Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán sắt thép là gì?

Định nghĩa và bản chất pháp lý

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán sắt thép là văn bản ghi nhận việc các bên tổng kết toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng, xác định khối lượng hàng đã giao – nhận, tình trạng thanh toán và chấm dứt quyền, nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng gốc. Đây là thỏa thuận song phương có giá trị ràng buộc theo nguyên tắc tự do giao kết hợp đồng (Điều 3, 117 Bộ luật Dân sự 2015). Biên bản không bắt buộc nhưng là chứng cứ quan trọng để tất toán công nợ và giải quyết tranh chấp.

Phân biệt với biên bản nghiệm thu hợp đồng

Biên bản nghiệm thu xác nhận chất lượng, số lượng của từng lô hàng tại thời điểm giao nhận, thường đi kèm Mill Certificate, kết quả kiểm tra. Trong khi đó, biên bản thanh lý có phạm vi rộng hơn, tổng kết toàn bộ nghĩa vụ bao gồm cả thanh toán. Một hợp đồng thép có thể có nhiều biên bản nghiệm thu nhưng thường chỉ có một biên bản thanh lý cuối cùng.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán sắt thép?

Thanh lý khi hợp đồng đã hoàn thành

Khi bên bán giao đủ hàng, bên mua thanh toán đủ tiền và không còn khiếu nại, biên bản thanh lý giúp chốt số liệu cuối cùng để kế toán tất toán công nợ, tránh rủi ro phát sinh.

Thanh lý trước thời hạn theo thỏa thuận

Khi một bên không có nhu cầu nhận hàng hoặc không đảm bảo tiến độ, hai bên có thể thỏa thuận thanh lý sớm. Biên bản cần xác định rõ khối lượng đã giao, giá trị đã thanh toán, số tiền bồi thường (nếu có) và thời điểm chấm dứt hợp đồng, dựa trên Điều 56, 57 Luật Thương mại 2005.

Thanh lý do chấm dứt hợp đồng đơn phương hoặc bất khả kháng

Đơn phương chấm dứt theo Điều 61, 62 Luật Thương mại 2005 yêu cầu bên vi phạm bồi thường thiệt hại. Bất khả kháng (thiên tai, dịch bệnh, thay đổi chính sách) theo Điều 294 giúp miễn trách nhiệm. Biên bản phải mô tả cụ thể sự kiện và kèm tài liệu chứng minh.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán sắt thép

Bộ Luật Dân sự 2015

Điều 422 quy định các trường hợp chấm dứt hợp đồng; Điều 423 quy định nghĩa vụ phát sinh khi chấm dứt. Điều 401 xác định hiệu lực của biên bản do các bên thỏa thuận. Thời hiệu khởi kiện theo Điều 429 là 03 năm.

Luật Thương mại 2005

Điều 55-57 về tạm ngừng, đình chỉ; Điều 61-62 về đơn phương chấm dứt; Điều 300-301 giới hạn phạt vi phạm không quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm; Điều 306 quy định lãi chậm thanh toán.

Các văn bản quy phạm pháp luật liên quan khác

Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, Thông tư 78/2021/TT-BTC, Thông tư 200/2014/TT-BTC về kế toán, Nghị định 37/2015/NĐ-CP về hợp đồng xây dựng (nếu áp dụng). Đối với thép nhập khẩu, cần lưu ý Incoterms 2020.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng mua bán sắt thép

Thông tin bên bán và bên mua

Ghi đúng tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật. Nếu ký ủy quyền, phải ghi rõ số giấy ủy quyền.

Thông tin hợp đồng gốc (số hợp đồng, ngày ký, giá trị)

Viện dẫn chính xác số hợp đồng, ngày ký, tổng giá trị, các phụ lục điều chỉnh.

Xác nhận khối lượng, chủng loại sắt thép đã giao – nhận

Lập bảng kê theo từng lần giao: mã hàng, mác thép (CB300, CB400...), quy cách, tiêu chuẩn (TCVN 1651-1:2018, ASTM A615...), số lượng, đơn giá, thành tiền. Ghi rõ dung sai hao hụt nếu có.

Xác nhận tình trạng thanh toán và đối chiếu công nợ

Đối chiếu giữa hóa đơn, phiếu cân, biên bản nghiệm thu và chứng từ thanh toán để đưa ra con số công nợ cuối cùng.

Số tiền còn lại phải thanh toán (nếu có) và cam kết của các bên

Ghi rõ số tiền còn nợ, thời hạn thanh toán. Nếu có khoản giảm trừ, xác định rõ tính chất để xử lý hóa đơn. Cam kết “sau khi thanh toán đủ, hai bên không còn nghĩa vụ tài chính nào khác”.

Xác nhận chấm dứt quyền và nghĩa vụ giữa các bên

Ghi rõ hợp đồng chấm dứt kể từ thời điểm biên bản có hiệu lực, trừ các nghĩa vụ được bảo lưu (bảo hành, khiếu nại ẩn tàng, quyền khởi kiện nếu còn tồn tại khoản bồi thường).

Hướng dẫn soạn thảo và lưu ý quan trọng

Cách ghi chính xác thông tin hàng hóa sắt thép (quy cách, tiêu chuẩn, số lượng)

Không ghi chung chung; phải bao gồm đường kính, mác thép, tiêu chuẩn, xuất xứ, số Mill Certificate. Đơn vị tính là tấn, làm tròn đến 2-3 chữ số thập phân.

Điều khoản phạt chậm thanh toán hoặc bồi thường thiệt hại

Mức phạt không vượt quá 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm. Tách bạch giữa phạt vi phạm và lãi chậm thanh toán theo Điều 306.

Quy định về số bản lập, chữ ký và đóng dấu

Thường lập 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản. Chữ ký phải là người đại diện có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền. Nếu là tổ chức, cần đóng dấu (trừ trường hợp pháp luật cho phép).

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán sắt thép chuẩn (tải miễn phí)

Tại Mẫu Biên Bản, bạn có thể tải các mẫu sau:

Mẫu 1 – Biên bản thanh lý khi hợp đồng hoàn thành

Mẫu 2 – Biên bản thanh lý hợp đồng trước thời hạn

Mẫu 3 – Biên bản thanh lý song ngữ Anh – Việt cho doanh nghiệp xuất nhập khẩu thép

Ngoài ra, nếu bạn đang cần mẫu cho lĩnh vực vật liệu xây dựng, hãy tham khảo biên bản thanh lý hợp đồng mua bán gạch ốp lát hoặc biên bản thanh lý hợp đồng mua bán gạch. Đối với ngành quảng cáo, xem thêm biên bản thanh lý hợp đồng booking KOL.

Những lỗi thường gặp khi lập biên bản thanh lý và cách tránh

Thiếu căn cứ pháp lý trong phần mở đầu

Cần viện dẫn Điều 422 Bộ luật Dân sự, Điều 55-57 Luật Thương mại để xác định cơ sở thanh lý.

Không đối chiếu công nợ hoặc không ghi rõ số tiền còn lại

Biên bản phải có bảng đối chiếu chi tiết, nếu không sẽ không thể tất toán.

Không xác định rõ thời điểm biên bản phát sinh hiệu lực

Nếu không ghi, biên bản có hiệu lực từ thời điểm ký. Nên ghi rõ “kể từ ngày ký” hoặc “kể từ ngày bên A thanh toán đủ”.

Thiếu chữ ký hoặc con dấu hợp lệ

Chữ ký sai thẩm quyền hoặc thiếu dấu có thể làm biên bản vô hiệu.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Có bắt buộc lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán sắt thép không?

Không bắt buộc theo luật, nhưng rất cần thiết để chấm dứt nghĩa vụ và đối chiếu công nợ.

Biên bản thanh lý có cần công chứng hoặc chứng thực không?

Không bắt buộc, trừ khi các bên có thỏa thuận hoặc pháp luật liên quan yêu cầu (ví dụ hợp đồng mua bán thép gắn với chuyển nhượng tài sản đặc biệt).

Sau khi ký biên bản, một bên không thực hiện nghĩa vụ còn lại thì xử lý thế nào?

Bên còn lại có quyền khởi kiện ra tòa hoặc yêu cầu trọng tài thương mại vì biên bản là chứng cứ ghi nhận nghĩa vụ. Thời hiệu khởi kiện là 03 năm (Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015).