Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sản phẩm: Mẫu chuẩn và hướng dẫn chi tiết

Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sản phẩm là văn bản quan trọng giúp các bên kết thúc hợp đồng một cách hợp pháp, chốt công nợ và tránh tranh chấp. Bài viết dưới đây từ Mẫu Biên Bản sẽ cung cấp tổng quan, nội dung cần có, các mẫu thông dụng cũng như hướng dẫn soạn thảo chi tiết.

Tổng quan về biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sản phẩm

Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sản phẩm là gì?

Đây là văn bản pháp lý ghi nhận việc các bên xác nhận kết thúc hợp đồng và giải quyết những vấn đề còn tồn đọng sau khi hợp đồng tài trợ sản phẩm đã hết hiệu lực. Căn cứ theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng có thể chấm dứt khi đã hoàn thành hoặc theo thỏa thuận của các bên; biên bản thanh lý chính là minh chứng bằng văn bản cho thỏa thuận chấm dứt đó.

Vì sao cần lập biên bản thanh lý khi kết thúc hợp đồng tài trợ sản phẩm?

Lập biên bản thanh lý giúp tránh rủi ro bên nhận tài trợ tiếp tục sử dụng thương hiệu, hình ảnh của nhà tài trợ sau khi kết thúc hợp đồng. Đồng thời, đây là căn cứ quan trọng để cơ quan thuế xác nhận chi phí tài trợ được trừ khi tính thuế TNDN theo Thông tư 78/2014/TT-BTC, và giúp đối chiếu công nợ, hóa đơn, hạch toán kế toán chính xác.

Giá trị pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ

Biên bản thanh lý có hiệu lực như một thỏa thuận chấm dứt hợp đồng, ràng buộc các bên ký kết. Tòa án và Trọng tài sử dụng văn bản này như chứng cứ quan trọng để xác định thời điểm chấm dứt nghĩa vụ. Giá trị pháp lý phụ thuộc vào việc nội dung có đầy đủ ý chí của các bên, có chữ ký, dấu hợp lệ của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sản phẩm

Thông tin các bên tham gia hợp đồng tài trợ

Ghi chính xác tên tổ chức, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản ngân hàng, người đại diện và chức danh. Xác định rõ vai trò từng bên: bên tài trợ, bên nhận tài trợ, hoặc thêm bên phân phối trong hợp đồng 3 bên. Người ký cần đúng thẩm quyền; nếu là người được ủy quyền thì phải có giấy ủy quyền kèm theo.

Căn cứ pháp lý để lập biên bản thanh lý

Cần trích dẫn số hợp đồng gốc, các phụ lục, biên bản bàn giao và căn cứ pháp luật như Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005. Nếu tài trợ sản phẩm gắn với khuyến mại, quảng cáo, cần viện dẫn thêm Nghị định 81/2018/NĐ-CP.

Tình trạng thực hiện nghĩa vụ của bên tài trợ và bên nhận tài trợ

Biên bản phải nêu rõ bên tài trợ đã bàn giao đủ hàng hóa hay chưa, bên nhận tài trợ đã thực hiện đúng cam kết truyền thông, tổ chức chương trình hay không. Việc xác nhận này giúp tránh khiếu nại về sau.

Số lượng, chủng loại sản phẩm tài trợ đã bàn giao

Liệt kê chi tiết số lượng, đơn vị tính, chủng loại, mã hàng, chất lượng sản phẩm tại thời điểm bàn giao. Nếu sản phẩm là hiện vật, cần ghi rõ giá trị quy đổi theo giá thị trường để làm cơ sở hạch toán.

Giá trị tài trợ, phương thức thanh toán và xác nhận công nợ

Ghi rõ tổng giá trị tài trợ bằng số và chữ, thuế GTGT, các khoản phí liên quan. Nếu còn công nợ, cần xác định số dư, thời hạn thanh toán và lãi suất quá hạn (nếu có). Theo Thông tư 25/2018/TT-NHNN, các giao dịch trên 20 triệu đồng phải thanh toán qua ngân hàng, do đó cần ghi rõ số tài khoản nhận tiền.

