Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông: Mẫu tham khảo, cách lập và lưu ý

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông được sử dụng để ghi nhận diễn biến và kết quả cuộc họp Đại hội đồng cổ đông của công ty cổ phần, trong đó thể hiện thông tin về thời gian, địa điểm, thành phần tham dự, chương trình họp, nội dung thảo luận, ý kiến của cổ đông và kết quả biểu quyết đối với từng vấn đề được đưa ra. 

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản họp Đại hội đồng cổ đông tham khảo đã điền nội dung minh họa, gồm thông tin doanh nghiệp, cổ đông tham dự, chương trình họp, các nội dung được biểu quyết và kết quả thông qua. Bạn có thể tham khảo thêm Mẫu Biên Bản để chỉnh sửa theo tình hình và hồ sơ thực tế của doanh nghiệp.

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông là gì?

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) là văn bản ghi lại toàn bộ diễn biến, ý kiến phát biểu và kết quả biểu quyết của cuộc họp ĐHĐCĐ – cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần. Đây là tài liệu pháp lý bắt buộc, dùng để chứng minh các nghị quyết được thông qua hợp pháp. Theo quy định hiện hành, mọi cuộc họp ĐHĐCĐ, bao gồm họp thường niên và họp bất thường, đều phải lập biên bản.

Vai trò và ý nghĩa pháp lý của biên bản họp ĐHĐCĐ

Biên bản họp ĐHĐCĐ là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định ý chí của cổ đông, đồng thời là cơ sở cho các thủ tục đăng ký thay đổi doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư. Nếu thiếu biên bản hoặc biên bản không hợp lệ, các quyết định về vốn điều lệ, nhân sự hoặc ngành nghề kinh doanh sẽ không có giá trị thực thi. Ngân hàng, cơ quan thuế và đối tác thường từ chối hồ sơ nếu thiếu văn bản này. Nhiều tranh chấp cổ đông xảy ra do biên bản ghi thiếu tỷ lệ biểu quyết hoặc không có chữ ký đầy đủ, dẫn đến nghị quyết bị tuyên vô hiệu.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản họp ĐHĐCĐ

Việc lập biên bản họp ĐHĐCĐ phải tuân theo Luật Doanh nghiệp hiện hành, Nghị định về đăng ký doanh nghiệp và các Thông tư hướng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Các văn bản này quy định chi tiết mẫu biên bản, nội dung bắt buộc và thể thức họp. Người soạn thảo cần cập nhật các quy định mới nhất để tránh sử dụng mẫu cũ, ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của biên bản.

Mẫu biên bản họp Đại hội đồng cổ đông tham khảo

Dưới đây là mẫu đã điền nội dung demo để người dùng có thể tham khảo và chỉnh sửa:

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MINH AN

Số: 03/2026/BB-ĐHĐCĐ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG

CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MINH AN

Hôm nay, vào lúc 08 giờ 30 phút, ngày 18 tháng 08 năm 2026, tại Hội trường tầng 5, số 86 phố Lê Đại Hành, phường Bạch Mai, thành phố Hà Nội, Công ty Cổ phần Thương mại Minh An tổ chức cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2026.

I. THÔNG TIN DOANH NGHIỆP

Tên doanh nghiệp: CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI MINH AN

Mã số doanh nghiệp: 0977 523 155

Trụ sở chính: Số 86 phố Lê Đại Hành, phường Bạch Mai, thành phố Hà Nội

Vốn điều lệ: 50.000.000.000 đồng

Tổng số cổ phần: 5.000.000 cổ phần

Tổng số cổ phần có quyền biểu quyết: 5.000.000 cổ phần.

II. THÀNH PHẦN THAM DỰ

1. Chủ tọa:
Ông Lê Hoàng Nam – Chủ tịch Hội đồng quản trị.

2. Thư ký:
Bà Phan Ngọc Diệp – Thư ký công ty.

3. Ban kiểm phiếu:

• Ông Trần Quốc Huy – Trưởng ban kiểm phiếu.
• Bà Nguyễn Khánh Linh – Thành viên.
• Ông Đỗ Minh Quân – Thành viên.

Tổng số cổ đông được triệu tập: 42 cổ đông.

Tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của các cổ đông tham dự và đại diện: 4.315.000 cổ phần, tương ứng 86,3% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết của công ty.

