyền thông vì không thuộc danh mục phải công chứng. Tuy nhiên, nếu đã xuất hóa đơn GTGT sau đó chấm dứt một phần, hai bên phát hành hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 78/2021/TT-BTC. Với hợp đồng có yếu tố báo chí, cần xác nhận nội dung không vi phạm quy định về quảng cáo trá hình theo Luật Báo chí 2016.

Cách xử lý khi có phát sinh tranh chấp sau khi thanh lý

Ưu tiên hòa giải và lập văn bản sửa đổi bổ sung nếu hai bên đồng thuận. Nếu hòa giải không thành, khởi kiện tại Tòa án nơi bị đơn có trụ sở hoặc đưa ra trọng tài thương mại nếu hợp đồng có điều khoản trọng tài. Khi đã có biên bản thanh lý, nghĩa vụ chứng minh biên bản vô hiệu thuộc về bên khiếu nại.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác truyền thông mới nhất

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác truyền thông giữa cơ quan báo chí và doanh nghiệp

Mẫu này phù hợp với hợp đồng đặt bài PR, quảng cáo trên báo in, báo điện tử. Bạn có thể tham khảo biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo báo chí để điều chỉnh cho phù hợp với thỏa thuận của mình.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác truyền thông sự kiện, quảng cáo

Đối với hợp đồng truyền thông qua phát thanh, truyền hình hoặc tuyên truyền sự kiện, bạn có thể tham khảo biên bản thanh lý hợp đồng phát thanh tuyên truyền. Với chiến dịch chạy quảng cáo trên nền tảng Facebook Ads, mẫu chuyên biệt sẽ giúp chốt số liệu click, impression và chi phí thực tế; xem ngay biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo Facebook Ads.

Hướng dẫn điền mẫu biên bản chi tiết từng phần

Khi điền mẫu, cần thay toàn bộ thông tin trong dấu ngoặc vuông bằng thông tin thực tế: tên công ty, mã số thuế, số hợp đồng, ngày tháng, số tiền bằng số và bằng chữ. Đặc biệt, phần công nợ phải đối chiếu kỹ với bảng kê hóa đơn trước khi ký.

Những câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác truyền thông

Biên bản thanh lý có bắt buộc phải công chứng không?

Không. Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác truyền thông chỉ cần đáp ứng điều kiện về hình thức văn bản, có chữ ký của người đại diện hợp pháp và đóng dấu (nếu là tổ chức). Công chứng không bắt buộc nhưng có thể tăng giá trị chứng cứ nếu các bên yêu cầu.

Biên bản thanh lý và phụ lục hợp đồng khác nhau như thế nào?

Phụ lục hợp đồng bổ sung, sửa đổi một số điều khoản của hợp đồng trong khi hợp đồng vẫn còn hiệu lực. Biên bản thanh lý là văn bản kết thúc hợp đồng, chấm dứt toàn bộ quyền và nghĩa vụ phát sinh. Vì vậy, biên bản thanh lý thường được ký sau cùng, sau khi các phụ lục đã thực hiện xong.

Thanh lý hợp đồng khi một bên không hợp tác ký biên bản phải làm sao?

Nếu một bên cố tình không ký, bên còn lại cần gửi thông báo bằng văn bản, lập biên bản làm việc ghi nhận ý kiến, đồng thời giữ toàn bộ chứng từ nghiệm thu, hóa đơn để làm bằng chứng. Sau đó, bên vi phạm có thể bị khởi kiện yêu cầu thanh toán và bồi thường thiệt hại.

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác truyền thông là một trong những văn bản quan trọng nhất khi kết thúc chiến dịch truyền thông. Hy vọng bài viết đã giúp bạn có cái nhìn đầy đủ về cách soạn thảo và sử dụng mẫu biên bản hiệu quả. Hãy lựa chọn mẫu phù hợp, điền chính xác thông tin và ký kết đúng thẩm quyền để bảo vệ quyền lợi tối đa cho doanh nghiệp.