Biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78 là cách gọi thường dùng để chỉ văn bản ghi nhận việc các bên xác nhận sai sót trên hóa đơn và phối hợp xử lý theo quy định về hóa đơn, chứng từ. Văn bản có thể được sử dụng trong hồ sơ khi phù hợp với trường hợp thực tế, nhưng không phải mọi hóa đơn sai sót đều bắt buộc lập biên bản.

Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn, chứng từ theo Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Tại Mẫu Biên Bản, bạn có thể lựa chọn mẫu soạn sẵn để thuận tiện trình bày thông tin hóa đơn, ghi nhận nội dung sai sót và hoàn thiện hồ sơ theo quy định áp dụng.

Tải Mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78 để có sẵn bố cục ghi nhận thông tin hóa đơn, sai sót và nội dung xác nhận giữa các bên. Mẫu giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo, thuận tiện đối chiếu hồ sơ và chuẩn bị các bước xử lý tiếp theo.

Thông tin nhanh về Biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78

• Tên văn bản: Biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78.
• Mục đích: Ghi nhận sai sót trên hóa đơn, thông tin được xác minh và nội dung phối hợp xử lý khi cần.
• Đối tượng sử dụng: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, kế toán, người bán, người mua và các bên liên quan đến hóa đơn.
• Nơi tiếp nhận: Bộ phận kế toán, bộ phận phụ trách hóa đơn hoặc đơn vị tiếp nhận hồ sơ theo thủ tục thực tế.
• Tài liệu nên chuẩn bị: Hóa đơn có sai sót, hợp đồng, chứng từ giao dịch, thông tin đăng ký thuế và tài liệu liên quan nếu có.
• Định dạng file: Kiểm tra định dạng thực tế được cung cấp tại trang tải mẫu trước khi tải xuống.

Vì sao nên tải mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78 tại Mẫu Biên Bản?

Có sẵn bố cục, thuận tiện sử dụng ngay

Khi phát hiện hóa đơn có sai sót, người lập thường cần ghi nhận thông tin các bên, số hóa đơn, ngày lập, nội dung sai và thông tin được xác minh. Nếu tự xây dựng văn bản từ đầu, việc sắp xếp các mục có thể mất thời gian hoặc thiếu dữ liệu cần đối chiếu.

Mẫu soạn sẵn giúp người dùng xác định các phần cần điền và trình bày nội dung theo trình tự dễ kiểm tra. Nhờ đó, bố cục văn bản rõ ràng, thuận tiện rà soát và lưu hồ sơ liên quan.

Tiết kiệm thời gian và công sức soạn thảo

Bộ phận kế toán thường phải xử lý nhiều công việc như kiểm tra hóa đơn đầu vào, lập hóa đơn đầu ra, đối chiếu chứng từ và phối hợp với đối tác. Một mẫu biên bản có bố cục sẵn giúp giảm thời gian định dạng và chuẩn bị nội dung cơ bản.

Người dùng có thể cập nhật dữ liệu thực tế, điều chỉnh các mục cần thiết và kiểm tra lại trước khi sử dụng. Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian, giảm công sức soạn thảo và hỗ trợ thống nhất cách trình bày hồ sơ giữa các bộ phận.

Giá trị thiết thực so với chi phí mua mẫu

Một văn bản được trình bày có hệ thống giúp các bên dễ nhận diện hóa đơn, xác định nội dung sai sót và theo dõi thông tin đã được đối chiếu. Điều này hữu ích khi doanh nghiệp cần xử lý nhiều hóa đơn hoặc lưu hồ sơ phục vụ kiểm tra nội bộ.

Các mẫu tại Mẫu Biên Bản được đội ngũ luật sư soạn thảo và rà soát. Đây là nguồn hỗ trợ để người dùng trình bày văn bản rõ ràng hơn, nhưng không có nghĩa mẫu tự động phù hợp với mọi tình huống hoặc bảo đảm đáp ứng toàn bộ yêu cầu pháp luật.

