Khi công trình xây dựng đã hoàn thành và đủ điều kiện để đưa vào khai thác, sử dụng, việc lập Biên bản bàn giao công trình đưa vào sử dụng giúp ghi nhận việc chuyển giao công trình, tình trạng thực tế, hồ sơ kèm theo và trách nhiệm của các bên. 

Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu được chuẩn bị sẵn file Word và PDF, giúp chủ đầu tư, nhà thầu và đơn vị tiếp nhận thuận tiện chỉnh sửa theo công trình thực tế.

Tải ngay Biên bản bàn giao công trình đưa vào sử dụng gồm file Word và PDF, với bố cục và nội dung được chuẩn bị sẵn theo nhu cầu bàn giao thực tế, giúp tiết kiệm thời gian soạn thảo và dễ dàng cập nhật thông tin công trình.

Vì sao nên tải Biên bản bàn giao công trình đưa vào sử dụng tại Mẫu Biên Bản?

Khi bàn giao một công trình, người lập không chỉ cần ghi tên công trình và xác nhận đã bàn giao. Một biên bản thực tế còn phải thể hiện được đối tượng bàn giao, tình trạng công trình, hồ sơ và tài liệu đi kèm, trách nhiệm của bên giao và bên nhận. Nếu tự xây dựng từ đầu, việc xác định phạm vi nội dung và trình bày sao cho phù hợp có thể mất nhiều thời gian.

1. Mẫu được đầu tư nội dung và rà soát theo hướng sử dụng thực tế

Các mẫu tại Mẫu Biên Bản được đội ngũ biên tập có chuyên môn xây dựng và đội ngũ luật sư rà soát, hướng tới nhu cầu của người đang thực sự cần một biểu mẫu để sử dụng.

Thay vì tự tìm kiếm nhiều mẫu khác nhau rồi ghép nội dung, người dùng có thể bắt đầu với một cấu trúc đã được chuẩn bị, sau đó điều chỉnh theo hồ sơ và tình trạng thực tế của công trình.

2. Đúng nhu cầu bàn giao công trình sau khi hoàn thành

Bàn giao công trình đưa vào sử dụng khác với một biên bản bàn giao tài sản thông thường. Công trình có thể đi kèm hồ sơ hoàn thành, bản vẽ hoàn công, tài liệu vận hành, bảo hành, bảo trì và các tài liệu kỹ thuật liên quan.

Mẫu chuyên biệt giúp người dùng có một khung phù hợp hơn với bối cảnh chuyển giao công trình cho đơn vị quản lý hoặc sử dụng, thay vì phải lấy mẫu bàn giao tài sản chung và sửa đổi quá nhiều.

3. Tiết kiệm thời gian soạn thảo

Người dùng không cần tự xây dựng toàn bộ bố cục, tìm cách diễn đạt từng phần và căn chỉnh văn bản từ đầu.

Các thông tin thực tế như tên công trình, địa điểm, chủ đầu tư, đơn vị thi công, đơn vị tiếp nhận, thời điểm bàn giao, tình trạng công trình, hồ sơ kèm theo và trách nhiệm sau bàn giao có thể được cập nhật trực tiếp trên mẫu.

4. Có sẵn file Word và PDF

Mẫu được cung cấp dưới file Word và PDF.

Word phù hợp để thay thế thông tin, bổ sung danh mục hồ sơ và điều chỉnh nội dung theo từng công trình. PDF thuận tiện để xem trước, đối chiếu bố cục và lưu trữ.

Hai định dạng giúp người dùng linh hoạt hơn từ bước chuẩn bị đến khi hoàn thiện hồ sơ bàn giao.

5. Có thể đăng ký thêm tư vấn khi hồ sơ phức tạp

Một công trình có thể liên quan đến nhiều chủ thể và nhiều nhóm hồ sơ. Nếu việc bàn giao phát sinh vấn đề về phạm vi trách nhiệm, hồ sơ hoàn thành, nghĩa vụ bảo hành, chất lượng, quyền quản lý hoặc các thỏa thuận trong hợp đồng, người dùng có thể cân nhắc đăng ký thêm gói tư vấn luật sư.

Bạn không trả phí chỉ để nhận một file Word hoặc PDF. Khoản phí dành cho một biểu mẫu đã được đầu tư về nội dung, biên soạn bởi đội ngũ có chuyên môn, rà soát bởi đội ngũ luật sư và xây dựng theo nhu cầu sử dụng thực tế. 

Thay vì mất thời gian tự tìm kiếm, tổng hợp và soạn lại từ đầu, bạn có một bộ Word và PDF để bắt đầu chỉnh sửa từ cấu trúc đã được chuẩn bị sẵn. Nếu nhu cầu thực tế vượt quá việc sử dụng một mẫu thông thường, bạn vẫn có thể đăng ký thêm gói tư vấn luật sư để được hỗ trợ hiệu chỉnh chi tiết.

Đối với các dự án có nhiều hạng mục kỹ thuật, mẫu biên bản bàn giao công trình hạ tầng là tài liệu tham khảo giúp ghi nhận hiện trạng, khối lượng và các nội dung liên quan khi bàn giao.

Khi nào cần lập Biên bản bàn giao công trình đưa vào sử dụng?

Biên bản thường được lập khi công trình hoặc hạng mục công trình đã hoàn thành, đáp ứng điều kiện để bàn giao và cần chuyển giao cho chủ quản lý, chủ sử dụng hoặc đơn vị tiếp nhận.

Một số tình huống thường gặp gồm:

• Chủ đầu tư bàn giao công trình cho đơn vị quản lý, vận hành.
• Bàn giao công trình sau khi hoàn thành nghiệm thu theo quy định.
• Bàn giao công trình cho chủ sở hữu hoặc đơn vị được xác định có trách nhiệm quản lý, sử dụng.
• Bàn giao hạng mục công trình hoàn thành để đưa vào khai thác.
• Bàn giao công trình kèm hồ sơ hoàn công và tài liệu kỹ thuật.
• Bàn giao công trình sau khi hoàn thành sửa chữa, cải tạo hoặc xây dựng mới theo phạm vi công việc đã thỏa thuận.

Cần lưu ý rằng bàn giao và nghiệm thu là hai nội dung có liên quan nhưng không hoàn toàn đồng nhất. Trong quy định về quản lý chất lượng công trình, việc nghiệm thu hoàn thành là cơ sở quan trọng trước khi công trình được đưa vào khai thác, sử dụng; việc bàn giao sau đó ghi nhận việc chuyển giao cho chủ quản lý hoặc chủ sử dụng cùng các hồ sơ cần thiết.

Khi hoàn tất quá trình xây dựng, mẫu biên bản bàn giao công trình thi công có thể được tham khảo để ghi nhận tình trạng công trình, hồ sơ và trách nhiệm của các bên tại thời điểm bàn giao.

Biên bản bàn giao công trình đưa vào sử dụng gồm những nội dung gì?

Tùy loại công trình và thỏa thuận giữa các bên, biên bản có thể được thiết kế khác nhau. Một mẫu thực tế thường có các nhóm nội dung sau.

Thông tin công trình

Ghi rõ:

• Tên công trình hoặc hạng mục công trình.
• Địa điểm xây dựng.
• Quy mô hoặc phạm vi bàn giao nếu cần.
• Chủ đầu tư.
• Đơn vị thi công.
• Đơn vị tư vấn giám sát hoặc các bên liên quan nếu có.

Thông tin cần thống nhất với hồ sơ dự án, hợp đồng và hồ sơ hoàn thành công trình.

Thành phần tham gia bàn giao

Xác định rõ các bên tham gia, chẳng hạn:

• Đại diện chủ đầu tư.
• Đại diện nhà thầu thi công.
• Đại diện đơn vị quản lý, sử dụng.
• Đơn vị tư vấn giám sát.
• Đại diện các bên khác có liên quan.

Ghi rõ họ tên, chức vụ và đơn vị để xác định tư cách của người ký biên bản.

Thời gian và địa điểm bàn giao

Ghi ngày, giờ và địa điểm thực hiện bàn giao.

Nếu việc bàn giao được thực hiện tại chính công trình, nên ghi rõ địa chỉ hoặc vị trí công trình để thuận tiện đối chiếu hồ sơ.

Căn cứ bàn giao

Có thể ghi nhận các căn cứ liên quan như:

• Hợp đồng xây dựng.
• Hồ sơ thiết kế được phê duyệt.
• Hồ sơ nghiệm thu.
• Biên bản nghiệm thu hoàn thành.
• Các văn bản chấp thuận hoặc tài liệu liên quan.
• Thỏa thuận giữa chủ đầu tư và đơn vị tiếp nhận.

Không nên liệt kê những tài liệu thực tế không tồn tại hoặc chưa được hoàn thiện.

Tình trạng công trình tại thời điểm bàn giao

Đây là phần quan trọng của biên bản.

