Trong hoạt động quản trị công ty cổ phần, Biên bản họp đại hội đồng cổ đông là tài liệu quan trọng ghi nhận diễn biến cuộc họp, ý kiến của cổ đông, kết quả biểu quyết và những vấn đề được Đại hội đồng cổ đông thông qua. 

Theo Luật Doanh nghiệp, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản; biên bản cần thể hiện các thông tin chủ yếu về doanh nghiệp, thời gian, địa điểm, chương trình họp, diễn biến, cổ đông tham dự, kết quả biểu quyết và nội dung được thông qua. Với Mẫu Biên Bản, người dùng có thể tham khảo mẫu được trình bày theo cấu trúc rõ ràng để chuẩn bị hồ sơ họp, đồng thời điều chỉnh theo Điều lệ và tình hình thực tế của công ty.

Bạn có thể tải Biên bản họp đại hội đồng cổ đông tại Mẫu Biên Bản dưới dạng Word và PDF, thuận tiện chỉnh sửa thông tin doanh nghiệp, chương trình họp, diễn biến và kết quả biểu quyết theo cuộc họp thực tế.

Vì sao nên tải Biên bản họp đại hội đồng cổ đông tại Mẫu Biên Bản?

Nội dung được biên soạn rõ ràng, phù hợp với nhu cầu

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông có yêu cầu về nội dung chi tiết hơn so với một biên bản họp thông thường. Theo Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản phải thể hiện các thông tin như tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; thời gian, địa điểm; chương trình và nội dung cuộc họp; chủ tọa, thư ký; diễn biến và ý kiến phát biểu; số cổ đông, số phiếu biểu quyết; kết quả biểu quyết và các vấn đề được thông qua.

Mẫu được xây dựng theo các nhóm nội dung này, giúp người lập dễ theo dõi trình tự cuộc họp và ghi nhận kết quả từng vấn đề. Người dùng có thể bổ sung chương trình nghị sự, nội dung thảo luận, phương thức biểu quyết và các thông tin khác phù hợp với từng cuộc họp.

Có giá trị chuyên môn khi được kiểm duyệt từ đội ngũ luật sư giúp người dùng có thêm cơ sở tham khảo khi chuẩn bị hồ sơ. Tuy nhiên, biên bản vẫn cần được rà soát theo Điều lệ công ty, loại hình quản trị, quy chế nội bộ và nội dung thực tế của cuộc họp.

Có hướng dẫn sử dụng và hướng dẫn điền cụ thể

Biên bản cần phản ánh đúng những gì thực tế diễn ra tại Đại hội đồng cổ đông, đặc biệt là số cổ đông tham dự, số phiếu biểu quyết, ý kiến phát biểu và kết quả biểu quyết đối với từng vấn đề. Vì vậy, người lập không nên chỉ điền thông tin theo nghị quyết mà bỏ qua diễn biến và kết quả biểu quyết được yêu cầu ghi nhận.

Bản Word thuận tiện để cập nhật thông tin doanh nghiệp, danh sách cổ đông, chương trình họp và kết quả biểu quyết. Bản PDF phù hợp để xem trước cấu trúc và đối chiếu. Có lựa chọn tư vấn luật sư khi trường hợp phức tạp, nhất là khi cuộc họp liên quan đến thay đổi lớn trong cơ cấu công ty, giao dịch quan trọng hoặc có ý kiến không thống nhất giữa các cổ đông.

Được rà soát và cập nhật trong quá trình phát triển

Khung pháp lý về doanh nghiệp có thể được sửa đổi, bổ sung theo từng thời kỳ. Luật số 76/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp được ban hành ngày 17/6/2025 và có hiệu lực từ ngày 1/7/2025.

Vì vậy, khi sử dụng mẫu biên bản, doanh nghiệp nên kiểm tra quy định hiện hành cùng Điều lệ và quy chế nội bộ. Mẫu được trình bày theo cấu trúc có thể điều chỉnh, giúp người dùng cập nhật nội dung theo từng cuộc họp thay vì phải xây dựng văn bản từ đầu.

Giúp tiết kiệm thời gian chuẩn bị văn bản

Một cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường có nhiều tài liệu đi kèm như danh sách cổ đông đăng ký dự họp, chương trình họp, tài liệu trình Đại hội, phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu và nghị quyết. Một mẫu biên bản có cấu trúc sẵn giúp người phụ trách thư ký dễ chuẩn bị các trường thông tin cần ghi nhận.

Đặc biệt, việc tách rõ diễn biến cuộc họp, ý kiến của cổ đông và kết quả biểu quyết giúp giảm nguy cơ bỏ sót thông tin khi hoàn thiện biên bản sau cuộc họp.

Khi nào nên lập Biên bản họp đại hội đồng cổ đông?

Biên bản cần được lập khi công ty tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Một số cuộc họp thường gặp gồm:

• Đại hội đồng cổ đông thường niên: Thảo luận và thông qua các nội dung thuộc chương trình họp thường niên của công ty.
• Đại hội đồng cổ đông bất thường: Được tổ chức để xem xét, quyết định những vấn đề thuộc thẩm quyền khi cần thiết.
• Họp thông qua thay đổi Điều lệ: Khi chương trình họp có nội dung liên quan đến sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.
• Họp về phương án vốn: Chẳng hạn các nội dung thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông về cổ phần, vốn điều lệ hoặc phương án huy động vốn.
• Họp về tổ chức và quản trị: Có thể bao gồm các vấn đề về Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát hoặc cơ cấu quản trị theo chương trình họp.
• Họp thông qua các giao dịch, dự án hoặc vấn đề thuộc thẩm quyền: Nội dung cụ thể cần căn cứ Luật Doanh nghiệp, Điều lệ và chương trình họp.
• Các cuộc họp khác thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông: Biên bản cần phản ánh đúng nội dung được đưa ra thảo luận và biểu quyết.

Khi doanh nghiệp tổ chức họp định kỳ để đánh giá hoạt động và thông qua các nội dung quan trọng, mẫu biên bản họp Đại hội đồng cổ đông thường niên là tài liệu có thể tham khảo để hoàn thiện hồ sơ cuộc họp.

Biên bản họp đại hội đồng cổ đông cần có những nội dung gì?

Thông tin doanh nghiệp

Ghi tên công ty, địa chỉ trụ sở chính và mã số doanh nghiệp. Đây là nhóm thông tin chủ yếu được quy định tại Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020.

Thời gian và địa điểm họp

Ghi ngày, giờ và địa điểm tổ chức cuộc họp. Nếu cuộc họp được tổ chức theo hình thức phù hợp với quy định và Điều lệ công ty, cần thể hiện thông tin tương ứng trong hồ sơ.

Chương trình và nội dung cuộc họp

Liệt kê các vấn đề được đưa ra tại Đại hội đồng cổ đông theo chương trình đã được thông báo. Nên trình bày theo thứ tự để thuận tiện theo dõi diễn biến và kết quả biểu quyết.

Chủ tọa và thư ký

Ghi họ tên chủ tọa và thư ký cuộc họp. Đây là những người trực tiếp điều hành và ghi nhận diễn biến cuộc họp theo phân công.

Diễn biến cuộc họp và ý kiến phát biểu

Tóm tắt quá trình thảo luận và các ý kiến phát biểu đối với từng vấn đề trong chương trình. Nội dung nên phản ánh đúng diễn biến thực tế, đặc biệt đối với những vấn đề có nhiều ý kiến trao đổi.

Cổ đông và số phiếu biểu quyết tham dự

Ghi số lượng cổ đông tham dự, tổng số phiếu biểu quyết và thông tin theo phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp. Trường hợp có đại diện cổ đông tham dự, cần thể hiện theo hồ sơ đăng ký dự họp.

Kết quả biểu quyết

Đối với từng vấn đề, cần ghi nhận phương thức biểu quyết và số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành, không có ý kiến cùng tỷ lệ tương ứng theo quy định.

