Biên bản thanh lý hợp đồng Google Ads là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng Google Ads là văn bản do bên cung cấp dịch vụ quảng cáo (agency) và khách hàng lập ra khi kết thúc hợp đồng. Văn bản này dùng để chốt công nợ, xác nhận nghĩa vụ đã hoàn tất và tuyên bố chấm dứt hiệu lực hợp đồng. Theo Bộ luật Dân sự 2015, biên bản thanh lý dựa trên căn cứ chấm dứt hợp đồng tại Điều 422 và quy định về hợp đồng dịch vụ tại các Điều 513–521. Trong thực tế, “biên bản thanh lý hợp đồng Google Ads” thường thanh lý hợp đồng giữa doanh nghiệp với agency chuyên chạy Google Ads, vì hợp đồng trực tiếp với Google thường được chấp nhận online qua Điều khoản dịch vụ.

Vai trò của biên bản thanh lý trong hợp đồng quảng cáo Google Ads

Biên bản thanh lý đóng vai trò “chốt số cuối cùng”: ghi nhận tổng chi phí quảng cáo đã sử dụng, phí quản lý agency, thuế GTGT, số tiền đã thanh toán và số tiền còn lại, giúp kế toán hai bên tất toán công nợ chính xác. Theo Điều 93 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, biên bản này là nguồn chứng cứ hợp pháp nếu xảy ra tranh chấp. Với tài khoản Google Ads do agency đứng tên, biên bản thanh lý là căn cứ để bàn giao quyền quản trị tài khoản, mật khẩu và dữ liệu chiến dịch cho khách hàng. Nếu không có biên bản, quan hệ hợp đồng có thể bị xem là tiếp tục tồn tại dựa trên hành vi thực tế, gây rủi ro chi phí. Về thuế, biên bản thanh lý cũng là căn cứ để xuất hóa đơn GTGT lần cuối theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Phân biệt biên bản thanh lý và biên bản nghiệm thu hợp đồng

Biên bản nghiệm thu trả lời câu hỏi “dịch vụ đã chạy đúng tiến độ, chất lượng chưa”, còn biên bản thanh lý trả lời “hợp đồng đã kết thúc chưa, nghĩa vụ đã hoàn tất chưa”. Nghiệm thu có thể lập nhiều lần, còn thanh lý chỉ lập một lần duy nhất tại thời điểm kết thúc quan hệ hợp đồng. Nghiệm thu không làm chấm dứt hiệu lực hợp đồng, trong khi biên bản thanh lý có nội dung tuyên bố chấm dứt hợp đồng và giữ lại các điều khoản bảo mật, giải quyết tranh chấp. Một mẫu chuẩn luôn có bảng “quyết toán tài chính” và mục “xác nhận không còn tranh chấp”.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng Google Ads?

Hợp đồng hết hạn nhưng chưa thanh lý

Khi hợp đồng hết hạn theo thời hạn ghi trong hợp đồng, hai bên vẫn cần thanh lý để quyết toán công nợ, bàn giao tài sản số. Nếu một bên vẫn cung cấp báo cáo và bên kia vẫn thanh toán, tòa án có thể coi là hợp đồng mới hình thành bằng hành vi. Đặc biệt, hợp đồng hết hạn không tự động dừng chiến dịch Google Ads; nếu agency quên tạm dừng, khách hàng vẫn bị trừ tiền. Vì vậy, hãy lập biên bản thanh lý ngay khi hết hạn, đồng thời ghi rõ “không gia hạn” để tránh hiểu nhầm.

Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn theo thỏa thuận

Khi hai bên thỏa thuận dừng hợp đồng sớm, biên bản thanh lý hợp đồng Google Ads là văn bản hiện thực hóa sự chấm dứt. Cần ghi rõ lý do chấm dứt và trách nhiệm bồi thường nếu có. Nếu agency nhận tạm ứng nhưng chưa chạy hết, biên bản phải ghi rõ số tiền hoàn trả để tránh khiếu nại chiếm dụng.

Hai bên hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ tài chính

Khi khách hàng đã thanh toán đủ phí quảng cáo, phí quản lý và VAT, biên bản thanh lý xác nhận “không còn nghĩa vụ thanh toán nào khác”. Theo Thông tư 219/2013/TT-BTC, dịch vụ quảng cáo chịu thuế 10%, do đó cần tách bạch tiền chưa thuế, thuế GTGT và tổng thanh toán. Nếu agency ký hợp đồng với Google thay khách hàng, cũng nên ghi rõ nghĩa vụ khai thuế nhà thầu theo Thông tư 103/2014/TT-BTC.

Nội dung cơ bản của biên bản thanh lý hợp đồng Google Ads

Thông tin bên A (đơn vị cung cấp dịch vụ quảng cáo) và bên B (khách hàng)

Bên A là agency hoặc freelancer, bên B là khách hàng. Thông tin phải khớp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Lưu ý: nếu tài khoản Google Ads đứng tên cá nhân nhân viên agency, cần ghi rõ tài khoản, mã Customer ID và bên sở hữu sau khi thanh lý để tránh mất dữ liệu.

Căn cứ hợp đồng dịch vụ quảng cáo Google Ads đã ký

Ghi chính xác số hợp đồng và ngày ký: “Căn cứ Hợp đồng dịch vụ quảng cáo Google Ads số ... ký ngày ...”. Liệt kê thêm phụ lục, biên bản nghiệm thu, bảng đối soát chi phí. Nếu hợp đồng ký điện tử, Luật Giao dịch điện tử 2023 công nhận giá trị pháp lý.