Căn cứ tỷ lệ cổ phần có quyền biểu quyết của cổ đông tham dự, Chủ tọa tuyên bố cuộc họp đủ điều kiện tiến hành theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

III. CHƯƠNG TRÌNH CUỘC HỌP

Đại hội đồng cổ đông xem xét và biểu quyết các nội dung:

1. Báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị năm 2025.
2. Báo cáo kết quả kinh doanh năm 2025.
3. Thông qua báo cáo tài chính năm 2025.
4. Phương án phân phối lợi nhuận năm 2025.
5. Kế hoạch kinh doanh năm 2026.
6. Lựa chọn đơn vị kiểm toán báo cáo tài chính năm 2026.
7. Một số nội dung khác thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông.

IV. DIỄN BIẾN VÀ NỘI DUNG CUỘC HỌP

1. Báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị

Ông Lê Hoàng Nam trình bày báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị trong năm 2025, trong đó nêu các hoạt động quản trị, định hướng kinh doanh và việc giám sát hoạt động điều hành của công ty.

Đại hội đồng cổ đông tiến hành thảo luận.

Cổ đông Nguyễn Thị Thanh Vân đề nghị Hội đồng quản trị làm rõ định hướng mở rộng thị trường miền Trung trong năm 2026.

Chủ tọa ghi nhận ý kiến và giải trình rằng công ty dự kiến triển khai kế hoạch mở rộng thị trường theo từng giai đoạn, ưu tiên các địa bàn có khả năng tăng trưởng doanh thu và kiểm soát được chi phí vận hành.

2. Thông qua báo cáo tài chính năm 2025

Đại hội đồng cổ đông xem xét báo cáo tài chính năm 2025 đã được kiểm toán.

Sau khi thảo luận, Đại hội tiến hành biểu quyết thông qua báo cáo tài chính năm 2025.

Kết quả:

• Tán thành: 4.205.000 cổ phần, tương ứng 97,45% số cổ phần có quyền biểu quyết của cổ đông tham dự.
• Không tán thành: 70.000 cổ phần, tương ứng 1,62%.
• Không có ý kiến: 40.000 cổ phần, tương ứng 0,93%.

Đại hội đồng cổ đông thông qua báo cáo tài chính năm 2025 theo kết quả biểu quyết nêu trên.

3. Phương án phân phối lợi nhuận năm 2025

Đại hội xem xét phương án phân phối lợi nhuận sau thuế năm 2025 theo tờ trình của Hội đồng quản trị.

Sau khi thảo luận, Đại hội tiến hành biểu quyết.

Kết quả:

• Tán thành: 4.128.000 cổ phần, tương ứng 95,67%.
• Không tán thành: 92.000 cổ phần, tương ứng 2,13%.
• Không có ý kiến: 95.000 cổ phần, tương ứng 2,20%.

Đại hội đồng cổ đông thông qua phương án phân phối lợi nhuận theo nội dung tờ trình.

4. Kế hoạch kinh doanh năm 2026

Đại hội xem xét kế hoạch doanh thu, lợi nhuận và các chỉ tiêu kinh doanh năm 2026 do Hội đồng quản trị trình.

Sau khi trao đổi, Đại hội thống nhất thông qua kế hoạch kinh doanh năm 2026.

Kết quả biểu quyết:

• Tán thành: 4.172.000 cổ phần, tương ứng 96,69%.
• Không tán thành: 81.000 cổ phần, tương ứng 1,88%.
• Không có ý kiến: 62.000 cổ phần, tương ứng 1,43%.

5. Lựa chọn đơn vị kiểm toán

Đại hội thống nhất giao Hội đồng quản trị lựa chọn đơn vị kiểm toán báo cáo tài chính năm 2026 trong danh sách các đơn vị đáp ứng điều kiện theo quy định và phù hợp với hoạt động của công ty.

Kết quả biểu quyết:

• Tán thành: 4.090.000 cổ phần, tương ứng 94,79%.
• Không tán thành: 105.000 cổ phần, tương ứng 2,43%.
• Không có ý kiến: 120.000 cổ phần, tương ứng 2,78%.

V. KẾT QUẢ THÔNG QUA CÁC NỘI DUNG

Đại hội đồng cổ đông thống nhất thông qua các nội dung đã được trình bày và biểu quyết tại cuộc họp, bao gồm:

1. Báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị năm 2025.
2. Báo cáo tài chính năm 2025.
3. Phương án phân phối lợi nhuận năm 2025.
4. Kế hoạch kinh doanh năm 2026.
5. Phương án lựa chọn đơn vị kiểm toán báo cáo tài chính năm 2026.

Các nội dung được thông qua theo kết quả biểu quyết được ghi nhận tại biên bản và nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.

VI. KẾT THÚC CUỘC HỌP

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông kết thúc vào lúc 12 giờ 15 phút cùng ngày.

Biên bản đã được Thư ký đọc trước Đại hội đồng cổ đông. Các cổ đông tham dự không có ý kiến bổ sung về nội dung biên bản.

Biên bản được lập bằng tiếng Việt, gồm 08 trang, được lập thành 02 bản có giá trị như nhau và được lưu giữ theo quy định của công ty.

THƯ KÝ CUỘC HỌP
(Ký, ghi rõ họ tên)

Phan Ngọc Diệp

CHỦ TỌA CUỘC HỌP
(Ký, ghi rõ họ tên)

Lê Hoàng Nam

Các trường hợp phải lập biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

Đại hội đồng cổ đông thường niên

ĐHĐCĐ thường niên phải họp tối thiểu mỗi năm một lần trong thời hạn 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Biên bản cần ghi nhận các nội dung như thông qua báo cáo tài chính, kế hoạch kinh doanh, bầu hoặc bãi miễn thành viên HĐQT và Ban kiểm soát. Đây là cuộc họp quan trọng nhất trong năm, do đó biên bản phải đặc biệt đầy đủ và chính xác.

Đại hội đồng cổ đông bất thường

ĐHĐCĐ bất thường được triệu tập khi có yêu cầu của HĐQT, Ban kiểm soát hoặc cổ đông sở hữu trên 10% cổ phần phổ thông. Lý do bất thường có thể là thay đổi vốn điều lệ, tái cơ cấu tổ chức hoặc giải thể công ty. Biên bản phải ghi rõ lý do triệu tập và các quyết định đặc biệt được đưa ra.

Các nội dung bắt buộc phải có trong biên bản họp ĐHĐCĐ

Theo quy định, biên bản họp ĐHĐCĐ phải bao gồm đầy đủ các nội dung chính:

Tên, địa chỉ trụ sở chính và mã số doanh nghiệp

Phần này yêu cầu ghi chính xác thông tin doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Sai sót phổ biến là ghi thiếu mã số doanh nghiệp hoặc địa chỉ không khớp, khiến hồ sơ bị trả lại.

Thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp

Biên bản cần ghi rõ ngày giờ bắt đầu, kết thúc và địa điểm họp. Nếu họp trực tuyến, phải nêu rõ nền tảng sử dụng. Điều này giúp xác định tính liên tục và hợp lệ của cuộc họp.

Chương trình và nội dung họp

Nội dung thảo luận phải được ghi trung thực, bao gồm các ý kiến phát biểu khác nhau và kết quả kiểm phiếu. Việc ghi thiếu ý kiến của cổ đông có thể khiến biên bản bị coi là không khách quan.

Thành phần tham dự, chủ tọa và thư ký

Cần xác định rõ chủ tọa, thư ký và danh sách cổ đông dự họp kèm tỷ lệ sở hữu. Nếu có ủy quyền, phải có giấy ủy quyền hợp lệ. Đây là yếu tố quyết định điều kiện tiến hành họp.

Tỷ lệ biểu quyết thông qua các nội dung

Biên bản phải ghi rõ tỷ lệ cổ phần có quyền biểu quyết tham dự họp và tỷ lệ tán thành cho từng nội dung. Thông thường, nội dung thông thường cần ít nhất 51%, nội dung đặc biệt cần 65% cổ phần dự họp đồng ý.

Hướng dẫn cách viết biên bản họp ĐHĐCĐ chuẩn theo quy định

Để soạn thảo biên bản hợp lệ, bạn cần thực hiện các bước sau:

1. Kiểm tra điều kiện tiến hành họp (tỷ lệ cổ phần dự họp tối thiểu).
2. Xác định loại hình cuộc họp (thường niên hay bất thường).
3. Sử dụng mẫu biên bản mới nhất theo quy định.
4. Ghi đầy đủ nội dung, ý kiến và kết quả biểu quyết.
5. Ký từng trang, đóng dấu giáp lai nếu có.
6. Gửi biên bản cho cổ đông trong vòng 15 ngày sau khi họp.

Tải mẫu biên bản họp Đại hội đồng cổ đông mới nhất

Hiện nay, các mẫu biên bản thường được dùng gồm:

• Mẫu biên bản họp ĐHĐCĐ thường niên.
• Mẫu biên bản họp ĐHĐCĐ thành lập công ty.
• Mẫu biên bản họp ĐHĐCĐ thay đổi ngành nghề kinh doanh.
• Mẫu biên bản họp ĐHĐCĐ thay đổi vốn điều lệ.
• Mẫu nghị quyết kèm theo biên bản.

