Biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu thủy là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu thủy là văn bản pháp lý ghi nhận việc chấm dứt hoàn toàn quyền và nghĩa vụ giữa bên cho thuê và bên thuê sau khi hợp đồng đã hoàn thành hoặc bị chấm dứt. Khác với biên bản bàn giao tàu hay biên bản nghiệm thu – chỉ ghi nhận hiện trạng – biên bản thanh lý là cơ sở để quyết toán tài chính, hủy đăng ký thuê tàu (nếu có) và là chứng từ quan trọng cho cơ quan thuế, kiểm toán. Theo thống kê, hơn 90% doanh nghiệp hàng hải sử dụng biên bản này kèm hóa đơn điện tử để quyết toán chi phí, do đó việc soạn thảo chính xác, đầy đủ là điều bắt buộc.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu thủy?

Bạn cần lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu thủy trong các trường hợp: - Hợp đồng đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ và hết thời hạn thuê theo thỏa thuận. - Các bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. - Tàu bị tổn thất toàn bộ hoặc bị tuyên bố hủy bỏ. - Một bên vi phạm nghiêm trọng hợp đồng dẫn đến chấm dứt theo quy định pháp luật.

Việc lập biên bản ngay khi kết thúc giúp tránh các tranh chấp về chi phí vệ sinh tàu, dầu bôi trơn, tiền công và là căn cứ để thanh lý nghĩa vụ tài chính. Kể cả khi hai bên có thỏa thuận khác, chuyên gia khuyến nghị vẫn nên lập biên bản thanh lý để bảo vệ quyền lợi.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu thủy

Việc thanh lý hợp đồng thuê tàu thủy phải tuân thủ các quy định pháp luật sau: - Bộ luật Hàng hải Việt Nam 2015 (các điều từ 81 đến 118 về thuê tàu). - Bộ luật Dân sự 2015 (các điều 427, 428, 429 về chấm dứt hợp đồng). - Nghị định 60/2021/NĐ-CP về kinh doanh dịch vụ thuê tàu biển. - Thông tư 23/2016/TT-BGTVT về đăng ký tàu biển. - Các văn bản hướng dẫn về hóa đơn, kế toán như Thông tư 200/2020/TT-BTC.

Biên bản thanh lý cũng là điều kiện để doanh nghiệp được khấu trừ chi phí thuê tàu khi quyết toán thuế TNDN. Thiếu biên bản, chi phí rất có thể bị loại trừ.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu thủy

Thông tin các bên tham gia (Bên cho thuê và Bên thuê)

Phần này bắt buộc ghi đầy đủ tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, số giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của cả hai bên. Thông tin phải khớp chính xác với giấy phép, tránh sai sót dẫn đến mất hiệu lực khi quyết toán bảo hiểm hoặc kiểm toán.

Thông tin hợp đồng gốc và thông tin tàu thủy

Ghi rõ số hợp đồng, ngày ký, thời hạn thuê, các phụ lục bổ sung. Về tàu: cần nêu tên tàu, số IMO, cảng đăng ký, quốc tịch, trọng tải (DWT), dung tích (GT/NT), số đăng kiểm và các thông tin nhận dạng khác. Những dữ liệu này giúp xác định đúng đối tượng hợp đồng.

Tình trạng bàn giao tàu và tài sản liên quan

Mô tả hiện trạng tàu tại thời điểm thanh lý: khoang hàng sạch, thiết bị an toàn, nhiên liệu còn lại, các hư hỏng (nếu có). Bên thuê phải trả tàu về trạng thái phù hợp với hợp đồng. Nếu có tổn thất, cần liệt kê chi tiết và kèm biên bản khảo sát.

Quyết toán chi phí, tiền thuê và bồi thường (nếu có)

Xác định số ngày thuê thực tế, số tiền thuê đã trả, còn nợ, chi phí phát sinh thêm như tiền hoa tiêu, cầu cảng, vệ sinh tàu, tiền phạt chậm trả hoặc bồi thường thiệt hại. Tất cả các khoản phải được đối chiếu kỹ lưỡng và chốt số cuối cùng.

