Biên bản thanh lý hợp đồng vận hành cầu vượt là một trong những văn bản quan trọng không thể thiếu khi kết thúc một hợp đồng dịch vụ vận hành công trình giao thông. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin chi tiết về khái niệm, vai trò, nội dung và quy trình lập biên bản chuẩn, cùng với mẫu biên bản có thể tải về sử dụng ngay.

Biên bản thanh lý hợp đồng vận hành cầu vượt là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng vận hành cầu vượt là văn bản pháp lý do hai bên lập ra khi hợp đồng kết thúc, nhằm xác nhận khối lượng công việc đã thực hiện, giá trị quyết toán, tình trạng công nợ và cam kết chấm dứt các nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng. Văn bản này được xây dựng dựa trên nguyên tắc tại Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015 và đóng vai trò như chứng từ kế toán, là căn cứ để quyết toán thuế, xuất hóa đơn và xóa sổ công nợ theo Thông tư 133/2016/TT-BTC và Thông tư 200/2014/TT-BTC. Khác với biên bản nghiệm thu giai đoạn, biên bản thanh lý có tính tổng hợp cuối cùng, gộp chung toàn bộ kết quả và tài chính của hợp đồng.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng vận hành cầu vượt?

Hết thời hạn hợp đồng vận hành

Khi hợp đồng vận hành cầu vượt đã hết thời hạn theo thỏa thuận (thường là 12, 24, 36 hoặc 60 tháng), hai bên bắt buộc phải tổ chức nghiệm thu, quyết toán và lập biên bản thanh lý. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp vận hành sẽ gặp khó khăn trong việc xuất hóa đơn, cơ quan thuế có thể bác bỏ chi phí, và chủ đầu tư không thể quyết toán vốn ngân sách.

Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn theo thỏa thuận

Trong trường hợp hai bên thống nhất chấm dứt hợp đồng sớm – ví dụ như khi cầu vượt được chuyển giao quyền khai thác, nâng cấp hoặc thay đổi phương thức quản lý – biên bản thanh lý sẽ ghi nhận sự đồng thuận và xác định phần khối lượng đã thực hiện đến thời điểm kết thúc. Điều này giúp tránh tranh chấp về giá trị dịch vụ sau này.

Đơn phương chấm dứt hoặc hủy bỏ hợp đồng

Khi một bên đơn phương chấm dứt hợp đồng do vi phạm nghiêm trọng (theo Điều 425 và 426 Bộ luật Dân sự 2015), biên bản thanh lý vẫn phải lập nhưng cần ghi rõ lý do, trách nhiệm bồi thường thiệt hại và cách xử lý khối lượng đã thực hiện. Đặc biệt, với hợp đồng sử dụng vốn nhà nước, Luật Đấu thầu 2023 yêu cầu phải có biên bản thanh lý làm cơ sở cho cơ quan thanh tra, kiểm toán.

Vai trò và ý nghĩa pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng vận hành cầu vượt

Biên bản thanh lý là bằng chứng pháp lý chứng minh hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ và không còn quyền khiếu nại nào phát sinh từ hợp đồng, trừ các trường hợp ngoại lệ được ghi rõ (bảo hành, khuyết tật ẩn, vi phạm pháp luật). Về mặt tài chính, đây là căn cứ để Kho bạc Nhà nước giải ngân phần giá trị còn lại cho nhà thầu, đồng thời là tài liệu cần thiết để doanh nghiệp vận hành xác nhận doanh thu, xóa công nợ và quyết toán thuế. Đối với các dự án PPP (BOT, BT), biên bản thanh lý còn là căn cứ xác định thời điểm chấm dứt quyền thu phí và bàn giao tài sản.

Căn cứ pháp lý khi thanh lý hợp đồng vận hành cầu vượt

Quy định về hợp đồng dịch vụ theo Bộ luật Dân sự

Hợp đồng vận hành cầu vượt thuộc nhóm hợp đồng dịch vụ theo Chương XVI (Điều 513-519) Bộ luật Dân sự 2015. Trong đó, Điều 515 quy định bên sử dụng dịch vụ phải trả tiền theo thỏa thuận; Điều 517 quy định trách nhiệm bồi thường thiệt hại khi bên cung ứng không hoàn thành công việc. Do đó, biên bản thanh lý cần xác định rõ các nghĩa vụ này.

