Biên bản thanh lý hợp đồng cấp tín dụng là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng cấp tín dụng

Biên bản thanh lý hợp đồng cấp tín dụng là văn bản ghi nhận việc các bên chấm dứt quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng cấp tín dụng, bao gồm cho vay, chiết khấu, cho thuê tài chính, bao thanh toán, bảo lãnh ngân hàng... Theo Thông tư 39/2016/TT-NHNN, cấp tín dụng là việc tổ chức tín dụng thỏa thuận để khách hàng sử dụng khoản tiền với nguyên tắc có hoàn trả, vì vậy biên bản thanh lý phải phản ánh đúng loại nghiệp vụ thực tế.

Vai trò và ý nghĩa pháp lý của biên bản thanh lý

Văn bản này là căn cứ quan trọng để tổ chức tín dụng tất toán dư nợ, đóng hạn mức tín dụng, giảm trích lập dự phòng rủi ro và thực hiện giải chấp tài sản bảo đảm. Theo Điều 372 Bộ luật Dân sự 2015, nghĩa vụ chấm dứt khi được hoàn thành, và biên bản chính là bằng chứng văn bản cho sự hoàn thành đó.

Phân biệt biên bản thanh lý hợp đồng cấp tín dụng và biên bản thanh lý hợp đồng cho vay thông thường

Hợp đồng cấp tín dụng thường là hợp đồng khung/hạn mức hoặc bảo lãnh, còn hợp đồng cho vay thông thường là một khoản vay cụ thể. Do đó, khi thanh lý hợp đồng cấp tín dụng, cần liệt kê tất cả các khế ước/giấy nhận nợ đã phát sinh trong hạn mức, không chỉ một khoản vay.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng cấp tín dụng?

Khách hàng đã hoàn tất nghĩa vụ trả nợ gốc và lãi

Biên bản được lập khi khách hàng đã trả hết toàn bộ số dư gốc, lãi trong hạn, lãi quá hạn, phí và các khoản phải thu khác liên quan đến hợp đồng. Các ngân hàng chỉ xác nhận thanh lý sau khi hệ thống ghi nhận số dư bằng 0 tại thời điểm đối chiếu.

Hợp đồng chấm dứt trước thời hạn do các bên thỏa thuận

Trong trường hợp này, biên bản cần ghi rõ ngày chấm dứt hiệu lực, lý do, số dư nợ tính đến ngày chấm dứt. Đây là căn cứ để ngân hàng không tính lãi sau thời điểm đó.

Hợp đồng hết hiệu lực theo thỏa thuận ban đầu

Khi hợp đồng hết thời hạn hiệu lực, các bên lập biên bản thanh lý để xác nhận chấm dứt dứt điểm và xóa đăng ký giao dịch bảo đảm nếu có thế chấp.

Căn cứ pháp lý khi thanh lý hợp đồng cấp tín dụng

Quy định về hoạt động cấp tín dụng của tổ chức tín dụng

Thông tư 39/2016/TT-NHNN (sửa đổi bởi Thông tư 06/2023/TT-NHNN) là văn bản nền tảng. Biên bản thanh lý phải bám theo thuật ngữ và yêu cầu hồ sơ của Thông tư này.

Quy định về hợp đồng vay và chấm dứt nghĩa vụ theo Bộ luật Dân sự

Bộ luật Dân sự 2015, Điều 466 quy định bên vay phải trả đủ tiền gốc và lãi; Điều 372 quy định các căn cứ chấm dứt nghĩa vụ.

Các quy định liên quan về giải chấp tài sản bảo đảm

Nghị định 99/2022/NĐ-CP quy định việc xóa đăng ký biện pháp bảo đảm. Sau khi thanh lý, ngân hàng phải ký văn bản giải chấp và gửi cơ quan đăng ký.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng cấp tín dụng

Thông tin các bên tham gia (bên cấp tín dụng – bên vay)

Bên cấp tín dụng: tên TCTD, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện. Bên vay: nếu là cá nhân, ghi họ tên, CCCD; nếu tổ chức, ghi tên, mã số doanh nghiệp, người đại diện.

