Biên bản thanh lý hợp đồng affiliate là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng

Biên bản thanh lý hợp đồng affiliate là văn bản pháp lý ghi nhận việc hai bên (bên quảng cáo và bên affiliate) đã hoàn thành hoặc chấm dứt các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng tiếp thị liên kết. Theo Bộ luật Dân sự 2015, khi hợp đồng hết hạn hoặc bị chấm dứt, việc lập biên bản thanh lý giúp xác nhận rõ ràng kết quả thực hiện, quyết toán tài chính và tránh tranh chấp về sau.

Điểm khác biệt của biên bản thanh lý hợp đồng affiliate so với hợp đồng thông thường

Khác với hợp đồng dịch vụ thông thường có giá trị cố định, hợp đồng affiliate có giá trị thay đổi phụ thuộc vào số liệu đo lường từ nền tảng tiếp thị liên kết như Accesstrade, Masoffer, Adflex... Do đó, biên bản thanh lý hợp đồng affiliate phải ghi chi tiết số liệu hoa hồng thực tế từ báo cáo nền tảng, bao gồm số đơn hàng hợp lệ, tỷ lệ hoa hồng, và thời điểm ghi nhận. Điều này giúp đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong quyết toán.

Các trường hợp cần lập biên bản thanh lý hợp đồng affiliate

Hợp đồng hết hạn và hoàn tất nghĩa vụ giữa hai bên

Khi hợp đồng affiliate đến hạn mà không được gia hạn, hai bên cần lập biên bản thanh lý để chốt số hoa hồng cuối kỳ, xác nhận nghĩa vụ đã hoàn thành và chấm dứt hiệu lực hợp đồng. Đây là trường hợp phổ biến nhất, đặc biệt vào cuối năm khi các chiến dịch quảng cáo kết thúc.

Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn theo thỏa thuận

Nếu hai bên thống nhất chấm dứt trước thời hạn, biên bản thanh lý cần ghi rõ lý do, ngày chấm dứt, và trách nhiệm thanh toán các khoản phát sinh trước ngày đó. Ví dụ, hoa hồng đủ điều kiện nhưng chưa thanh toán phải được liệt kê đầy đủ.

Đơn phương chấm dứt do vi phạm hợp đồng

Trong trường hợp một bên vi phạm (ví dụ: gian lận click, tạo đơn hàng giả), bên kia có quyền đơn phương chấm dứt theo Điều 428 Bộ luật Dân sự 2015. Biên bản thanh lý sẽ ghi nhận hành vi vi phạm, trách nhiệm bồi thường thiệt hại, và các khoản phải quyết toán. Điều này giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của bên bị vi phạm.

Nội dung cơ bản của biên bản thanh lý hợp đồng affiliate

Thông tin các bên tham gia (bên quảng cáo – bên affiliate)

Phần này cần cung cấp đầy đủ thông tin về tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện của cả hai bên. Đặc biệt, nếu có nền tảng trung gian, cần ghi rõ tên nền tảng và mã số tài khoản affiliate để đối chiếu dữ liệu.

Căn cứ pháp lý và căn cứ thanh lý hợp đồng

Nên trích dẫn các văn bản pháp luật như Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005, Nghị định 181/2013/NĐ-CP (nếu có liên quan). Việc này tăng tính pháp lý cho biên bản.

Xác nhận kết quả thực hiện nghĩa vụ hợp đồng

Cần xác nhận tổng doanh số hợp lệ, số lượng đơn hàng, tỷ lệ chuyển đổi, và thời điểm hoa hồng được ghi nhận. Các số liệu này phải được đối chiếu với báo cáo từ nền tảng để tránh sai sót.

Quyết toán hoa hồng affiliate và các khoản thanh toán cuối cùng

Đây là phần quan trọng nhất. Biên bản phải có bảng quyết toán chi tiết: hoa hồng từng kỳ, các khoản giữ lại (nếu có), phạt vi phạm, và số tiền cuối cùng mà bên affiliate được nhận. Ghi rõ thời hạn thanh toán để tránh chậm trễ.

Cam kết bảo mật thông tin khách hàng sau khi thanh lý

Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bên affiliate phải cam kết xóa hoặc chuyển giao dữ liệu khách hàng sau khi hợp đồng kết thúc. Biên bản cần nêu rõ trách nhiệm này và các chế tài khi vi phạm.

