Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo TikTok Ads (tải miễn phí)

Việc kết thúc hợp đồng quảng cáo TikTok Ads tưởng chừng đơn giản nhưng nếu thiếu biên bản thanh lý, doanh nghiệp của bạn có thể đối mặt với rủi ro tranh chấp, bị loại chi phí khi quyết toán thuế. Bài viết dưới đây từ Mẫu Biên Bản sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo TikTok Ads chuẩn pháp lý, kèm mẫu tải miễn phí.

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo TikTok Ads là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo TikTok Ads là văn bản do bên thuê quảng cáo (bên A) và bên cung cấp dịch vụ (bên B) cùng ký để xác nhận hợp đồng đã kết thúc. Văn bản này tổng kết toàn bộ chiến dịch đã triển khai, đối soát ngân sách, bàn giao tài khoản quảng cáo và quyết toán nghĩa vụ thanh toán còn lại. Về bản chất, đây là giao dịch dân sự ghi nhận sự thỏa thuận chấm dứt hợp đồng theo khoản 2 Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015.

Vai trò và ý nghĩa pháp lý của biên bản thanh lý

Biên bản thanh lý không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là bằng chứng pháp lý quan trọng:

• Chấm dứt nghĩa vụ hợp đồng: Giúp các bên chứng minh hợp đồng đã hoàn thành, ngăn ngừa khiếu nại, tranh chấp về sau.
• Căn cứ giải quyết tranh chấp: Nếu một bên khiếu kiện sau khi ký biên bản có điều khoản “cam kết không còn tranh chấp”, Tòa án hoặc trọng tài sẽ dựa vào đó để bác yêu cầu.
• Chứng từ kế toán – thuế: Theo Luật Kế toán 2015 và Thông tư 200/2014/TT-BTC, biên bản thanh lý là chứng từ cần thiết để hạch toán chi phí quảng cáo, đối chiếu công nợ, giải trình chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.
• Cơ sở đối chiếu công nợ: Biên bản này còn đóng vai trò như biên bản đối chiếu công nợ, là cơ sở để xuất hóa đơn GTGT và xác định số tiền phải thanh toán cuối cùng.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo TikTok Ads?

Khi hợp đồng đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ

Khi bên B đã chạy đủ chiến dịch TikTok Ads, bên A đã thanh toán 100% chi phí và không còn nghĩa vụ phát sinh, các bên nên lập biên bản thanh lý trong vòng 15–45 ngày kể từ ngày kết thúc hợp đồng. Với hợp đồng dài hạn trên 12 tháng, có thể thanh lý theo từng giai đoạn (quý/năm) để phù hợp chu kỳ ngân sách và kiểm toán nội bộ.

Khi hợp đồng chấm dứt trước thời hạn / hủy bỏ

Nếu ngân sách cắt giảm hoặc chiến dịch không đạt hiệu quả, bên A có thể chấm dứt trước thời hạn. Biên bản thanh lý lúc này dùng để chốt ngày dừng chiến dịch, tổng chi phí đã tiêu, số dư tài khoản Ads và thỏa thuận hoàn trả. Trường hợp đơn phương chấm dứt trái pháp luật, nội dung bồi thường thiệt hại cần được ghi rõ trong biên bản.

Khi có tranh chấp hoặc thay đổi điều khoản

Cần phân biệt rõ: nếu chỉ thay đổi ngân sách, KPI, thời gian chiến dịch, bạn nên lập phụ lục hợp đồng, không nên lập biên bản thanh lý vì thanh lý chỉ dùng để chấm dứt hợp đồng. Ngược lại, khi các bên đã thỏa thuận được cách giải quyết tranh chấp, biên bản thanh lý có thể được sử dụng như biên bản hòa giải thành, có giá trị ràng buộc như một giao dịch mới.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý

Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 422, 424)

Điều 422 BLDS 2015 liệt kê các căn cứ chấm dứt hợp đồng, trong đó có trường hợp “các bên thỏa thuận chấm dứt”. Điều 424 quy định về đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng, yêu cầu bên đơn phương phải thông báo trước một thời gian hợp lý và bồi thường nếu gây thiệt hại. Biên bản thanh lý dựa trên sự đồng thuận của cả hai bên, nên cơ sở pháp lý mạnh nhất là khoản 2 Điều 422.

Luật Thương mại 2005

Hợp đồng dịch vụ quảng cáo TikTok Ads thuộc điều chỉnh của Luật Thương mại 2005, cụ thể là Chương về hợp đồng dịch vụ (từ Điều 74 đến 87). Điều 78 cho phép bên sử dụng dịch vụ đơn phương chấm dứt hợp đồng nhưng phải báo trước; bên cung ứng dịch vụ có quyền yêu cầu thanh toán phần dịch vụ đã thực hiện và bồi thường thiệt hại nếu có.

