Biên bản bàn giao tài sản: Mẫu tham khảo, nội dung và cách lập

Biên bản thanh lý hợp đồng giúp các bên ghi nhận tình trạng thực hiện hợp đồng, kết quả bàn giao, thanh toán và những nghĩa vụ đã hoàn thành hoặc còn lại trước khi kết thúc quan hệ hợp đồng. 

Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tham khảo đã điền nội dung minh họa để bạn thuận tiện đối chiếu và chỉnh sửa. Tham khảo thêm các biểu mẫu liên quan tại Mẫu Biên Bản.

Biên bản giao nhận tài sản là gì? Mục đích và căn cứ pháp lý

Khái niệm biên bản giao nhận tài sản

Biên bản giao nhận tài sản là chứng từ kế toán dùng để xác nhận việc bàn giao và tiếp nhận tài sản giữa các cá nhân, tổ chức. Văn bản này không phải là hợp đồng mà ghi nhận tình trạng thực tế tại thời điểm chuyển giao, làm cơ sở để hạch toán tài sản vào sổ sách kế toán.

Mục đích và giá trị pháp lý khi lập biên bản

Việc lập biên bản giúp xác định trách nhiệm vật chất giữa bên giao và bên nhận, ngăn ngừa tranh chấp không đáng có. Đồng thời, đây là căn cứ hợp lệ để trích khấu hao, phân bổ chi phí và chứng minh tính minh bạch khi cơ quan thuế hoặc kiểm toán yêu cầu. Theo quy định hiện hành, tài sản cố định chỉ được ghi nhận khi có biên bản bàn giao kèm hồ sơ mua sắm đầy đủ.

Căn cứ pháp lý - Thông tư 99/2025/TT-BTC, Thông tư 133, Thông tư 200

Hiện nay, các mẫu biên bản giao nhận tài sản được ban hành chủ yếu theo Thông tư 133 và Thông tư 200 của Bộ Tài chính. Thông tư 133 dùng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, Thông tư 200 áp dụng cho doanh nghiệp lớn. Đối với tài sản công, Thông tư 99 về quản lý tài sản công cũng yêu cầu lập biên bản khi bàn giao. Một số tài liệu gần đây trích dẫn một thông tư số 99 mới, tuy nhiên văn bản này chưa được kiểm chứng chính thức. Vì vậy, doanh nghiệp nên căn cứ vào các thông tư đang có hiệu lực để soạn thảo và sử dụng.

Mẫu biên bản bàn giao tài sản tham khảo

Dưới đây là mẫu biên bản bàn giao tài sản đã điền sẵn nội dung minh họa. Tên người, doanh nghiệp, tài sản và số liệu chỉ nhằm minh họa cách trình bày; khi sử dụng thực tế cần thay bằng thông tin chính xác.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN

Số: 12/BBBG-TS

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại trụ sở Công ty Cổ phần Công nghệ Thành Đạt, chúng tôi gồm:

BÊN GIAO TÀI SẢN

Họ và tên: Nguyễn Thảo Vy

Chức vụ: Trưởng phòng Hành chính - Nhân sự

Đơn vị: Công ty Cổ phần Công nghệ Thành Đạt

BÊN NHẬN TÀI SẢN

Họ và tên: Phạm Minh Quân

Chức vụ: Chuyên viên Kinh doanh

Đơn vị: Phòng Kinh doanh

Hai bên tiến hành bàn giao các tài sản phục vụ công việc với nội dung như sau:

1. Danh mục tài sản bàn giao

2. Hồ sơ và tài liệu kèm theo

Bên giao đã bàn giao cho bên nhận các tài liệu và thông tin liên quan đến tài sản, gồm:

• Phiếu giao nhận tài sản nội bộ.
• Thông tin mã tài sản của từng thiết bị.
• Hướng dẫn sử dụng thiết bị nếu có.
• Thông tin tài khoản và phần mềm được cài đặt trên máy tính theo quy định của doanh nghiệp.
• Các phụ kiện được liệt kê tại bảng danh mục tài sản.

Bên nhận đã kiểm tra số lượng và tình trạng thực tế của tài sản trước khi ký biên bản.

3. Tình trạng tài sản tại thời điểm bàn giao

Các tài sản nêu trên đã được kiểm tra trực tiếp. Tài sản hoạt động bình thường, phù hợp với tình trạng được ghi nhận trong danh mục bàn giao.