Điều khoản về các tranh chấp phát sinh sau thanh lý

Biên bản cần quy định phương thức giải quyết tranh chấp: hòa giải, trọng tài hoặc tòa án. Thời hiệu khởi kiện thường là 3 năm theo Điều 429 BLDS 2015. Khuyến khích chọn trọng tài để giải quyết nhanh hơn.

Hướng dẫn soạn biên bản thanh lý hợp đồng affiliate chuẩn pháp lý

Lưu ý về hình thức văn bản và chữ ký của các bên

Biên bản có thể được ký tay hoặc ký số. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số hợp pháp có giá trị tương đương chữ ký tay. Doanh nghiệp cần đảm bảo chữ ký của người đại diện có thẩm quyền, và nếu cần, đóng dấu công ty.

Lưu ý về thuế, hóa đơn khi quyết toán hoa hồng affiliate

Nếu bên affiliate là nhà thầu nước ngoài, phải áp dụng thuế nhà thầu theo Thông tư 103/2014/TT-BTC (thuế GTGT 5%, thuế TNDN 5%). Với cá nhân trong nước, áp dụng Thông tư 40/2021/TT-BTC. Biên bản cần tách bạch số tiền trước thuế, thuế khấu trừ, và số thực nhận để thuận lợi kê khai.

Lưu ý về thời điểm có hiệu lực của biên bản thanh lý

Thông thường, biên bản có hiệu lực từ ngày ký sau cùng của hai bên. Nếu hai bên ký khác ngày, hiệu lực tính từ ngày ký cuối. Điều này cần được quy định rõ trong văn bản.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng affiliate

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng affiliate dạng Word / PDF

Tại Mẫu Biên Bản, chúng tôi cung cấp mẫu biên bản thanh lý hợp đồng affiliate được soạn thảo bởi đội ngũ pháp lý giàu kinh nghiệm. Mẫu có cấu trúc 3 khối: thông tin chung, xác nhận nghĩa vụ tài chính, cam kết sau thanh lý. Bạn có thể tải xuống dạng Word hoặc PDF và điền thông tin trực tiếp.

Hướng dẫn chi tiết cách điền từng mục trong mẫu

Mỗi mục trong mẫu đều có hướng dẫn điền ngay bên dưới, giúp bạn hoàn thành biên bản trong 10 phút. Chúng tôi cũng cung cấp ví dụ minh họa để bạn tham khảo. Nếu bạn đang cần thanh lý các loại hợp đồng liên quan, đừng bỏ lỡ các mẫu biên bản khác như biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo bằng chatbot AI hay biên bản thanh lý hợp đồng chạy quảng cáo. Ngoài ra, với xu hướng livestream bán hàng, bạn cũng nên tham khảo biên bản thanh lý hợp đồng live-stream Nimo.

Câu hỏi thường gặp về thanh lý hợp đồng affiliate

Có bắt buộc lập biên bản thanh lý khi kết thúc hợp đồng affiliate không?

Không bắt buộc theo luật, nhưng rất cần thiết để bảo vệ quyền lợi và tránh tranh chấp. Biên bản là bằng chứng pháp lý về việc hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ.

Biên bản thanh lý hợp đồng affiliate có cần công chứng không?

Theo Luật Công chứng 2014, biên bản thanh lý không bắt buộc công chứng, trừ khi hợp đồng gốc yêu cầu. Tuy nhiên, công chứng giúp tăng giá trị chứng cứ nếu xảy ra tranh chấp.

Vai trò của bên thứ ba (nền tảng affiliate) khi thanh lý hợp đồng?

Nền tảng affiliate giữ vai trò trung gian nắm dữ liệu và tiền hoa hồng. Khi thanh lý, cần có xác nhận từ nền tảng về số dư hoặc các khoản giữ lại để đảm bảo quyết toán chính xác. Biên bản cần ghi rõ phần này.

---

Kết luận: Biên bản thanh lý hợp đồng affiliate không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là công cụ bảo vệ doanh nghiệp trước các rủi ro pháp lý. Đừng để việc thiếu mẫu chuẩn làm chậm quy trình thanh lý của bạn. Hãy tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng affiliate tại Mẫu Biên Bản và điền thông tin chỉ trong vài phút. Liên hệ với chúng tôi nếu bạn cần hỗ trợ pháp lý chi tiết!