Biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn: Mẫu tham khảo, cách lập và lưu ý

Biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn được sử dụng để ghi nhận sự thống nhất giữa bên bán và bên mua về nội dung cần điều chỉnh giảm trên hóa đơn đã lập, làm căn cứ để các bên thực hiện việc xử lý hóa đơn theo quy định. Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn tham khảo đã điền nội dung minh họa, gồm thông tin hóa đơn, lý do điều chỉnh, giá trị trước và sau điều chỉnh, số tiền giảm và xác nhận của các bên. Bạn có thể tham khảo thêm Mẫu Biên Bản để chỉnh sửa phù hợp với hồ sơ thực tế.

Biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn là gì?

Biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn là văn bản ghi nhận sự thỏa thuận giữa bên mua và bên bán về việc giảm giá trị hóa đơn đã phát hành. Văn bản này là cơ sở để hai bên kê khai, hạch toán và xuất hóa đơn điều chỉnh tương ứng. Đây là công cụ pháp lý quan trọng, đảm bảo số liệu kế toán và thuế được chính xác, tránh rủi ro thanh tra.

Khi nào cần lập biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn?

Điều chỉnh giảm do sai sót về đơn giá, thành tiền, thuế suất

Khi phát hiện sai sót như nhầm đơn giá, tính sai thành tiền hoặc áp sai thuế suất thuế GTGT, hai bên cần lập biên bản để xác nhận lỗi và thống nhất điều chỉnh giảm.

Điều chỉnh giảm do chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán

Trường hợp bên bán thực hiện chiết khấu thương mại hoặc giảm giá sau khi đã xuất hóa đơn, biên bản điều chỉnh giảm là căn cứ để điều chỉnh doanh thu và thuế.

Điều chỉnh giảm do trả lại hàng hóa, dịch vụ

Khi người mua trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa, dịch vụ, biên bản ghi nhận việc giảm giá trị hóa đơn gốc, làm cơ sở xuất hóa đơn điều chỉnh giảm.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn

Theo quy định của Bộ Tài chính về hóa đơn chứng từ, việc điều chỉnh giảm hóa đơn phải được lập biên bản nêu rõ lý do, nội dung điều chỉnh. Các văn bản hiện hành như Thông tư và Nghị định mới nhất về hóa đơn đều yêu cầu bắt buộc lập biên bản khi điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn đã phát hành.

Mẫu biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn có thông tin tham khảo

Dưới đây là mẫu biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn đã điền nội dung demo để có thể tham khảo và chỉnh sửa:

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH KHÁNH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THỎA THUẬN ĐIỀU CHỈNH GIẢM HÓA ĐƠN

Hôm nay, vào lúc 10 giờ 00 phút, ngày ... tháng ... năm ..., tại trụ sở Công ty TNHH Thương mại Minh Khánh, chúng tôi gồm:

1. BÊN BÁN

Tên đơn vị: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI MINH KHÁNH

Mã số thuế: 0977 523 155

Địa chỉ: Số 86 phố Nguyễn Tuân, phường Thanh Xuân, thành phố Hà Nội

Đại diện: Bà Phạm Ngọc Hân

Chức vụ: Giám đốc

2. BÊN MUA

Tên đơn vị: CÔNG TY CỔ PHẦN NỘI THẤT AN VIỆT

Mã số thuế: 0977 523 155

Địa chỉ: Số 214 đường Lê Văn Lương, phường Nhân Chính, thành phố Hà Nội

Đại diện: Ông Trần Đức Long

Chức vụ: Trưởng phòng Mua hàng

Hai bên thống nhất lập biên bản với nội dung sau:

3. THÔNG TIN HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH

Mẫu số hóa đơn: 1C26TAA

Ký hiệu hóa đơn: AA/26E

Số hóa đơn: 00001258

Ngày lập hóa đơn: ... tháng ... năm ...

Giá trị hàng hóa, dịch vụ trước điều chỉnh: 55.000.000 đồng

Thuế giá trị gia tăng: 5.500.000 đồng

Tổng giá trị thanh toán: 60.500.000 đồng

4. LÝ DO ĐIỀU CHỈNH GIẢM

Sau khi đối chiếu đơn hàng và biên bản giao nhận hàng hóa, hai bên xác nhận số lượng thực tế của mặt hàng bàn làm việc văn phòng thấp hơn số lượng đã ghi nhận trên hóa đơn.

