Biên bản họp Hội đồng quản trị: Mẫu tham khảo, nội dung và cách lập

Biên bản họp Hội đồng quản trị là tài liệu ghi nhận diễn biến, nội dung thảo luận, ý kiến của thành viên và kết quả biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng quản trị. Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị tham khảo đã điền nội dung minh họa, giúp doanh nghiệp thuận tiện xác định thành phần dự họp, nội dung cần ghi nhận, kết quả biểu quyết và các vấn đề được thông qua. Bạn có thể tham khảo thêm các biểu mẫu liên quan tại Mẫu Biên Bản.

Biên bản họp Hội đồng quản trị là gì?

Biên bản họp Hội đồng quản trị là văn bản ghi nhận các nội dung được đưa ra xem xét, thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng quản trị của công ty cổ phần.

Khác với biên bản họp nội bộ thông thường, biên bản họp Hội đồng quản trị gắn với hoạt động của một cơ quan quản trị doanh nghiệp và có những yêu cầu riêng về nội dung, thành phần, trình tự cũng như việc lưu giữ.

Theo Luật Doanh nghiệp, nội dung thảo luận, ý kiến phát biểu, kết quả biểu quyết, các quyết định được thông qua và kết luận tại cuộc họp Hội đồng quản trị phải được ghi thành biên bản. Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Doanh nghiệp có hiệu lực từ ngày 01/07/2025 tiếp tục là căn cứ cần được đối chiếu khi xây dựng hồ sơ quản trị doanh nghiệp.

Mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị chuẩn pháp lý mới nhất

Tải mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị Word/PDF

Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo đúng quy định, bạn có thể tải về các mẫu biên bản họp HĐQT được biên soạn sẵn trên website Mẫu Biên Bản. Các mẫu này được trình bày dưới dạng Word/PDF, dễ dàng chỉnh sửa và in ấn. Bạn chỉ cần điền thông tin cụ thể của doanh nghiệp vào các trường trống là có thể sử dụng ngay.

Các loại biên bản họp HĐQT phổ biến hiện nay

Tùy theo mục đích và nội dung cuộc họp, biên bản họp HĐQT được chia thành nhiều loại khác nhau, bao gồm:

• Biên bản họp HĐQT định kỳ: tổ chức theo quy định trong Điều lệ công ty.
• Biên bản họp HĐQT bất thường: tổ chức khi có yêu cầu của thành viên HĐQT hoặc các trường hợp khẩn cấp.
• Biên bản họp HĐQT bầu Chủ tịch: dùng để ghi nhận kết quả bầu chức danh Chủ tịch HĐQT.
• Biên bản họp HĐQT thông qua nghị quyết: ghi nhận các quyết định quan trọng như tăng vốn, thay đổi nhân sự, phê duyệt báo cáo tài chính...

Hội đồng quản trị là gì? Vai trò và thẩm quyền của HĐQT

Hội đồng quản trị là cơ quan quản trị cao nhất của công ty cổ phần, do Đại hội đồng cổ đông bầu ra. HĐQT có thẩm quyền nhân danh công ty quyết định các vấn đề liên quan đến mục tiêu, chiến lược phát triển, kế hoạch kinh doanh và nhân sự chủ chốt. Vai trò của HĐQT rất quan trọng trong việc định hướng hoạt động, giám sát và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cổ đông.

Khi nào cần lập biên bản họp Hội đồng quản trị?

Theo Luật Doanh nghiệp, mọi cuộc họp HĐQT đều phải lập biên bản. Biên bản giúp ghi nhận quá trình thảo luận, biểu quyết và các quyết định được thông qua. Cụ thể, biên bản cần được lập trong các trường hợp:

• Họp HĐQT định kỳ, bất thường.
• Họp bầu Chủ tịch, phó Chủ tịch hoặc thay đổi nhân sự.
• Họp thông qua các nghị quyết quan trọng.
• Họp giải quyết các vấn đề tranh chấp nội bộ.

Mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị tham khảo

Dưới đây là mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị đã điền nội dung demo. Thông tin doanh nghiệp, thành viên, số liệu và nội dung biểu quyết được xây dựng để minh họa cách trình bày.

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MINH AN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Số: 05/BB-HĐQT/MA

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại trụ sở Công ty Cổ phần Đầu tư Minh An, Hội đồng quản trị Công ty tổ chức cuộc họp để xem xét kế hoạch đầu tư và phương án kinh doanh của Công ty.

1. Thành phần tham dự

Chủ trì cuộc họp: Bà Nguyễn Mai Phương – Chủ tịch Hội đồng quản trị.