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo các mẫu biên bản khác như biên bản họp hội đồng quản trị, biên bản họp phụ huynh cuối năm và biên bản họp phụ huynh cuối học kỳ I trên trang web của chúng tôi.

Những lưu ý quan trọng khi soạn thảo biên bản họp ĐHĐCĐ

Thời hạn gửi biên bản đến cổ đông

Luật quy định trong vòng 15 ngày kể từ khi kết thúc cuộc họp, biên bản và nghị quyết phải được gửi đến tất cả cổ đông. Chậm trễ có thể bị xem là vi phạm quyền tiếp cận thông tin.

Quy định về số bản lập, lưu trữ hồ sơ

Biên bản nên được lập ít nhất hai bản, một bản lưu tại công ty và một bản nộp cơ quan đăng ký kinh doanh khi cần điều chỉnh. Việc lưu trữ cẩn thận giúp doanh nghiệp xử lý nhanh khi có thanh tra.

Các lỗi thường gặp khiến biên bản bị vô hiệu

Một số lỗi phổ biến bao gồm: thiếu tỷ lệ biểu quyết, chữ ký không đúng thẩm quyền, nội dung vượt chương trình họp hoặc không ghi ý kiến phát biểu. Những lỗi này khiến biên bản mất giá trị pháp lý, gây thiệt hại cho công ty.

Câu hỏi thường gặp về biên bản họp Đại hội đồng cổ đông

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận diễn biến cuộc họp, nội dung thảo luận, ý kiến của cổ đông và kết quả biểu quyết đối với các vấn đề được đưa ra tại Đại hội.

Có bắt buộc phải ghi tỷ lệ cổ phần của cổ đông tham dự không?

Cần ghi nhận thông tin về số lượng cổ đông tham dự và số cổ phần có quyền biểu quyết theo nội dung mà pháp luật yêu cầu đối với biên bản, qua đó xác định cơ sở tiến hành cuộc họp và kết quả biểu quyết.

Nếu cổ đông có ý kiến phản đối thì có cần ghi vào biên bản không?

Nên ghi nhận ý kiến phản đối hoặc ý kiến khác biệt có liên quan đến nội dung được thảo luận, đặc biệt khi cổ đông yêu cầu ghi nhận ý kiến của mình.

Biên bản có cần ghi thời gian kết thúc cuộc họp không?

Có. Thời gian bắt đầu và kết thúc cuộc họp là những thông tin cần được thể hiện trong biên bản.

Có thể lập biên bản họp Đại hội đồng cổ đông bằng hình thức điện tử không?

Pháp luật doanh nghiệp cho phép biên bản được ghi và lưu giữ bằng phương tiện điện tử theo quy định. Doanh nghiệp cần bảo đảm hình thức lưu giữ đáp ứng yêu cầu về tính chính xác và khả năng kiểm tra, đối chiếu.

Biên bản họp Đại hội đồng cổ đông có cần kèm danh sách cổ đông tham dự không?

Tùy cách tổ chức và hồ sơ của doanh nghiệp. Trong thực tế, danh sách cổ đông tham dự và tài liệu xác nhận quyền tham dự thường được lưu cùng hồ sơ cuộc họp để thuận tiện đối chiếu.

Có thể sử dụng mẫu này cho Đại hội đồng cổ đông bất thường không?

Có thể tham khảo bố cục, nhưng cần điều chỉnh chương trình, lý do triệu tập, nội dung được đưa ra xem xét và các tài liệu liên quan cho phù hợp với cuộc họp bất thường.

Có thể tải mẫu biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về chỉnh sửa không?

Có thể sử dụng nội dung mẫu để tham khảo và xây dựng biên bản phù hợp với doanh nghiệp. Cần thay toàn bộ thông tin demo, số liệu cổ phần, kết quả biểu quyết và nội dung nghị sự bằng dữ liệu thực tế trước khi ký.

Kết luận

Biên bản họp ĐHĐCĐ là tài liệu không thể thiếu trong quản trị công ty cổ phần. Việc soạn thảo đúng mẫu, đầy đủ nội dung không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn bảo vệ quyền lợi cổ đông, hạn chế tranh chấp. Để tải các mẫu biên bản họp ĐHĐCĐ và nhiều biểu mẫu khác, hãy truy cập Mẫu Biên Bản và khám phá thêm các loại biên bản hữu ích như biên bản họp hội đồng quản trị, biên bản họp phụ huynh cuối năm và biên bản họp phụ huynh cuối học kỳ I. Chúng tôi hy vọng bài viết mang lại giá trị thiết thực cho bạn.