Biên bản điều chỉnh hóa đơn: Mẫu tham khảo, cách lập và nội dung cần có

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn tham khảo với nội dung minh họa, giúp các bên ghi nhận thông tin hóa đơn có sai sót, nội dung cần điều chỉnh và xác nhận việc xử lý. Bạn có thể tham khảo Hệ thống Mẫu Biên Bản để lựa chọn biểu mẫu phù hợp và chỉnh sửa theo trường hợp thực tế.

Biên bản điều chỉnh hóa đơn là gì?

Biên bản điều chỉnh hóa đơn là văn bản được lập giữa bên bán và bên mua để ghi nhận, xác nhận nội dung sai sót trên hóa đơn và thống nhất việc xử lý hóa đơn theo quy định áp dụng.

Tuy nhiên, cần phân biệt biên bản điều chỉnh hóa đơn với hóa đơn điện tử điều chỉnh. Biên bản là tài liệu ghi nhận sự việc, sai sót và sự thống nhất giữa các bên; còn hóa đơn điều chỉnh là hóa đơn điện tử được người bán lập để điều chỉnh hóa đơn đã có sai sót trong trường hợp pháp luật cho phép.

Từ ngày 01/07, việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập được thực hiện theo Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Thông tư 91/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/07 và quy định cụ thể về xử lý hóa đơn điện tử đã lập, trong đó có trường hợp điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.

Thời điểm cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Biên bản được lập khi hai bên phát hiện hóa đơn đã xuất có sai sót về nội dung, số tiền, thông tin người mua, mã số thuế, thuế suất... Việc lập biên bản phải thực hiện trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, nhằm xác nhận đồng thuận và làm căn cứ pháp lý cho việc điều chỉnh.

Những trường hợp bắt buộc lập biên bản

• Sai sót về thông tin bên mua, bên bán: tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Sai sót về số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tổng giá trị thanh toán.
• Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng chưa kê khai, hoặc đã kê khai nhưng phát hiện sai.
• Cần điều chỉnh giảm do chiết khấu thương mại, hàng trả lại, giảm giá.

Những trường hợp không cần lập biên bản

Nếu hóa đơn chưa giao cho người mua và chưa được kê khai, người bán có thể xử lý bằng cách xóa, hủy hóa đơn sai sót và lập hóa đơn mới – không bắt buộc phải có biên bản. Tuy nhiên, cần đảm bảo đúng quy định của cơ quan thuế trong từng thời điểm.

Căn cứ pháp lý mới nhất về biên bản điều chỉnh hóa đơn

• Nghị định 123/NĐ-CP – quy định về hóa đơn, chứng từ, trong đó có nguyên tắc xử lý hóa đơn sai sót.
• Thông tư 78/TT-BTC – hướng dẫn chi tiết về hóa đơn điện tử, bao gồm thủ tục điều chỉnh và mẫu biên bản.
• Các nghị định sửa đổi, bổ sung gần đây về xử phạt vi phạm hành chính cũng nêu rõ chế tài nếu lập biên bản sai quy cách.

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn tham khảo

Dưới đây là mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn được điền sẵn thông tin minh họa. Tên doanh nghiệp, cá nhân, số hóa đơn và số liệu chỉ nhằm minh họa cách trình bày; khi sử dụng thực tế cần thay bằng thông tin chính xác.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH HÓA ĐƠN

Số: 04/BBĐCHĐ

Căn cứ hóa đơn điện tử số 0000246, ký hiệu 1C26MNB, lập ngày ... tháng ... năm ...;

Căn cứ giao dịch mua bán hàng hóa giữa Công ty TNHH Thiết bị Minh Khang và Công ty Cổ phần Nội thất Đông Dương;

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại ...................................................., chúng tôi gồm:

BÊN BÁN: CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ MINH KHANG

Địa chỉ: Số 42 phố Trần Quốc Toản, phường Trần Hưng Đạo, thành phố Hà Nội.

Mã số thuế: 0977 523 155

Đại diện: Ông Vũ Hoàng Nam

Chức vụ: Giám đốc

BÊN MUA: CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT ĐÔNG DƯƠNG

Địa chỉ: Số 118 đường Nguyễn Xiển, phường Thanh Liệt, thành phố Hà Nội.

Mã số thuế: 0977 523 155

Đại diện: Bà Đỗ Ngọc Hân

Chức vụ: Trưởng phòng Tài chính - Kế toán

Hai bên thống nhất lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn với nội dung sau:

1. Thông tin hóa đơn cần điều chỉnh

Tên hóa đơn: Hóa đơn giá trị gia tăng

Mẫu số: 1

Ký hiệu: 1C26MNB

Số hóa đơn: 0000246

Ngày lập: ... tháng ... năm ...

Giá trị trước thuế: 86.400.000 đồng

Thuế suất thuế giá trị gia tăng: 10%

Tiền thuế giá trị gia tăng: 8.640.000 đồng

Tổng tiền thanh toán: 95.040.000 đồng

2. Nội dung sai sót

Qua đối chiếu hồ sơ giao dịch và chứng từ liên quan, hai bên xác nhận thông tin về số lượng hàng hóa trên hóa đơn nêu trên chưa phù hợp với số lượng thực tế đã giao nhận.

