Biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ là gì?

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ là chứng từ kế toán ghi nhận số lượng, giá trị hàng tồn kho thực tế tại thời điểm khóa sổ, đối chiếu với sổ kế toán. Đây là căn cứ để xác định giá trị hàng tồn kho thực tế và xử lý chênh lệch.

Khi nào cần lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ?

Theo Luật Kế toán 88/2015/QH13, doanh nghiệp phải kiểm kê tài sản ít nhất một lần mỗi năm trước khi lập báo cáo tài chính. Cần lập thêm khi có sự cố, bàn giao kho, thanh tra, kiểm toán. Tham khảo biên bản kiểm kê tài sản định kỳ để nắm rõ quy trình.

Mục đích và vai trò của biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ

Xác định giá trị hàng tồn kho thực tế tại thời điểm cuối kỳ

Biên bản cung cấp số liệu trung thực để tính giá vốn hàng bán và trích lập dự phòng giảm giá.

Cơ sở để đối chiếu chênh lệch giữa sổ sách và thực tế

Biên bản thể hiện rõ số liệu sổ kế toán và số liệu thực tế, giúp phát hiện chênh lệch thừa, thiếu từng mã hàng.

Căn cứ pháp lý để xử lý thừa, thiếu hàng tồn kho

Biên bản là bằng chứng để ghi nhận chênh lệch vào sổ sách và xử lý theo quy định, tránh rủi ro quyết toán thuế.

Căn cứ pháp lý của biên bản kiểm kê hàng tồn kho

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (Mẫu 05-VT)

Thông tư 200 áp dụng cho doanh nghiệp lớn, mẫu 05-VT quy định chi tiết bảng kê và chữ ký các bên.

Theo Thông tư 133/2016/TT-BTC

Doanh nghiệp nhỏ và vừa dùng mẫu C11-H theo Thông tư 133, đơn giản hơn nhưng đầy đủ thông tin.

Ngoài ra, với tài sản dài hạn, bạn có thể dùng biên bản kiểm kê tài sản đầu tư để phù hợp từng loại hình.

Thành phần và trách nhiệm của ban kiểm kê

Trưởng ban kiểm kê

Trưởng ban chịu trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo và ký duyệt kết quả.

Kế toán hàng tồn kho

Kế toán cung cấp số liệu sổ sách và đề xuất hướng xử lý chênh lệch.

Thủ kho

Thủ kho xác nhận số liệu thực tế và chịu trách nhiệm về hàng trong kho.

Nội dung chi tiết cần có trong biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ

Thông tin chung về đơn vị và thời điểm kiểm kê

Gồm tên đơn vị, mã số thuế, thời gian kiểm kê, danh sách ban kiểm kê.

Bảng kê chi tiết hàng hóa (tên, mã, số lượng, tình trạng)

Liệt kê từng mã hàng với số lượng theo sổ, số lượng thực tế và chênh lệch.

Kết quả kiểm kê và phần xử lý chênh lệch

Tổng hợp thừa, thiếu và biện pháp xử lý sau khi được phê duyệt.

Hướng dẫn lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ chi tiết từng bước

Bước 1: Điền thông tin chung

Khai báo đơn vị, căn cứ pháp lý, thời điểm khóa sổ.

Bước 2: Kiểm đếm và ghi nhận số liệu thực tế

Kiểm đếm từng mã hàng và ghi ngay số thực tế, tránh tẩy xóa.

Bước 3: Đối chiếu với sổ kế toán

So sánh với sổ chi tiết, lưu ý hàng đang đi đường, gửi gia công.

Bước 4: Xác định chênh lệch và biện pháp xử lý

Phân tích nguyên nhân và đề xuất bồi thường hoặc ghi nhận chi phí.

Bước 5: Ký duyệt và lưu trữ biên bản

Biên bản cần đầy đủ chữ ký trưởng ban, kế toán, thủ kho và lưu trữ cẩn thận.

Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ theo Thông tư 200

Mẫu 05-VT dùng cho doanh nghiệp lớn, tải về theo link bên dưới.

Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ theo Thông tư 133

Mẫu C11-H dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, dễ điều chỉnh.

Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ cho hộ kinh doanh năm 2025

Hộ kinh doanh sử dụng mẫu theo Thông tư 88/2016/TT-BTC với quy mô phù hợp.

Tải file Excel mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ miễn phí

Tải ngay file Excel mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ miễn phí tại Mẫu Biên Bản. Mẫu đã có sẵn công thức, chỉ cần nhập số liệu là dùng được.

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ đúng chuẩn

Bước 1: Lập kế hoạch và chuẩn bị kiểm kê

Xác định phạm vi, thời gian, thành phần ban kiểm kê.

Bước 2: Tổ chức kiểm đếm tại kho

Tạm ngừng nhập xuất, chia nhóm kiểm đếm chính xác.

Bước 3: Đối chiếu và lập biên bản

Ghi nhận số liệu, đối chiếu sổ sách và lập biên bản ngay.

Bước 4: Xử lý chênh lệch và hạch toán

Sau khi phê duyệt, hạch toán vào tài khoản phù hợp.

Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ

Cần đảm bảo tính trung thực, chữ ký đầy đủ, ghi rõ nguyên nhân chênh lệch. Với hàng tồn kho là tài sản lưu động, hãy dùng biên bản kiểm kê tài sản lưu động để quy trình nhất quán.

Câu hỏi thường gặp về biên bản kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ

Biên bản kiểm kê có bắt buộc cuối năm không? – Có, theo Luật Kế toán. Xử lý chênh lệch thừa thiếu thế nào? – Tùy nguyên nhân, ghi nhận thu nhập hoặc chi phí khác, hoặc bồi thường.