Trong giao dịch mua bán lúa tươi, biên bản thanh lý hợp đồng đóng vai trò quan trọng để chốt lại toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng. Vậy biên bản thanh lý cần có những nội dung gì và được soạn thảo ra sao? Hãy cùng Mẫu Biên Bản tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây.

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán lúa tươi là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán lúa tươi là văn bản ghi nhận việc kết thúc hợp đồng giữa bên mua và bên bán sau khi các bên đã thực hiện xong nghĩa vụ giao nhận lúa và thanh toán. Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng chấm dứt khi các bên thỏa thuận thanh lý hoặc khi mục đích hợp đồng đã đạt được. Đối với lúa tươi – loại nông sản có độ ẩm cao (24–28%), dễ hư hỏng trong 1–2 ngày – biên bản thanh lý không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là bằng chứng pháp lý quan trọng bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán lúa tươi?

Cần lập biên bản thanh lý trong các trường hợp sau:

• Hợp đồng đã hoàn thành: hai bên đã giao nhận đủ số lượng, chất lượng lúa theo thỏa thuận và bên mua đã thanh toán toàn bộ.
• Hợp đồng chấm dứt trước thời hạn do vi phạm hoặc bất khả kháng (như hạn hán, dịch bệnh, biến động giá mạnh)
• Có sai lệch về số lượng, chất lượng lúa khi giao nhận, cần chốt lại số liệu thực tế.
• Khi một bên muốn xác nhận không còn trách nhiệm nào phát sinh sau giao dịch, đặc biệt với các doanh nghiệp cần đối soát thuế, hóa đơn.

Thực tế tại Đồng bằng sông Cửu Long, hơn 60% thương lái lập biên bản thanh lý đợt cuối trong vòng 48 giờ sau khi cân tươi cuối cùng để đảm bảo thanh toán nhanh cho nông dân.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán lúa tươi

Khi soạn thảo biên bản, cần căn cứ vào:

• Điều 422, 427 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về chấm dứt hợp đồng và hậu quả pháp lý.
• Khoản 2 Điều 57 Luật Thương mại 2005 về kết thúc hoạt động mua bán hàng hóa.
• Thông tư 78/2021/TT-BTC và Thông tư 06/2022/TT-BTC hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ khi thanh lý hợp đồng.
• Nghị định 57/2018/NĐ-CP về kinh doanh nông sản (khuyến khích sử dụng mẫu biên bản thanh lý chuẩn).

Lưu ý, lúa tươi thuộc nhóm hàng không chịu thuế GTGT theo quy định tại Điều 2 Luật Thuế GTGT sửa đổi 2022, vì vậy biên bản thanh lý không cần thể hiện thuế GTGT nhưng phải ghi rõ tổng giá trị thanh toán.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng mua bán lúa tươi

Thông tin các bên tham gia hợp đồng

Điền chính xác: họ tên, số CCCD/CMND, địa chỉ, số điện thoại đối với cá nhân; tên công ty, mã số thuế, người đại diện theo pháp luật đối với tổ chức. Nếu có ủy quyền, ghi rõ họ tên người được ủy quyền và số giấy ủy quyền.

Thông tin hợp đồng được thanh lý (số hợp đồng, ngày ký, đối tượng)

Ghi đầy đủ số hợp đồng, ngày ký kết, loại lúa tươi (giống, vụ mùa), đơn giá và tổng giá trị hợp đồng để tránh nhầm lẫn với các hợp đồng khác.

Kết quả thực hiện nghĩa vụ của bên bán (giao lúa tươi)

Nêu rõ tổng khối lượng đã giao (tấn/kg), số đợt giao, thời điểm giao từng đợt. Ví dụ: Vụ Đông Xuân giao từ tháng 1–3, vụ hè thu từ tháng 5–6. Nếu có sai lệch so với hợp đồng, ghi rõ tỷ lệ hao hụt thực tế (thường ≤0,5% nếu vận chuyển dưới 60km).

Kết quả thực hiện nghĩa vụ của bên mua (thanh toán)

Liệt kê từng lần thanh toán (ngày, hình thức chuyển khoản/tiền mặt, số chứng từ). Nếu còn thiếu, ghi rõ số tiền còn lại và thời hạn thanh toán cuối cùng.