Thư ký cuộc họp: Ông Trần Đức Khải – Thư ký Hội đồng quản trị.

Các thành viên Hội đồng quản trị tham dự:

1. Bà Nguyễn Mai Phương – Chủ tịch Hội đồng quản trị;
2. Ông Phạm Quốc Bảo – Thành viên Hội đồng quản trị;
3. Bà Hoàng Thu Trang – Thành viên Hội đồng quản trị;
4. Ông Đặng Minh Hoàng – Thành viên Hội đồng quản trị;
5. Bà Vũ Ngọc Lan – Thành viên Hội đồng quản trị.

Người được mời tham dự:

• Ông Lê Thành Vinh – Tổng Giám đốc;
• Bà Phan Thùy Chi – Kế toán trưởng;
• Ông Nguyễn Hữu Thành – Trưởng phòng Đầu tư.

Tổng số thành viên Hội đồng quản trị: 05 thành viên.

Số thành viên tham dự: 05 thành viên.

Số thành viên vắng mặt: 0 thành viên.

Cuộc họp đủ điều kiện tiến hành theo quy định áp dụng và Điều lệ Công ty.

2. Chương trình cuộc họp

Hội đồng quản trị xem xét và thảo luận các nội dung:

1. Báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh;
2. Đánh giá tiến độ dự án Trung tâm Logistics Minh An;
3. Xem xét phương án đầu tư bổ sung cho dự án;
4. Xem xét kế hoạch kinh doanh quý tiếp theo;
5. Biểu quyết thông qua các nội dung thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị.

Các thành viên tham dự thống nhất chương trình họp.

3. Báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh

Ông Lê Thành Vinh – Tổng Giám đốc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.

Theo báo cáo, doanh thu trong kỳ đạt 68.450.000.000 đồng, tăng so với kỳ trước. Một số nhóm sản phẩm chủ lực duy trì mức tăng trưởng ổn định, trong khi chi phí vận hành có xu hướng tăng do mở rộng hệ thống kho.

Tổng Giám đốc đề xuất tiếp tục kiểm soát chi phí vận hành, đồng thời tập trung nguồn lực cho các dự án có khả năng tạo doanh thu trong thời gian ngắn.

Các thành viên Hội đồng quản trị trao đổi về khả năng cân đối nguồn vốn và tiến độ thực hiện kế hoạch.

4. Báo cáo tiến độ dự án Trung tâm Logistics Minh An

Ông Nguyễn Hữu Thành trình bày tiến độ dự án Trung tâm Logistics Minh An.

Theo báo cáo, dự án đã hoàn thành khoảng 72% khối lượng công việc theo kế hoạch. Một số hạng mục cần điều chỉnh tiến độ do thay đổi phương án thiết kế hệ thống kho.

Hội đồng quản trị yêu cầu Ban Điều hành rà soát lại kế hoạch tiến độ, chi phí và phương án nghiệm thu từng hạng mục.

5. Phương án đầu tư bổ sung

Ban Điều hành đề xuất bổ sung ngân sách 12.800.000.000 đồng để hoàn thiện hệ thống kho tự động và nâng cấp phần mềm quản lý hàng hóa.

Bà Hoàng Thu Trang đề nghị làm rõ hiệu quả đầu tư và thời gian dự kiến thu hồi vốn.

Ông Phạm Quốc Bảo đề nghị việc giải ngân được chia thành các giai đoạn, gắn với tiến độ nghiệm thu từng hạng mục.

Sau khi thảo luận, các thành viên thống nhất về nguyên tắc đầu tư bổ sung nhưng yêu cầu Ban Điều hành hoàn thiện kế hoạch giải ngân và báo cáo Hội đồng quản trị trước khi thực hiện từng đợt.

6. Ý kiến của các thành viên Hội đồng quản trị

Bà Nguyễn Mai Phương đề nghị ưu tiên kiểm soát tiến độ dự án và không để phát sinh chi phí ngoài kế hoạch nếu chưa được phê duyệt.

Ông Đặng Minh Hoàng đề nghị tăng cường kiểm tra các hợp đồng cung cấp thiết bị và điều khoản liên quan đến tiến độ bàn giao.

Bà Vũ Ngọc Lan đề nghị bổ sung chỉ tiêu đánh giá hiệu quả đầu tư vào báo cáo định kỳ của Ban Điều hành.

Các ý kiến được thư ký ghi nhận đầy đủ vào biên bản.

7. Nội dung biểu quyết

Hội đồng quản trị tiến hành biểu quyết đối với phương án đầu tư bổ sung cho dự án Trung tâm Logistics Minh An.

Nội dung biểu quyết: Thống nhất chủ trương đầu tư bổ sung tối đa 12.800.000.000 đồng, giao Tổng Giám đốc hoàn thiện kế hoạch chi tiết và tổ chức triển khai theo phạm vi được phê duyệt.

Kết quả biểu quyết:

• Số phiếu tán thành: 05/05 phiếu;
• Số phiếu không tán thành: 0 phiếu;
• Số phiếu không có ý kiến: 0 phiếu.

Hội đồng quản trị thống nhất thông qua nội dung trên.

8. Kết luận của Hội đồng quản trị

Sau khi thảo luận, Hội đồng quản trị thống nhất:

1. Thông qua chủ trương đầu tư bổ sung tối đa 12.800.000.000 đồng cho dự án Trung tâm Logistics Minh An;
2. Giao Tổng Giám đốc hoàn thiện kế hoạch giải ngân và tiến độ triển khai;
3. Yêu cầu Phòng Đầu tư cập nhật tình hình thực hiện dự án định kỳ;
4. Yêu cầu Phòng Tài chính - Kế toán kiểm soát dòng tiền và chi phí đầu tư;
5. Ban Điều hành báo cáo Hội đồng quản trị khi phát sinh vấn đề ảnh hưởng đáng kể đến tiến độ hoặc ngân sách dự án.

9. Kết thúc cuộc họp

Cuộc họp kết thúc vào lúc ... giờ ... cùng ngày.

Các thành viên tham dự đã nghe thư ký đọc lại nội dung biên bản và thống nhất với nội dung được ghi nhận.

Biên bản được lập thành ... bản, được lưu giữ tại Công ty theo quy định.

CHỦ TỌA CUỘC HỌP
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Mai Phương

THƯ KÝ CUỘC HỌP
(Ký, ghi rõ họ tên)

Trần Đức Khải

Nội dung bắt buộc phải có trong biên bản họp HĐQT theo Luật Doanh nghiệp

Thông tin cơ bản về cuộc họp HĐQT

Biên bản phải ghi rõ tên công ty, địa điểm, thời gian bắt đầu và kết thúc họp. Đồng thời, cần nêu rõ số lượng thành viên HĐQT, danh sách thành viên tham dự và vắng mặt, lý do vắng mặt (nếu có).

Thành phần tham dự và điều kiện cuộc họp hợp lệ

Cuộc họp HĐQT chỉ được tiến hành khi có đủ số thành viên tham dự theo quy định tại Điều lệ công ty (thường là trên 50% hoặc 2/3). Biên bản cần ghi nhận việc kiểm tra điều kiện hợp lệ trước khi khai mạc.

Diễn biến cuộc họp và kết quả biểu quyết

Phần này phải mô tả chi tiết quá trình thảo luận, ý kiến phát biểu của từng thành viên. Kết quả biểu quyết phải được ghi rõ số phiếu tán thành, không tán thành và ý kiến khác, kèm theo chữ ký của người ghi phiếu.

Chữ ký của chủ tọa, thư ký và các thành viên tham dự

Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của Chủ tọa, Thư ký và các thành viên dự họp. Chữ ký thể hiện sự xác nhận của các bên tham gia, giúp biên bản có giá trị pháp lý.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản họp HĐQT chi tiết từng bước

Bước 1: Chuẩn bị nội dung và giấy tờ trước cuộc họp

Trước khi họp, bạn cần chuẩn bị các tài liệu như chương trình họp, báo cáo, dự thảo nghị quyết, căn cứ pháp lý. Việc chuẩn bị kỹ giúp cuộc họp diễn ra thuận lợi và biên bản đầy đủ thông tin.

Bước 2: Ghi chép nội dung cuộc họp đúng quy định

Thư ký có trách nhiệm ghi chép trung thực, đầy đủ ý kiến của các thành viên. Cần ghi rõ ai phát biểu, nội dung, kết luận và kết quả biểu quyết. Tránh ghi thiếu hoặc sai lệch thông tin.

Bước 3: Hoàn thiện, thông qua và lưu trữ biên bản

Sau khi kết thúc, biên bản cần được đọc lại cho toàn thể thành viên nghe, sửa chữa sai sót (nếu có). Biên bản được thông qua và ký tên. Bản chính cần được lưu trữ tại trụ sở công ty, có thể làm thêm bản sao gửi cho các thành viên.

Mẫu biên bản họp HĐQT bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị

Mẫu biên bản này dùng để ghi nhận việc HĐQT tiến hành bầu Chủ tịch theo đúng Điều lệ. Nội dung gồm: thông tin cuộc họp, người ứng cử, kết quả kiểm phiếu, số phiếu trúng cử, biểu quyết và các ý kiến khác. Cuối biên bản là chữ ký của các thành viên dự họp.

