Trong chiến dịch quảng bá sản phẩm qua KOL/KOC, việc ký hợp đồng hợp tác review sản phẩm là bước khởi đầu, nhưng để khép lại dự án một cách sạch sẽ, bạn không thể bỏ qua biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác review sản phẩm. Đây là văn bản giúp hai bên chốt công nợ, bàn giao sản phẩm, xử lý quyền nội dung và tránh những tranh chấp không đáng có. Trong bài viết này, Mẫu Biên Bản sẽ hướng dẫn chi tiết từ khái niệm, nội dung đến cách soạn thảo và tải mẫu sẵn sàng sử dụng.

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác review sản phẩm là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác review sản phẩm

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác review sản phẩm là văn bản do bên sở hữu sản phẩm/thương hiệu (bên A) và bên thực hiện review (bên B) cùng ký kết, xác nhận rằng hợp đồng hợp tác quảng bá sản phẩm đã kết thúc, chấm dứt hoặc hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ đã cam kết. Về bản chất, đây là một thỏa thuận chấm dứt hợp đồng theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, đồng thời là căn cứ để chốt các khoản công nợ, quyền sử dụng nội dung và trách nhiệm bảo mật.

Phân biệt biên bản thanh lý hợp đồng và phụ lục hợp đồng

Phụ lục hợp đồng (Điều 403 BLDS 2015) là bộ phận bổ sung, chi tiết hóa hoặc điều chỉnh hợp đồng chính, còn biên bản thanh lý không sửa đổi điều khoản mà xác nhận việc hợp đồng đã kết thúc. Ví dụ: nếu muốn gia hạn thời gian đăng bài, bạn dùng phụ lục hợp đồng; nếu muốn kết thúc quan hệ, chốt nợ và buộc gỡ bài, bạn dùng biên bản thanh lý.

Giá trị pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng review sản phẩm

Biên bản thanh lý là chứng cứ quan trọng khi có kiện tụng (Điều 94, 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015), là chứng từ hợp lệ để hạch toán và quyết toán thuế, đồng thời xác lập thời điểm chấm dứt quyền sử dụng nội dung review. Dù không bắt buộc công chứng, nhưng nếu được công chứng thì giá trị chứng cứ sẽ cao hơn.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác review sản phẩm?

Hợp đồng đã hoàn thành theo đúng thỏa thuận

Khi KOL đã đăng đủ bài viết, video theo hợp đồng và thương hiệu đã thanh toán đủ thù lao, biên bản thanh lý giúp hai bên chốt lại toàn bộ phần việc và ngăn chặn các yêu cầu phát sinh sau này.

Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Theo Điều 425 BLDS 2015, khi một bên vi phạm nghiêm trọng hoặc có thỏa thuận mới, biên bản thanh lý sẽ ghi nhận việc chấm dứt trước thời hạn, chốt mức bồi thường và thời hạn hoàn trả tạm ứng.

Chuyển nhượng hoặc thay thế bên hợp tác

Khi KOL chuyển công ty quản lý (MCN) hoặc thương hiệu đổi đại lý truyền thông, biên bản thanh lý hợp đồng cũ là điều kiện tiên quyết để chuyển giao quyền, nghĩa vụ sang bên mới theo Điều 365 BLDS 2015.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác review sản phẩm

Thông tin các bên tham gia

Ghi đầy đủ tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện của bên A; và họ tên, CCCD, địa chỉ, mã số thuế cá nhân của bên B. Nếu người ký không phải đại diện pháp luật, cần có giấy ủy quyền kèm theo.

Thông tin hợp đồng gốc được thanh lý

Ghi chính xác số hợp đồng, ngày ký, giá trị hợp đồng, thời hạn hiệu lực và các phụ lục liên quan.

Kết quả thực hiện nghĩa vụ của các bên

Lập bảng đối chiếu chi tiết: hạng mục, số lượng theo hợp đồng, số lượng đã thực hiện, link bài đăng, trạng thái nội dung.

Quyết toán thù lao và chi phí liên quan

Nêu rõ tổng giá trị hợp đồng, tổng đã thanh toán, số tiền còn lại hoặc phải hoàn trả, kèm thời hạn thanh toán cuối cùng. Nếu KOL là cá nhân, cần ghi rõ phần thuế TNCN 10% đã khấu trừ tại nguồn theo Thông tư 111/2013/TT-BTC.

Bàn giao sản phẩm, tài liệu, vật phẩm review

Liệt kê sản phẩm đã gửi, tình trạng hiện tại và hướng xử lý: giữ lại, trả lại hay mua đứt. Quy định thời hạn và người chịu chi phí vận chuyển.

Xử lý quyền sở hữu trí tuệ và nội dung review

Quyền tác giả đối với nội dung review mặc nhiên thuộc về KOL (Điều 736 BLDS 2015), vì vậy biên bản cần ghi rõ thương hiệu có được tiếp tục sử dụng nội dung hay không, và KOL có nghĩa vụ gỡ bài trong vòng 24–48 giờ nếu không còn nhu cầu.

Cam kết chấm dứt, điều khoản bảo mật và giải quyết tranh chấp

Biên bản nên có câu “các bên không còn bất kỳ khiếu nại nào khác”, đồng thời nhắc lại điều khoản bảo mật thông tin thương mại và phương thức giải quyết tranh chấp.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác review sản phẩm

Cách ghi thông tin bên A và bên B

Viết hoa đầy đủ tên công ty theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; với cá nhân, ghi rõ họ tên, số CCCD và nghệ danh nếu có. Sử dụng bảng thông tin để dễ điền và kiểm tra.