Chủ động chỉnh sửa và lựa chọn tư vấn khi cần

Người dùng có thể cập nhật thông tin người bán, người mua, số hóa đơn, nội dung sai sót và phương án phối hợp theo hồ sơ thực tế. Trước khi sử dụng, cần kiểm tra xem văn bản có phù hợp với tình huống và thủ tục xử lý hóa đơn đang áp dụng hay không.

Với trường hợp có nhiều hóa đơn sai, hóa đơn đã kê khai thuế hoặc chưa xác định được cách xử lý, người dùng có thể cân nhắc gói tư vấn khi cần. Việc trao đổi trước khi thực hiện giúp làm rõ hồ sơ cần chuẩn bị và phương án phù hợp với tình huống cụ thể.

Khi khách hàng hoàn trả hàng hóa do phát hiện lỗi sau khi nhận hàng, Biên bản điều chỉnh hóa đơn trả lại hàng lỗi từ khách hàng là tài liệu tham khảo giúp ghi nhận số lượng hàng trả, giá trị liên quan và thông tin cần xử lý trên hóa đơn.

Khi nào nên sử dụng Biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78?

Biên bản có thể được sử dụng để ghi nhận sai sót và nội dung trao đổi giữa người bán với người mua khi cần xác nhận thông tin hoặc lưu lại quá trình phối hợp. Tuy nhiên, việc có cần lập biên bản hay không phụ thuộc vào loại hóa đơn, nội dung sai sót và quy định áp dụng tại thời điểm xử lý.

Một số tình huống thường gặp gồm:

• Sai thông tin người mua: Tên công ty, địa chỉ hoặc mã số thuế trên hóa đơn không khớp với hồ sơ cần đối chiếu.
• Sai thông tin người bán: Thông tin chủ thể phát hành hóa đơn cần được xác minh lại.
• Sai tên hàng hóa hoặc dịch vụ: Nội dung trên hóa đơn không phù hợp với hồ sơ giao dịch.
• Sai số tiền hoặc thuế suất: Giá trị, tiền thuế hoặc các chỉ tiêu liên quan cần được kiểm tra và xử lý.
• Sai sót được phát hiện sau khi gửi hóa đơn: Các bên cần xác định tình trạng hóa đơn và phương án xử lý theo quy định.
• Cần lưu hồ sơ nội bộ: Doanh nghiệp muốn ghi nhận quá trình kiểm tra, trao đổi và phối hợp giải quyết sai sót.
• Hóa đơn được lập theo quy định cũ: Các bên phát hiện hóa đơn lập theo chế độ trước đây có sai sót và cần xác định cách xử lý chuyển tiếp.

Trong trường hợp phát hiện đơn giá chưa chính xác khi luân chuyển hàng hóa giữa các kho, Biên bản điều chỉnh hóa đơn chuyển kho nội bộ do sai đơn giá giúp doanh nghiệp tham khảo cách ghi nhận sai lệch và xác định dữ liệu cần cập nhật.

Phân biệt biên bản với thủ tục xử lý hóa đơn

Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn một số nội dung liên quan đến hóa đơn điện tử và việc xử lý sai sót. Tuy nhiên, khi áp dụng thực tế, cần xem xét quy định tương ứng trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế đang có hiệu lực.

Không nên mặc định cứ có sai sót là phải lập biên bản điều chỉnh. Tùy tình huống, người bán có thể phải thực hiện thông báo, lập hóa đơn điều chỉnh, lập hóa đơn thay thế hoặc thực hiện thủ tục khác theo quy định. Biên bản giữa các bên chỉ là một phần của hồ sơ khi phù hợp, không mặc nhiên thay thế những thủ tục bắt buộc.

Sử dụng Biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78 với bố cục rõ ràng giúp bạn ghi nhận sai sót, đối chiếu dữ liệu và lưu nội dung phối hợp giữa các bên. Hãy xác định đúng tình trạng hóa đơn và thủ tục cần thực hiện trước khi hoàn thiện hồ sơ.

Tải mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78, bạn nhận được những gì?