Cam kết chấm dứt hợp đồng, quyền và nghĩa vụ sau thanh lý

Điều khoản này tuyên bố thời điểm hợp đồng chấm dứt hiệu lực. Các bên cam kết không sử dụng tên, logo, hình ảnh của nhau khi chưa được đồng ý. Sản phẩm tài trợ còn lại phải có phương án xử lý cụ thể: trả lại, tiêu hủy hoặc giữ lại theo thỏa thuận. Ngoài ra, cần quy định bảo mật dữ liệu khách hàng theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP.

Điều khoản giải quyết tranh chấp (hiệu lực, phát sinh bổ sung)

Biên bản cần nêu rõ cơ quan giải quyết tranh chấp là Tòa án hoặc Trọng tài thương mại, giữ nguyên lựa chọn trong hợp đồng gốc hoặc thỏa thuận mới. Điều khoản này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí nếu có xung đột sau thanh lý.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sản phẩm chuẩn nhất

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sản phẩm 2 bên

Mẫu 2 bên phù hợp khi chỉ có nhà tài trợ và đơn vị nhận tài trợ trực tiếp (trường học, bệnh viện, đơn vị tổ chức sự kiện). Bố cục gọn gàng bao gồm thông tin hai bên, tình hình thực hiện, số lượng sản phẩm, công nợ và chữ ký. Để tham khảo thêm mẫu thanh lý cho hợp đồng tài trợ nói chung, bạn có thể xem biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ – mẫu này giúp bạn hình dung đầy đủ bố cục và các điều khoản cần thiết.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sản phẩm 3 bên (nhà tài trợ – đơn vị tổ chức – đối tác phân phối)

Mẫu 3 bên dùng khi nhà tài trợ giao sản phẩm qua đơn vị phân phối và đơn vị tổ chức chương trình. Cần quy định rõ nghĩa vụ từng bên và trách nhiệm xuất hóa đơn GTGT. Theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, hóa đơn phải do bên bán – bên cung cấp xuất, nếu sai đối tượng sẽ bị truy thu và phạt vi phạm hành chính.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sản phẩm cho sự kiện, chương trình truyền thông

Loại mẫu này bổ sung các nội dung về quyền quảng cáo, phát sóng logo, hình ảnh thương hiệu. Biên bản cần xác nhận tổng thời lượng/số lần xuất hiện sản phẩm để đối chiếu với hợp đồng. Nếu chương trình có hoạt động họp báo, bạn nên tham khảo mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tổ chức họp báo để bao quát đầy đủ các phần việc truyền thông.

Link tải file Word / PDF miễn phí

Mẫu Biên Bản cung cấp các file mẫu miễn phí dưới dạng Word và PDF để người dùng dễ dàng chỉnh sửa. Với các chiến dịch tài trợ sản phẩm kèm quảng cáo remarketing, đừng quên tham khảo thêm biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo remarketing – mẫu này hỗ trợ xử lý công nợ và quyền sử dụng dữ liệu quảng cáo sau khi kết thúc hợp đồng.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sản phẩm

Các bước chuẩn bị trước khi lập biên bản

• Rà soát hợp đồng gốc, phụ lục, biên bản bàn giao, đối chiếu công nợ.
• Kiểm tra kho hàng, xác định số lượng, chất lượng sản phẩm tồn.
• Xác nhận người ký đúng thẩm quyền hoặc giấy ủy quyền hợp lệ.

Cách ghi thông tin chính xác, tránh sai sót

Sử dụng đúng tên sản phẩm, mã hàng, đơn vị tính trong hợp đồng. Con số phải thống nhất giữa các bản, viết tổng giá trị bằng số và chữ khớp nhau. Tránh đưa nội dung ngoài phạm vi hợp đồng vào biên bản thanh lý.

Cách xử lý công nợ, thu hồi sản phẩm hoặc quà tặng kèm

Nếu còn công nợ, lập biên bản đối chiếu công nợ riêng kèm theo. Sản phẩm tồn kho cần phân loại: hàng còn sử dụng, hàng hư hỏng, quá hạn. Quà tặng kèm theo tài trợ phải có phương án thu hồi hoặc thanh lý, tránh thất thoát.