Cách trình bày kết quả nghiệm thu nội dung review

Trình bày theo bảng với các cột: STT, nội dung, nền tảng, ngày đăng, link, trạng thái duyệt. Ghi rõ chỉ số tương tác nếu hợp đồng yêu cầu.

Cách quyết toán công nợ, hóa đơn và thuế

Chốt số tiền trước thuế, sau thuế, số đã tạm ứng, số còn lại. Với cá nhân review sản phẩm, cần nêu rõ tỷ lệ khấu trừ thuế TNCN và trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ.

Các lưu ý về điều khoản bàn giao sản phẩm

Không ghi chung chung “bên B trả lại sản phẩm”, mà phải liệt kê mã SKU, serial number, tình trạng đóng gói và thời hạn cụ thể.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác review sản phẩm

Mẫu 1 - Biên bản thanh lý hợp đồng review sản phẩm có chi trả thù lao

Mẫu này phù hợp khi KOL đã hoàn thành nội dung và thương hiệu thanh toán đầy đủ. Nó bao gồm bảng đối chiếu công việc, quyết toán tài chính và cam kết chấm dứt.

Mẫu 2 - Biên bản thanh lý hợp đồng đổi sản phẩm, không thanh toán

Dành cho hợp tác đổi sản phẩm, không phát sinh tiền mặt. Biên bản cần quy đổi giá trị sản phẩm ra tiền để làm căn cứ kê khai thuế.

Mẫu 3 - Biên bản thanh lý khi chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Mẫu này nhấn mạnh vào hậu quả pháp lý, bồi thường vi phạm và thời hạn hoàn trả tạm ứng.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác review sản phẩm (file Word/PDF)

Bạn có thể tham khảo thêm các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng trong lĩnh vực liên quan để áp dụng linh hoạt: biên bản thanh lý hợp đồng sản xuất MV quảng cáo, biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sản phẩm, và biên bản thanh lý hợp đồng mua bán thịt heo.

Quy trình lập và ký kết biên bản thanh lý hợp đồng

Bước 1 - Rà soát toàn bộ điều khoản hợp đồng gốc

Đối chiếu các điều khoản về thù lao, thời hạn, quyền sở hữu nội dung để không bỏ sót nghĩa vụ.

Bước 2 - Kiểm tra kết quả thực hiện và công nợ

Thu thập link bài đăng, số liệu tương tác, đối chiếu công nợ và hóa đơn.

Bước 3 - Soạn thảo và thống nhất nội dung biên bản

Hai bên góp ý, sửa đổi cho đến khi thống nhất toàn bộ số liệu và điều khoản.

Bước 4 - Ký kết, đóng dấu và lưu trữ

Ký trực tiếp hoặc ký số, đóng dấu (với công ty) và lưu trữ file gốc cẩn thận.

Những sai lầm thường gặp khi thanh lý hợp đồng hợp tác review sản phẩm

Không nêu rõ nghĩa vụ gỡ/xóa nội dung review sau khi chấm dứt

Nếu không ghi điều khoản gỡ bài, KOL có thể tiếp tục giữ nội dung gây ảnh hưởng xấu đến thương hiệu.

Bỏ sót quyền sử dụng hình ảnh, video

Thương hiệu có thể bị kiện vì dùng ảnh chân dung KOL sau khi chấm dứt hợp đồng nếu không có thỏa thuận.

Không chốt công nợ và thời hạn thanh toán cuối cùng

Dễ phát sinh tranh chấp đòi nợ kéo dài và ảnh hưởng đến uy tín hai bên.

Không quy định rõ trách nhiệm bảo mật thông tin

Thông tin giá cost, chiến lược sản phẩm có thể bị tiết lộ sau khi hợp đồng kết thúc.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác review sản phẩm

Có bắt buộc công chứng biên bản thanh lý hợp đồng không?

Không bắt buộc, nhưng công chứng giúp tăng giá trị chứng cứ nếu xảy ra kiện tụng.

Biên bản thanh lý có cần người làm chứng hoặc luật sư không?

Không bắt buộc. Tuy nhiên, nếu giá trị hợp đồng lớn, có luật sư soạn thảo sẽ giảm thiểu rủi ro.

Nếu một bên không đồng ý ký biên bản thanh lý thì xử lý thế nào?

Bên còn lại có thể gửi thông báo chấm dứt hợp đồng theo quy định tại Điều 425 BLDS 2015 và khởi kiện nếu cần.

Biên bản thanh lý có thể thay thế hợp đồng gốc không?

Biên bản thanh lý không thay thế hợp đồng gốc vì nó chỉ xác nhận việc chấm dứt, còn hợp đồng gốc vẫn là căn cứ xác lập nghĩa vụ.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng hợp tác review sản phẩm là văn bản không thể thiếu để khép lại một chiến dịch quảng cáo chuyên nghiệp. Nó giúp bạn chốt công nợ, bảo vệ quyền sở hữu nội dung, tránh tranh chấp và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Đừng để một hợp đồng kết thúc một cách “mơ hồ”. Hãy truy cập Mẫu Biên Bản ngay hôm nay để tải các mẫu biên bản thanh lý có sẵn, soạn thảo nhanh chóng và đúng chuẩn pháp lý. Nếu cần tư vấn thêm, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu liên quan đã được chia sẻ trong bài viết để áp dụng cho từng tình huống cụ thể.