• Mục đích: Có cơ sở trình bày việc phát hiện sai sót và ghi nhận thông tin đã được đối chiếu.
• Đối tượng sử dụng: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, kế toán và các bên liên quan đến hóa đơn.
• Nội dung chính: Thông tin các bên, thông tin nhận diện hóa đơn, mô tả sai sót, thông tin chính xác và nội dung phối hợp xử lý.
• Nơi tiếp nhận: Bộ phận kế toán, bộ phận phụ trách hóa đơn hoặc đơn vị tiếp nhận hồ sơ theo thủ tục thực tế.
• Định dạng: Kiểm tra định dạng được công bố tại trang tải mẫu trước khi lựa chọn.
• Lưu ý: Mẫu cần được chỉnh sửa theo hồ sơ thực tế và không mặc nhiên thay thế thông báo sai sót, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế hoặc thủ tục bắt buộc khác.

Nếu hồ sơ hóa đơn được yêu cầu bổ sung chữ ký trong quá trình kiểm tra, Biên bản điều chỉnh hóa đơn kiểm toán yêu cầu bổ sung chữ ký là tài liệu liên quan để tham khảo cách ghi nhận yêu cầu hoàn thiện chứng từ và nội dung cần xác nhận.

Hướng dẫn cách viết Biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78

Bước 1: Ghi thông tin người bán và người mua

Phần đầu biên bản cần ghi thông tin nhận diện của các bên liên quan. Tùy trường hợp, nội dung có thể gồm tên doanh nghiệp, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện và chức vụ.

Thông tin phải được đối chiếu với hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, dữ liệu đăng ký thuế hoặc tài liệu hợp lệ có liên quan. Không nên chỉ sao chép từ hóa đơn đang có sai sót vì dữ liệu đó có thể chính là nội dung cần xác minh.

Nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật, cần xác định thẩm quyền ký hoặc căn cứ ủy quyền theo quy trình của đơn vị. Việc ghi đúng thông tin chủ thể giúp hạn chế nhầm lẫn khi lưu trữ và trao đổi hồ sơ.

Bước 2: Xác định hóa đơn có sai sót

Cần ghi rõ thông tin nhận diện hóa đơn đang được kiểm tra, chẳng hạn ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, ngày lập và thông tin người bán, người mua.

Nếu có nhiều hóa đơn liên quan, nên lập danh sách chi tiết hoặc trình bày từng hóa đơn thành một mục riêng. Cách này giúp các bên xác định phạm vi sai sót, kiểm tra dữ liệu và theo dõi tiến độ xử lý.

Không nên chỉ ghi chung chung rằng “hóa đơn có sai thông tin” mà không xác định được hóa đơn cụ thể. Thiếu thông tin nhận diện có thể gây khó khăn khi đối chiếu hoặc truy xuất hồ sơ về sau.

Bước 3: Mô tả rõ nội dung sai sót

Biên bản nên nêu cụ thể chỉ tiêu nào bị sai, thông tin đang thể hiện trên hóa đơn và nội dung cần xác minh. Nếu sai tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, hàng hóa hoặc giá trị, cần ghi rõ từng nội dung thay vì dùng mô tả chung.

Nếu đã xác định được nguyên nhân, có thể ghi nhận ngắn gọn để hỗ trợ việc rà soát. Tuy nhiên, không nên suy đoán nguyên nhân khi chưa có căn cứ hoặc đưa ra kết luận vượt quá nội dung các bên đã xác minh.

Việc mô tả cụ thể giúp các bên hiểu bản chất sai sót và xác định bước xử lý tiếp theo. Đây cũng là cơ sở thuận tiện để kiểm tra khi hồ sơ có nhiều hóa đơn hoặc nhiều giao dịch liên quan.

Bước 4: Ghi thông tin chính xác sau khi đối chiếu

Thông tin đúng cần được xác minh từ hồ sơ phù hợp với giao dịch, chẳng hạn hợp đồng, đơn đặt hàng, chứng từ giao nhận hoặc dữ liệu đăng ký thuế. Tài liệu đối chiếu cần có liên quan trực tiếp đến nội dung đang được kiểm tra.