Cụ thể, hóa đơn đang thể hiện:

• Tên hàng hóa: Máy in văn phòng Canon LBP 246DW.
• Số lượng: 12 chiếc.
• Đơn giá: 7.200.000 đồng/chiếc.

Số lượng thực tế theo hồ sơ giao nhận là 10 chiếc.

Hai bên thống nhất xác nhận đây là nội dung cần được xử lý theo quy định về hóa đơn điện tử.

3. Nội dung cần điều chỉnh

Thông tin đúng theo hồ sơ giao dịch:

• Tên hàng hóa: Máy in văn phòng Canon LBP 246DW.
• Số lượng: 10 chiếc.
• Đơn giá: 7.200.000 đồng/chiếc.
• Thành tiền chưa thuế: 72.000.000 đồng.
• Thuế giá trị gia tăng 10%: 7.200.000 đồng.
• Tổng tiền thanh toán: 79.200.000 đồng.

Phần chênh lệch giảm so với hóa đơn ban đầu:

• Giá trị trước thuế: giảm 14.400.000 đồng.
• Tiền thuế giá trị gia tăng: giảm 1.440.000 đồng.
• Tổng tiền thanh toán: giảm 15.840.000 đồng.

4. Thống nhất của hai bên

Hai bên xác nhận nội dung sai sót nêu trên là đúng với hồ sơ giao dịch thực tế.

Bên bán có trách nhiệm thực hiện việc xử lý hóa đơn điện tử theo phương án điều chỉnh phù hợp với quy định hiện hành.

Bên mua có trách nhiệm phối hợp đối chiếu và thực hiện việc kê khai, hạch toán hoặc điều chỉnh liên quan theo quy định áp dụng đối với mình.

Biên bản này được lập để ghi nhận nội dung sai sót và sự thống nhất của hai bên, không thay thế hóa đơn điện tử điều chỉnh phải được lập theo quy định.

5. Cam kết

Hai bên đã kiểm tra lại toàn bộ nội dung biên bản, xác nhận thông tin được ghi nhận là đúng với hồ sơ giao dịch và thống nhất thực hiện các công việc tiếp theo theo quy định.

Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị như nhau.

Biên bản kết thúc vào lúc ... giờ ... phút cùng ngày.

ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Vũ Hoàng Nam

ĐẠI DIỆN BÊN MUA
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Đỗ Ngọc Hân

Các nội dung chính trong biên bản điều chỉnh hóa đơn

Một biên bản hợp lệ cần tối thiểu các mục sau:

Thông tin bên bán và bên mua

Ghi rõ tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, số tài khoản, người đại diện (nếu có). Thông tin phải khớp với hóa đơn gốc.

Thông tin hóa đơn gốc có sai sót

Số hóa đơn, ký hiệu, ngày phát hành, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền – tất cả thông tin quan trọng cần được ghi chính xác.

Nội dung sai sót và nội dung đã điều chỉnh

Mô tả chi tiết sai sót (ví dụ: sai mã số thuế người mua), sau đó nêu rõ nội dung điều chỉnh (mã số thuế đúng). Nếu điều chỉnh tăng/giảm số tiền, cần ghi rõ số tiền trước, số tiền sau và số tiền chênh lệch.

Phương án xử lý và cam kết của hai bên

Ghi rõ phương án: lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế, kèm theo cam kết của hai bên về tính chính xác, chịu trách nhiệm trước pháp luật.

Hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Bước 1: Ghi ngày lập biên bản

Ngày lập biên bản phải trùng với ngày xuất hóa đơn điều chỉnh để đảm bảo tính nhất quán.

Bước 2: Điền thông tin bên mua, bên bán

Căn cứ vào hóa đơn gốc để điền đầy đủ, chính xác tên, mã số thuế, địa chỉ, số điện thoại, người đại diện.

Bước 3: Ghi thông tin hóa đơn sai sót

Nhập đầy đủ số hóa đơn, ký hiệu, ngày phát hành, tên hàng hóa, dịch vụ, tổng tiền trước thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán.

Bước 4: Mô tả nội dung sai và nội dung đúng

Dùng bảng hoặc đoạn văn liệt kê rõ sai sót ban đầu và điều chỉnh tương ứng. Ví dụ:

Bước 5: Xác nhận, ký tên và đóng dấu

Cả hai bên đại diện ký tên, ghi rõ chức vụ, đóng dấu (nếu là doanh nghiệp) hoặc sử dụng chữ ký số theo quy định.

