Biên bản thanh lý hợp đồng li-xăng nhãn hiệu là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng li-xăng nhãn hiệu (hay hợp đồng chuyển quyền sử dụng nhãn hiệu) là văn bản do các bên ký kết nhằm xác nhận quan hệ hợp đồng đã kết thúc, đồng thời ghi nhận việc quyết toán toàn bộ nghĩa vụ tài chính, cam kết chấm dứt sử dụng nhãn hiệu và giải quyết các vấn đề tồn đọng sau khi hợp đồng hết hiệu lực. Đây không phải là một hợp đồng độc lập mà là một phần của hồ sơ thanh lý, có giá trị làm chứng cứ quan trọng khi có tranh chấp phát sinh.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng li-xăng nhãn hiệu?

Hết thời hạn hiệu lực của hợp đồng theo thỏa thuận

Khi hợp đồng đã hết hạn mà các bên không gia hạn, biên bản thanh lý nên được lập trong vòng 30–45 ngày nhằm đối chiếu phí li-xăng, tiền bản quyền và lượng hàng hóa gắn nhãn hiệu còn tồn trên thị trường.

Các bên đồng thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn

Nếu hai bên thống nhất dừng hợp đồng sớm, biên bản thanh lý có thể được ký ngay sau khi có thỏa thuận chấm dứt, trong đó nêu rõ ngày hiệu lực chấm dứt để tránh mập mờ.

Vi phạm nghĩa vụ nghiêm trọng hoặc bất khả kháng

Khi một bên vi phạm nghiêm trọng điều khoản hợp đồng hoặc gặp sự kiện bất khả kháng kéo dài, bên còn lại có thể đơn phương chấm dứt hợp đồng theo Điều 423 Bộ luật Dân sự 2015. Biên bản thanh lý lúc này cần ghi rõ hành vi vi phạm, các khoản phạt/bồi thường và trách nhiệm bảo mật thông tin.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thanh lý hợp đồng li-xăng nhãn hiệu

Việc thanh lý hợp đồng li-xăng nhãn hiệu chịu sự điều chỉnh của Luật Sở hữu trí tuệ 2022 (sửa đổi), đặc biệt là Điều 145 và Điều 148 về chuyển quyền sử dụng nhãn hiệu; Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 422, 423) về chấm dứt hợp đồng; và Nghị định 65/2023/NĐ-CP hướng dẫn thủ tục đăng ký hợp đồng chuyển quyền sử dụng đối tượng sở hữu công nghiệp. Ngoài ra, nếu hợp đồng thuộc chuỗi nhượng quyền thương mại, cần rà soát thêm Luật Thương mại 2005.

Nội dung cần có trong biên bản thanh lý hợp đồng li-xăng nhãn hiệu

Thông tin đầy đủ về các bên tham gia hợp đồng

Thông tin các bên phải khớp 100% với hợp đồng gốc: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật, số CCCD/hộ chiếu.

Tóm tắt và xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng

Nên trình bày dạng bảng đối chiếu từng nghĩa vụ, giá trị đã thực hiện và giá trị còn lại. Cần ghi rõ số hợp đồng, ngày ký, số giấy chứng nhận đăng ký hợp đồng (nếu có).

Quyết toán các khoản tài chính còn tồn đọng

Tách bạch ít nhất 4 nhóm: phí li-xăng cố định, tiền bản quyền theo doanh thu, chi phí chuyển giao công nghệ (nếu có), phạt vi phạm/bồi thường. Số tiền phải ghi bằng số và bằng chữ.

Cam kết chấm dứt sử dụng nhãn hiệu và xử lý hàng hóa tồn kho

Nêu rõ việc ngừng in ấn bao bì, sản xuất, vận hành website/fanpage chứa nhãn hiệu; thời hạn bán thanh lý hàng tồn kho (thường 30–90 ngày) và phạm vi địa lý được bán.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng li-xăng nhãn hiệu chuẩn pháp lý (file Word/PDF)

Cục Sở hữu trí tuệ không ban hành mẫu riêng. Tuy nhiên, một biên bản chuẩn cần có đầy đủ: quốc hiệu – tiêu ngữ, tên văn bản, thời gian – địa điểm, thông tin các bên, căn cứ thanh lý, nội dung thanh lý, cam kết và chữ ký. Bạn có thể tham khảo cấu trúc của các loại biên bản thanh lý hợp đồng khác như biên bản thanh lý hợp đồng cung cấp xe điện tử hay biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe tải để áp dụng logic tương tự. Ngoài ra, nếu bạn quan tâm đến lĩnh vực sở hữu công nghiệp, có thể xem thêm biên bản thanh lý hợp đồng li-xăng kiểu dáng công nghiệp.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý từng mục

• Thông tin bên chuyển giao (licensor): Chỉ có chủ sở hữu nhãn hiệu hoặc người được ủy quyền hợp pháp mới được ký. Nếu ký thay, phải ghi rõ số giấy ủy quyền.
• Thông tin bên nhận chuyển giao (licensee): Ghi ngành nghề kinh doanh thực tế để xác định phạm vi sử dụng nhãn hiệu đã khai thác.
• Xác định phạm vi quyền sử dụng: Đối chiếu nhóm sản phẩm, lãnh thổ, kênh phân phối và thời gian sử dụng.
• Ngôn ngữ và thể thức: Nên soạn bằng tiếng Việt, tránh tẩy xóa, mọi số liệu ghi cả số lẫn chữ.

Thủ tục nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực đăng ký hợp đồng li-xăng tại Cục Sở hữu trí tuệ

Nếu hợp đồng đã đăng ký, các bên cần nộp hồ sơ đăng ký thay đổi/chấm dứt hiệu lực theo Nghị định 65/2023/NĐ-CP. Hồ sơ gồm: tờ khai theo mẫu, biên bản thanh lý, bản sao hợp đồng gốc và giấy chứng nhận đã cấp. Thời gian xử lý khoảng 1 tháng. Nếu hợp đồng chưa đăng ký thì không cần nộp, nhưng biên bản thanh lý vẫn giữ làm chứng cứ.

Các lưu ý quan trọng khi thanh lý hợp đồng li-xăng nhãn hiệu

• Sau thanh lý, bên nhận phải gỡ bỏ mọi chỉ dẫn về nhãn hiệu trên bao bì, website, biển hiệu; nếu tiếp tục sử dụng sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về sở hữu công nghiệp.
• Hàng hóa tồn kho phải có thỏa thuận thời gian tiêu thụ; nếu không, phải ngừng bán ngay khi hợp đồng chấm dứt.
• Với nhãn hiệu tập thể hoặc nhãn hiệu chứng nhận, cần thu hồi giấy chứng nhận thành viên/chứng nhận đạt tiêu chuẩn.
• Quyền và nghĩa vụ phát sinh trước thời điểm thanh lý vẫn có hiệu lực, bao gồm cả điều khoản bảo mật và cấm cạnh tranh.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Có bắt buộc phải công chứng biên bản thanh lý hợp đồng li-xăng không? Không. Biên bản chỉ cần hai bên ký, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu (nếu là tổ chức). Công chứng chỉ cần khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước hoặc khi nộp hồ sơ tại Cục SHTT.

Thanh lý xong có phải đăng ký lại với Cục Sở hữu trí tuệ không? Nếu hợp đồng đã đăng ký thì nên nộp hồ sơ chấm dứt để làm sạch tình trạng pháp lý. Nếu chưa đăng ký thì không cần, nhưng vẫn nên lưu trữ biên bản ít nhất 5–10 năm.

Biên bản thanh lý có thể thay thế hợp đồng gốc không? Không. Biên bản chỉ xác nhận việc chấm dứt, không thay thế hợp đồng gốc. Nếu các bên muốn tiếp tục hợp tác, phải ký hợp đồng li-xăng mới.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng li-xăng nhãn hiệu là văn bản bắt buộc phải có khi kết thúc quan hệ chuyển quyền sử dụng nhãn hiệu, nhằm bảo vệ quyền lợi của cả hai bên và tránh rủi ro pháp lý sau này. Hãy tải ngay mẫu biên bản thanh lý tại Mẫu Biên Bản và điều chỉnh theo đúng trường hợp của bạn để đảm bảo tính hợp pháp và đầy đủ nội dung. Nếu cần tư vấn thêm, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ của chúng tôi.