Nếu sai sót liên quan đến tên hoặc mã số thuế, cần kiểm tra thông tin chủ thể. Nếu sai số tiền, thuế suất hoặc nội dung hàng hóa, cần đối chiếu với thỏa thuận giao dịch và chứng từ liên quan.

Không nên tự điền dữ liệu theo suy đoán hoặc chỉ dựa trên thông tin do một cá nhân cung cấp khi chưa xác minh. Nếu chưa đủ căn cứ, cần hoàn tất bước kiểm tra trước khi ký hoặc sử dụng văn bản.

Bước 5: Ghi nội dung các bên xác nhận

Phần xác nhận cần phản ánh đúng nội dung đã được kiểm tra và thống nhất. Có thể ghi nhận việc phát hiện sai sót, thông tin đúng theo tài liệu đối chiếu và trách nhiệm phối hợp xử lý nếu các bên đã xác định.

Cần phân biệt giữa việc xác nhận thông tin và việc xác nhận thủ tục xử lý hóa đơn đã hoàn tất. Nếu chưa lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo yêu cầu áp dụng, không nên ghi rằng toàn bộ sai sót đã được xử lý xong.

Nếu các bên chưa thống nhất phương án, nên ghi nhận đúng tình trạng trao đổi và nội dung cần tiếp tục xác minh. Biên bản không nên được dùng để thay thế một thủ tục pháp lý hoặc nghiệp vụ chưa thực hiện.

Bước 6: Xác định trách nhiệm phối hợp và tài liệu kèm theo

Tùy trường hợp, các bên có thể ghi nhận trách nhiệm cung cấp thông tin, đầu mối liên hệ và việc phối hợp hoàn thiện hồ sơ. Nội dung này hữu ích khi quá trình xác minh cần sự tham gia của nhiều phòng ban hoặc đơn vị liên quan.

Nếu có tài liệu kèm theo, nên liệt kê tên tài liệu và số lượng nếu cần. Hồ sơ có thể bao gồm hóa đơn có sai sót, hợp đồng, chứng từ giao dịch và thông tin dùng để xác minh nội dung chính xác.

Không nên liệt kê tài liệu chưa thực sự có trong hồ sơ. Nếu tài liệu đang được yêu cầu bổ sung, cần thể hiện đúng tình trạng để tránh tạo ấn tượng rằng hồ sơ đã đầy đủ.

Bước 7: Ghi thời gian, địa điểm và người ký

Biên bản cần có thời gian lập, địa điểm và thông tin người ký theo bố cục mẫu. Họ tên, chức vụ và đơn vị của người ký phải rõ ràng, phù hợp với thẩm quyền đại diện hoặc ủy quyền.

Nếu các bên ký ở những thời điểm khác nhau hoặc sử dụng phương thức xác nhận điện tử, cần thực hiện theo quy trình và yêu cầu áp dụng cho hồ sơ đó. Không nên tự đặt ra hình thức ký hoặc xác nhận khi chưa kiểm tra tính phù hợp.

Sau khi hoàn thiện, các bên nên lưu biên bản và tài liệu liên quan theo quy trình quản lý hồ sơ của mình. Việc lưu trữ đầy đủ giúp thuận tiện đối chiếu khi phát sinh yêu cầu kiểm tra sau này.

Bước 8: Xác định thủ tục xử lý hóa đơn cần thực hiện

Sau khi mô tả sai sót, cần xác định cách xử lý theo loại hóa đơn, nội dung sai và quy định áp dụng. Không nên coi biên bản là bước cuối cùng nếu pháp luật còn yêu cầu thông báo với cơ quan thuế hoặc lập hóa đơn xử lý sai sót.

Người bán cần kiểm tra quy định hiện hành về việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử, cũng như các yêu cầu liên quan đến thông báo sai sót nếu có. Đối với hóa đơn lập theo quy định trước đây, cần xem xét quy định chuyển tiếp tương ứng thay vì áp dụng máy móc quy trình dành cho hóa đơn điện tử hiện hành.