Các vấn đề được thông qua

Ghi rõ từng nội dung đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua và tỷ lệ phiếu biểu quyết thông qua tương ứng.

Chữ ký của chủ tọa và thư ký

Biên bản cần có họ tên và chữ ký của chủ tọa, thư ký theo quy định. Trường hợp chủ tọa hoặc thư ký từ chối ký, pháp luật có quy định riêng về điều kiện để biên bản vẫn có hiệu lực và cách thể hiện việc từ chối ký trong biên bản.

Nếu Đại hội đồng cổ đông xem xét phương án thay đổi cơ cấu hoạt động, mẫu biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về việc tái cấu trúc sẽ cung cấp thêm mẫu nội dung phù hợp để tham khảo khi lập biên bản.

Hướng dẫn cách lập Biên bản họp đại hội đồng cổ đông và điền từng phần

Bước 1: Chuẩn bị thông tin doanh nghiệp

Kiểm tra tên công ty, địa chỉ trụ sở chính và mã số doanh nghiệp trước khi đưa vào biên bản.

Bước 2: Xác định thời gian và địa điểm

Ghi chính xác thời gian bắt đầu, địa điểm tổ chức và các thông tin liên quan đến cuộc họp.

Bước 3: Chuẩn bị chương trình họp

Đối chiếu chương trình đã được thông báo để ghi đúng thứ tự các vấn đề được đưa ra thảo luận và biểu quyết.

Bước 4: Ghi nhận thành phần tham dự

Đối chiếu danh sách cổ đông đăng ký dự họp, số cổ phần và số phiếu biểu quyết tương ứng. Không nên tự ước tính số lượng hoặc tỷ lệ khi chưa có số liệu chính thức.

Bước 5: Ghi nhận diễn biến và ý kiến

Tóm tắt các nội dung thảo luận và ý kiến phát biểu đối với từng vấn đề. Những ý kiến có ảnh hưởng đến kết quả biểu quyết cần được ghi nhận phù hợp.

Bước 6: Ghi nhận phương thức và kết quả biểu quyết

Với từng vấn đề, ghi rõ phương thức biểu quyết, số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành và không có ý kiến cùng tỷ lệ tương ứng.

Bước 7: Ghi các nội dung được thông qua

Sau khi kiểm phiếu, ghi rõ vấn đề được thông qua và tỷ lệ biểu quyết tương ứng. Nội dung này cần thống nhất với nghị quyết được ban hành.

Bước 8: Hoàn thiện và thông qua biên bản

Theo Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản họp phải được làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp.

Bạn có thể tải Biên bản họp đại hội đồng cổ đông với file Word và PDF tại Mẫu Biên Bản để chỉnh sửa và hoàn thiện hồ sơ. Nếu cuộc họp có nội dung phức tạp, bạn có thể lựa chọn thêm phương án tư vấn luật sư.

Những trường hợp cần đặc biệt lưu ý khi lập Biên bản họp đại hội đồng cổ đông

Ghi đúng diễn biến thực tế

Biên bản không nên chỉ sao chép chương trình hoặc nghị quyết. Cần ghi nhận tóm tắt diễn biến và ý kiến phát biểu đối với các vấn đề trong chương trình họp theo yêu cầu của pháp luật.

Kiểm tra danh sách cổ đông tham dự

Số cổ đông, số cổ phần và số phiếu biểu quyết phải thống nhất với danh sách đăng ký dự họp và tài liệu liên quan.

Đối chiếu kết quả biểu quyết

Kết quả biểu quyết trong biên bản cần khớp với phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu và nghị quyết được thông qua. Đặc biệt cần kiểm tra số phiếu tán thành, không tán thành, không có ý kiến và tỷ lệ tương ứng.

Không tự điều chỉnh số liệu sau cuộc họp

Các số liệu về cổ đông tham dự và kết quả biểu quyết cần dựa trên tài liệu thực tế. Nếu phát hiện sai sót, việc xử lý cần được thực hiện theo quy trình phù hợp thay vì tự ý sửa nội dung đã được thông qua.