Cam kết và chữ ký của các bên

Hai bên cam kết đã hoàn thành mọi nghĩa vụ, không còn khiếu nại gì sau khi ký biên bản. Chữ ký, họ tên, chức danh và con dấu (nếu có) phải đúng với đăng ký kinh doanh, ký trực tiếp hoặc chữ ký số theo quy định.

Hướng dẫn chi tiết cách viết biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu thủy

Bước 1: Xác định thông tin hợp đồng gốc

Rà soát hợp đồng chính, phụ lục, hóa đơn liên quan. Ghi đầy đủ số hiệu, ngày tháng, tổng giá trị hợp đồng. Việc này giúp biên bản khớp với hồ sơ kế toán và hóa đơn điện tử.

Bước 2: Kiểm tra và ghi nhận hiện trạng tàu

Tổ chức kiểm tra tàu trước khi bàn giao, chụp ảnh, lập checklist khoang hàng, thiết bị, nhiên liệu. Cả hai bên cần có đại diện chứng kiến và ký xác nhận hiện trạng.

Bước 3: Xác định nghĩa vụ tài chính còn lại

Lập bảng kê chi tiết các khoản tiền thuê, chi phí dịch vụ, phí phạt. Đối chiếu công nợ, xác định số tiền cuối cùng cần thanh toán hoặc hoàn trả.

Bước 4: Hoàn thiện và ký kết biên bản

Soạn thảo biên bản theo mẫu, bổ sung đầy đủ các mục đã xác định. Kiểm tra kỹ thông tin rồi mới ký tên, đóng dấu. Lưu hành 4 bản gốc: mỗi bên 2 bản, một cho kế toán và một cho kiểm toán/thuế.

Tải mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu thủy (Word/PDF) - [SẢN PHẨM]

Tại Mẫu Biên Bản, chúng tôi cung cấp sẵn mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu thủy chuyên nghiệp, đúng chuẩn pháp lý, dễ dàng tải về dưới định dạng Word hoặc PDF. Mẫu đã có sẵn các mục cần thiết, bạn chỉ cần điền thông tin và sử dụng ngay. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu thanh lý hợp đồng khác như biên bản thanh lý hợp đồng bảo dưỡng hệ thống xe tự hành, biên bản thanh lý hợp đồng bảo trì tàu ngầm vận tải hoặc biên bản thanh lý hợp đồng thuê xe tải nhẹ nội đô để áp dụng cho phù hợp.

Những lưu ý quan trọng khi thanh lý hợp đồng thuê tàu thủy

• Chữ ký và con dấu phải đúng pháp nhân, tránh sai lệch gây vô hiệu.
• Kiểm tra kỹ chất lượng nhiên liệu khi trả tàu theo tiêu chuẩn ISO 8217 để tránh tranh chấp.
• Nếu có tranh luận về chi phí, nên đưa điều khoản “không còn khiếu nại” vào biên bản, nhưng phải được cả hai bên đồng thuận.
• Thu thập đầy đủ hóa đơn, chứng từ liên quan để hợp thức hóa quyết toán thuế.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Biên bản thanh lý hợp đồng thuê tàu có bắt buộc phải công chứng không?

Theo quy định, công chứng chỉ bắt buộc khi các bên có thỏa thuận hoặc hợp đồng gốc yêu cầu. Tuy nhiên, để đảm bảo giá trị pháp lý trong trường hợp tranh chấp, bạn nên công chứng nếu giá trị hợp đồng lớn hoặc tài sản liên quan đến đăng ký nhà nước.

Xử lý thế nào nếu tàu bị hư hỏng khi thanh lý?

Phải lập biên bản ghi nhận hiện trạng hư hỏng, xác định nguyên nhân và chi phí sửa chữa. Bên gây ra hư hỏng có trách nhiệm bồi thường theo thỏa thuận hoặc pháp luật. Biên bản thanh lý cần nêu rõ khoản bồi thường để tránh khiếu kiện sau này.

Có thể thanh lý hợp đồng thuê tàu trước thời hạn không?

Có thể, nếu các bên tự thỏa thuận hoặc một bên vi phạm nghiêm trọng. Khi đó, biên bản thanh lý cần ghi rõ lý do, thời điểm chấm dứt và hậu quả pháp lý, bao gồm tiền bồi thường (nếu có). Hãy soạn thảo kỹ để đảm bảo quyền lợi hợp pháp của bạn.