Nếu chưa rõ thủ tục, nên xác minh với bộ phận phụ trách thuế hoặc chuyên gia phù hợp trước khi thực hiện. Cách làm này giúp hạn chế tình trạng biên bản đã ký nhưng hóa đơn vẫn chưa được xử lý đúng quy định.

Bước 9: Kiểm tra và lưu hồ sơ

Trước khi sử dụng, hãy so sánh nội dung biên bản với hóa đơn gốc, tài liệu giao dịch và thông tin được xác minh. Tên doanh nghiệp, mã số thuế, số hóa đơn, ngày lập và mô tả sai sót cần thống nhất giữa các tài liệu.

Tiếp đó, rà soát phương án xử lý để xác định liệu còn cần lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế hoặc thực hiện thủ tục khác hay không. Nếu có nhiều hóa đơn, nên theo dõi riêng từng hóa đơn và lưu bằng chứng về kết quả xử lý.

Cuối cùng, kiểm tra lỗi đánh máy, thông tin người ký và danh mục tài liệu đính kèm. Hồ sơ đầy đủ và nhất quán sẽ thuận tiện hơn khi kiểm tra nội bộ hoặc cần giải trình sau này.

Ví dụ minh họa cách ghi nhận sai sót

Giả sử Công ty A mua hàng của Công ty B. Sau khi nhận hóa đơn điện tử, kế toán Công ty A phát hiện một thông tin trên hóa đơn không khớp với hợp đồng và chứng từ giao dịch.

Hai bên tiến hành đối chiếu số hóa đơn, ngày lập, thông tin liên quan và tài liệu chứng minh dữ liệu chính xác. Sau khi xác minh, các bên ghi nhận nội dung sai sót và phối hợp thực hiện phương án xử lý phù hợp với quy định áp dụng.

Đây chỉ là ví dụ minh họa cách ghi nhận tình huống, không phải mẫu hoàn chỉnh cho mọi trường hợp. Phương án xử lý thực tế cần căn cứ vào loại hóa đơn, nội dung sai sót và quy định có hiệu lực tại thời điểm thực hiện.

Checklist trước khi hoàn tất biên bản

• Thông tin người bán và người mua đã được xác minh.
• Số hóa đơn, ký hiệu và ngày lập được ghi chính xác.
• Nội dung sai sót được mô tả cụ thể, không ghi chung chung.
• Thông tin chính xác có căn cứ đối chiếu phù hợp.
• Nội dung xác nhận phản ánh đúng tình trạng xử lý thực tế.
• Trách nhiệm phối hợp và tài liệu kèm theo được ghi rõ nếu cần.
• Người ký có thẩm quyền và thông tin ký xác nhận đầy đủ.
• Phương án xử lý hóa đơn đã được kiểm tra theo quy định hiện hành.
• Hồ sơ được lưu trữ để thuận tiện đối chiếu và truy xuất.

Tải Mẫu Biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78 để thuận tiện trình bày thông tin các bên, nhận diện hóa đơn và ghi nhận nội dung xác nhận. Hãy kiểm tra quy định áp dụng, tài liệu đối chiếu và thủ tục xử lý trước khi ký hoặc lưu hồ sơ.

Kinh nghiệm từ Mẫu Biên Bản: Tránh nhầm lẫn khi xử lý hóa đơn sai sót

Thứ nhất, xác định đúng loại sai sót trước khi lập văn bản. Sai tên, mã số thuế, địa chỉ và sai giá trị có thể dẫn đến yêu cầu xử lý khác nhau. Vì vậy, cần mô tả rõ chỉ tiêu bị sai và xác minh thông tin chính xác trước khi lựa chọn phương án.

Thứ hai, không mặc định biên bản là thủ tục bắt buộc cho mọi trường hợp. Cần phân biệt văn bản thỏa thuận giữa các bên với thông báo hoặc thủ tục xử lý hóa đơn theo quy định. Việc xác định đúng loại hồ sơ giúp tránh thực hiện thiếu hoặc nhầm bước.