Cụ thể, hóa đơn ban đầu ghi nhận 50 sản phẩm, trong khi số lượng thực tế được giao và nghiệm thu là 45 sản phẩm.

Hai bên thống nhất điều chỉnh giảm giá trị tương ứng với 05 sản phẩm chưa giao.

5. NỘI DUNG ĐIỀU CHỈNH

Giá trị hàng hóa điều chỉnh giảm chưa bao gồm thuế: 5.500.000 đồng.

Thuế giá trị gia tăng điều chỉnh giảm: 550.000 đồng.

Tổng giá trị thanh toán điều chỉnh giảm: 6.050.000 đồng.

Giá trị hàng hóa sau điều chỉnh: 49.500.000 đồng.

Thuế giá trị gia tăng sau điều chỉnh: 4.950.000 đồng.

Tổng giá trị thanh toán sau điều chỉnh: 54.450.000 đồng.

6. THỐNG NHẤT CỦA HAI BÊN

Hai bên xác nhận nội dung điều chỉnh giảm nêu trên phù hợp với số lượng hàng hóa thực tế đã giao nhận.

Bên bán có trách nhiệm thực hiện việc lập hóa đơn điện tử điều chỉnh theo quy định.

Bên mua có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra và hạch toán, kê khai hóa đơn điều chỉnh theo quy định áp dụng.

Hai bên thống nhất lưu giữ biên bản cùng các tài liệu liên quan đến giao dịch để phục vụ việc đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết.

7. CAM KẾT

Hai bên cam kết các thông tin nêu trong biên bản là đúng với hồ sơ giao dịch và thực tế phát sinh.

Việc điều chỉnh không làm thay đổi các nội dung khác của giao dịch ngoài phần giá trị được hai bên thống nhất điều chỉnh.

Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá trị như nhau.

Biên bản được các bên đọc lại, thống nhất nội dung và ký xác nhận.

ĐẠI DIỆN BÊN BÁN
(Ký, ghi rõ họ tên)

Phạm Ngọc Hân

ĐẠI DIỆN BÊN MUA
(Ký, ghi rõ họ tên)

Trần Đức Long

Tải mẫu biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn (Word — chuẩn mới nhất)

Mẫu biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn cho doanh nghiệp

Mẫu này áp dụng cho các công ty, doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, bao gồm đầy đủ các chỉ tiêu như số hóa đơn gốc, lý do điều chỉnh, bảng kê chi tiết các khoản giảm.

Mẫu biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn cho hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, mẫu biên bản đơn giản hơn nhưng vẫn đảm bảo các nội dung cốt lõi theo quy định.

Mẫu biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn về 0 (hủy giá trị hóa đơn)

Trường hợp cần hủy bỏ hoàn toàn giá trị hóa đơn, mẫu biên bản điều chỉnh giảm về 0 được sử dụng để ghi nhận việc giảm toàn bộ, không còn giá trị thanh toán.

Hướng dẫn cách ghi biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn chi tiết từng phần

Phần 1 — Thông tin bên mua, bên bán và thông tin hóa đơn gốc

Ghi đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản ngân hàng của cả hai bên. Phần thông tin hóa đơn gốc cần ghi rõ ký hiệu, mẫu số, số hóa đơn, ngày lập.

Phần 2 — Lý do điều chỉnh giảm (ghi đúng nội dung sai sót/thỏa thuận)

Nêu cụ thể lý do như sai đơn giá, chiết khấu thương mại, trả lại hàng. Tránh ghi chung chung, cần mô tả chi tiết để dễ đối chiếu.

Phần 3 — Bảng kê các chỉ tiêu điều chỉnh giảm (đơn giá, thành tiền, thuế GTGT, tổng thanh toán)

Lập bảng so sánh số liệu cũ và mới cho từng chỉ tiêu: đơn giá, thành tiền trước thuế, thuế GTGT, tổng thanh toán. Phần chênh lệch giảm được tính toán rõ ràng.

Phần 4 — Thỏa thuận kê khai, hạch toán và phương thức thanh toán phần chênh lệch

Hai bên thống nhất cách thức kê khai thuế, hạch toán kế toán và phương thức thanh toán số tiền chênh lệch (bù trừ, chuyển khoản, tiền mặt).