Quy định của TikTok for Business về thanh toán và chấm dứt chiến dịch

Theo TikTok Advertising Terms (cập nhật 2024), nhà quảng cáo phải thanh toán toàn bộ chi phí phát sinh đến thời điểm tài khoản bị tạm ngừng hoặc chấm dứt. Việc dừng chiến dịch trên hệ thống không tự động miễn trừ nghĩa vụ thanh toán. TikTok cũng yêu cầu kiểm tra số dư tài khoản trước khi đóng; tiền còn dư dạng prepaid có thể được hoàn lại theo chính sách từng thị trường.

Cấu trúc chuẩn của biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo TikTok Ads

Phần quốc hiệu, tiêu ngữ và số hiệu văn bản

Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM / Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” đặt chính giữa trang theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Số hiệu biên bản nên mã hóa theo công thức BBTL/HĐQC-TIKTOK/YYYY/STT để dễ quản lý, ví dụ BBTL/HĐQC-TIKTOK/2025/01.

Thông tin bên A và bên B

Ghi tối thiểu: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện pháp luật, chức danh. Dùng nhãn “Bên A – bên thuê dịch vụ quảng cáo” và “Bên B – bên cung cấp dịch vụ quảng cáo” để khớp với vai trò trong hợp đồng gốc.

Căn cứ lập biên bản

Trích dẫn đầy đủ số hợp đồng, ngày ký, tên hợp đồng, ví dụ: “Hợp đồng dịch vụ quảng cáo TikTok Ads số 088/2025/HĐQC-TIKTOK ký ngày 01/03/2025”. Nếu có phụ lục, liệt kê toàn bộ kèm số và ngày ký.

Nội dung thanh lý chính

• Tổng kết chiến dịch: Tên chiến dịch, Campaign ID, Ad Account ID.
• Ngân sách đã chi và hiệu quả: Ghi rõ tổng ngân sách, thực chi, số dư, cùng các chỉ số như impressions, clicks, CTR, CPC, ROAS.
• Thu hồi tài khoản quảng cáo: Câu xác nhận “Bên A đã đổi mật khẩu và thu hồi toàn bộ quyền quản trị TikTok Ads từ bên B kể từ ngày...”.
• Nghĩa vụ thanh toán còn lại: Số tiền còn nợ (gồm thuế GTGT), thời hạn, phương thức thanh toán.
• Cam kết không còn tranh chấp: Mẫu chuẩn: “Hai bên cam kết đã hoàn thành toàn bộ quyền và nghĩa vụ theo hợp đồng; kể từ ngày ký biên bản này, không bên nào có quyền khiếu nại liên quan đến hợp đồng số...”

Điều khoản chữ ký, đóng dấu và số lượng bản lưu hành

Thường lập 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản; có thể lập thêm 01 bản cho cơ quan thuế. Chữ ký và con dấu có giá trị pháp lý ngay, không cần công chứng trừ khi hợp đồng gốc có thỏa thuận khác.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo TikTok Ads (văn bản chi tiết)

Mẫu chuẩn cần có các trường: số hợp đồng, ngày ký, thời gian thực hiện, tổng ngân sách, tổng chi phí đã chi, số dư tài khoản Ads, số tiền quyết toán cuối cùng, thời hạn hoàn trả. Nên thêm mục xác nhận bên B đã chuyển giao toàn bộ báo cáo hiệu quả chiến dịch cho bên A qua email, vì đây là tài sản vô hình quan trọng.

Tải về file Word/DOC mẫu biên bản thanh lý chuẩn

Chúng tôi cung cấp hai bản tải: file Word (.docx) để bạn chỉnh sửa thông tin, và file PDF mẫu đã điền sẵn một tình huống ví dụ để tham khảo cách ghi. Trong file Word, các vị trí cần thay đổi được bôi vàng hoặc đặt trong dấu ngoặc vuông, ví dụ: [Tên bên A] – [Mã số thuế], giúp bạn không bỏ sót khi điền.

Ví dụ biên bản thanh lý mẫu cho chiến dịch quảng cáo TikTok Ads thực tế

Giả sử Hợp đồng số 088/2025/HĐQC-TIKTOK ký ngày 01/03/2025; chiến dịch “TikTok Shop Summer Sale” có Campaign ID 0977 523 155; tổng ngân sách đặt trước 50.000.000 VNĐ; thực chi 46.250.000 VNĐ; số dư chưa sử dụng 3.750.000 VNĐ được hoàn trả theo chính sách TikTok Ads. Kết quả quảng cáo: 2.150.000 lượt hiển thị; 48.300 lượt nhấp; CTR 2,25%; CPC trung bình 958 VNĐ. Cần thêm ô ghi chú “chênh lệch tỷ giá/phí ngân hàng” nếu thanh toán qua USD.