Thứ ba, theo dõi riêng từng hóa đơn. Khi xử lý nhiều hóa đơn, nên lập bảng theo dõi số hóa đơn, ngày lập, nội dung sai, phương án xử lý và trạng thái hoàn tất. Cách quản lý này giúp hạn chế bỏ sót và thuận tiện truy xuất hồ sơ.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng Biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78

1. Kiểm tra văn bản pháp luật đang áp dụng

Thông tư 78/2021/TT-BTC được ban hành ngày 17/09/2021 và có hiệu lực từ ngày 01/07/2022. Thông tư hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn, chứng từ theo Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Khi thực hiện nghiệp vụ hiện tại, cần kiểm tra cả những văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế có liên quan. Không nên chỉ dựa vào hướng dẫn cũ nếu quy định áp dụng cho thời điểm xử lý đã thay đổi.

2. Phân biệt hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành với hóa đơn lập theo quy định cũ

Thủ tục xử lý có thể khác nhau tùy hóa đơn được lập theo chế độ nào và tình trạng của hóa đơn. Với hóa đơn lập theo quy định trước đây, cần kiểm tra quy định chuyển tiếp tương ứng; không nên tự động áp dụng quy trình dành cho hóa đơn điện tử hiện hành.

Nếu chưa xác định được chế độ áp dụng, hãy kiểm tra ngày lập hóa đơn, loại hóa đơn và hồ sơ liên quan trước khi lựa chọn cách xử lý.

3. Không mặc định mọi sai sót đều cần lập biên bản

Việc lập biên bản giữa người bán và người mua phụ thuộc vào trường hợp cụ thể và yêu cầu áp dụng. Có tình huống cần văn bản thỏa thuận, nhưng cũng có tình huống phải thực hiện thủ tục khác theo quy định.

Vì vậy, cần xác định rõ bản chất sai sót trước khi quyết định hồ sơ. Không nên dùng một mẫu biên bản chung để thay thế toàn bộ các bước xử lý hóa đơn.

4. Không tự ý sửa dữ liệu trên hóa đơn gốc

Không nên chỉ thay đổi nội dung trên bản lưu hoặc sửa dữ liệu thủ công rồi coi như đã hoàn tất. Việc xử lý cần được thực hiện theo phương thức được pháp luật cho phép và bảo đảm hồ sơ có thể đối chiếu.

Nếu có hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, cần lưu thông tin liên quan để xác định hóa đơn ban đầu và quá trình xử lý tiếp theo.

5. Kiểm tra nội dung kê khai thuế có liên quan

Nếu hóa đơn đã được sử dụng để kê khai thuế, cần đánh giá ảnh hưởng của sai sót và kiểm tra quy định về khai bổ sung nếu có. Không nên mặc định rằng việc lập biên bản hoặc phát hành hóa đơn mới tự động giải quyết mọi vấn đề liên quan đến hồ sơ khai thuế.

Trường hợp sai sót ảnh hưởng đến nhiều kỳ kê khai hoặc nhiều giao dịch, nên rà soát hồ sơ trước khi thực hiện bước tiếp theo.

6. Lưu trữ hồ sơ đầy đủ và có hệ thống

Nên lưu biên bản nếu có, hóa đơn liên quan, hợp đồng, chứng từ giao dịch, tài liệu đối chiếu và kết quả xử lý. Hồ sơ cần được sắp xếp sao cho có thể truy xuất theo số hóa đơn hoặc thời gian phát sinh.

Với doanh nghiệp xử lý nhiều hóa đơn, bảng theo dõi nội bộ giúp ghi nhận người phụ trách, phương án xử lý và trạng thái hoàn tất. Đây là cách hữu ích để giảm nguy cơ bỏ sót hồ sơ.