Có thể ghi nhận:

• Công trình đã hoàn thành theo phạm vi bàn giao.
• Tình trạng thực tế tại thời điểm bàn giao.
• Các hạng mục đã hoàn thành.
• Thiết bị được bàn giao.
• Các tồn tại hoặc công việc cần tiếp tục xử lý nếu có.
• Điều kiện vận hành, sử dụng.

Nếu còn tồn tại cần khắc phục, nên ghi cụ thể nội dung, trách nhiệm và thời hạn xử lý thay vì chỉ ghi chung chung.

Hồ sơ và tài liệu bàn giao

Tùy công trình, có thể lập danh mục:

• Hồ sơ hoàn thành công trình.
• Bản vẽ hoàn công.
• Hồ sơ thiết kế.
• Tài liệu hướng dẫn vận hành.
• Hồ sơ bảo hành, bảo trì.
• Hồ sơ kiểm định, thử nghiệm nếu có.
• Tài liệu kỹ thuật của thiết bị.
• Danh mục thiết bị, phụ tùng hoặc vật tư dự trữ.
• Các tài liệu khác theo hợp đồng và yêu cầu của bên tiếp nhận.

Quy định về quản lý chất lượng công trình từng thể hiện rõ nguyên tắc chủ đầu tư bàn giao cho chủ quản lý, chủ sử dụng sau khi nghiệm thu hoàn thành, đồng thời giao các hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công và tài liệu liên quan đến vận hành, bảo hành, bảo trì theo yêu cầu.

Trách nhiệm sau bàn giao

Có thể ghi rõ:

• Trách nhiệm quản lý và vận hành của bên nhận.
• Trách nhiệm bảo hành của bên giao hoặc nhà thầu.
• Các công việc còn phải hoàn thành.
• Thời hạn khắc phục tồn tại.
• Phương thức phối hợp khi phát sinh vấn đề.

Phần này nên bám sát hợp đồng và hồ sơ thực tế, tránh đưa thêm nghĩa vụ mà các bên chưa có căn cứ để xác định.

Kết luận bàn giao

Cuối biên bản cần xác định rõ:

• Đã bàn giao những gì.
• Bên nào tiếp nhận.
• Công trình hoặc hạng mục nào được chuyển giao.
• Hồ sơ nào đã giao.
• Các vấn đề còn tồn tại nếu có.
• Thời hạn thực hiện các công việc tiếp theo.

Sau đó là chữ ký của đại diện các bên.

Với những hạng mục phục vụ hoặc hỗ trợ công trình chính, mẫu biên bản bàn giao công trình phụ trợ cung cấp thêm mẫu liên quan để tham khảo khi hoàn thiện hồ sơ bàn giao.

Hướng dẫn điền Biên bản bàn giao công trình đưa vào sử dụng

Bước 1: Điền thông tin công trình

Cập nhật tên công trình, hạng mục, địa điểm và phạm vi bàn giao theo hồ sơ thực tế.

Nếu chỉ bàn giao một phần công trình, cần ghi rõ phần hoặc hạng mục được bàn giao, tránh hiểu thành toàn bộ công trình.

Bước 2: Điền thành phần tham gia

Ghi đầy đủ họ tên, chức vụ và đơn vị của những người trực tiếp tham gia.

Đặc biệt cần kiểm tra người ký có đúng tư cách đại diện của bên giao và bên nhận hay không.

Bước 3: Điền căn cứ bàn giao

Đối chiếu với hợp đồng, hồ sơ nghiệm thu và các tài liệu hoàn thành công trình để ghi đúng căn cứ.

Không nên tự thêm số hiệu văn bản nếu chưa kiểm tra hồ sơ gốc.

Bước 4: Ghi tình trạng công trình

Mô tả tình trạng thực tế tại thời điểm bàn giao.

Nếu công trình còn một số công việc phải hoàn thiện nhưng các bên vẫn thực hiện bàn giao theo phạm vi được phép, cần ghi rõ phần còn lại và trách nhiệm xử lý.

Bước 5: Lập danh mục hồ sơ bàn giao

Đối chiếu từng tài liệu thực tế đã giao để lập danh mục.

Nên ghi rõ tên tài liệu, số lượng hoặc tình trạng bàn giao nếu cần quản lý chặt chẽ.

Bước 6: Ghi trách nhiệm sau bàn giao

Cập nhật những nghĩa vụ mà các bên đã thống nhất hoặc đã được quy định trong hợp đồng, chẳng hạn bảo hành, khắc phục tồn tại, vận hành, bảo trì hoặc cung cấp tài liệu bổ sung.

Bước 7: Kiểm tra và ký

Trước khi ký, cần kiểm tra lại tên công trình, phạm vi bàn giao, tình trạng, danh mục hồ sơ và trách nhiệm sau bàn giao.