Quy định về quản lý, vận hành công trình giao thông

Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định chi tiết về quản lý chất lượng, bảo trì công trình xây dựng, là cơ sở để lập khối lượng nghiệm thu trước khi thanh lý. Thông tư 26/2016/TT-BXD hướng dẫn quy trình nghiệm thu, thanh lý hợp đồng xây dựng. Ngoài ra, đối với các công trình do Tổng cục Đường bộ quản lý, cần tuân thủ Quyết định 1452/QĐ-CĐBVN. Luật Đấu thầu số 22/2023/QH15 (hiệu lực từ 01/01/2024) là căn cứ mới nhất cho quy trình chấm dứt, thanh lý hợp đồng dịch vụ công.

Các nội dung chính cần có trong biên bản thanh lý hợp đồng vận hành cầu vượt

Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Cần ghi đầy đủ tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, tài khoản ngân hàng, người đại diện và chức vụ của cả hai bên. Người ký phải đúng thẩm quyền hoặc có giấy ủy quyền hợp lệ.

Số hợp đồng, ngày ký và đối tượng hợp đồng

Ghi chính xác số hợp đồng, ngày ký, tên cầu vượt, lý trình, kết cấu, phạm vi vận hành… để cơ quan kiểm toán đối chiếu.

Tình hình thực hiện hợp đồng và khối lượng công việc đã hoàn thành

Trình bày chi tiết theo hạng mục: số lần kiểm tra định kỳ, số giờ vận hành hệ thống chiếu sáng, số lần sửa chữa… cần được hai bên đối chiếu, xác nhận.

Giá trị quyết toán và tình trạng thanh toán

Bảng tổng hợp giá trị hợp đồng, phát sinh, giá trị quyết toán, đã thanh toán, còn lại, số thuế GTGT. Lưu ý bù trừ tạm ứng chưa thu hồi theo Thông tư 62/2016/TT-BTC.

Xác nhận hoàn thành nghĩa vụ và cam kết không phát sinh tranh chấp

Diễn đạt chặt chẽ, nêu rõ trừ nghĩa vụ bảo hành còn hiệu lực; tuy nhiên không được trái pháp luật.

Chữ ký, họ tên và đóng dấu của các bên

Cần có chữ ký, họ tên, chức danh của đại diện hai bên và dấu pháp nhân. Nên ký tắt từng trang để tránh thay đổi nội dung.

Quy trình lập biên bản thanh lý hợp đồng vận hành cầu vượt chuẩn

Bước 1 – Kiểm tra, đối chiếu hợp đồng gốc

Rà soát hợp đồng gốc, phụ lục, văn bản gia hạn, điều chỉnh… và kiểm tra tư cách pháp lý hiện tại của hai bên.

Bước 2 – Nghiệm thu, đánh giá kết quả công việc

Tổ chức kiểm tra hiện trường cầu vượt, sử dụng biên bản nghiệm thu theo Thông tư 26/2016/TT-BXD, xử lý các hạng mục chưa đạt.

Bước 3 – Soạn thảo biên bản thanh lý

Soạn thảo theo mẫu chuẩn, đối chiếu chéo số liệu giữa hợp đồng, biên bản nghiệm thu và hồ sơ thanh toán.

Bước 4 – Ký kết và lưu trữ biên bản

Tổ chức ký kết, nên ký trực tiếp. Lưu trữ bản gốc tại các phòng ban và scan PDF để truy xuất. Theo quy định, lưu tối thiểu 10 năm.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng vận hành cầu vượt chi tiết

Cách ghi phần thông tin hợp đồng cần thanh lý

Ghi rõ số hợp đồng, ngày ký, tên hợp đồng, loại hợp đồng (dịch vụ vận hành cầu vượt), thời hạn và giá trị hợp đồng.

Cách ghi phần khối lượng công việc đã thực hiện

Liệt kê từng hạng mục theo bảng, ghi rõ đơn vị tính, khối lượng thực hiện, khối lượng nghiệm thu, tỷ lệ hoàn thành.

