Biên bản thanh lý hợp đồng quảng bá thương hiệu là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng bá thương hiệu là văn bản pháp lý do hai bên (bên sử dụng dịch vụ và bên cung cấp dịch vụ) cùng lập ra để xác nhận việc chấm dứt hợp đồng sau khi đã hoàn thành hoặc giải quyết xong toàn bộ nghĩa vụ. Theo Bộ luật Dân sự 2015, thanh lý hợp đồng không phải là một chế định riêng mà là thủ tục xác nhận tình trạng cuối cùng của hợp đồng, giúp các bên chốt dứt điểm quyền và nghĩa vụ, tránh tranh chấp về sau.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng quảng bá thương hiệu?

Hợp đồng đã thực hiện xong toàn bộ nghĩa vụ

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Khi chiến dịch quảng bá kết thúc, các bên đã nghiệm thu, đối soát số liệu và không còn yêu cầu gì thêm, biên bản thanh lý được lập để chính thức hóa việc hoàn thành hợp đồng. Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015 quy định hợp đồng chấm dứt khi "hợp đồng đã được hoàn thành".

Hợp đồng chấm dứt trước thời hạn do thỏa thuận hoặc vi phạm

Nếu hai bên thỏa thuận chấm dứt sớm hoặc một bên vi phạm nghiêm trọng, biên bản thanh lý giúp ghi nhận thỏa thuận về bồi thường, xác định khoản phải trả/ phải thu và loại trừ khiếu nại tiếp theo. Thực tế, nhiều vụ tranh chấp hợp đồng quảng cáo tại TAND TP. Hà Nội xuất phát từ việc không lập biên bản thanh lý khi chấm dứt sớm.

Hết thời hạn hiệu lực của hợp đồng

Khi hợp đồng hết hiệu lực mà không được gia hạn, hợp đồng đương nhiên chấm dứt nhưng vẫn cần thanh lý để chốt các khoản phát sinh cuối kỳ như doanh thu tính theo ngày, chi phí chưa quyết toán, tài sản bàn giao.

Ý nghĩa và giá trị pháp lý của biên bản thanh lý hợp đồng quảng bá thương hiệu

Biên bản thanh lý là chứng cứ quan trọng theo Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015. Theo Án lệ số 09/2016/AL, việc xác nhận nợ trong biên bản thanh lý có giá trị ràng buộc và là căn cứ tính lãi chậm trả. Đối với thuế, chi phí quảng bá thương hiệu chỉ được khấu trừ khi có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và biên bản nghiệm thu/thanh lý (Thông tư 78/2014/TT-BTC). Nếu thiếu, doanh nghiệp có thể bị truy thu và phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng quảng bá thương hiệu

Thông tin chi tiết của các bên tham gia (Bên A – Bên B)

Phần này phải khớp 100% với hợp đồng gốc: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện. Người ký phải đúng thẩm quyền (người đại diện pháp luật hoặc có giấy ủy quyền hợp lệ).

Căn cứ lập biên bản thanh lý

Ghi rõ số hợp đồng, ngày ký, nơi ký và liệt kê các phụ lục, biên bản nghiệm thu, sửa đổi bổ sung (nếu có).

Xác nhận việc hoàn thành nghĩa vụ quảng bá thương hiệu

Hai bên xác nhận sản phẩm quảng bá đã bàn giao đúng số lượng, chất lượng theo hợp đồng. Nếu có KPI (lượt tiếp cận, ROAS…), biên bản nên ghi kết quả đạt được để tránh tranh chấp.

Quyết toán tài chính và các khoản thanh toán còn lại

Ghi rõ tổng giá trị hợp đồng, giá trị đã thanh toán, còn lại, hóa đơn GTGT đi kèm, thời hạn thanh toán phần còn lại (nếu có). Cần tách cơ cấu chi phí để hỗ trợ quyết toán thuế (theo Thông tư 96/2015/TT-BTC).

Bàn giao tài sản, hồ sơ, tư liệu

Gồm tên miền, fanpage, tài khoản quảng cáo, file thiết kế, video… Đặc biệt lưu ý quyền sở hữu trí tuệ theo Luật Sở hữu trí tuệ 2005 và bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP khi bàn giao dữ liệu khách hàng.

Cam kết và hiệu lực

Biên bản thường có điều khoản "hai bên xác nhận không còn khiếu nại nào phát sinh từ hợp đồng". Tuy nhiên, điều khoản này không loại trừ trách nhiệm hình sự hoặc hành chính. Hiệu lực từ ngày ký, mỗi bên giữ một bản chính.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng quảng bá thương hiệu đúng chuẩn

Trình tự, thủ tục thanh lý

Rà soát nghĩa vụ → đối soát số liệu tài chính → lập dự thảo → ký kết → lưu trữ hồ sơ tối thiểu 5 năm (Luật Kế toán) hoặc 10 năm nếu liên quan thuế.

Lưu ý về người ký và thẩm quyền

Người ký phải là người đại diện pháp luật hoặc được ủy quyền hợp lệ. Nếu ký không đúng thẩm quyền, biên bản có thể bị vô hiệu.

Các sai lầm thường gặp

Không đối chiếu số liệu, người ký không đúng thẩm quyền, không kèm bảng quyết toán chi tiết, không ghi thời hạn thanh toán còn lại, bỏ qua xử lý tài sản trí tuệ, dùng từ mơ hồ.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng bá thương hiệu mới nhất (kèm bản tải xuống)

Mẫu đầy đủ

Mẫu cần có các mục: quốc hiệu, tiêu ngữ, tên biên bản, số biên bản, thời gian, địa điểm, thông tin hai bên, căn cứ, nội dung thanh lý, quyết toán, cam kết, chữ ký và dấu.

Mẫu ngắn gọn

Phù hợp với hợp đồng giá trị nhỏ, thời gian ngắn, không phát sinh tranh chấp. Vẫn phải đảm bảo đầy đủ yếu tố để cơ quan thuế chấp nhận.

Hướng dẫn điền thông tin

Điền chính xác tên công ty, mã số thuế, số hợp đồng theo đúng văn bản gốc. Trong phần quyết toán, dùng bảng đối chiếu công nợ. Tham khảo ý kiến luật sư trước khi ghi điều khoản "không còn khiếu nại" nếu còn công nợ.

Nếu bạn cần mẫu cho lĩnh vực khác, hãy tham khảo: biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo trực tuyến, biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo online, hoặc biên bản thanh lý hợp đồng mua bán xi măng.

Các câu hỏi thường gặp khi thanh lý hợp đồng quảng bá thương hiệu

Thanh lý hợp đồng có bắt buộc không?

Không bắt buộc theo luật, nhưng rất cần thiết để xác nhận hoàn thành, quyết toán thuế và tránh tranh chấp.

Biên bản thanh lý hợp đồng có cần công chứng không?

Không bắt buộc, trừ khi các bên có thỏa thuận hoặc pháp luật chuyên ngành yêu cầu.

Thanh lý khi một bên vi phạm xử lý thế nào?

Bên vi phạm phải bồi thường theo Điều 302 Luật Thương mại 2005. Biên bản thanh lý cần ghi nhận thỏa thuận bồi thường hoặc xác nhận không yêu cầu gì thêm.

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng bá thương hiệu không chỉ là thủ tục hành chính mà là công cụ bảo vệ quyền lợi của bạn. Hãy tải ngay mẫu phù hợp và điền thông tin chính xác để kết thúc hợp đồng một cách trọn vẹn!