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn mới nhất (kèm bản tải)

Dưới đây là các mẫu phổ biến, dễ dàng chỉnh sửa cho từng trường hợp cụ thể:

Mẫu biên bản điều chỉnh sai địa chỉ người mua

Mẫu biên bản điều chỉnh sai mã số thuế

Mẫu biên bản điều chỉnh sai thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán

Mẫu biên bản điều chỉnh sai số lượng, đơn giá, thành tiền

Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần điều chỉnh các vấn đề liên quan đến tín dụng, công nợ, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu chuyên biệt:

• Mẫu biên bản điều chỉnh hạn mức tín dụng
• Mẫu biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn
• Mẫu biên bản điều chỉnh công nợ

Phân biệt biên bản điều chỉnh hóa đơn và hóa đơn thay thế

Biên bản điều chỉnh hóa đơn dùng khi hai bên thống nhất điều chỉnh các sai sót về số lượng, đơn giá, thuế suất... mà không thay đổi toàn bộ nội dung. Ngược lại, hóa đơn thay thế được sử dụng khi sai sót nghiêm trọng về thông tin người mua, người bán, hoặc có thay đổi toàn bộ nội dung. Dù ở trường hợp nào, biên bản vẫn là căn cứ để giải trình với cơ quan thuế.

Câu hỏi thường gặp về biên bản điều chỉnh hóa đơn

Biên bản điều chỉnh hóa đơn khác gì hóa đơn điều chỉnh?

Biên bản điều chỉnh hóa đơn là văn bản ghi nhận sai sót và nội dung thống nhất giữa các bên, còn hóa đơn điều chỉnh là hóa đơn điện tử được lập để điều chỉnh hóa đơn đã sai theo quy định. Hai tài liệu này có chức năng khác nhau và không nên sử dụng thay thế cho nhau.

Sai tên hoặc địa chỉ trên hóa đơn có phải lập hóa đơn điều chỉnh không?

Không phải mọi trường hợp sai tên hoặc địa chỉ đều phải lập lại hóa đơn. Theo hướng dẫn tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nếu sai nội dung nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa thì người bán thông báo cho người mua và thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo mẫu quy định, không phải lập lại hóa đơn.

Sai số tiền trên hóa đơn xử lý thế nào?

Sai số tiền thuộc nhóm sai sót cần được xử lý theo quy định về hóa đơn điện tử. Tùy trường hợp, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định hiện hành.

Hóa đơn điều chỉnh giảm có được ghi số âm không?

Có. Theo hướng dẫn về Thông tư 91/2026/TT-BTC, đối với nội dung giá trị trên hóa đơn điều chỉnh, trường hợp điều chỉnh tăng được thể hiện bằng số dương và điều chỉnh giảm bằng số âm theo thực tế điều chỉnh.

Hóa đơn điều chỉnh phải ghi nội dung gì?

Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ xác định hóa đơn được điều chỉnh, trong đó thể hiện các thông tin nhận diện của hóa đơn gốc theo quy định. Nội dung điều chỉnh phải phản ánh đúng phần sai sót cần xử lý.

Có thể lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sau khi phát hiện sai sót không?

Có thể lập văn bản ghi nhận sai sót khi doanh nghiệp phát hiện vấn đề cần xử lý, nhưng thời điểm và cách thức xử lý hóa đơn phải tuân theo quy định áp dụng cho từng trường hợp. Do đó, không nên chỉ căn cứ vào thời điểm lập biên bản để xác định hóa đơn đã được xử lý hợp lệ.

5 lưu ý quan trọng khi lập biên bản điều chỉnh hóa đơn

Ngày lập biên bản phải trùng với ngày xuất hóa đơn điều chỉnh

Đây là yêu cầu bắt buộc, nếu không sẽ bị coi là sai quy trình và dễ bị từ chối khấu trừ thuế.

Lưu trữ hồ sơ xử lý hóa đơn sai sót đầy đủ

Biên bản, hóa đơn điều chỉnh, thông báo với cơ quan thuế (nếu cần) phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm.

Ký số, chữ ký điện tử và đóng dấu theo đúng quy định

Khi lập biên bản điện tử, cần đảm bảo chữ ký số của cả hai bên có hiệu lực, đúng thẩm quyền.

Rủi ro và xử phạt khi lập biên bản sai quy cách

Nếu lập biên bản thiếu nội dung, sai thông tin, hoặc không đúng mẫu, doanh nghiệp có thể bị phạt từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng tùy mức độ, đồng thời phải điều chỉnh lại hồ sơ thuế.

Phần mềm hỗ trợ lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử chuyên nghiệp

Hiện nay, nhiều phần mềm kế toán tích hợp sẵn mẫu biên bản thông minh, tự động điền thông tin từ hóa đơn gốc, giảm thiểu sai sót. Doanh nghiệp nên chọn giải pháp phù hợp để quy trình xử lý hóa đơn nhanh chóng, đúng luật.

Kết luận

Biên bản điều chỉnh hóa đơn là công cụ không thể thiếu để xử lý các sai sót phát sinh trong hoạt động kế toán – thuế. Nắm vững quy định và sử dụng đúng mẫu sẽ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý, đảm bảo thanh khoản. Hãy tải ngay các mẫu biên bản mới nhất tại Mẫu Biên Bản để bắt đầu thực hiện đúng chuẩn.

Nếu bạn cần thêm hỗ trợ, đội ngũ biên tập luôn sẵn sàng cập nhật những mẫu biên bản chuyên sâu cho từng nghiệp vụ cụ thể.