Tình trạng chất lượng, số lượng lúa tươi khi bàn giao

Mô tả ngắn gọn chất lượng khi nhận: độ ẩm, tỷ lệ tạp chất, màu sắc hạt, mùi. Ví dụ: "Độ ẩm 26%, lẫn tạp 2%, hạt vàng đều". Nếu kiểm định theo TCVN 1770:2020, ghi kết quả chi tiết.

Xác nhận chấm dứt hợp đồng và cam kết không phát sinh khiếu nại

Hai bên xác nhận đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, không còn tranh chấp, không yêu cầu bồi thường thêm. Lưu ý: cam kết này không trái pháp luật nhưng có giá trị tham khảo cho Tòa án nếu có xảy ra.

Chữ ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu của các bên

Bên bán và bên mua ký, ghi rõ họ tên (đối với cá nhân), đóng dấu (đối với tổ chức). Đối với hộ kinh doanh, có thể ký và ghi rõ họ tên theo đăng ký.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng mua bán lúa tươi

Cách ghi thông tin bên bán và bên mua chính xác

Nếu thương nhân giao dịch với nông dân, cần ghi đúng tên theo giấy tờ tùy thân (ví dụ: "Nguyễn Thị Vân" thay vì "Cơ sở bán lúa ba Vân"). Nếu là doanh nghiệp, ghi đúng tên và mã số thuế.

Cách mô tả khối lượng và chất lượng lúa tươi đã giao nhận

Sử dụng số liệu cụ thể: tổng khối lượng, dung trọng (g/lít), độ ẩm, tỷ lệ hạt lép. Ví dụ: "lúa OM5451, khối lượng 12,5 tấn, dung trọng 555 g/lít, độ ẩm 25%".

Lưu ý về số lượng bản lập và giá trị pháp lý

Nên lập ít nhất 02 bản gốc (mỗi bên giữ 1), thêm 01 bản để đối soát thuế nếu cần. Bản chính có chữ ký tươi hoặc PDF ký số đều có giá trị pháp lý.

Lưu ý khi thanh lý hợp đồng trước thời hạn

Cần nêu rõ sự kiện dẫn đến chấm dứt trước hạn (bất khả kháng hoặc vi phạm). Nếu một bên đơn phương chấm dứt, có thể áp dụng phạt vi phạm theo Điều 301 Luật Thương mại (tối đa 30% giá trị phần vi phạm). Đồng thời, phải hoàn trả tiền đặt cọc (nếu có).

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán lúa tươi (file Word/PDF)

Tại Mẫu Biên Bản, bạn có thể tải miễn phí mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán lúa tươi dạng Word/PDF, có sẵn các mục điền sẵn để tiết kiệm thời gian. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng khác như: biên bản thanh lý hợp đồng thanh lý tài sản, biên bản thanh lý hợp đồng ủy quyền đấu giá tài sản, biên bản thanh lý hợp đồng thuê máy ảnh.

Các câu hỏi thường gặp khi thanh lý hợp đồng mua bán lúa tươi

Biên bản thanh lý có bắt buộc phải công chứng, chứng thực không?

Không bắt buộc theo quy định. Tuy nhiên, nếu hợp đồng có giá trị lớn trên 1 tỷ đồng hoặc phục vụ vay vốn ngân hàng, công chứng sẽ giúp tăng giá trị chứng cứ.

Biên bản thanh lý có cần kèm biên bản nghiệm thu không?

Nên có. Biên bản nghiệm thu là cơ sở để đối chiếu số liệu trong thanh lý. Với lúa tươi, hai bên có thể lập biên bản nghiệm thu và thanh lý chung để giảm giấy tờ.

Nếu một bên không đồng ý ký thanh lý thì phải xử lý thế nào?

Bên còn lại có thể gửi thông báo qua bưu điện có xác nhận, sau 15 ngày không phản hồi, có thể khởi kiện ra Tòa án kinh tế. Hòa giải thông qua Hợp tác xã là giải pháp được khuyến khích trước khi khởi kiện.

Có phải lập biên bản thanh lý riêng cho từng đợt giao lúa tươi không?

Không bắt buộc. Nếu hợp đồng giao nhiều đợt nhưng chỉ cần thanh lý một lần vào cuối cùng, có thể gộp chung. Tuy nhiên, nếu mỗi đợt có thanh toán riêng và phát sinh hóa đơn, nên lập riêng để dễ đối soát.

Hãy tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán lúa tươi tại Mẫu Biên Bản để đảm bảo tính pháp lý cho giao dịch của bạn.