Các lưu ý quan trọng khi thanh lý hợp đồng quảng cáo TikTok Ads

Rà soát kỹ số dư tài khoản Ads và ngân sách chưa sử dụng hết

Trước khi ký thanh lý, hãy chụp màn hình trang Billing trong TikTok Ads Manager và đính kèm làm phụ lục để đối chiếu. Nếu số dư trên hệ thống cao hơn sổ đối soát, yêu cầu TikTok hoặc đại lý kiểm tra ngay trong ngày ký; sau khi đóng tài khoản, việc hoàn tiền sẽ phức tạp hơn nhiều.

Xác nhận đối tác/đại lý đã hoàn tất báo cáo hiệu quả chiến dịch

Cần có xác nhận bằng văn bản hoặc email rằng bên B đã gửi final report của tất cả chiến dịch trước khi ký biên bản. Các chỉ số CPM, CPC, CTR, ROAS nên được ghi tại thời điểm nghiệm thu để tránh thay đổi cách tính sau này.

Thời điểm ký biên bản và hiệu lực chấm dứt hợp đồng

Hiệu lực thường xác định từ ngày ký; nên ký trong vòng 15–30 ngày sau khi hợp đồng kết thúc. Nếu ký trễ, ghi rõ lý do để giải trình với cơ quan thuế. Biên bản nên ghi cụ thể: “Biên bản này có hiệu lực kể từ ngày hai bên ký tên và đóng dấu”.

Lưu trữ biên bản thanh lý và các tài liệu liên quan

Theo Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm (10 năm cho tài sản cố định). Bộ hồ sơ cần lưu: hợp đồng gốc, phụ lục, biên bản nghiệm thu, báo cáo chiến dịch, hóa đơn GTGT, chứng từ thanh toán và biên bản thanh lý – đây là bộ hồ sơ chuẩn khi bị thanh tra thuế.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Biên bản thanh lý hợp đồng có bắt buộc phải công chứng không?

Không bắt buộc. Theo Bộ luật Dân sự 2015, biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ chỉ cần chữ ký và con dấu (nếu là pháp nhân) là đủ giá trị pháp lý, trừ khi các bên có thỏa thuận công chứng.

Doanh nghiệp không lập biên bản thanh lý có bị phạt không?

Pháp luật không bắt buộc mọi hợp đồng phải thanh lý. Tuy nhiên, nếu hợp đồng có thỏa thuận bắt buộc, bên vi phạm có thể bị phạt vi phạm theo Điều 418 BLDS 2015 hoặc phải bồi thường. Rủi ro lớn nhất là chi phí quảng cáo có thể bị loại khi quyết toán thuế TNDN nếu thiếu chứng từ nghiệm thu/thanh lý.

Thanh lý hợp đồng khi còn tiền trong tài khoản TikTok Ads phải xử lý thế nào?

Trước tiên, dừng toàn bộ chiến dịch để ngăn chi tiêu tiếp. Sau đó, ghi nhận số dư, đối chiếu với TikTok/đại lý và làm thủ tục hoàn tiền. Trong biên bản, ghi rõ bên chịu trách nhiệm hoàn trả và thời hạn tối đa, ví dụ “hoàn trả trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký biên bản”.

Có thể ủy quyền ký biên bản thanh lý được không?

Được. Người đại diện pháp luật có thể ủy quyền theo Điều 138 BLDS 2015, nhưng phải có giấy ủy quyền hợp lệ ghi rõ phạm vi và thời hạn. Giấy ủy quyền phải được lưu kèm biên bản, nếu không biên bản có nguy cơ vô hiệu.

Kết luận

Lập biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo TikTok Ads là bước cuối cùng của quy trình quản lý hợp đồng, giúp doanh nghiệp chốt công nợ, bàn giao tài khoản Ads và giảm thiểu rủi ro tranh chấp, thanh tra thuế. Xu hướng 2024–2025 là sử dụng chữ ký số và nền tảng ký điện tử để xử lý biên bản thanh lý trong 1–3 ngày thay vì họp trực tiếp.

Nếu bạn cần mẫu biên bản thanh lý cho các loại hợp đồng khác, hãy tham khảo thêm: - Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo Google Ads - Biên bản thanh lý hợp đồng quản lý tài sản - Biên bản thanh lý hợp đồng thuê giúp việc

Hãy tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo TikTok Ads miễn phí tại Mẫu Biên Bản để sử dụng ngay hôm nay. Nếu cần tư vấn thêm, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi!