Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng nhà xưởng là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng nhà xưởng là văn bản pháp lý cuối cùng do chủ đầu tư và nhà thầu lập ra để xác nhận việc chấm dứt quyền và nghĩa vụ của các bên sau khi hợp đồng đã hoàn thành hoặc bị chấm dứt. Theo Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 422), thanh lý hợp đồng chính là việc xác nhận mục đích hợp đồng đã đạt được, qua đó chấm dứt hiệu lực của hợp đồng. Đối với công trình nhà xưởng, văn bản này không chỉ giúp chốt lại các giá trị, công nợ mà còn là cơ sở để quyết toán thuế, hạch toán tài sản cố định và phòng tránh tranh chấp về sau.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng nhà xưởng?

Thanh lý khi hợp đồng xây dựng hoàn thành

Trường hợp phổ biến nhất là khi nhà thầu đã thi công toàn bộ công trình nhà xưởng theo đúng hợp đồng, được nghiệm thu và giá trị quyết toán được hai bên xác nhận. Theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP, thanh lý hợp đồng xây dựng được thực hiện khi nhà thầu hoàn thành toàn bộ công việc, công trình đã được nghiệm thu đưa vào sử dụng. Thông thường, thời điểm thanh lý được thực hiện sau khi kết thúc nghĩa vụ bảo hành, nhưng các bên có thể thỏa thuận thanh lý ngay sau khi nghiệm thu quyết toán.

Thanh lý khi hợp đồng bị chấm dứt hoặc hủy bỏ

Ngoài trường hợp hoàn thành, hợp đồng xây dựng nhà xưởng còn có thể bị chấm dứt trước thời hạn do vi phạm, bất khả kháng hoặc do thỏa thuận của hai bên. Khi đó, biên bản thanh lý là căn cứ để xác định khối lượng dở dang, giá trị tạm ứng, các khoản phạt vi phạm (tối đa 8% giá trị phần hợp đồng bị vi phạm) và bồi thường thiệt hại. Việc thanh lý trong trường hợp này giúp các bên tránh được những tranh chấp kéo dài, đặc biệt khi công trình đang xây dở.

Căn cứ pháp lý khi thanh lý hợp đồng xây dựng nhà xưởng

Việc thanh lý hợp đồng xây dựng nhà xưởng phải tuân thủ các quy định pháp luật sau:

• Luật Xây dựng 2014 (sửa đổi, bổ sung 2020)
• Nghị định 06/2021/NĐ-CP về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình
• Nghị định 10/2021/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng
• Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005
• Thông tư 08/2016/TT-BXD (mẫu biên bản thanh lý tại Phụ lục 8 vẫn được sử dụng phổ biến)

Ngoài ra, biên bản thanh lý còn liên quan đến các quy định về thuế GTGT, thuế TNDN và phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP.

Hướng dẫn cách viết biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng nhà xưởng

Thông tin của các bên tham gia hợp đồng

Phần mở đầu cần ghi đầy đủ và chính xác tên, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện theo pháp luật của cả chủ đầu tư và nhà thầu – trùng khớp với hợp đồng gốc. Nếu có sự thay đổi về người đại diện hoặc tên công ty, cần ghi rõ và đính kèm giấy tờ pháp lý liên quan.

Căn cứ thanh lý và nội dung thanh lý

Trong mục này, liệt kê các căn cứ như: hợp đồng xây dựng, phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu, bảng quyết toán khối lượng… Nội dung thanh lý cần nêu rõ các giá trị: tổng giá trị hợp đồng, giá trị đã tạm ứng, đã thanh toán, còn lại phải thanh toán (nếu có). Đặc biệt, với hợp đồng trọn gói, cần khẳng định không có phát sinh ngoài giá trị hợp đồng.

Khối lượng, giá trị nghiệm thu và quyết toán công trình

Đây là phần quan trọng nhất, xác định chính xác khối lượng và giá trị đã nghiệm thu, quyết toán theo đúng quy định. Biên bản nghiệm thu từng giai đoạn, bảng quyết toán A-B là cơ sở để điền các số liệu này. Các bên nên rà soát kỹ tránh sai lệch từ 2-7% so với giá trị tạm tính – một sai số phổ biến ở các dự án nhà xưởng.

Xác nhận công nợ và nghĩa vụ thanh toán còn lại

Phải xác định rõ số tiền còn phải thanh toán sau khi đã cấn trừ tạm ứng, vật tư ứng. Quan trọng là hóa đơn GTGT phải được xuất trước khi ký thanh lý để đảm bảo khấu trừ thuế. Lãi suất chậm trả (nếu có) thường được áp dụng theo thỏa thuận, phổ biến 10-12%/năm.

Điều khoản bảo hành công trình nhà xưởng

Theo Nghị định 06/2021/NĐ-CP, thời gian bảo hành tối thiểu cho nhà xưởng cấp III là 12 tháng, cấp II là 24 tháng. Biên bản thanh lý cần nhắc lại phạm vi bảo hành, thời gian bảo hành, giá trị giữ lại (thường 3-5% giá trị xây lắp) và quy trình xử lý khiếm khuyết.

Cam kết và chữ ký của các bên

Phần cuối thường có các cam kết như: hai bên cùng chấm dứt quyền và nghĩa vụ, không khiếu nại về các vấn đề đã thanh lý, mọi chi phí phát sinh sau khi ký (trừ bảo hành) do bên vi phạm chịu. Biên bản phải có chữ ký, họ tên, chức danh, đóng dấu của đại diện hợp pháp hai bên.

Thủ tục thanh lý hợp đồng xây dựng nhà xưởng đúng quy định

Quy trình thanh lý thường gồm sáu bước:

1. Nhà thầu lập hồ sơ quyết toán gửi chủ đầu tư.
2. Chủ đầu tư thẩm tra, phê duyệt quyết toán (thời hạn tối đa 45 ngày đối với công trình cấp III, 60 ngày với cấp II).
3. Kiểm tra, cấn trừ tạm ứng, vật tư ứng.
4. Chốt công nợ, xuất hóa đơn GTGT.
5. Ký biên bản thanh lý.
6. Thanh toán giá trị còn lại và giải chấp bảo lãnh.

Những lưu ý quan trọng khi ký biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng nhà xưởng

• Kiểm tra kỹ số liệu quyết toán trước khi ký; nếu cần, thuê đơn vị thẩm tra độc lập.
• Đối chiếu biên bản nghiệm thu và hồ sơ hoàn công với thực tế.
• Đảm bảo hóa đơn, chứng từ thanh toán (trên 20 triệu đồng phải chuyển khoản) đầy đủ.
• Lưu ý thời điểm xuất hóa đơn GTGT: phải trước khi ký thanh lý.
• Tham khảo các mẫu biên bản thanh lý khác để có cách trình bày phù hợp, chẳng hạn như biên bản thanh lý hợp đồng mua bán đất, biên bản thanh lý hợp đồng thuê sân thể thao, hay biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ livestream. Mỗi loại sẽ có những quy định và cách trình bày riêng, nhưng nguyên tắc chung là phải rõ ràng, đầy đủ và có giá trị pháp lý.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng nhà xưởng mới nhất (Tải file docx)

Để giúp bạn tiết kiệm thời gian soạn thảo, chúng tôi đã tổng hợp mẫu biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng nhà xưởng mới nhất, đầy đủ các điều khoản theo đúng quy định pháp luật. Bạn có thể tải file docx về và chỉnh sửa theo thông tin thực tế của dự án. Hãy đảm bảo nội dung biên bản phù hợp với hợp đồng đã ký và các tài liệu nghiệm thu, quyết toán để tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.

Kết luận: Biên bản thanh lý hợp đồng xây dựng nhà xưởng là bước cuối cùng quan trọng không thể bỏ qua. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn những kiến thức cần thiết để soạn thảo và ký kết một biên bản hợp lệ, bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp. Nếu cần mẫu biên bản chi tiết, hãy tải ngay file docx và sử dụng linh hoạt.