Mẫu Biên Bản Bàn Giao Công Trình Đưa Vào Sử Dụng Mới Nhất 2026 (File Word)

Biên bản bàn giao công trình đưa vào sử dụng là văn bản pháp lý quan trọng, đánh dấu thời điểm chuyển giao quyền quản lý, khai thác từ nhà thầu sang chủ đầu tư. Bài viết dưới đây cung cấp mẫu mới nhất theo quy định, hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo và những lưu ý pháp lý cần thiết. Bạn có thể tải file Word trực tiếp tại phần cuối bài.

Biên bản bàn giao công trình đưa vào sử dụng là gì?

Khái niệm biên bản bàn giao công trình

Biên bản bàn giao công trình đưa vào sử dụng là văn bản ghi nhận sự chuyển giao công trình từ bên thi công (nhà thầu) sang bên chủ đầu tư sau khi hoàn thành nghiệm thu, đảm bảo chất lượng và đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật theo thiết kế. Theo Điều 41 Nghị định 06/2021/NĐ-CP, đây là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ nghiệm thu hoàn thành công trình.

Mục đích và ý nghĩa của biên bản bàn giao

Văn bản này có năm mục đích chính: (1) xác nhận thời điểm chấm dứt trách nhiệm thi công của nhà thầu; (2) ghi nhận cam kết bảo hành, bảo trì; (3) làm căn cứ quyết toán, thanh lý hợp đồng; (4) là tài liệu bắt buộc để đưa công trình vào hoạt động; (5) là bằng chứng pháp lý khi giải quyết tranh chấp. Việc lập biên bản chính xác giúp giảm thiểu rủi ro pháp lý, tiết kiệm thời gian và chi phí.

Căn cứ pháp lý về bàn giao công trình đưa vào sử dụng

Quy định theo Luật Xây dựng hiện hành

Luật Xây dựng số 50/2014/QH13 (sửa đổi năm 2020) quy định công trình chỉ được đưa vào sử dụng sau khi đã nghiệm thu và có đủ hồ sơ hoàn thành. Điều 114 Luật sửa đổi nhấn mạnh yêu cầu bắt buộc về văn bản bàn giao giữa các bên. Nghị định 06/2021/NĐ-CP làm rõ quy trình, thời hạn lập biên bản (trong vòng 15 ngày sau nghiệm thu).

Các văn bản hướng dẫn thi hành liên quan

Thông tư 10/2021/TT-BXD cung cấp mẫu biên bản theo Phụ lục VI; Thông tư 11/2021/TT-BXD quy định biên bản là tài liệu bắt buộc để thanh lý hợp đồng. Quy chuẩn QCVN 06:2022/BXD bổ sung điều kiện nghiệm thu PCCC trước khi bàn giao. Ngoài ra, Thông tư 08/2023/TT-BXD yêu cầu số hóa hồ sơ bàn giao từ ngày 01/4/2024.

Điều kiện để công trình đưa vào sử dụng

Điều kiện về nghiệm thu hoàn thành công trình

Theo Điều 37 Nghị định 06/2021/NĐ-CP, công trình được nghiệm thu khi: thi công xong toàn bộ hợp đồng, đạt chỉ tiêu chất lượng, có kết quả thí nghiệm đạt yêu cầu, đã nghiệm thu các giai đoạn, và có kết luận an toàn PCCC đối với công trình có yêu cầu. Việc nắm rõ các điều kiện này giúp tránh nghiệm thu lại, giảm thời gian chờ đợi.

Điều kiện về hồ sơ pháp lý và kỹ thuật

Hồ sơ bàn giao bao gồm 6 loại tài liệu: thiết kế bản vẽ thi công, hồ sơ hoàn công, kết quả thí nghiệm, biên bản nghiệm thu các giai đoạn, biên bản nghiệm thu hoàn thành, bản vẽ hoàn công có xác nhận. Theo Quyết định 981/QĐ-BXD, các hồ sơ này phải lưu trữ tại cơ quan quản lý nhà nước trong 30 ngày kể từ ngày bàn giao.

Trách nhiệm của chủ đầu tư và đơn vị thi công

Chủ đầu tư phải kiểm tra hồ sơ, chủ trì tổ chức nghiệm thu, tiếp nhận công trình và lập biên bản. Nhà thầu phải hoàn thiện công trình, lập hồ sơ hoàn công, cam kết bảo hành và cung cấp tài liệu vận hành. Nghị định 35/2023/NĐ-CP quy định nhà thầu phải bồi thường nếu công trình không đảm bảo chất lượng sau bàn giao.

Nội dung chính trong biên bản bàn giao công trình

Thông tin các bên tham gia bàn giao

Biên bản phải ghi rõ bên giao (nhà thầu), bên nhận (chủ đầu tư) và bên giám sát (nếu có) với đầy đủ tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện. Thiếu hoặc sai thông tin pháp nhân là lỗi phổ biến khiến biên bản bị chỉnh sửa.

Thông tin chung về công trình (quy mô, vị trí, công năng)

Gồm tên công trình, địa điểm, quy mô (diện tích, số tầng), loại, cấp công trình và các chỉ tiêu kỹ thuật chính. Phân loại chính xác theo Quyết định 1053/QĐ-BXD giúp xác định đúng thành phần tham gia nghiệm thu.

Kết quả nghiệm thu và chất lượng công trình

Nêu tình trạng chất lượng tại thời điểm bàn giao, các thông số kiểm tra, kết luận của hội đồng nghiệm thu, khiếm khuyết còn tồn tại và biện pháp khắc phục. Nên liệt kê cụ thể để tránh tranh chấp sau này.