Xác nhận nghĩa vụ đã hoàn tất (số tiền chi phí quảng cáo, phí quản lý, VAT)

Bảng quyết toán cần có hai nhóm: chi phí Google Ads và phí quản lý agency. Số tiền Google Ads phải đối chiếu với báo cáo chi tiêu từ tài khoản Google Ads. Thuế GTGT 10% được tách riêng. Nghĩa vụ phi tài chính như bàn giao tài khoản, mật khẩu, dữ liệu chiến dịch cũng cần xác nhận để tránh thiếu sót.

Cam kết không còn tranh chấp và chấm dứt hiệu lực hợp đồng

Ghi rõ hai bên không còn khiếu nại, tranh chấp sau khi ký. Tuy nhiên, nếu có lừa dối hoặc nhầm lẫn, biên bản vẫn có thể bị tuyên vô hiệu. Cần nêu rõ thời điểm hợp đồng chấm dứt và các điều khoản còn hiệu lực như bảo mật, sở hữu trí tuệ.

Điều khoản hiệu lực và chữ ký các bên

Biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký, có chữ ký và dấu của hai bên. Nếu tổ chức thì cần đóng dấu pháp nhân để tăng giá trị pháp lý.

Hướng dẫn cách viết biên bản thanh lý hợp đồng Google Ads chuẩn

Các mục bắt buộc phải có để đảm bảo giá trị pháp lý

Bắt buộc có: quốc hiệu, tiêu ngữ, thông tin bên A/B, căn cứ hợp đồng, thời hạn thực hiện, kết quả, quyết toán tài chính, cam kết chấm dứt, hiệu lực và chữ ký. Thiếu một trong các mục này, biên bản có thể thiếu căn cứ khi xảy ra tranh chấp.

Lưu ý khi ghi số tiền thanh toán và ngày ký hợp đồng gốc

Số tiền phải viết cả bằng số và chữ, tránh sửa chữa. Ngày ký hợp đồng gốc cần khớp với hợp đồng đã lưu trữ. Nếu có phụ lục, ghi đầy đủ số hiệu phụ lục và ngày ký.

Những sai lầm thường gặp khi lập biên bản thanh lý

Sai lầm phổ biến: ghi gộp chi phí quảng cáo và phí quản lý, không tách VAT, không bàn giao tài khoản Google Ads, hoặc không ghi rõ thời điểm chấm dứt hiệu lực. Ngoài ra, nhiều người quên tạm dừng chiến dịch trên Google Ads sau khi ký thanh lý, dẫn đến phát sinh chi phí ngoài ý muốn.

Tải miễn phí mẫu biên bản thanh lý hợp đồng Google Ads (file Word)

Hướng dẫn tải và chỉnh sửa mẫu biên bản

Tại Mẫu Biên Bản, bạn có thể tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng Google Ads miễn phí dưới dạng file Word, sau đó chỉnh sửa thông tin hai bên, số hợp đồng và số tiền cụ thể. Mẫu được soạn sẵn theo đúng cấu trúc pháp lý, chỉ cần điền thông tin là sử dụng được.

Mẫu có thể tùy chỉnh theo thỏa thuận thực tế giữa hai bên

Bạn có thể tùy chỉnh các điều khoản bàn giao tài khoản, phí quản lý, hay điều khoản bảo mật cho phù hợp. Ngoài ra, nếu hợp đồng của bạn thuộc lĩnh vực liên quan như quản lý KOL, thuê mẫu livestream hay hợp tác affiliate, bạn có thể tham khảo thêm: biên bản thanh lý hợp đồng quản lý KOL, biên bản thanh lý hợp đồng thuê mẫu livestream, và biên bản thanh lý hợp đồng affiliate. Các mẫu này có cấu trúc tương tự, giúp bạn dễ dàng chuyển đổi cho từng loại hình.

Câu hỏi thường gặp khi thanh lý hợp đồng Google Ads

Thanh lý hợp đồng Google Ads có bắt buộc phải lập văn bản không?

Không có quy định bắt buộc, nhưng để bảo vệ quyền lợi và tránh tranh chấp, bạn nên lập văn bản. Với hợp đồng dịch vụ quảng cáo, Luật Quảng cáo 2012 yêu cầu hợp đồng phải lập thành văn bản; thanh lý cũng nên được văn bản hóa.

Biên bản thanh lý có cần công chứng không?

Không bắt buộc, trừ khi hai bên có thỏa thuận hoặc hợp đồng gốc đã công chứng. Biên bản có chữ ký và dấu của hai bên đã đủ giá trị pháp lý.

Xử lý thế nào khi một bên không đồng ý ký biên bản thanh lý?

Nếu một bên không ký, bên còn lại nên gửi thông báo đề nghị thanh lý bằng văn bản, ghi rõ thời hạn hoàn tất thủ tục. Nếu vẫn không đạt được thỏa thuận, có thể khởi kiện ra tòa để yêu cầu chấm dứt hợp đồng và giải quyết hậu quả.

Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng Google Ads đúng chuẩn giúp bạn kết thúc hợp đồng an toàn, minh bạch. Hãy tải ngay mẫu mới nhất tại Mẫu Biên Bản và điền thông tin phù hợp để bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp bạn.