7. Thận trọng với trường hợp phức tạp

Nếu hóa đơn đã kê khai, sai nhiều chỉ tiêu, liên quan đến nhiều bên hoặc thuộc giai đoạn chuyển tiếp giữa các quy định, cần xác minh phương án xử lý kỹ hơn. Không nên kết luận rằng chỉ cần lập biên bản là đủ để giải quyết mọi sai sót.

Trong trường hợp chưa rõ thủ tục, doanh nghiệp nên trao đổi với người phụ trách thuế, kế toán hoặc chuyên gia phù hợp trước khi thực hiện.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78

1. Biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78 là gì?

Đây là cách gọi thường dùng cho văn bản ghi nhận sai sót và nội dung phối hợp xử lý hóa đơn theo quy định liên quan. Tùy trường hợp, văn bản có thể là biên bản xác nhận hoặc thỏa thuận giữa các bên, nhưng không mặc nhiên là biểu mẫu bắt buộc cho mọi sai sót.

2. Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định về nội dung gì?

Thông tư hướng dẫn một số nội dung về hóa đơn, chứng từ theo Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong đó có nội dung liên quan đến hóa đơn điện tử và xử lý sai sót. Khi áp dụng, cần kiểm tra thêm các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế đang có hiệu lực.

3. Hóa đơn sai sót có bắt buộc lập biên bản không?

Không nên mặc định mọi trường hợp đều bắt buộc lập biên bản. Cần xác định loại hóa đơn, nội dung sai sót và quy định áp dụng để biết cần lập văn bản thỏa thuận, thông báo sai sót hay thực hiện thủ tục khác.

4. Biên bản có thay thế hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế không?

Không mặc nhiên thay thế. Biên bản ghi nhận nội dung giữa các bên; nếu quy định yêu cầu lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế hoặc thực hiện thủ tục khác thì các bên vẫn cần thực hiện theo quy định.

5. Có thể sử dụng mẫu này cho nhiều loại sai sót không?

Có thể dùng bố cục mẫu làm cơ sở trình bày thông tin, nhưng nội dung phải được điều chỉnh theo từng tình huống. Sai tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, hàng hóa hoặc giá trị có thể có cách xử lý khác nhau nên cần xác minh trước khi sử dụng.

6. Hóa đơn đã kê khai thuế thì xử lý thế nào?

Cần xác định nội dung sai, tình trạng hóa đơn và ảnh hưởng đến hồ sơ khai thuế. Tùy trường hợp, có thể cần thực hiện thêm thủ tục xử lý hóa đơn hoặc khai bổ sung theo quy định hiện hành; không nên chỉ lập biên bản rồi coi như đã hoàn tất.

7. Ai nên ký biên bản điều chỉnh hóa đơn?

Người đại diện hoặc người được ủy quyền hợp lệ của các bên có thể ký theo thẩm quyền và quy trình áp dụng. Cần kiểm tra yêu cầu cụ thể đối với hồ sơ thực tế, đồng thời ghi rõ họ tên, chức vụ và đơn vị của người ký.

8. Tải mẫu về có thể sử dụng ngay không?

Bạn có thể dùng mẫu làm cơ sở soạn thảo, nhưng cần điền thông tin thực tế, đối chiếu chứng từ và xác định thủ tục xử lý phù hợp. Mẫu có sẵn không bảo đảm tự động đáp ứng mọi yêu cầu pháp lý của từng trường hợp.

Tải Biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78 để chuẩn hóa cách trình bày sai sót, thông tin các bên và nội dung xác nhận. Trước khi sử dụng, hãy đối chiếu hóa đơn, kiểm tra quy định hiện hành và xác định đầy đủ thủ tục cần thực hiện.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn theo Thông tư 78 có thể hỗ trợ ghi nhận sai sót và lưu lại quá trình phối hợp giữa các bên khi phù hợp. Để hồ sơ được xử lý đúng hướng, hãy xác minh thông tin thực tế, kiểm tra quy định đang có hiệu lực và thực hiện đầy đủ thủ tục liên quan.

Biên soạn: Đội ngũ Mẫu Biên Bản

Xem thêm một số biểu mẫu khác:

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền

Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai địa chỉ.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên công ty.