Mẫu biên bản họp HĐQT kèm nghị quyết thông qua quyết định

Đối với các quyết định quan trọng như bổ nhiệm Tổng giám đốc, tăng vốn điều lệ... HĐQT thường ra nghị quyết và lập biên bản kèm theo. Biên bản cần trích dẫn đầy đủ nội dung nghị quyết, kết quả biểu quyết và chữ ký của các thành viên có thẩm quyền.

Lưu ý quan trọng khi lập biên bản họp HĐQT để đảm bảo giá trị pháp lý

• Biên bản phải được lập ngay trong thời gian họp hoặc ngay sau khi kết thúc cuộc họp.
• Số lượng thành viên tham dự phải đảm bảo điều kiện theo luật định.
• Nội dung ghi chép phải khách quan, trung thực, không thêm bớt.
• Chữ ký và họ tên của tất cả người tham dự phải đầy đủ.
• Nếu có bất đồng, cần ghi rõ ý kiến của từng thành viên vào biên bản để tránh khiếu nại sau này.

Câu hỏi thường gặp về biên bản họp Hội đồng quản trị

Biên bản họp Hội đồng quản trị dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận thành phần tham dự, chương trình, nội dung thảo luận, ý kiến của thành viên, kết quả biểu quyết và kết luận của Hội đồng quản trị.

Biên bản có cần ghi toàn bộ nội dung phát biểu không?

Không nhất thiết phải ghi nguyên văn toàn bộ cuộc trao đổi. Tuy nhiên, các ý kiến quan trọng liên quan đến nội dung được quyết định nên được ghi nhận đầy đủ, chính xác.

Có cần ghi số phiếu biểu quyết vào biên bản không?

Nên ghi rõ kết quả biểu quyết đối với từng vấn đề được đưa ra biểu quyết. Đây là thông tin quan trọng để thể hiện kết quả của cuộc họp.

Nếu thành viên Hội đồng quản trị không đồng ý với quyết định thì ghi thế nào?

Biên bản nên ghi nhận kết quả biểu quyết và ý kiến của thành viên theo đúng diễn biến thực tế, đặc biệt nếu thành viên yêu cầu bảo lưu ý kiến.

Người được mời tham dự có được biểu quyết không?

Quyền biểu quyết thuộc về chủ thể có quyền biểu quyết theo quy định áp dụng. Người được mời tham dự để cung cấp thông tin hoặc giải trình không mặc nhiên có quyền biểu quyết như thành viên Hội đồng quản trị.

Có thể lập biên bản họp Hội đồng quản trị bằng Word không?

Có. Doanh nghiệp có thể sử dụng mẫu biên bản Word để xây dựng và chỉnh sửa nội dung. Tuy nhiên, việc sử dụng file Word không làm thay đổi các yêu cầu về nội dung, ký xác nhận và lưu giữ biên bản.

Mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị trên Mẫu Biên Bản có phải mẫu bắt buộc không?

Không. Đây là mẫu biên bản tham khảo được xây dựng nhằm hỗ trợ người dùng hình dung cấu trúc và nội dung cơ bản. Website không cung cấp hoặc đại diện cho mẫu ban hành chính thức của cơ quan nhà nước. Người sử dụng có trách nhiệm rà soát và điều chỉnh nội dung cho trường hợp cụ thể.

Có thể chỉnh sửa mẫu biên bản họp Hội đồng quản trị không?

Có. Có thể điều chỉnh thông tin doanh nghiệp, thành phần tham dự, chương trình họp, nội dung thảo luận, phương án biểu quyết và kết luận. Tuy nhiên, không nên loại bỏ những nội dung bắt buộc đối với biên bản họp Hội đồng quản trị.

Làm sao để tải mẫu biên bản họp HĐQT?

Bạn có thể truy cập website Mẫu Biên Bản và tìm trong mục biên bản họp HĐQT để tải về. Ngoài ra, trang web còn cung cấp nhiều mẫu biên bản khác như biên bản họp phụ huynh cuối học kỳ I, biên bản họp phụ huynh cuối năm tiểu học, biên bản họp xét bầu cử bổ sung trưởng thôn – tất cả đều được biên soạn theo đúng quy định hiện hành.

Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích về cách lập biên bản họp HĐQT. Để tải các mẫu biên bản đầy đủ và chất lượng, bạn hãy truy cập Mẫu Biên Bản ngay hôm nay. Đội ngũ của chúng tôi luôn cập nhật mẫu mới nhất, giúp bạn tiết kiệm thời gian và an tâm về mặt pháp lý.