Biên bản nên được lập thành số lượng bản phù hợp để các bên lưu giữ.

Nếu bạn đang cần hoàn thiện hồ sơ bàn giao sau khi công trình hoàn thành, hãy tải Biên bản bàn giao công trình đưa vào sử dụng gồm file Word và PDF. Mẫu có sẵn khung nội dung để ghi nhận công trình, tình trạng bàn giao, hồ sơ kèm theo và trách nhiệm các bên, giúp rút ngắn thời gian hoàn thiện hồ sơ.

Lưu ý pháp lý khi bàn giao công trình đưa vào sử dụng

1. Không đồng nhất bàn giao với nghiệm thu

Đây là điểm quan trọng nhất.

Nghiệm thu nhằm xác nhận kết quả hoàn thành theo yêu cầu, tiêu chuẩn và hồ sơ áp dụng; còn bàn giao ghi nhận việc chuyển công trình cho bên quản lý, sử dụng cùng các hồ sơ, tài liệu liên quan.

Vì vậy, không nên sử dụng biên bản bàn giao để thay thế một thủ tục nghiệm thu mà pháp luật hoặc hồ sơ dự án yêu cầu.

Nghị định 175/2024/NĐ-CP hiện là một trong các văn bản quy định chi tiết về quản lý hoạt động xây dựng và có hiệu lực từ ngày 30/12/2024.

2. Kiểm tra điều kiện đưa công trình vào sử dụng

Trước khi xác nhận bàn giao đưa vào sử dụng, cần kiểm tra tình trạng nghiệm thu, các yêu cầu về an toàn và các điều kiện liên quan đến loại công trình cụ thể.

Không nên chỉ căn cứ vào việc công trình đã hoàn thành về mặt thi công để kết luận rằng công trình đương nhiên đủ điều kiện khai thác.

3. Hồ sơ bàn giao cần phù hợp với công trình

Không phải công trình nào cũng có cùng danh mục hồ sơ.

Tùy tính chất, quy mô và hệ thống kỹ thuật, hồ sơ có thể bao gồm bản vẽ hoàn công, tài liệu vận hành, bảo hành, bảo trì, kiểm định, hướng dẫn thiết bị và các tài liệu khác.

4. Ghi rõ các tồn tại nếu có

Nếu tại thời điểm bàn giao còn công việc phải hoàn thiện, không nên bỏ qua trong biên bản.

Nên ghi rõ nội dung tồn tại, bên chịu trách nhiệm, thời hạn hoàn thành và phương thức xác nhận kết quả.

5. Đối chiếu hợp đồng xây dựng

Nội dung bàn giao cần được kiểm tra cùng hợp đồng xây dựng, phụ lục hợp đồng và các thỏa thuận liên quan để xác định đúng phạm vi công việc, hồ sơ và trách nhiệm của từng bên.

Checklist trước khi ký Biên bản bàn giao

Trước khi ký, nên kiểm tra:

• Tên công trình/hạng mục đã chính xác chưa?
• Địa điểm công trình có đúng không?
• Phạm vi bàn giao là toàn bộ hay một phần công trình?
• Người đại diện các bên có đúng thẩm quyền không?
• Công trình đã thực hiện các bước nghiệm thu cần thiết chưa?
• Tình trạng thực tế có đúng với nội dung biên bản không?
• Các tồn tại cần khắc phục đã được ghi rõ chưa?
• Danh mục hồ sơ bàn giao đã đầy đủ chưa?
• Bản vẽ hoàn công đã được bàn giao nếu thuộc hồ sơ phải bàn giao chưa?
• Tài liệu vận hành, bảo hành, bảo trì đã được xác định chưa?
• Trách nhiệm sau bàn giao đã rõ chưa?
• Thời hạn xử lý tồn tại có được ghi cụ thể không?
• Chữ ký và thông tin đại diện các bên đã đầy đủ chưa?

Sau khi tải mẫu, cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu tải về cần được điều chỉnh theo đúng công trình và hồ sơ bàn giao thực tế.

Các nội dung thường phải thay đổi gồm:

Thông tin công trình: tên, địa điểm, hạng mục, quy mô hoặc phạm vi bàn giao.

Thông tin các bên: chủ đầu tư, nhà thầu, đơn vị quản lý, đơn vị sử dụng và người đại diện.

Căn cứ: hợp đồng, biên bản nghiệm thu và các tài liệu liên quan.

Tình trạng bàn giao: cập nhật thực tế công trình tại thời điểm chuyển giao.

Danh mục hồ sơ: thay bằng đúng những tài liệu thực tế được giao.

Thiết bị và tài sản: nếu công trình có thiết bị đi kèm, cần cập nhật theo danh mục bàn giao.

Tồn tại: ghi rõ các hạng mục chưa hoàn thiện hoặc vấn đề cần tiếp tục xử lý.

Trách nhiệm: điều chỉnh theo hợp đồng và thỏa thuận thực tế của các bên.

Sau khi sửa, cần đối chiếu biên bản với hồ sơ nghiệm thu và danh mục tài liệu bàn giao để hạn chế sai lệch.

File mẫu nhận được gồm những gì?

Khi tải mẫu, người dùng nhận được:

• File Word: thuận tiện chỉnh sửa thông tin công trình, các bên và danh mục hồ sơ.
• File PDF: thuận tiện xem trước, đối chiếu và lưu trữ.
• Khung nội dung được chuẩn bị sẵn: hỗ trợ quá trình lập biên bản nhanh hơn.

Người dùng vẫn cần cập nhật nội dung theo hồ sơ và tình trạng thực tế của từng công trình trước khi ký.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản bàn giao công trình đưa vào sử dụng

Biên bản bàn giao công trình có thay thế biên bản nghiệm thu không?

Không nên mặc nhiên coi hai loại biên bản là một. Nghiệm thu và bàn giao có mục đích khác nhau. Việc công trình đủ điều kiện đưa vào sử dụng cần được xác định theo quy định áp dụng cho công trình cụ thể và hồ sơ dự án.

Khi nào lập biên bản bàn giao công trình?

Thông thường, biên bản được lập khi công trình hoặc hạng mục công trình đã hoàn thành và đủ điều kiện bàn giao cho bên quản lý, sử dụng, sau khi thực hiện các bước nghiệm thu cần thiết.

Ai ký Biên bản bàn giao công trình?

Thông thường là đại diện có thẩm quyền của bên giao và bên nhận, cùng các bên liên quan nếu hồ sơ hoặc hợp đồng yêu cầu.

Có cần bàn giao bản vẽ hoàn công không?

Tùy hồ sơ và yêu cầu áp dụng cho công trình. Bản vẽ hoàn công và các tài liệu liên quan đến vận hành, bảo hành, bảo trì là những nhóm hồ sơ có thể thuộc thành phần bàn giao; cần đối chiếu quy định và hồ sơ thực tế.

Nếu công trình còn một số lỗi nhỏ có được bàn giao không?

Không nên trả lời theo một nguyên tắc chung cho mọi công trình. Cần xác định mức độ tồn tại, điều kiện nghiệm thu, điều kiện đưa vào sử dụng và thỏa thuận của các bên. Nếu vẫn bàn giao theo phạm vi được phép, các tồn tại nên được ghi rõ cùng trách nhiệm và thời hạn khắc phục.

Có thể dùng mẫu này cho bàn giao hạng mục công trình không?

Có thể điều chỉnh mẫu cho hạng mục công trình, nhưng cần ghi rõ phạm vi bàn giao để tránh nhầm lẫn với việc bàn giao toàn bộ công trình.

Xem trước và tải Biên bản bàn giao công trình đưa vào sử dụng

Trước khi sử dụng, nên đối chiếu mẫu với hồ sơ nghiệm thu, hợp đồng xây dựng và danh mục tài liệu thực tế sẽ bàn giao.

Nếu cần một khung văn bản có sẵn để chỉnh sửa, bạn có thể tải Biên bản bàn giao công trình đưa vào sử dụng với file Word và PDF, sau đó cập nhật thông tin và tình trạng thực tế của công trình.

Tải Biên bản bàn giao công trình đưa vào sử dụng gồm file Word và PDF để có sẵn khung nội dung chuyên biệt, dễ chỉnh sửa theo từng công trình và thuận tiện ghi nhận việc bàn giao, hồ sơ kèm theo cùng trách nhiệm của các bên.

Kết luận

Biên bản bàn giao công trình đưa vào sử dụng giúp ghi nhận việc chuyển giao công trình, tình trạng thực tế, hồ sơ đi kèm và trách nhiệm của các bên. Khi lập biên bản, cần đặc biệt chú ý phạm vi bàn giao, hồ sơ thực tế và mối quan hệ giữa nghiệm thu với việc đưa công trình vào sử dụng.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản

Có thể bạn quan tâm:

Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng

Mẫu biên bản bàn giao nhà đất

Mẫu biên bản bàn giao vật tư tại công trình