Cách ghi phần giá trị hợp đồng và nghĩa vụ thanh toán còn lại

Trình bày thành bảng: giá trị trước thuế, thuế GTGT, tổng giá trị, đã thanh toán, còn lại. Kiểm tra số dư tạm ứng để bù trừ.

Cách thể hiện cam kết giữa hai bên sau khi thanh lý

Mục cam kết nên viết rõ: “Hai bên xác nhận đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ, không còn khiếu nại gì. Mọi tranh chấp phát sinh được giải quyết theo quy định pháp luật.”

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng vận hành cầu vượt

Tải mẫu biên bản thanh lý file Word

Bạn có thể tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng vận hành cầu vượt dưới dạng file Word tại đây. Ngoài ra, để tham khảo cấu trúc tương tự, bạn có thể xem thêm các mẫu sau:

• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe cứu hoả
• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng bảo dưỡng định kỳ phương tiện
• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng li xăng nhãn hiệu

Bảng so sánh các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng phổ biến

Loại biên bản	Đối tượng áp dụng	Mục đích chính
Thanh lý hợp đồng vận hành cầu vượt	Công trình giao thông, cầu vượt	Quyết toán chi phí dịch vụ vận hành
Thanh lý hợp đồng thuê xe cứu hoả	Phương tiện chữa cháy	Kết thúc hợp đồng thuê, xác nhận tình trạng xe
Thanh lý hợp đồng bảo dưỡng định kỳ phương tiện	Ô tô, máy móc	Xác nhận số lần bảo dưỡng, chi phí
Thanh lý hợp đồng li xăng nhãn hiệu	Thương mại, phân phối xăng dầu	Quyết toán số lượng, giá trị tồn kho

Những lưu ý quan trọng khi thanh lý hợp đồng vận hành cầu vượt

Đảm bảo tính thống nhất với hợp đồng gốc

Mọi số liệu, điều khoản trong biên bản thanh lý phải khớp với hợp đồng gốc và các phụ lục điều chỉnh.

Xử lý dứt điểm các khoản công nợ trước khi ký thanh lý

Phải đối chiếu công nợ, thu hồi tạm ứng, xác định số tiền còn phải thanh toán hoặc phải trả lại trước khi ký.

Thời điểm xuất hóa đơn và hạch toán kế toán

Hóa đơn phải xuất khi dịch vụ hoàn thành, thường kèm biên bản thanh lý để đảm bảo hợp lệ, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Quy định về nghĩa vụ bảo hành sau thanh lý

Nếu hợp đồng có điều khoản bảo hành, cần ghi rõ trách nhiệm bảo hành vẫn còn hiệu lực sau khi thanh lý.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Có bắt buộc lập biên bản thanh lý khi hết hạn hợp đồng không?

Có. Đây là căn cứ pháp lý để quyết toán tài chính, xuất hóa đơn và xóa công nợ. Nếu không lập, doanh nghiệp có thể bị phạt thuế hoặc không được thanh toán.

Biên bản thanh lý hợp đồng phải lập bao nhiêu bản?

Thông thường lập 02 bản, mỗi bên giữ một bản, có giá trị pháp lý như nhau. Nhiều đơn vị yêu cầu thêm bản để nộp Kho bạc, cơ quan thuế.

Thanh lý hợp đồng vận hành cầu vượt khi công trình chưa hoàn thành xử lý thế nào?

Nếu chưa hoàn thành, phải lập biên bản xác nhận khối lượng dở dang, giá trị tạm tính và đưa vào biên bản thanh lý để làm cơ sở quyết toán sau.

Kết luận

Tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng vận hành cầu vượt đúng chuẩn tại đây

Biên bản thanh lý hợp đồng vận hành cầu vượt là văn bản không thể thiếu để kết thúc hợp đồng một cách hợp pháp và tránh rủi ro tranh chấp. Hãy sử dụng mẫu chuẩn, điền đầy đủ thông tin và tuân thủ quy trình để đảm bảo quyền lợi của bạn. Tải ngay mẫu viết sẵn để sử dụng trong công việc!