Phần 5 — Ký tên, đóng dấu của hai bên

Đại diện hợp pháp của bên mua và bên bán ký tên, ghi rõ chức vụ và đóng dấu (nếu có). Biên bản có giá trị pháp lý sau khi hoàn tất ký và đóng dấu.

Quy trình 5 bước xuất hóa đơn điều chỉnh giảm kèm biên bản

1. Lập biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn, ghi rõ nội dung. 2. Hai bên ký, đóng dấu vào biên bản. 3. Lập hóa đơn điều chỉnh giảm (ghi rõ "Điều chỉnh giảm cho hóa đơn số..."). 4. Gửi biên bản và hóa đơn điều chỉnh cho bên mua. 5. Hai bên tiến hành kê khai, hạch toán theo số liệu đã điều chỉnh.

Những sai lầm thường gặp khi lập biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn

• Không ghi đầy đủ thông tin hóa đơn gốc. - Lý do điều chỉnh mơ hồ, chung chung. - Thiếu bảng kê chi tiết hoặc tính toán sai số liệu. - Không có chữ ký, dấu của một bên. - Lập biên bản sau khi đã xuất hóa đơn điều chỉnh thay vì trước.

Câu hỏi thường gặp về biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn

Biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận nguyên nhân, nội dung và sự thống nhất của các bên về việc điều chỉnh giảm đối với hóa đơn trong trường hợp cần lập văn bản thỏa thuận hoặc muốn lưu hồ sơ giao dịch.

Điều chỉnh giảm hóa đơn có phải lập hóa đơn mới không?

Nếu thuộc trường hợp phải điều chỉnh hóa đơn điện tử thì bên bán phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh theo quy định. Biên bản không thay thế hóa đơn điều chỉnh.

Điều chỉnh giảm hóa đơn có cần báo cơ quan thuế không?

Việc có phải gửi thông báo hoặc dữ liệu đến cơ quan thuế hay không phụ thuộc vào loại hóa đơn, phương thức truyền dữ liệu và trường hợp xử lý cụ thể. Không nên áp dụng một cách xử lý chung cho mọi hóa đơn.

Hóa đơn điều chỉnh giảm có được ghi số âm không?

Có. Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh, phần điều chỉnh giảm được ghi số âm theo quy định hiện hành.

Trả lại một phần hàng hóa có phải điều chỉnh giảm hóa đơn không?

Trường hợp trả lại một phần hàng hóa có thể phát sinh việc lập hóa đơn điều chỉnh. Cách thực hiện cần căn cứ loại hàng hóa, tình trạng đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản và các quy định liên quan.

Có thể dùng mẫu này cho hóa đơn điện tử không?

Có thể dùng làm mẫu tham khảo văn bản thỏa thuận điều chỉnh, nhưng việc xử lý hóa đơn điện tử phải thực hiện trên hệ thống hóa đơn theo quy định. Mẫu biên bản không phải là mẫu hóa đơn điện tử.

Biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn cần lưu cùng những giấy tờ nào?

Tùy trường hợp, nên lưu cùng hóa đơn ban đầu, hóa đơn điều chỉnh, hợp đồng, đơn hàng, biên bản giao nhận, chứng từ trả lại hàng, chứng từ giảm giá hoặc tài liệu chứng minh nguyên nhân điều chỉnh.

Có thể dùng một biên bản cho nhiều hóa đơn không?

Việc sử dụng một văn bản cho nhiều hóa đơn phụ thuộc trường hợp và cách xử lý hóa đơn. Quy định hiện hành cho phép một số trường hợp lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai trong cùng tháng và kèm bảng kê theo mẫu quy định.

Các mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn liên quan (giảm, thay thế, hủy bỏ)

Ngoài biên bản điều chỉnh giảm, bạn có thể tham khảo thêm biên bản điều chỉnh địa chỉ hóa đơn, biên bản điều chỉnh chứng từ ngân hàng và biên bản điều chỉnh biên lai thu phí để đáp ứng đầy đủ nhu cầu xử lý chứng từ kế toán.

Kết luận

Biên bản điều chỉnh giảm hóa đơn là văn bản không thể thiếu trong quy trình kế toán, giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh điều chỉnh số liệu chính xác, đúng luật. Hãy tải ngay mẫu biên bản chuẩn tại Mẫu Biên Bản để sử dụng cho công việc của bạn. Đừng quên truy cập website để cập nhật thêm nhiều mẫu biên bản hữu ích khác!