Riêng máy tính xách tay Dell Latitude 5440 có một vết xước nhỏ ở góc mặt ngoài của máy. Tình trạng này đã được bên nhận kiểm tra và xác nhận tại thời điểm bàn giao.

4. Trách nhiệm của bên nhận

Bên nhận xác nhận đã nhận đủ các tài sản, phụ kiện và hồ sơ được liệt kê trong biên bản.

Bên nhận có trách nhiệm quản lý, sử dụng và bảo quản tài sản đúng mục đích, đồng thời thực hiện việc hoàn trả hoặc bàn giao lại tài sản khi có yêu cầu của doanh nghiệp hoặc khi thay đổi vị trí công việc theo quy định nội bộ.

5. Xác nhận của các bên

Hai bên đã kiểm tra số lượng, chủng loại và tình trạng tài sản tại thời điểm bàn giao.

Bên nhận xác nhận đã nhận đủ tài sản theo danh mục nêu trên và không có ý kiến khác về tình trạng tài sản được ghi nhận trong biên bản.

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, bên giao giữ 01 bản và bên nhận giữ 01 bản.

Biên bản kết thúc vào lúc ... giờ ... phút cùng ngày.

BÊN GIAO TÀI SẢN
(Ký, ghi rõ họ tên)

Nguyễn Thảo Vy

BÊN NHẬN TÀI SẢN
(Ký, ghi rõ họ tên)

Phạm Minh Quân

Tải mẫu biên bản giao nhận tài sản mới nhất (Word/Excel)

Dưới đây là các mẫu biên bản thông dụng, được biên soạn theo đúng hướng dẫn hiện hành, có thể tải về và chỉnh sửa dễ dàng trên Word hoặc Excel.

Mẫu biên bản giao nhận tài sản thông thường

Mẫu này dùng cho tài sản văn phòng như máy tính, bàn ghế, thiết bị. Các trường bắt buộc gồm thông tin bên giao, bên nhận, thời gian, danh mục tài sản, số lượng, đơn giá, thành tiền và chữ ký. Nếu cần mẫu cho hàng hóa, bạn có thể tham khảo biên bản giao nhận hàng.

Mẫu biên bản giao nhận tài sản cố định (TSCĐ)

Tài sản cố định có giá trị lớn nên mẫu biên bản cần chi tiết hơn: nguyên giá, hao mòn, nguồn hình thành, mã tài sản. Mẫu số 02-TS theo Thông tư 133 được dùng phổ biến cho DNNVV. Để nắm rõ quy trình bàn giao và nghiệm thu, xem thêm biên bản giao nhận và nghiệm thu TSCĐ.

Mẫu biên bản bàn giao công cụ, dụng cụ làm việc

Công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, thời gian sử dụng ngắn, biên bản thường đơn giản nhưng vẫn cần ghi tình trạng, số lượng và đơn vị quản lý. Ngoài ra, biên bản giao nhận còn dùng cho tài sản đặc thù như thẻ bảo hiểm y tế; bạn có thể tải mẫu biên bản giao nhận thẻ bảo hiểm y tế nếu cần.

Hướng dẫn cách lập biên bản giao nhận tài sản chi tiết từng mục

Thông tin bên giao và bên nhận

Ghi chính xác tên đơn vị, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện; nếu bên nhận là cá nhân, cần thêm chức danh và bộ phận. Điều này giúp quy rõ trách nhiệm khi có sự cố.

Bảng mô tả tài sản - tên, số lượng, tình trạng, giá trị

Mỗi tài sản cần có tên, mã hiệu, số lượng, tình trạng (mới, đã qua sử dụng...), đơn giá và tổng giá trị. Với TSCĐ, phải ghi nguyên giá và số khấu hao lũy kế nếu có.

Trách nhiệm, cam kết và chữ ký xác nhận các bên

Nội dung này nêu rõ trách nhiệm bảo quản, sử dụng sau bàn giao. Các bên ký và ghi rõ họ tên, chức danh; đơn vị nhà nước cần đóng dấu theo quy định.

Số bản lập và lưu trữ theo quy định

Thông thường lập hai bản, mỗi bên giữ một bản. Với tài sản công có thể lập thêm bản cho kế toán. Thời gian lưu trữ tối thiểu từ 5 đến 10 năm tùy loại chứng từ.

Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản giao nhận tài sản

Lập biên bản đúng thời điểm bàn giao thực tế

Biên bản phải được lập ngay khi tài sản chuyển giao, tránh lập sau để đảm bảo tính chính xác về thời điểm và tình trạng.

Đính kèm chứng từ, phụ lục (phiếu xuất kho, hình ảnh, biên bản kiểm kê)

Các chứng từ bổ sung như phiếu xuất kho, ảnh chụp, biên bản kiểm kê giúp tăng độ tin cậy và thuận tiện đối chiếu khi cần.

Quy định xử lý khi tài sản hư hỏng, mất mát sau bàn giao

Biên bản là căn cứ xác định trách nhiệm bồi thường. Bên nhận cần kiểm tra kỹ và ghi chú ngay khi phát hiện bất thường để tránh rủi ro.

Câu hỏi thường gặp về biên bản bàn giao tài sản

Biên bản bàn giao tài sản dùng để làm gì?

Biên bản bàn giao tài sản dùng để ghi nhận việc chuyển giao tài sản và xác định thông tin, số lượng, tình trạng tài sản tại thời điểm bàn giao. Văn bản cũng có thể xác định trách nhiệm quản lý, sử dụng của người nhận sau khi tiếp nhận tài sản.

Khi nhân viên nghỉ việc có cần lập biên bản bàn giao tài sản không?

Việc có bắt buộc lập biên bản hay không phụ thuộc vào quy định và quy trình của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu nhân viên đang quản lý máy tính, điện thoại, thiết bị, phương tiện hoặc tài sản khác của doanh nghiệp, lập biên bản giúp xác nhận rõ tài sản đã hoàn trả và tình trạng tại thời điểm bàn giao.

Biên bản bàn giao tài sản có cần ghi giá trị tài sản không?

Không phải mọi trường hợp đều nhất thiết phải ghi giá trị tài sản. Tuy nhiên, đối với tài sản được quản lý theo nguyên giá, giá trị còn lại hoặc có yêu cầu kiểm kê, việc bổ sung thông tin giá trị có thể giúp thuận tiện cho quản lý và đối chiếu.

Bàn giao nhiều tài sản có cần lập nhiều biên bản không?

Không nhất thiết. Nếu nhiều tài sản được bàn giao cùng thời điểm, giữa cùng bên giao và bên nhận, có thể liệt kê tất cả trong một biên bản bằng bảng danh mục. Trường hợp tài sản thuộc các bộ phận hoặc quy trình quản lý khác nhau thì có thể lập riêng để dễ theo dõi.

Tài sản bị mất hoặc hư hỏng trước khi bàn giao phải ghi thế nào?

Nên ghi chính xác tình trạng thực tế vào phần danh mục hoặc nội dung xác nhận, chẳng hạn tài sản bị hư hỏng bộ phận nào, mức độ ra sao và phụ kiện nào bị thiếu. Nếu các bên có thỏa thuận về trách nhiệm xử lý, nên ghi rõ nội dung này trong biên bản.

Mẫu biên bản bàn giao tài sản trên Mẫu Biên Bản có phải mẫu bắt buộc không?

Không. Đây là mẫu tham khảo được xây dựng để hỗ trợ người dùng soạn thảo và ghi nhận việc bàn giao tài sản. Khi sử dụng thực tế, cần điều chỉnh nội dung theo tài sản, quy trình quản lý và yêu cầu của đơn vị.

Có thể dùng mẫu này khi bàn giao tài sản giữa hai công ty không?

Có thể tham khảo, nhưng cần điều chỉnh thông tin theo giao dịch thực tế. Đặc biệt, cần ghi rõ chủ thể giao nhận, danh mục tài sản, số lượng, tình trạng, hồ sơ kèm theo và trách nhiệm của mỗi bên sau khi bàn giao.

Kết luận

Biên bản giao nhận tài sản là văn bản thiết yếu trong quản lý tài chính kế toán. Sử dụng mẫu chuẩn và lập đúng quy trình giúp doanh nghiệp minh bạch, tránh rủi ro pháp lý. Truy cập Mẫu Biên Bản để xem thêm nhiều mẫu biên bản hữu ích khác.