Việc mua bán cây xanh cho các công trình cảnh quan hay dự án đô thị không chỉ dừng lại ở khâu giao nhận, mà còn cần hoàn tất thủ tục pháp lý. Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán cây xanh là văn bản quan trọng giúp chốt nghĩa vụ và hạn chế tranh chấp. Bài viết dưới đây cung cấp hướng dẫn chi tiết và mẫu biên bản chuẩn.

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán cây xanh là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán cây xanh là văn bản ghi nhận sự thỏa thuận giữa bên bán và bên mua về việc chấm dứt quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng mua bán cây cảnh, cây công trình sau khi hai bên đã thực hiện hoặc cần kết thúc sớm hợp đồng. Mặc dù Bộ luật Dân sự 2015 không định nghĩa riêng, biên bản này được thừa nhận như một thỏa thuận chấm dứt hợp đồng theo khoản 1 Điều 422. Với đặc thù cây xanh là tài sản phức tạp (có thể là động sản hoặc bất động sản), biên bản cần ghi rõ tình trạng cây tại thời điểm bàn giao để tránh tranh chấp về chất lượng, số lượng và nghĩa vụ bảo hành.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng mua bán cây xanh?

Có ba trường hợp chính cần lập biên bản thanh lý. Thứ nhất, khi hợp đồng đã hoàn thành, hai bên đã giao nhận đủ cây và thanh toán toàn bộ. Thứ hai, khi hợp đồng chấm dứt trước thời hạn do vi phạm (giao sai chủng loại, cây chết, thay đổi thiết kế...). Thứ ba, khi gặp sự kiện bất khả kháng như bão lũ, dịch bệnh thực vật, quy hoạch thu hồi đất. Trong mọi trường hợp, biên bản thanh lý giúp các bên chốt lại các nghĩa vụ đã thực hiện, tránh phát sinh khiếu nại sau này.

Ý nghĩa pháp lý và nội dung chính của biên bản

Ý nghĩa pháp lý

Biên bản thanh lý là chứng cứ quan trọng xác nhận hoàn tất nghĩa vụ, đồng thời là căn cứ để giải quyết tranh chấp tại tòa nếu có. Sau khi ký, các bên chỉ còn phải thực hiện các nghĩa vụ được nêu trong biên bản, không phải nghĩa vụ gốc của hợp đồng. Ngoài ra, biên bản còn là căn cứ để kế toán kết chuyển doanh thu, xác định nghĩa vụ thuế GTGT.

Nội dung cơ bản

Một biên bản hợp lệ cần có: thông tin đầy đủ của hai bên (tên, mã số thuế, người đại diện), dẫn chiếu hợp đồng gốc, bảng liệt kê cây xanh đã giao (loài, số lượng, kích thước, tình trạng), bảng quyết toán tài chính (giá trị đã thanh toán, còn lại), cam kết không còn tranh chấp và chữ ký của các bên. Đặc biệt với cây xanh, cần ghi rõ số cây chết đã thay thế và thời gian bảo hành còn lại.

Hướng dẫn soạn thảo và lưu ý quan trọng

Căn cứ pháp lý cần dẫn chiếu

Khi soạn thảo, nên viện dẫn Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 401, 422...), Luật Thương mại 2005 nếu hợp đồng thương mại, Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, và Luật Bảo vệ và Kiểm dịch thực vật 2013 nếu cây nhập khẩu.

Trình tự và chữ ký

Trình tự lập gồm: kiểm tra hiện trường, đối chiếu khối lượng, lập bảng quyết toán, ký biên bản, thanh toán và xuất hóa đơn. Biên bản nên lập thành ít nhất 02 bản. Người ký phải là người đại diện pháp luật hoặc có giấy ủy quyền. Với doanh nghiệp, nên đóng dấu nếu có để tăng giá trị pháp lý.

Lưu ý khi lập biên bản

Trước khi ký, hãy kiểm tra số lượng và chất lượng cây xanh thực tế, có thể chụp ảnh, quay video làm bằng chứng. Kiểm tra các khoản thanh toán, hóa đơn GTGT đã xuất hay chưa. Nếu còn nợ, cần ghi rõ lãi suất chậm thanh toán. Đồng thời, lưu trữ biên bản cùng các chứng từ liên quan để phục vụ cho công tác kế toán, thuế và khi có tranh chấp.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng mua bán cây xanh chi tiết

Mỗi trường hợp thanh lý sẽ có một mẫu phù hợp. Mẫu số 1 dùng khi hợp đồng hoàn thành: cần có câu xác nhận “bên mua đã nhận đủ cây, bên bán đã nhận đủ tiền”, đồng thời nêu rõ thời điểm chấm dứt hiệu lực hợp đồng. Mẫu số 2 dùng khi chấm dứt trước hạn: cần bổ sung lý do thanh lý, bảng đối chiếu khối lượng thực hiện/chưa thực hiện, và quy định xử lý phạt vi phạm.

Để hỗ trợ bạn đọc, chúng tôi cung cấp thêm các mẫu biên bản thanh lý trong nhiều lĩnh vực khác như biên bản thanh lý hợp đồng niềng răng, biên bản thanh lý hợp đồng chỉnh nha và biên bản thanh lý hợp đồng thuê vận động viên bóng rổ. Các mẫu đều được thiết kế theo chuẩn pháp lý, dễ dàng chỉnh sửa cho phù hợp với nhu cầu.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản thanh lý có bắt buộc phải công chứng không?
Không bắt buộc, trừ khi các bên có thỏa thuận hoặc hợp đồng gốc đã công chứng. Tuy nhiên, công chứng giúp tăng tính xác thực khi xảy ra tranh chấp.

Một bên không ký biên bản thanh lý thì xử lý thế nào?
Bên còn lại có thể gửi thông báo yêu cầu ký, nếu vẫn không ký, có thể khởi kiện yêu cầu tòa án công nhận chấm dứt hợp đồng.

Thanh lý hợp đồng khi cây xanh bị chết hoặc hư hỏng có được không?
Được. Khi đó, biên bản cần ghi rõ số cây chết, trách nhiệm thay thế hoặc giảm giá tương ứng.

Tóm lại, biên bản thanh lý hợp đồng mua bán cây xanh là văn bản không thể thiếu để bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Hãy tải ngay mẫu biên bản phù hợp và sử dụng cho các giao dịch của bạn!