Trong quá trình khai thác kiểu dáng công nghiệp theo hợp đồng li-xăng, việc kết thúc hợp đồng không chỉ đơn giản là hết thời hạn. Để giải quyết triệt để quyền và nghĩa vụ giữa các bên, biên bản thanh lý hợp đồng là văn bản pháp lý không thể thiếu. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ nội dung, căn cứ pháp lý và cách soạn thảo biên bản thanh lý hợp đồng li-xăng kiểu dáng công nghiệp.

Biên bản thanh lý hợp đồng li-xăng kiểu dáng công nghiệp là gì?

Khái niệm hợp đồng li-xăng kiểu dáng công nghiệp

Theo Điều 141 Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung 2009, 2019, 2022), hợp đồng li-xăng kiểu dáng công nghiệp là thỏa thuận chuyển quyền sử dụng, trong đó chủ văn bằng độc quyền (bên cấp li-xăng) cho phép bên khác (bên nhận li-xăng) khai thác kiểu dáng trong phạm vi, thời hạn nhất định. Quyền sở hữu vẫn thuộc về bên cấp, chỉ có quyền sử dụng được chuyển giao.

Biên bản thanh lý – vai trò và ý nghĩa pháp lý

Biên bản thanh lý ghi nhận sự thống nhất giữa các bên về việc nghiệm thu, chấm dứt hiệu lực hợp đồng. Đây là bằng chứng pháp lý xác định thời điểm hết hiệu lực, giúp bên nhận chấm dứt nghĩa vụ sử dụng và bên cấp hết quyền đòi phí. Đồng thời, biên bản là cơ sở để đăng ký thay đổi với Cục Sở hữu trí tuệ.

Căn cứ pháp lý khi thanh lý hợp đồng li-xăng kiểu dáng công nghiệp

Quy định tại Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung 2009, 2019, 2022)

Các điều từ 141 đến 149 Luật SHTT quy định về hợp đồng chuyển quyền sử dụng, bao gồm nghĩa vụ "ngừng sử dụng đối tượng sở hữu công nghiệp khi hợp đồng chấm dứt" – cơ sở pháp lý để buộc bên nhận tiêu hủy hoặc xử lý hàng tồn sau thanh lý.

Bộ luật Dân sự 2015

Điều 422 BLDS 2015 quy định các trường hợp chấm dứt hợp đồng: hoàn thành, thỏa thuận, hết thời hạn, không thể thực hiện... Biên bản thanh lý cần ghi rõ căn cứ chấm dứt thuộc trường hợp nào.

Nghị định 65/2023/NĐ-CP và văn bản hướng dẫn

Nghị định 65/2023/NĐ-CP (hiệu lực từ 15/10/2023) quy định chi tiết về hồ sơ đăng ký thay đổi, chấm dứt hiệu lực hợp đồng chuyển quyền sử dụng. Các bên nên cập nhật quy định mới này thay vì áp dụng văn bản cũ.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý?

Hết thời hạn hiệu lực của hợp đồng li-xăng

Hợp đồng li-xăng thường có thời hạn ngắn hơn hoặc bằng thời hạn bảo hộ kiểu dáng công nghiệp (tối đa 15 năm). Khi hết hạn, nếu không gia hạn, các bên cần lập biên bản thanh lý để xác nhận chấm dứt.

Các bên thỏa thuận chấm dứt trước thời hạn

Do thay đổi chiến lược kinh doanh hoặc chuyển nhượng văn bằng, các bên có thể thỏa thuận chấm dứt sớm. Biên bản thanh lý là bằng chứng về sự tự nguyện, tránh tranh chấp về sau. Điều này tương tự như khi thanh lý hợp đồng vận chuyển – bạn có thể tham khảo biên bản thanh lý hợp đồng vận chuyển để hiểu thêm.

Một bên vi phạm nghĩa vụ hoặc kiểu dáng không còn được bảo hộ

Nếu một bên vi phạm nghĩa vụ thanh toán, vượt phạm vi sử dụng, hoặc kiểu dáng bị hủy bỏ hiệu lực bảo hộ, biên bản thanh lý ghi nhận căn cứ và hậu quả, bao gồm cả bồi thường thiệt hại.

Nội dung cơ bản của biên bản thanh lý

Thông tin nhận diện các bên

Cần ghi chính xác tên, địa chỉ, mã số doanh nghiệp và thẩm quyền ký kết của người đại diện.

Thông tin hợp đồng gốc và văn bằng bảo hộ kiểu dáng công nghiệp

Ghi số đơn, số bằng độc quyền kiểu dáng công nghiệp, ngày cấp, số hợp đồng li-xăng và số giấy chứng nhận đăng ký hợp đồng (nếu có).

Kết quả thực hiện nghĩa vụ của từng bên

Liệt kê tình trạng thực hiện các nghĩa vụ, đặc biệt là phí bản quyền (royalty). Nếu còn nợ, cần ghi rõ số tiền, thời hạn thanh toán. Việc chi tiết hóa khoản phí tồn đọng rất quan trọng, tương tự như trong biên bản thanh lý hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế, nơi các khoản thanh toán được đối chiếu kỹ lưỡng.

Xác nhận chấm dứt hợp đồng và cam kết cuối cùng

Phần này khẳng định hợp đồng chấm dứt từ ngày cụ thể, hai bên cam kết không khiếu nại và không phát sinh nghĩa vụ nào khác ngoài những điều đã liệt kê.

Chữ ký, họ tên và đóng dấu xác nhận

Chữ ký phải đúng người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền, kèm đóng dấu (nếu có).

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thanh lý chi tiết

Ghi chính xác thông tin kiểu dáng công nghiệp và phạm vi chuyển giao

Phần đối tượng thanh lý phải khớp với bản mô tả trong bằng độc quyền, ghi rõ từng phạm vi đã ngừng hiệu lực (sản xuất, nhập khẩu, quảng cáo...).

Xử lý các nghĩa vụ thanh toán phí bản quyền (royalty) còn tồn đọng

Theo Điều 144 Luật SHTT, bên nhận phải trả phí li-xăng. Biên bản cần có mục riêng về khoản phí còn nợ, lãi chậm trả nếu có – đây là vùng dễ xảy ra tranh chấp nhất.

Quy định nghĩa vụ sau thanh lý

Biên bản cần quy định thời hạn tiêu hủy hoặc bán nốt sản phẩm tồn kho (thường 30–90 ngày), hoàn trả tài liệu kỹ thuật, ngừng quảng cáo. Nếu không thực hiện, bên cấp có quyền yêu cầu bồi thường hoặc xử phạt hành chính theo Nghị định 99/2013/NĐ-CP.

Thủ tục đăng ký chấm dứt hợp đồng li-xăng với Cục Sở hữu trí tuệ

Khi nào bắt buộc đăng ký

Nếu hợp đồng đã được đăng ký, phải đăng ký thay đổi/chấm dứt để đảm bảo hiệu lực với bên thứ ba theo Điều 148. Nếu hợp đồng chưa đăng ký, biên bản thanh lý đã đủ giá trị giữa các bên.

Hồ sơ và trình tự thực hiện

Hồ sơ gồm: tờ khai đăng ký theo Thông tư 23/2023/TT-BKHCN, bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký hợp đồng, biên bản thanh lý, văn bản ủy quyền (nếu nộp qua đại diện), chứng từ nộp phí. Thời gian giải quyết khoảng 15 ngày làm việc.

Các lưu ý pháp lý quan trọng khi thanh lý

Phân biệt thanh lý hợp đồng và hủy bỏ hợp đồng

Thanh lý thường dùng khi hợp đồng hoàn thành hoặc chấm dứt do thỏa thuận; hủy bỏ là do vi phạm nghiêm trọng và làm hợp đồng vô hiệu từ thời điểm giao kết (Điều 423 BLDS). Nếu muốn giữ lại phần nghĩa vụ đã thực hiện, hãy chọn "thanh lý", tránh ghi "hủy bỏ".

Rủi ro phát sinh nếu không lập biên bản

Bên nhận có thể tiếp tục sản xuất, cho rằng hợp đồng còn hiệu lực; hoặc bên cấp tiếp tục đòi phí. Tranh chấp kéo dài vì không xác định được thời điểm chấm dứt, và Cục SHTT có thể từ chối giải quyết thủ tục vì thiếu văn bản đồng thuận.

Quyền và nghĩa vụ đối với bên thứ ba sau thanh lý

Sau thanh lý, bên nhận phải ngừng tự nhận là bên được li-xăng trong tài liệu thương mại, website. Đồng thời, phải điều chỉnh hoặc chấm dứt hợp đồng thứ cấp với nhà phân phối để tránh ảnh hưởng uy tín bên cấp.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng li-xăng kiểu dáng công nghiệp

Mẫu biên bản bản chuẩn

Bạn có thể tải file Word mẫu biên bản thanh lý hợp đồng li-xăng kiểu dáng công nghiệp với đầy đủ 5 nhóm nội dung trên. Ngoài ra, tùy vào lĩnh vực, bạn cũng có thể tham khảo thêm các mẫu thanh lý khác như biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy chuyên đề y tế để linh hoạt áp dụng.

Hướng dẫn cách điền và tùy chỉnh mẫu

Khi điền, cần đối chiếu chính xác với bằng độc quyền và hợp đồng gốc, đặc biệt phần số văn bằng. Nếu hợp đồng có nhiều kiểu dáng, hãy lập phụ lục kèm theo. Luôn soát lại chữ ký và dấu trước khi công chứng (nếu cần).

Việc lập biên bản thanh lý hợp đồng li-xăng kiểu dáng công nghiệp không chỉ giúp giải quyết dứt điểm nghĩa vụ mà còn là căn cứ pháp lý vững chắc khi cần đăng ký với cơ quan nhà nước. Hãy tải ngay mẫu biên bản tại đây để sử dụng khi cần.