Kiểm tra chữ ký

Chủ tọa và thư ký cần kiểm tra nội dung biên bản trước khi ký. Pháp luật quy định người ký biên bản phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội dung biên bản.

Thực hiện việc gửi và lưu giữ

Theo Điều 150, biên bản họp phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp; biên bản, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết và các tài liệu liên quan phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Trường hợp doanh nghiệp dự kiến tăng vốn thông qua việc phát hành thêm cổ phiếu, bạn có thể tham khảo mẫu biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về việc phát hành cổ phiếu mới để có thêm cơ sở chuẩn bị nội dung cuộc họp.

Checklist trước khi ký Biên bản họp đại hội đồng cổ đông

•  Đã kiểm tra tên công ty.
• Đã kiểm tra địa chỉ trụ sở chính.
• Đã kiểm tra mã số doanh nghiệp.
• Đã ghi đúng thời gian họp.
• Đã ghi đúng địa điểm họp.
• Đã đối chiếu chương trình họp.
• Đã kiểm tra họ tên chủ tọa.
• Đã kiểm tra họ tên thư ký.
• Đã đối chiếu danh sách cổ đông đăng ký dự họp.
• Đã kiểm tra số cổ đông tham dự.
• Đã kiểm tra tổng số phiếu biểu quyết.
• Đã ghi nhận các ý kiến phát biểu cần thiết.
• Đã ghi đúng phương thức biểu quyết.
• Đã kiểm tra số phiếu hợp lệ.
• Đã kiểm tra số phiếu không hợp lệ.
• Đã kiểm tra số phiếu tán thành.
• Đã kiểm tra số phiếu không tán thành.
• Đã kiểm tra số phiếu không có ý kiến.
• Đã tính và đối chiếu tỷ lệ biểu quyết.
• Đã ghi rõ các vấn đề được thông qua.
• Đã đối chiếu biên bản với biên bản kiểm phiếu.
• Đã đối chiếu với nghị quyết được thông qua.
• Đã hoàn thiện biên bản trước khi kết thúc cuộc họp.
• Đã kiểm tra chữ ký của chủ tọa và thư ký.

Sau khi tải Biên bản họp đại hội đồng cổ đông cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu có sẵn là khung tham khảo, vì vậy doanh nghiệp cần cập nhật toàn bộ thông tin theo cuộc họp thực tế, gồm:

• Tên và thông tin doanh nghiệp.
• Thời gian, địa điểm họp.
• Họ tên chủ tọa và thư ký.
• Chương trình và nội dung cuộc họp.
• Thành phần cổ đông và đại diện cổ đông tham dự.
• Số cổ phần và số phiếu biểu quyết.
• Nội dung thảo luận.
• Ý kiến phát biểu của cổ đông.
• Phương thức biểu quyết từng vấn đề.
• Số phiếu hợp lệ, không hợp lệ.
• Số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến.
• Tỷ lệ biểu quyết tương ứng.
• Các vấn đề được thông qua.
• Thông tin về nghị quyết được ban hành.
• Chữ ký của người có trách nhiệm.

Nếu doanh nghiệp có Điều lệ hoặc quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông quy định thêm nội dung, cần bổ sung tương ứng để hồ sơ phù hợp với thực tế quản trị của công ty.

Biên bản họp đại hội đồng cổ đông có những định dạng nào?

File Word

File Word phù hợp để chỉnh sửa thông tin doanh nghiệp, chương trình họp, thành phần tham dự, diễn biến, kết quả biểu quyết và nội dung được thông qua.

File PDF

File PDF thuận tiện để xem trước bố cục, đối chiếu nội dung và lưu trữ cùng bộ hồ sơ Đại hội đồng cổ đông. Người dùng có thể tham khảo bản PDF trước khi hoàn thiện bản Word.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản họp đại hội đồng cổ đông

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông có bắt buộc phải lập không?

Có. Theo Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020, cuộc họp Đại hội đồng cổ đông phải được ghi biên bản. Biên bản phải thể hiện các nội dung chủ yếu theo quy định của pháp luật.

