Biên bản thanh lý hợp đồng đại diện thương hiệu là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng đại diện thương hiệu là văn bản pháp lý ghi nhận việc chấm dứt hợp đồng giữa chủ sở hữu thương hiệu và bên đại diện, đồng thời xác nhận kết quả thực hiện, quyết toán công nợ, bàn giao tài sản thương hiệu và cam kết sau khi chấm dứt. Văn bản này được điều chỉnh bởi Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 422) và Luật Thương mại 2005 nếu bên đại diện là thương nhân.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng đại diện thương hiệu?

Hợp đồng hết hạn theo thỏa thuận

Hợp đồng đại diện thương hiệu thường có thời hạn 12–24 tháng. Khi hết hạn, biên bản thanh lý giúp chấm dứt quyền sử dụng logo, hình ảnh của bên đại diện. Ngay cả khi không còn công nợ, biên bản vẫn cần thiết. Tương tự biên bản thanh lý hợp đồng đại sứ thương hiệu, văn bản này xác định rõ trách nhiệm gỡ bỏ hình ảnh cá nhân gắn với thương hiệu sau khi kết thúc.

Hai bên thống nhất chấm dứt trước thời hạn

Theo khoản 2 Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, các bên có thể thỏa thuận chấm dứt. Biên bản cần quyết toán thù lao cho phần công việc đã hoàn thành, tránh khiếu kiện.

Một bên vi phạm nghĩa vụ, dẫn đến hủy hợp đồng

Khi hủy hợp đồng theo Điều 423, các bên phải hoàn trả những gì đã nhận. Biên bản ghi nhận mức phạt vi phạm tối đa 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm (khoản 2 Điều 301 Luật Thương mại 2005).

Vì sao phải lập biên bản thanh lý hợp đồng đại diện thương hiệu?

Xác nhận chấm dứt quyền và nghĩa vụ giữa các bên

Biên bản xác định mốc thời gian chấm dứt hiệu lực hợp đồng, từ đó bên đại diện không còn quyền thay mặt thương hiệu giao dịch, ký kết hay sử dụng tài khoản mạng xã hội.

Cơ sở giải quyết tranh chấp phát sinh sau khi thanh lý

Nếu bên đại diện sử dụng trái phép hình ảnh thương hiệu hoặc tiết lộ bí mật, biên bản là chứng cứ quan trọng để khởi kiện trong thời hiệu 3 năm (Điều 429 Bộ luật Dân sự 2015).

Hoàn tất các nghĩa vụ tài chính, bàn giao tài liệu, vật phẩm thương hiệu

Các tài sản cần bàn giao: file logo, bộ nhận diện, tài khoản mạng xã hội, danh sách khách hàng, vật phẩm quảng cáo. Quyết toán công nợ cần ghi rõ thù lao còn thiếu, chi phí đã chi hộ, lãi chậm thanh toán theo Điều 306 Luật Thương mại 2005. Nếu hợp đồng gắn với thiết kế nhận diện, bạn có thể tham khảo biên bản thanh lý hợp đồng thiết kế logo để biết cách xử lý tài sản trí tuệ tương tự.

Nội dung cần có trong biên bản thanh lý hợp đồng đại diện thương hiệu

Thông tin nhận diện các bên (bên ủy quyền và bên đại diện thương hiệu)

Ghi chính xác tên, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện pháp luật. Cá nhân đại diện cần ghi số CCCD/CMND, ngày cấp, nơi cấp.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hợp đồng đại diện thương hiệu

Dẫn chiếu số hợp đồng, phụ lục và các luật: Bộ luật Dân sự 2015, Luật Thương mại 2005, Luật Quảng cáo 2012, Luật Sở hữu trí tuệ 2022.

Xác nhận kết quả thực hiện hợp đồng, quyết toán công nợ

Liệt kê chiến dịch, bài đăng, sự kiện, sản phẩm đã đại diện cùng bảng quyết toán gốc/lãi. Tránh ghi chung chung.

Quyền và nghĩa vụ của các bên sau khi thanh lý

Quy định thời gian gỡ bỏ logo, hình ảnh trên trang cá nhân, thường 30–90 ngày hoặc ngay sau khi ký.

Cam kết không khiếu nại, tranh chấp và quy định về bảo mật

Cam kết không khởi kiện đối với các khoản đã xác định trong biên bản, giữ bí mật kinh doanh và danh sách khách hàng.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng đại diện thương hiệu chuẩn pháp lý (DOWNLOAD)

Hướng dẫn tải và sử dụng mẫu biên bản

Mẫu được cung cấp dạng Word (.docx) để dễ chỉnh sửa. Khi tải, kiểm tra phiên bản Luật Sở hữu trí tuệ 2022 (hiệu lực 1/1/2023). Ngoài biên bản này, Mẫu Biên Bản còn có nhiều mẫu thanh lý chuyên biệt như biên bản thanh lý hợp đồng mua bán gạch giúp bạn tra cứu nhanh.

Những lưu ý khi điền thông tin vào biên bản

Đối chiếu số liệu với hợp đồng chính và phụ lục. Với hợp đồng có yếu tố nước ngoài, nên soạn song ngữ Việt – Anh và quy định rõ luật áp dụng.

Các lỗi thường gặp khi soạn biên bản thanh lý hợp đồng đại diện thương hiệu

Thiếu quy định về chữ ký và con dấu của đại diện thương hiệu

Theo Điều 53 Luật Doanh nghiệp 2020, thiếu chữ ký và con dấu của pháp nhân khiến biên bản không đáp ứng hình thức theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015.

Không ghi rõ mốc thời gian chấm dứt hiệu lực

Nếu không ghi ngày chấm dứt, việc xác định thời điểm hết quyền/nghĩa vụ trở nên mơ hồ.

Bỏ sót các khoản phạt vi phạm hoặc bồi thường thiệt hại

Sau khi ký thanh lý, bên bị vi phạm mất quyền đòi thêm nếu không ghi trong biên bản. Mức phạt tối đa 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm.

Không đính kèm phụ lục bàn giao tài sản và tài liệu thương hiệu

Thiếu danh mục tài sản chi tiết khiến khó thu hồi logo, tài khoản, danh sách khách hàng nếu phát sinh vi phạm.

Câu hỏi thường gặp về thanh lý hợp đồng đại diện thương hiệu

Biên bản thanh lý hợp đồng có bắt buộc phải công chứng không?

Không bắt buộc theo Điều 4 Luật Công chứng 2014. Công chứng tự nguyện giúp tăng giá trị chứng cứ.

Một bên không hợp tác thanh lý thì xử lý thế nào?

Bên kia có thể đơn phương chấm dứt theo Điều 428 Bộ luật Dân sự 2015, gửi thông báo và khởi kiện để đòi công nợ, bồi thường.

Sau khi thanh lý, bên đại diện còn được sử dụng tên thương hiệu không?

Không, trừ khi có thỏa thuận gia hạn. Vi phạm bị xử lý theo Luật Sở hữu trí tuệ.

Mẫu biên bản thanh lý có áp dụng cho cả đại diện thương hiệu nước ngoài không?

Có, khi các bên chọn pháp luật Việt Nam hoặc hợp đồng thực hiện tại Việt Nam. Nếu chọn luật nước ngoài, cần điều chỉnh cho phù hợp và soạn bản tiếng Anh.