Biên bản họp Hội đồng thành viên: Mẫu tham khảo, nội dung và cách lập

Biên bản họp Hội đồng thành viên là văn bản dùng để ghi nhận diễn biến, ý kiến thảo luận và kết quả của cuộc họp Hội đồng thành viên trong công ty. Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản họp Hội đồng thành viên tham khảo với nội dung minh họa cụ thể về thành phần tham dự, chương trình họp, nội dung thảo luận, kết quả biểu quyết và nghị quyết được thông qua. Bạn có thể tham khảo thêm các biểu mẫu liên quan tại Mẫu Biên Bản để chỉnh sửa và sử dụng.

Biên bản họp Hội đồng thành viên là gì?

Biên bản họp Hội đồng thành viên là văn bản ghi nhận nội dung và diễn biến của cuộc họp Hội đồng thành viên, bao gồm thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, chương trình họp, vấn đề được thảo luận, ý kiến của thành viên và kết quả biểu quyết.

Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có từ hai thành viên trở lên, Hội đồng thành viên là cơ quan quyết định cao nhất của công ty. Vì vậy, biên bản cần thể hiện tương đối đầy đủ quá trình thảo luận và kết quả thông qua các vấn đề thuộc thẩm quyền.

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, nội dung biên bản họp Hội đồng thành viên có những yêu cầu nhất định về thông tin cuộc họp, thành phần tham dự, chương trình, ý kiến phát biểu, vấn đề được biểu quyết và kết quả biểu quyết.

Vì sao cần sử dụng mẫu biên bản họp Hội đồng thành viên theo quy định?

Biên bản họp Hội đồng thành viên là văn bản bắt buộc theo Luật Doanh nghiệp hiện hành. Mọi quyết định của Hội đồng thành viên phải được lập thành biên bản đúng nội dung và hình thức. Nếu không, quyết định đó không có giá trị pháp lý và doanh nghiệp có thể bị từ chối hồ sơ đăng ký thay đổi. Việc sử dụng mẫu chuẩn ngay từ đầu giúp doanh nghiệp tránh được các sai sót thường gặp như thiếu chữ ký, thiếu nội dung biểu quyết. Nhiều doanh nghiệp hiện nay vẫn chủ quan tự soạn thảo, dẫn đến mất thời gian và chi phí khắc phục.

Giá trị pháp lý của biên bản họp Hội đồng thành viên trong quản trị doanh nghiệp

Biên bản không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là bằng chứng pháp lý quan trọng trong các tranh chấp nội bộ, khiếu kiện tại tòa án hoặc trọng tài. Biên bản hợp lệ là căn cứ để ngân hàng, đối tác xem xét khi thẩm định doanh nghiệp. Ngoài ra, việc ghi nhận ý kiến bảo lưu của thành viên thiểu số giúp bảo vệ quyền lợi và tăng tính minh bạch. Theo quy định, biên bản có giá trị ngay khi được thông qua và thường không cần công chứng, trừ khi dùng cho các thủ tục hành chính cụ thể. Vì vậy, nắm vững giá trị pháp lý của biên bản là điều kiện tiên quyết để quản trị doanh nghiệp an toàn.

Mẫu biên bản họp Hội đồng thành viên tham khảo

Dưới đây là mẫu biên bản họp Hội đồng thành viên đã được điền nội dung minh họa. Thông tin về doanh nghiệp, thành viên và số liệu trong mẫu chỉ nhằm mục đích tham khảo.

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH KHANG
Số: 08/BB-HĐTV

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại trụ sở Công ty TNHH Thương mại Minh Khang, Hội đồng thành viên Công ty tổ chức cuộc họp để xem xét và thông qua phương án mở rộng hoạt động kinh doanh trong năm tiếp theo.

I. Thời gian, địa điểm

Thời gian bắt đầu: 09 giờ 00 phút.

Địa điểm: Phòng họp tầng 5, trụ sở Công ty TNHH Thương mại Minh Khang, số 48 phố Lê Văn Lương, phường Nhân Chính, thành phố Hà Nội.

Thời gian kết thúc: 11 giờ 15 phút.

II. Thành phần tham dự

1. Ông Nguyễn Hoàng Nam – Chủ tịch Hội đồng thành viên, sở hữu 45% vốn điều lệ.

2. Bà Trần Ngọc Anh – Thành viên Hội đồng thành viên, sở hữu 30% vốn điều lệ.

3. Ông Phạm Minh Đức – Thành viên Hội đồng thành viên, sở hữu 25% vốn điều lệ.

Chủ tọa cuộc họp: Ông Nguyễn Hoàng Nam – Chủ tịch Hội đồng thành viên.

Thư ký cuộc họp: Bà Lê Thùy Dương – Chuyên viên hành chính.

Tổng số thành viên tham dự: 03/03 thành viên, đại diện 100% vốn điều lệ.

III. Nội dung cuộc họp

1. Thông qua chương trình họp

Ông Nguyễn Hoàng Nam tuyên bố khai mạc cuộc họp và thông qua chương trình gồm các nội dung:

• Đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh trong thời gian vừa qua.
• Xem xét phương án mở rộng hệ thống phân phối.
• Xác định ngân sách dự kiến cho kế hoạch kinh doanh.
• Phân công trách nhiệm triển khai sau khi phương án được thông qua.

Các thành viên tham dự thống nhất với chương trình họp.

2. Báo cáo tình hình hoạt động của công ty

Bà Trần Ngọc Anh trình bày báo cáo về kết quả hoạt động kinh doanh. Theo báo cáo, doanh thu của công ty trong kỳ đạt 12,8 tỷ đồng, tăng so với cùng kỳ. Hoạt động phân phối tại khu vực phía Bắc có mức tăng trưởng ổn định nhưng cần tiếp tục đầu tư để mở rộng thị trường.

Hội đồng thành viên thống nhất đánh giá hoạt động kinh doanh có chuyển biến tích cực và cần tiếp tục xây dựng phương án phát triển phù hợp với nguồn lực của công ty.

3. Thảo luận phương án mở rộng hoạt động kinh doanh

Ông Phạm Minh Đức đề xuất công ty mở thêm hai điểm phân phối tại Hải Phòng và Bắc Ninh trong giai đoạn tiếp theo.

Bà Trần Ngọc Anh đề nghị trước khi triển khai cần đánh giá chi phí thuê mặt bằng, nhân sự và khả năng tiêu thụ tại từng khu vực.

Ông Nguyễn Hoàng Nam thống nhất với định hướng mở rộng nhưng đề nghị xây dựng dự toán riêng cho từng địa điểm và báo cáo Hội đồng thành viên trước khi ký các hợp đồng có giá trị lớn.

Các thành viên thống nhất về nguyên tắc triển khai nghiên cứu phương án mở rộng.

4. Biểu quyết

Hội đồng thành viên tiến hành biểu quyết về việc thông qua chủ trương nghiên cứu và xây dựng phương án mở rộng hệ thống phân phối tại Hải Phòng và Bắc Ninh.

Kết quả:

• Số phiếu tán thành: 03/03 thành viên, tương ứng 100% vốn điều lệ.
• Số phiếu không tán thành: 0.
• Số phiếu không có ý kiến: 0.

Nội dung chủ trương được thông qua với tỷ lệ 100% vốn điều lệ tham dự cuộc họp.

5. Kết luận của Chủ tọa

Ông Nguyễn Hoàng Nam kết luận:

• Thống nhất chủ trương nghiên cứu mở rộng hệ thống phân phối tại Hải Phòng và Bắc Ninh.
• Giao bộ phận kinh doanh xây dựng phương án chi tiết.
• Giao bộ phận tài chính lập dự toán chi phí và đánh giá hiệu quả đầu tư.
• Hồ sơ phương án được trình Hội đồng thành viên xem xét tại cuộc họp tiếp theo.
• Các bộ phận liên quan chủ động chuẩn bị tài liệu theo nội dung đã được phân công.

IV. Thông qua biên bản

Các thành viên Hội đồng thành viên đã nghe đọc lại toàn bộ biên bản và thống nhất với nội dung được ghi nhận.

Biên bản được lập thành 03 bản có giá trị như nhau.

Cuộc họp kết thúc vào lúc 11 giờ 15 phút cùng ngày.

THƯ KÝ CUỘC HỌP
(Ký, ghi rõ họ tên)

Lê Thùy Dương

CHỦ TỌA CUỘC HỌP
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Hoàng Nam

Hướng dẫn cách điền mẫu biên bản họp Hội đồng thành viên đầy đủ nội dung

Thông tin cuộc họp: tên công ty, địa điểm, thời gian và chương trình

Phần đầu biên bản cần ghi chính xác tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở. Thời gian họp phải cụ thể đến từng phút. Địa điểm cần rõ ràng; nếu họp trực tuyến, ghi rõ nền tảng. Chương trình họp phải liệt kê đầy đủ các nội dung dự kiến. Chỉ những vấn đề nằm trong chương trình mới được đưa ra biểu quyết, trừ khi tất cả thành viên dự họp đồng ý bổ sung. Đây là yêu cầu nghiêm ngặt để tránh cuộc họp bị vô hiệu.

Thành phần tham dự: Chủ tọa, Thư ký và các thành viên dự họp

Cần ghi đầy đủ họ tên, số giấy tờ tùy thân, tỷ lệ vốn góp và tư cách tham dự của từng thành viên. Chủ tọa và thư ký được bầu theo quy định và phải ký vào biên bản. Cuộc họp chỉ hợp lệ khi có đủ tỷ lệ thành viên tham dự tối thiểu theo luật hoặc điều lệ công ty. Nếu không đủ, cần tổ chức triệu tập lại theo đúng thủ tục. Việc bỏ sót thông tin thành viên thường khiến hồ sơ bị trả về.

Triển khai nội dung: Quyền và nghĩa vụ của các bên

Phần diễn biến họp cần tóm tắt ý kiến thảo luận, kể cả ý kiến trái chiều. Các quyết định như bổ nhiệm giám đốc, thay đổi vốn, chuyển nhượng vốn góp cần được phân tích cụ thể. Người dự họp có quyền bảo lưu ý kiến và ghi vào biên bản. Cần đối chiếu quyền ưu tiên mua khi chuyển nhượng vốn, tránh vi phạm điều lệ. Nếu có người tham dự không phải thành viên, cần ghi rõ tư cách quan sát viên và không có quyền biểu quyết.

Kết quả biểu quyết và xác nhận nội dung thông qua

Kết quả phải ghi rõ số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến. Tỷ lệ thông qua thường là từ 65% tổng số phiếu của thành viên dự họp hoặc theo điều lệ. Các nội dung quan trọng như sửa đổi điều lệ, tăng giảm vốn cần tỷ lệ cao hơn. Biên bản kết thúc bằng chữ ký của chủ tọa, thư ký và xác nhận của các thành viên tham dự. Sau đó, biên bản được lưu trữ tại trụ sở công ty.

Các mẫu biên bản họp Hội đồng thành viên cho từng trường hợp cụ thể

Mẫu biên bản họp bổ nhiệm Giám đốc công ty TNHH

Mẫu biên bản họp chuyển nhượng phần vốn góp giữa các thành viên

Mẫu biên bản họp thay đổi vốn điều lệ, tăng/giảm vốn

Mẫu biên bản họp Hội đồng thành viên thay đổi công ty

Tùy vào từng sự kiện, biên bản sẽ có các nội dung đặc thù riêng. Bạn có thể tham khảo thêm biên bản họp công ty cổ phần, biên bản họp đại hội đồng cổ đông hoặc biên bản họp chi bộ xét kết nạp đảng viên để mở rộng thư viện mẫu của mình.

Căn cứ pháp lý và lưu ý khi sử dụng mẫu biên bản họp

Điều kiện hợp lệ của cuộc họp theo Luật Doanh nghiệp hiện hành

Cuộc họp hợp lệ khi có đủ số thành viên tham dự đại diện ít nhất 65% vốn điều lệ. Điều lệ có thể quy định tỷ lệ cao hơn. Thông báo mời họp phải được gửi trước tối thiểu 7 ngày làm việc, trừ trường hợp điều lệ cho phép ngắn hơn. Nếu không tuân thủ, cuộc họp có thể bị tuyên vô hiệu. Do đó, cần kiểm tra kỹ các điều kiện trước khi tiến hành họp.

Lưu ý về chữ ký, con dấu và thời gian lưu trữ

Biên bản phải có chữ ký của chủ tọa và thư ký; các thành viên ký trực tiếp hoặc ký số. Con dấu không bắt buộc đối với biên bản họp nội bộ nhưng thường được đóng để tăng giá trị khi nộp hồ sơ. Thời gian lưu trữ biên bản theo quy định là suốt thời gian hoạt động của công ty. Việc lưu trữ cẩn thận giúp doanh nghiệp đối phó với các rủi ro pháp lý sau này.

Tải ngay mẫu biên bản họp Hội đồng thành viên file Word (Chuẩn)

Download Mẫu biên bản họp Hội đồng thành viên 2 thành viên (Word)

Tải Mẫu biên bản họp Hội đồng thành viên 1 thành viên

Bảng so sánh đầy đủ các mẫu biên bản theo từng loại hình công ty

Việc tải mẫu file Word giúp bạn dễ dàng chỉnh sửa và in ấn. Hãy chọn mẫu phù hợp với loại hình doanh nghiệp của mình: công ty TNHH một thành viên hay hai thành viên trở lên. Các mẫu tại đây đều được soạn thảo theo quy định mới nhất, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Bạn có thể so sánh cấu trúc từng mẫu để chọn được văn bản ưng ý.

Câu hỏi thường gặp về biên bản họp Hội đồng thành viên

Biên bản họp Hội đồng thành viên dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận diễn biến cuộc họp, nội dung thảo luận, ý kiến của các thành viên và kết quả biểu quyết đối với những vấn đề được đưa ra xem xét.

Biên bản họp Hội đồng thành viên có bắt buộc phải lập không?

Có. Đối với cuộc họp Hội đồng thành viên thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp, việc lập biên bản là yêu cầu cần tuân thủ. Nội dung biên bản cần đáp ứng các yêu cầu tương ứng của pháp luật và Điều lệ công ty.

Biên bản họp Hội đồng thành viên có cần ghi tỷ lệ vốn góp không?

Nên ghi rõ phần vốn góp hoặc tỷ lệ vốn góp của thành viên tham dự, đặc biệt khi tỷ lệ này có liên quan đến điều kiện tiến hành cuộc họp hoặc kết quả biểu quyết.

Có phải ghi toàn bộ ý kiến của từng thành viên không?

Không nhất thiết phải ghi nguyên văn mọi phát biểu. Tuy nhiên, các ý kiến quan trọng, đề xuất, quan điểm khác nhau hoặc nội dung có liên quan đến vấn đề được biểu quyết cần được phản ánh đầy đủ, chính xác.

Nếu thành viên không đồng ý với quyết định thì có cần ghi vào biên bản không?

Nên ghi nhận ý kiến không đồng thuận phù hợp với diễn biến thực tế của cuộc họp, đặc biệt khi thành viên có ý kiến khác với kết quả biểu quyết chung.

Biên bản họp Hội đồng thành viên có thay thế nghị quyết không?

Không nên mặc định hai văn bản này có cùng chức năng. Biên bản họp ghi nhận quá trình và kết quả của cuộc họp, trong khi nghị quyết hoặc quyết định thể hiện nội dung được cơ quan có thẩm quyền thông qua theo hình thức tương ứng.

Có thể sử dụng mẫu biên bản họp Hội đồng thành viên cho mọi công ty không?

Không nên sử dụng nguyên mẫu cho mọi trường hợp. Nội dung cần được điều chỉnh theo loại hình doanh nghiệp, Điều lệ công ty, thành phần tham dự và vấn đề được đưa ra xem xét.

Mẫu biên bản họp Hội đồng thành viên trên Mẫu Biên Bản có phải mẫu bắt buộc không?

Không. Đây là mẫu biên bản tham khảo, được xây dựng để hỗ trợ người dùng hình dung cấu trúc và nội dung cần trình bày. Khi sử dụng thực tế, doanh nghiệp cần đối chiếu với Luật Doanh nghiệp, Điều lệ công ty và yêu cầu của từng trường hợp.

Kết luận

Biên bản họp Hội đồng thành viên đóng vai trò quan trọng trong quản trị doanh nghiệp. Sử dụng mẫu chuẩn giúp bạn tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro pháp lý và đảm bảo tính minh bạch. Hãy truy cập Mẫu Biên Bản để tải ngay các mẫu biên bản chất lượng và cập nhật theo quy định mới nhất.