Giới thiệu về biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ

Biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ đội leo núi là văn bản xác nhận việc chấm dứt quyền và nghĩa vụ giữa nhà tài trợ và đội leo núi. Theo Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt khi các bên hoàn thành nghĩa vụ hoặc có thỏa thuận chấm dứt. Biên bản này là cơ sở pháp lý quan trọng để giải quyết các phát sinh sau khi chuyến leo núi kết thúc.

Vì sao cần lập biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ đội leo núi?

Trong lĩnh vực tài trợ thể thao, biên bản thanh lý giúp nhà tài trợ hoàn nhập chi phí tài trợ vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN (Thông tư 96/2015/TT-BTC). Với đội leo núi, biên bản xác nhận quyền sở hữu tài sản sau khi kết thúc chuyến đi, tránh tranh chấp. Nếu không lập, doanh nghiệp có thể bị loại chi phí và phạt thuế lên tới 10% số thuế truy thu.

Thời điểm lập biên bản thanh lý

Nên lập trong vòng 10 ngày làm việc sau khi đội hoàn thành nghĩa vụ. Hợp đồng dài hạn có thể thanh lý theo quý. Không nên để sang niên độ kế toán sau. Khi đội giải tán hoặc hủy chuyến, hãy lập ngay trong 5 ngày.

Các nội dung bắt buộc có trong biên bản thanh lý

Thông tin nhận diện các bên

Ghi rõ tên pháp nhân, địa chỉ, MST của bên tài trợ; tên đội trưởng và tổ chức chủ quản của đội leo núi. Nếu có bên trung gian, phải liệt kê đủ vai trò.

Căn cứ lập biên bản

Trích dẫn số hợp đồng, ngày ký, mục đích tài trợ (ví dụ cho chuyến chinh phục đỉnh Everest). Nếu có phụ lục, ghi rõ số phụ lục.

Xác nhận tình trạng thực hiện hợp đồng

Liệt kê từng nghĩa vụ đã hoàn thành hoặc chưa hoàn thành, kèm bằng chứng như hình ảnh, video.

Quyết toán nghĩa vụ tài chính

Nêu tổng giá trị tài trợ, giá trị đã dùng, giá trị còn lại phải hoàn trả hoặc thanh toán thêm. Với hiện vật, cần định giá lại theo thị trường.

Cam kết chấm dứt quyền, nghĩa vụ

Ghi rõ kể từ ngày ký, không bên nào được yêu cầu bên kia thực hiện nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng cũ. Thời hiệu khởi kiện theo Điều 429 Bộ luật Dân sự là 3 năm.

Hiệu lực và số lượng biên bản

Hiệu lực từ ngày ký cuối cùng. Số lượng biên bản tối thiểu bằng số bên tham gia (2 bên làm 2 bản, 3 bên làm 3 bản). Có thể viết tay hoặc đánh máy, không cần công chứng.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ đội leo núi (bản đầy đủ)

Mẫu chuẩn cần có đầy đủ các phần nêu trên, với các dòng để trống điền thông tin. Tải xuống bản mẫu định dạng Word/PDF kèm bảng phụ lục chi tiết các khoản tài trợ và chi phí.

Hướng dẫn soạn thảo và điền thông tin vào mẫu

Cách ghi thông tin bên tài trợ và đội leo núi

Ghi chính xác tên doanh nghiệp theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Với đội leo núi chưa có tư cách pháp nhân, ghi rõ họ tên, CCCD, địa chỉ của đội trưởng.

Cách xác định giá trị tài trợ còn lại (nếu có)

Công thức: Giá trị còn lại = Tổng tài trợ đã nhận - Chi phí hợp lệ + Chênh lệch phát sinh (nếu có). Với hiện vật, căn cứ hóa đơn, biên bản bàn giao.

Lưu ý về chữ ký, con dấu và ngày hiệu lực

Người ký bên doanh nghiệp phải là người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền. Con dấu đóng trên chữ ký. Ngày hiệu lực nên là ngày ký biên bản, không ghi ngày kết thúc chuyến đi.

Các trường hợp thanh lý hợp đồng tài trợ đặc thù

Thanh lý khi hợp đồng hoàn thành đúng hạn

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Biên bản xác nhận hai bên hoàn thành nghĩa vụ, ghi nhận kết quả chuyến đi (thành tích, hình ảnh giao cho nhà tài trợ quảng bá).

Thanh lý trước thời hạn do đội leo núi giải tán hoặc hủy chuyến

Nếu đội giải tán, phân bổ số tiền đã nhận cho từng thành viên và xác nhận trách nhiệm hoàn trả. Nếu hủy chuyến do thời tiết – bất khả kháng, hai bên không phải bồi thường. Liệt kê chi phí không hoàn lại vào biên bản.

Thanh lý khi có vi phạm nghĩa vụ tài trợ

Nhà tài trợ chậm chuyển tiền phải trả lãi 10%/năm. Nếu đội dùng sai mục đích, nhà tài trợ có quyền yêu cầu hoàn trả toàn bộ và bồi thường. Biên bản cần ghi rõ mức khấu trừ, bồi thường kèm biên bản làm việc xác nhận lỗi.

Câu hỏi thường gặp khi lập biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ

• Có bắt buộc công chứng không? Không, trừ khi một bên ở nước ngoài.
• Có thể dùng email xác nhận thay thế? Không nên, cơ quan thuế yêu cầu văn bản có dấu.
• Chưa có biên bản nghiệm thu có thanh lý được không? Có, có thể gộp.
• Khi nào cần thanh lý 3 bên? Khi có trung gian nhận tài trợ thay.
• Lưu trữ biên bản bao lâu? Tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán.

Tải xuống mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ đội leo núi

Bạn có thể tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ đội leo núi tại đây. Ngoài ra, nếu bạn cần mẫu cho các môn thể thao khác, hãy xem thêm: mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tài trợ đội bóng ném, biên bản thanh lý hợp đồng thuê sân bóng ném, biên bản thanh lý hợp đồng thuê sân điền kinh. Các mẫu đều có bố cục chuẩn, dễ sử dụng.