Thời điểm bàn giao và cam kết của các bên

Ghi rõ ngày giờ chính thức bàn giao, thời điểm bắt đầu tính bảo hành. Cam kết của nhà thầu về chất lượng, khắc phục khiếm khuyết; cam kết của chủ đầu tư về tiếp nhận, thanh toán và sử dụng đúng công năng.

Chữ ký, đóng dấu và danh sách các bên liên quan

Phải có chữ ký của người đại diện hợp pháp các bên, kèm họ tên, chức vụ và đóng dấu pháp nhân. Với công trình vốn nhà nước cần thêm xác nhận của cơ quan quản lý. Không bắt buộc công chứng nhưng cần đầy đủ thủ tục.

Mẫu biên bản bàn giao công trình đưa vào sử dụng (File Word tải về)

Tải mẫu biên bản bàn giao công trình chuẩn mới nhất — Bản Word miễn phí

Mẫu biên bản chuẩn theo Phụ lục VI Thông tư 10/2021/TT-BXD gồm các phần: Quốc hiệu, tiêu ngữ; tên văn bản; thời gian, địa điểm; thông tin các bên; thông tin công trình; kết quả nghiệm thu; cam kết; chữ ký và dấu. Bạn có thể tải file Word miễn phí tại đây sau khi điền đầy đủ các trường.

Hướng dẫn cách điền thông tin vào biên bản

Bước 1: Ghi đầy đủ thông tin các bên (đối chiếu giấy phép kinh doanh). Bước 2: Mô tả chi tiết công trình, đặc biệt là quy mô và cấp. Bước 3: Ghi kết quả nghiệm thu, kèm số liệu kiểm tra. Bước 4: Xác định thời điểm bàn giao và cam kết. Bước 5: Kiểm tra chữ ký, đóng dấu trước khi ban hành.

Hướng dẫn cách viết và soạn thảo biên bản bàn giao công trình

Các bước lập biên bản theo đúng quy trình

• Bước 1: Nhà thầu gửi văn bản đề nghị nghiệm thu hoàn thành.
• Bước 2: Chủ đầu tư tổ chức nghiệm thu (trong 15 ngày làm việc).
• Bước 3: Lập biên bản nghiệm thu và biên bản bàn giao.
• Bước 4: Ký, đóng dấu và phân phối cho các bên, lưu hồ sơ.

Lưu ý pháp lý khi ghi biên bản

Phải tuân thủ thời hạn 15 ngày sau nghiệm thu, sử dụng đúng mẫu theo Thông tư 10/2021, ghi chính xác thông tin pháp nhân, đảm bảo chữ ký đúng thẩm quyền. Đối với công trình có yêu cầu PCCC, cần kết luận của cơ quan chức năng.

Những sai sót thường gặp cần tránh

• Thiếu mã số thuế, địa chỉ chính xác của doanh nghiệp.
• Không ghi rõ cấp công trình, dẫn đến sai quy trình.
• Bỏ sót khiếm khuyết kỹ thuật, gây khó khăn khi khiếu nại.
• Không có đủ chữ ký của bên giám sát (nếu có).
• Đóng dấu không đúng loại (dấu chức danh thay vì dấu pháp nhân).

Hồ sơ cần chuẩn bị kèm biên bản bàn giao công trình

Hồ sơ nghiệm thu hoàn thành công trình

Gồm quyết định phê duyệt thiết kế, bản vẽ hoàn công, biên bản nghiệm thu các giai đoạn, kết quả thí nghiệm, biên bản nghiệm thu hoàn thành, văn bản thẩm tra (nếu có). Ngoài ra, cần kèm theo các biên bản liên quan như biên bản bàn giao mặt bằng và biên bản bàn giao nhà đất khi công trình có hạng mục tương ứng.

Hồ sơ quyết toán, hoàn công và các giấy tờ liên quan

Bao gồm quyết toán hợp đồng, thanh lý hợp đồng, hóa đơn tài chính, và các văn bản chuyển giao khác. Nếu bàn giao vật tư thiết bị, bạn có thể tham khảo biên bản bàn giao vật tư tại công trình để sử dụng trong trường hợp cần thiết.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Ai có thẩm quyền ký biên bản bàn giao công trình?

Người đại diện theo pháp luật của chủ đầu tư, nhà thầu thi công và tư vấn giám sát (nếu có) phải ký. Trường hợp ủy quyền cần có giấy ủy quyền hợp lệ.

Biên bản bàn giao có bắt buộc phải công chứng không?

Theo Thông tư 01/2023/TT-BTP, không bắt buộc công chứng. Chỉ cần chữ ký và đóng dấu của các bên, trừ khi có thỏa thuận khác.

Thời hạn lập biên bản bàn giao sau nghiệm thu là bao lâu?

Trong vòng 15 ngày kể từ khi nghiệm thu hoàn thành đạt yêu cầu, theo Điều 41 Nghị định 06/2021/NĐ-CP.

Xử lý khi phát hiện công trình có lỗi sau khi bàn giao?

Căn cứ vào biên bản bàn giao và cam kết bảo hành, bên nhận có quyền yêu cầu bên giao khắc phục trong thời gian bảo hành. Nếu quá hạn, có thể khởi kiện theo quy định pháp luật.

Kết luận

Biên bản bàn giao công trình đưa vào sử dụng là tài liệu không thể thiếu trong quy trình hoàn thiện công trình. Việc sử dụng đúng mẫu, điền chính xác và tuân thủ các điều kiện pháp lý sẽ giúp quá trình bàn giao diễn ra nhanh chóng, giảm thiểu rủi ro. Tải ngay mẫu biên bản chuẩn (File Word) tại đây và áp dụng cho dự án của bạn. Nếu có thắc mắc, để lại bình luận bên dưới – đội ngũ Mẫu Biên Bản luôn sẵn sàng hỗ trợ!