Biên bản họp phải hoàn thành khi nào?

Biên bản phải được làm xong và thông qua trước khi kết thúc cuộc họp. Đây là điểm cần lưu ý khi tổ chức Đại hội đồng cổ đông.

Biên bản có cần ghi kết quả biểu quyết của từng vấn đề không?

Có. Biên bản phải ghi tổng số phiếu biểu quyết đối với từng vấn đề, phương thức biểu quyết, số phiếu hợp lệ, không hợp lệ, tán thành, không tán thành, không có ý kiến và tỷ lệ tương ứng; đồng thời ghi các vấn đề được thông qua và tỷ lệ biểu quyết tương ứng.

Có thể lập biên bản bằng tiếng nước ngoài không?

Biên bản phải được lập bằng tiếng Việt và có thể lập thêm bằng tiếng nước ngoài. Nếu có sự khác nhau về nội dung giữa hai bản, nội dung bằng tiếng Việt được áp dụng theo Điều 150.

Sau cuộc họp có phải gửi biên bản cho cổ đông không?

Theo Điều 150 Luật Doanh nghiệp 2020, biên bản họp phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc cuộc họp.

Biên bản có cần lưu cùng nghị quyết và danh sách cổ đông không?

Có. Biên bản họp, phụ lục danh sách cổ đông đăng ký dự họp, nghị quyết đã được thông qua và tài liệu liên quan gửi kèm thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Khi nào nên tham khảo ý kiến luật sư?

Có thể cân nhắc tư vấn khi cuộc họp có nội dung phức tạp như thay đổi Điều lệ, thay đổi cơ cấu quản trị, giao dịch quan trọng, phát sinh tranh chấp về quyền biểu quyết hoặc có ý kiến khác nhau về trình tự, thủ tục tổ chức Đại hội. Việc rà soát nên dựa trên Điều lệ công ty, hồ sơ triệu tập và tài liệu thực tế của cuộc họp.

Tải Biên bản họp đại hội đồng cổ đông

Biên bản họp đại hội đồng cổ đông giúp công ty ghi nhận có hệ thống diễn biến cuộc họp, ý kiến của cổ đông, thành phần tham dự, kết quả biểu quyết và các nội dung được Đại hội đồng cổ đông thông qua. Khi sử dụng, doanh nghiệp cần cập nhật số liệu và thông tin đúng với hồ sơ thực tế của cuộc họp.

Tải Biên bản họp đại hội đồng cổ đông tại Mẫu Biên Bản với file Word và PDF để thuận tiện chỉnh sửa, tham khảo và hoàn thiện hồ sơ. Với trường hợp phức tạp, bạn có thể lựa chọn thêm phương án tư vấn luật sư.

Kết luận

Biên bản họp đại hội đồng cổ đông là một bộ phận quan trọng trong hồ sơ tổ chức và ghi nhận kết quả cuộc họp của công ty cổ phần. Nội dung cần phản ánh trung thực diễn biến, ý kiến, thành phần tham dự và kết quả biểu quyết đối với từng vấn đề được đưa ra tại Đại hội.

Doanh nghiệp nên đối chiếu biên bản với danh sách cổ đông đăng ký dự họp, phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, nghị quyết và Điều lệ công ty trước khi hoàn thiện. Đồng thời, cần lưu ý các yêu cầu về thời điểm thông qua, gửi và lưu giữ biên bản theo quy định hiện hành. Luật Doanh nghiệp 2020 hiện đã được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15 có hiệu lực từ ngày 1/7/2025, vì vậy khi sử dụng mẫu cho hồ sơ thực tế cần kiểm tra quy định đang áp dụng tại thời điểm tổ chức cuộc họp.

Tác giả: Đội ngũ Mẫu Biên Bản

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo các mẫu biên bản khác như biên bản họp hội đồng quản trị, biên bản họp phụ huynh cuối năm và biên bản họp phụ huynh cuối học kỳ I trên trang web của chúng tôi.