Quy định về số bản, thời điểm ký và đóng dấu

Thông thường biên bản được lập thành 2 hoặc 3 bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ một bản. Thời điểm ký nên thực hiện ngay sau khi hoàn thành các nghĩa vụ chính. Con dấu phải đóng đúng quy định hiện hành (nếu doanh nghiệp còn con dấu) hoặc sử dụng chữ ký số theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP.

Các lưu ý pháp lý khi thanh lý hợp đồng tài trợ sản phẩm

Căn cứ Bộ luật Dân sự 2015 và Luật Thương mại 2005

Biên bản thanh lý cần tuân thủ các quy định về chấm dứt hợp đồng tại Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015. Trong trường hợp tài trợ gắn với hoạt động quảng cáo, khuyến mại, Luật Thương mại 2005 và Nghị định 81/2018/NĐ-CP cũng là căn cứ pháp lý cần viện dẫn.

Những rủi ro thường gặp khi thanh lý hợp đồng tài trợ

• Thiếu đối chiếu công nợ dẫn đến phát sinh tranh chấp sau thanh lý.
• Không quy định rõ quyền sử dụng hình ảnh, thương hiệu → bên kia tiếp tục khai thác.
• Chữ ký không đúng thẩm quyền làm biên bản vô hiệu.
• Sản phẩm tồn đọng không xử lý, bị cơ quan thuế kiểm tra, truy thu.

Thuế, hóa đơn và nghĩa vụ kế toán khi thanh lý

Khi thanh lý, nếu có điều chỉnh giá trị tài trợ, các bên phải xuất hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 39/2014/TT-BTC. Chi phí tài trợ chỉ được trừ khi có đầy đủ hợp đồng, chứng từ và biên bản thanh lý. Kế toán cần hạch toán rõ doanh thu/chi phí tương ứng với thời điểm thanh lý.

Khi nào nên lập biên bản thanh lý riêng thay vì phụ lục hợp đồng

Phụ lục thường dùng khi hợp đồng đang thực hiện và cần điều chỉnh, bổ sung. Trong khi đó, biên bản thanh lý riêng được lập khi các bên muốn chấm dứt hợp đồng, xác nhận hoàn tất nghĩa vụ. Nếu hợp đồng đã kết thúc nhưng còn tồn đọng công nợ, nên lập biên bản thanh lý riêng để dễ xử lý.

Câu hỏi thường gặp về biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sản phẩm

Biên bản thanh lý có bắt buộc phải công chứng không?

Không bắt buộc theo pháp luật. Tuy nhiên, nếu hợp đồng gốc đã công chứng, bạn nên công chứng biên bản thanh lý để tăng giá trị pháp lý khi giải quyết tranh chấp.

Chữ ký điện tử hoặc chữ ký số có giá trị không?

Chữ ký số theo Nghị định 130/2018/NĐ-CP có giá trị pháp lý như chữ ký tay nếu đáp ứng điều kiện chứng thực. Chữ ký điện tử thông thường vẫn có thể được chấp nhận nếu các bên thỏa thuận và đảm bảo độ tin cậy.

Nếu một bên không đồng ý ký biên bản thanh lý thì xử lý thế nào?

Bên còn lại có thể gửi thông báo chấm dứt hợp đồng trước thời hạn (nếu thuộc trường hợp bồi thường), yêu cầu trọng tài hoặc tòa án giải quyết. Biên bản thanh lý chỉ cần sự đồng thuận của các bên, vì vậy cần đàm phán tìm tiếng nói chung.

Có thể lập biên bản thanh lý trước khi kết thúc thời hạn hợp đồng không?

Hoàn toàn có thể nếu các bên đồng ý chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Khi đó, biên bản thanh lý cần ghi rõ lý do, nghĩa vụ đã thực hiện và trách nhiệm bồi thường (nếu có) theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ sản phẩm là văn bản không thể thiếu để kết thúc hợp đồng một cách an toàn, minh bạch. Hy vọng bài viết của Mẫu Biên Bản đã cung cấp đầy đủ kiến thức, mẫu chuẩn và kinh nghiệm soạn thảo hữu ích. Hãy tải ngay các mẫu biên bản phù hợp và liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần tư vấn chuyên sâu.