Mẫu Biên Bản Bàn Giao Công Trình Thi Công [Cập Nhật 2025] - Tải File Word Miễn Phí

Biên bản bàn giao công trình thi công là văn bản pháp lý cuối cùng trong chuỗi các thủ tục nghiệm thu, đánh dấu thời điểm chính thức chuyển giao quyền quản lý, sử dụng công trình từ nhà thầu sang chủ đầu tư. Đây là tài liệu bắt buộc phải có trong hồ sơ hoàn công, làm cơ sở để tính thời gian bảo hành, giải quyết các tranh chấp phát sinh và đưa công trình vào vận hành. Bài viết dưới đây cung cấp định nghĩa, phân tích các thành phần tham gia, nội dung chi tiết và các mẫu biên bản bàn giao công trình thi công mới nhất năm 2025 dưới dạng file Word, kèm hướng dẫn cách điền cụ thể.

Biên bản bàn giao công trình thi công là gì?

Định nghĩa biên bản bàn giao công trình xây dựng

Theo Khoản 1 Điều 25 Nghị định 06/2021/NĐ-CP về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng, "bàn giao công trình xây dựng là việc giao toàn bộ hoặc một phần công trình xây dựng cho chủ đầu tư hoặc đơn vị được giao quản lý sử dụng để đưa công trình vào khai thác, sử dụng sau khi hoàn thành công tác nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng theo quy định."

Như vậy, biên bản bàn giao là văn bản ghi nhận việc chuyển giao quyền quản lý, sử dụng và trách nhiệm bảo hành từ nhà thầu (bên giao) sang chủ đầu tư/bên quản lý (bên nhận), được lập sau khi công trình hoặc hạng mục đã được nghiệm thu đạt yêu cầu chất lượng.

Cần phân biệt rõ giữa biên bản nghiệm thu (đánh giá chất lượng, sự phù hợp với thiết kế) và biên bản bàn giao (bước cuối cùng để "khóa sổ" trách nhiệm của nhà thầu và chính thức chuyển giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu, phụ tùng, vật tư dự trữ cho bên quản lý vận hành).

Theo hướng dẫn tại Thông tư 02/2024/TT-BXD, mẫu biên bản được khuyến nghị tại Phụ lục III-B, tuy nhiên không bắt buộc sử dụng mẫu cụ thể mà các bên có thể tự thỏa thuận về nội dung, miễn đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về thông tin.

Vai trò và ý nghĩa pháp lý của biên bản bàn giao

• Căn cứ tính thời gian bảo hành: Theo Điều 33 Nghị định 06/2021/NĐ-CP, thời điểm bảo hành được tính từ ngày ký biên bản bàn giao, làm căn cứ giải quyết các vấn đề bảo hành, bảo trì sau này.
• Thành phần bắt buộc của hồ sơ hoàn công: Điều 18 Nghị định 06/2021 quy định hồ sơ hoàn công bao gồm bản vẽ hoàn công, nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu và biên bản bàn giao là tài liệu bắt buộc trước khi công trình được phép đưa vào sử dụng.
• Căn cứ xử phạt vi phạm hành chính: Nếu đưa công trình vào sử dụng khi chưa có biên bản bàn giao, tổ chức có thể bị phạt từ 60.000.000 đến 80.000.000 đồng theo Điều 12, Khoản 4 Nghị định 16/2022/NĐ-CP.
• Chứng cứ giải quyết tranh chấp: Đây là bằng chứng pháp lý quan trọng giúp bảo vệ quyền lợi của các bên khi xảy ra khiếu nại về chất lượng, tiến độ hay thanh toán. Theo thống kê của Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC), khoảng 35-40% vụ tranh chấp xây dựng liên quan đến thiếu sót trong biên bản bàn giao và hồ sơ nghiệm thu.

Khi nào cần lập biên bản bàn giao công trình thi công?

Thời điểm bàn giao công trình hoàn thành

Theo Khoản 2 Điều 25 Nghị định 06/2021/NĐ-CP, việc bàn giao phải được thực hiện chậm nhất 30 ngày kể từ ngày có biên bản nghiệm thu hoàn thành công trình hoặc sau khi hoàn thành chạy thử (đối với công trình có yêu cầu). Đây là quy định cứng: không được phép đưa công trình vào khai thác, sử dụng khi chưa có biên bản bàn giao.

Từ năm 2020 đến nay, hệ thống pháp luật về xây dựng đã có nhiều thay đổi đáng chú ý. Nghị định 06/2021 thay thế Nghị định 46/2015 đã bổ sung yêu cầu bắt buộc về kiểm tra công tác nghiệm thu và đặc biệt nhấn mạnh trách nhiệm của chủ đầu tư trong việc lập và lưu trữ biên bản bàn giao đúng thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị bàn giao của nhà thầu.

Bàn giao đưa vào sử dụng / vận hành

Khi công trình hoàn thành toàn bộ hoặc một phần đủ điều kiện vận hành, chủ đầu tư và nhà thầu tổ chức bàn giao trước lễ khánh thành. Việc này thường gắn liền với chuyển giao thiết bị công nghệ, phụ tùng thay thế, hồ sơ vận hành, hóa đơn, chứng từ theo quy định tại Điều 4 Thông tư 02/2024/TT-BXD.

Đối với công trình dân dụng, chung cư, bàn giao còn bao gồm các hệ thống như PCCC, thang máy, máy phát điện. Các hệ thống này cần chạy thử ít nhất 72 giờ liên tục trước khi bàn giao theo tiêu chuẩn TCVN 5687:2023 và TCVN 7336:2022. 100% các công trình cao tầng tại TP.HCM năm 2024 đều yêu cầu có biên bản bàn giao hệ thống trước khi cấp giấy chứng nhận đủ điều kiện vận hành.

Bàn giao hạng mục công trình

Đối với các dự án có nhiều hạng mục, việc bàn giao có thể thực hiện theo từng phần độc lập, miễn hạng mục đó đã được nghiệm thu và có đủ hồ sơ hoàn công riêng. Điều này được quy định tại Điều 25 Nghị định 06/2021 và thường được áp dụng tại các dự án lớn như nhà máy, cầu đường để sớm thu hồi vốn. Tuy nhiên, bàn giao hạng mục không được tùy tiện cắt đôi công trình nếu hạng mục đó vẫn phụ thuộc hệ thống chung chưa hoàn thiện. Quyết định này phải dựa trên thiết kế và sự đồng thuận của các bên.

Các bên tham gia ký biên bản bàn giao công trình

Bên giao – Nhà thầu thi công

Nhà thầu cử người có thẩm quyền (thường là giám đốc dự án hoặc tổng giám đốc) ký biên bản, chữ ký hợp lệ theo đăng ký kinh doanh. Nếu nhà thầu là liên danh, cần chữ ký của tất cả thành viên, trừ khi có ủy quyền hợp pháp. Trách nhiệm của nhà thầu bao gồm cung cấp đầy đủ hồ sơ hoàn công, bản vẽ hoàn công, kết quả thí nghiệm và ghi rõ cam kết bảo hành với thời gian tối thiểu 24 tháng (công trình cấp II trở lên) hoặc 12 tháng (cấp còn lại) theo Điều 31 Nghị định 06/2021.

Bên nhận – Chủ đầu tư / Ban QLDA

Chủ đầu tư hoặc Ban quản lý dự án có trách nhiệm kiểm tra đầy đủ hồ sơ trước khi ký. Theo Thông tư 05/2024/TT-BXD, thời gian tối đa để xem xét hồ sơ là 15 ngày làm việc, quá thời hạn này có thể mặc định chủ đầu tư chấp nhận. Đối với công trình sử dụng vốn nhà nước, chữ ký phải đúng theo quyết định thành lập Ban quản lý dự án.

Đơn vị tư vấn giám sát (nếu có)

Đóng vai trò xác nhận chất lượng và chịu trách nhiệm liên đới nếu ký biên bản bàn giao mà công trình có sai sót chất lượng do mình giám sát không phát hiện (Điều 15 Nghị định 06/2021). Kiểm toán Nhà nước báo cáo giai đoạn 2021-2023 cho thấy 67% sai phạm về bàn giao liên quan đến việc thiếu chữ ký của tư vấn giám sát.

Chính quyền địa phương

Đối với công trình xây dựng trên đất công, đất quốc phòng, an ninh hoặc dự án tái định cư, cần có sự chứng kiến của đại diện UBND cấp xã/phường nơi đặt công trình. Việc này không bắt buộc theo luật xây dựng nhưng là thực tiễn đảm bảo tính minh bạch, và theo thống kê từ Sở Tư pháp TP.HCM năm 2024, biên bản bàn giao có chữ ký chính quyền giúp giảm 80% rủi ro khiếu kiện sau này.

Trong trường hợp công trình có nhiều nhà đầu tư thứ cấp (hình thức BT, BOT), biên bản cần có sự tham gia của đại diện cơ quan nhà nước có thẩm quyền nếu dự án thuộc diện quản lý nhà nước theo Nghị định 63/2023/NĐ-CP.

Nội dung chính trong biên bản bàn giao công trình thi công

Thông tin về công trình và địa điểm

Ghi chính xác tên công trình, địa điểm (số nhà, đường, phường, quận, tỉnh/thành), loại công trình (dân dụng, công nghiệp, hạ tầng kỹ thuật), quy mô (số tầng, diện tích, tổng mức đầu tư). Các thông tin này phải khớp với giấy phép xây dựng và bản vẽ được duyệt. Sai lệch có thể dẫn đến biên bản bị vô hiệu. Theo Thông tư 02/2024/TT-BXD, mọi thay đổi về tên công trình phải có văn bản điều chỉnh của cơ quan có thẩm quyền.

Phạm vi bàn giao (toàn bộ / bộ phận)

Liệt kê rõ ràng toàn bộ công trình hay từng hạng mục, từng khu vực (tầng, dãy nhà, hệ thống). Kèm theo bản vẽ mặt bằng đánh dấu phạm vi bàn giao. Để tránh tranh chấp, khuyến nghị của liên đoàn Luật sư Việt Nam là nên lập phụ lục danh mục bàn giao cụ thể từng thiết bị, mã số, số lượng.

Hồ sơ, tài liệu kèm theo bàn giao

Ghi đầy đủ số tờ, số trang, ngày phát hành, người lập cho các tài liệu bao gồm: bản vẽ hoàn công (bản chính, khổ A3/A4), nhật ký thi công, biên bản nghiệm thu, kết quả thí nghiệm, chứng chỉ chất lượng vật liệu, phiếu bảo hành thiết bị, hợp đồng bảo trì. Theo Thông tư 02/2024/TT-BXD, danh mục tối thiểu gồm 12 loại tài liệu; nếu thiếu, bên nhận có quyền từ chối nhận bàn giao.

Chất lượng công trình & bản vẽ hoàn công

Xác nhận công trình đã đạt chất lượng theo thiết kế được duyệt, kèm theo biên bản nghiệm thu hoàn thành và bản vẽ hoàn công (thể hiện đúng thực tế xây dựng, có xác nhận của tư vấn giám sát). Nếu có sai lệch so với thiết kế, bản vẽ hoàn công phải ghi rõ sự thay đổi và được sự đồng ý của chủ đầu tư và cơ quan có thẩm quyền nếu vượt quy mô giấy phép.

Quy trình vận hành, bảo trì và vật tư dự trữ

Nhà thầu chuyển giao tài liệu hướng dẫn vận hành, lịch bảo trì, danh mục vật tư dự phòng, thiết bị thay thế và tổ chức đào tạo cho bên nhận, việc này phải được xác nhận trong biên bản theo Điều 35 Nghị định 06/2021. Đối với thiết bị công nghệ cao, cần có thêm phiếu bảo hành của nhà sản xuất và cam kết bảo trì định kỳ.

Kết luận – thời điểm chính thức bàn giao

Ghi rõ ngày, giờ chính thức bàn giao, đây là cơ sở tính thời gian bảo hành và chuyển quyền quản lý, khai thác. Nếu có điều kiện nghiệm thu "có bảo lưu" (chấp nhận một số hạng mục nhỏ chưa hoàn thiện), biên bản phải liệt kê chi tiết các điều kiện bảo lưu, thời hạn khắc phục, trách nhiệm thực hiện. Sau khi ký, nhà thầu có 5 ngày làm việc để dọn dẹp và bàn giao mặt bằng sạch.

Tải mẫu biên bản bàn giao công trình thi công (File Word)

Dưới đây là các mẫu biên bản bàn giao công trình thi công phổ biến nhất, được thiết kế dưới dạng file Word (.doc) để bạn dễ dàng tải về và chỉnh sửa theo nhu cầu cụ thể của dự án.

Mẫu biên bản bàn giao công trình hoàn chỉnh

• Tên file: BB-BAN-GIAO-CONG-TRINH-HOAN-CHINH-2025.doc
• Mô tả: Mẫu tổng hợp bao gồm tất cả các mục theo Thông tư 02/2024, bố cục 4 trang, phù hợp cho mọi loại công trình từ dân dụng đến công nghiệp. Được xây dựng dựa trên mẫu của Sở Xây dựng TP.HCM, có bảng liệt kê hồ sơ kèm theo, các trường thông tin sẵn sàng để điền.

Mẫu biên bản bàn giao hạng mục công trình

• Tên file: BB-BAN-GIAO-HANG-MUC-CONG-TRINH-2025.doc
• Mô tả: Tập trung vào việc bàn giao từng phần/hạng mục, bổ sung trường "phạm vi cụ thể" và "căn cứ pháp lý nghiệm thu hạng mục". Thích hợp cho các dự án nhà máy, khu công nghiệp, các công trình có nhiều giai đoạn hoàn thiện.

Mẫu biên bản bàn giao mặt bằng thi công

• Tên file: BB-BAN-GIAO-MAT-BANG-THI-CONG-2025.doc
• Mô tả: Mẫu riêng cho việc bàn giao mặt bằng từ chủ đầu tư cho nhà thầu trước khi thi công. Đây là bước bắt buộc trước khi khởi công, ghi nhận hiện trạng, mốc giới, tình trạng hạ tầng. Mẫu có thêm phần "điều kiện bàn giao" và "cam kết bảo vệ môi trường". Bạn có thể tham khảo thêm quy trình tương tự tại mẫu biên bản bàn giao đất để hiểu rõ hơn về thủ tục này.

Mẫu biên bản bàn giao nhà / công trình đưa vào sử dụng

• Tên file: BB-BAN-GIAO-NHA-CONG-TRINH-SU-DUNG-2025.doc
• Mô tả: Mẫu sử dụng cho việc bàn giao nhà ở, căn hộ chung cư hoặc các công trình đã hoàn thiện để đưa vào khai thác. Có các phần về hệ thống kỹ thuật, nội thất và hồ sơ pháp lý liên quan đến từng căn hộ. Việc lập biên bản này cũng tương tự như khi bạn bàn giao vật tư thu hồi, đều cần sự chính xác và chi tiết.

Để hiểu thêm về tính chất pháp lý của các loại biên bản giao nhận, bạn có thể tìm hiểu thêm về mẫu biên bản bàn giao sổ BHXH - một văn bản hành chính có giá trị tương tự.

Hướng dẫn cách điền biên bản bàn giao công trình

Lưu ý khi ghi thông tin bên giao – bên nhận

Thông tin các bên phải ghi chính xác theo tên pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, họ tên và chức vụ người đại diện. Cần đối chiếu với hợp đồng thi công và giấy phép đầu tư để tránh sai sót.

Cách ghi phạm vi bàn giao chính xác

Liệt kê cụ thể từng hạng mục công việc, thiết bị hoặc khu vực được bàn giao. Có thể sử dụng bảng danh sách kèm theo để ghi rõ số lượng, chất lượng, tình trạng của từng thành phần. Việc này giúp tránh khiếu nại về sau khi các bên có cách hiểu khác nhau.

Quy định về số bản và giá trị pháp lý

Thông thường, biên bản được lập thành ít nhất 3 bản: mỗi bên giữ một bản (bên giao, bên nhận, tư vấn giám sát) và có thể có thêm bản lưu tại cơ quan có thẩm quyền theo yêu cầu của dự án. Tất cả các bản đều có giá trị pháp lý như nhau.

Dấu, chữ ký của các bên liên quan

Chữ ký phải là của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Dấu đóng phải là dấu chính thức của tổ chức, đúng với mẫu đã đăng ký. Không dùng dấu treo hay dấu sao y. Nếu có sự tham gia của chính quyền địa phương, cần có chữ ký và dấu xác nhận của UBND cấp xã/phường.

Quy định pháp luật về bàn giao công trình xây dựng

Căn cứ pháp lý theo Nghị định hiện hành

Các văn bản pháp lý điều chỉnh hoạt động bàn giao công trình bao gồm: - Nghị định 06/2021/NĐ-CP (thay thế Nghị định 46/2015) về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng. - Thông tư 02/2024/TT-BXD và Thông tư 05/2024/TT-BXD hướng dẫn chi tiết về hồ sơ hoàn công và nghiệm thu. - Nghị định 16/2022/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực xây dựng. - Nghị định 63/2023/NĐ-CP về đầu tư theo hình thức đối tác công tư (PPP).

Điều kiện bàn giao công trình sau nghiệm thu

Công trình chỉ được bàn giao khi đáp ứng các điều kiện sau: (1) Đã có biên bản nghiệm thu hoàn thành hoặc nghiệm thu giai đoạn; (2) Hồ sơ hoàn công đã được lập đầy đủ, chính xác; (3) Các hệ thống đã được chạy thử (nếu có yêu cầu); (4) Mặt bằng đã được dọn dẹp sạch sẽ và bàn giao.

Trách nhiệm của nhà thầu khi bàn giao

Ngoài việc chuyển giao tài liệu và tài sản, nhà thầu có trách nhiệm bồi thường thiệt hại nếu phát hiện sai sót, khuyết tật trong thời gian bảo hành. Nhà thầu cũng phải hợp tác với chủ đầu tư trong việc hướng dẫn vận hành và xử lý các vấn đề phát sinh trong giai đoạn đầu đưa công trình vào sử dụng.

Những câu hỏi thường gặp về biên bản bàn giao công trình

Biên bản bàn giao có bắt buộc công chứng không?

Không. Biên bản bàn giao công trình không bắt buộc phải công chứng hoặc chứng thực. Giá trị pháp lý của biên bản được xác định dựa trên chữ ký của các bên tham gia và được thực hiện theo đúng quy định pháp luật về đầu tư xây dựng.

Có thể bàn giao khi chưa nghiệm thu không?

Không. Theo quy định, việc bàn giao chỉ được thực hiện sau khi công trình hoặc hạng mục đã hoàn thành công tác nghiệm thu. Đây là nguyên tắc cơ bản để đảm bảo chất lượng và an toàn.

Ai là người lập biên bản bàn giao?

Thông thường, đại diện nhà thầu thi công (bên giao) là người soạn thảo văn bản. Tuy nhiên, các bên có thể thỏa thuận để chủ đầu tư hoặc tư vấn giám sát lập, sau đó cùng xem xét, chỉnh sửa và ký kết.

Biên bản bàn giao khác biên bản nghiệm thu thế nào?

• Biên bản nghiệm thu: Xác nhận chất lượng công trình đạt yêu cầu theo thiết kế và tiêu chuẩn áp dụng.
• Biên bản bàn giao: Xác nhận việc chuyển giao quyền quản lý, sử dụng và hồ sơ kèm theo từ nhà thầu sang chủ đầu tư. Biên bản nghiệm thu là cơ sở để tiến hành bàn giao.

Kết luận

Biên bản bàn giao công trình thi công là một văn bản pháp lý không thể thiếu trong mọi dự án xây dựng, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các bên, đồng thời đáp ứng yêu cầu của pháp luật. Một biên bản rõ ràng, đầy đủ và chính xác sẽ giúp quá trình vận hành, bảo trì công trình diễn ra suôn sẻ và giảm thiểu tối đa các tranh chấp không đáng có.

Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo đúng quy định, bạn có thể tải ngay các mẫu file Word đã được chuẩn bị sẵn ở phần trên. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm hoặc tùy chỉnh theo yêu cầu đặc thù của dự án, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới, đội ngũ Mẫu Biên Bản luôn sẵn sàng giải đáp. Hãy đảm bảo dự án của bạn có một biên bản bàn giao hoàn chỉnh trước khi đưa vào sử dụng!