Thông tin hợp đồng cấp tín dụng được thanh lý

Gồm số hợp đồng, ngày ký, loại hợp đồng, hạn mức, mục đích, thời hạn hiệu lực và các phụ lục kèm theo.

Nội dung xác nhận nghĩa vụ đã hoàn thành (gốc, lãi, phí)

Nên thiết kế theo bảng: dư nợ gốc, lãi trong hạn, lãi quá hạn, phí phạt, tổng cộng. Kèm mệnh đề "bên vay đã thanh toán đầy đủ, số dư còn lại bằng 0".

Cam kết, điều khoản chấm dứt hiệu lực và số lượng bản lập

Nêu rõ hợp đồng không còn giá trị ràng buộc, hai bên không có quyền khiếu nại phát sinh sau khi ký. Số bản thường là 02 hoặc 04, mỗi bên giữ 01 bản.

Hướng dẫn cách ghi biên bản thanh lý hợp đồng cấp tín dụng chi tiết

Hướng dẫn điền thông tin bên cấp tín dụng (tổ chức tín dụng)

Không viết tắt tên ngân hàng, phải ghi đúng theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Người ký phải có chức danh đại diện hợp pháp hoặc giấy ủy quyền.

Hướng dẫn điền thông tin bên vay và thông tin khoản vay

Sử dụng thông tin từ giấy ĐKKD mới nhất; nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật thì cần giấy ủy quyền.

Cách ghi số tiền gốc, lãi bằng số và bằng chữ chính xác

Số tiền phải ghi cả bằng số và bằng chữ, phần chữ viết in hoa toàn bộ để tránh sửa chữa.

Thời điểm có hiệu lực của biên bản

Thường là ngày ký hoặc ngày nhận đủ số tiền thanh toán. Giá trị pháp lý bắt đầu khi các bên ký và đóng dấu.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cấp tín dụng (Tải file Word/DOCX)

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cấp tín dụng chuẩn

Mẫu chuẩn có các trường thông tin bôi đen, dễ dàng điền trực tiếp.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng tín dụng song ngữ Việt – Anh

Phù hợp cho doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng cho vay (tham khảo thêm)

Biến thể đơn giản hóa cho khoản vay thông thường.

Bên cạnh đó, bạn có thể tham khảo thêm biên bản thanh lý hợp đồng bảo hiểm FDI, biên bản thanh lý hợp đồng thuê đất đầu tư FDI và biên bản thanh lý hợp đồng góp vốn FDI để có thêm nhiều lựa chọn mẫu phù hợp với từng loại hợp đồng.

Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản thanh lý hợp đồng cấp tín dụng

Đảm bảo đầy đủ chữ ký, con dấu của các bên

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp tự quyết định hình thức con dấu, nhưng hầu hết TCTD đều yêu cầu đóng dấu trên biên bản.

Đối chiếu số dư nợ trước khi ký biên bản

Cần in sao kê tài khoản vay, đối chiếu số dư gốc/lãi với khách hàng.

Xử lý tài sản bảo đảm và giải chấp sau khi thanh lý

Biên bản thanh lý không tự động giải chấp; ngân hàng phải ký văn bản giải chấp và nộp hồ sơ xóa đăng ký.

Lưu trữ biên bản và hồ sơ liên quan

TCTD phải lưu hồ sơ tín dụng theo quy chế nội bộ; thực tiễn lưu tối thiểu 5-10 năm.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Biên bản thanh lý hợp đồng cấp tín dụng có bắt buộc công chứng không?

Không bắt buộc. Chỉ cần ký đúng thẩm quyền và đóng dấu nếu là tổ chức.

Nếu chưa trả hết nợ thì có thanh lý được hợp đồng không?

Không thể thanh lý khi chưa trả hết nợ; có thể lập phụ lục gia hạn nợ hoặc thỏa thuận chấm dứt với điều kiện trả nợ trước.

Mất biên bản thanh lý thì xử lý thế nào?

Có thể đề nghị ngân hàng cung cấp bản sao từ hồ sơ lưu trữ; bản sao có giá trị pháp lý nếu được xác nhận.

Biên bản thanh lý có hiệu lực khi nào?

Kể từ ngày hai bên ký và đóng dấu; riêng việc giải chấp chỉ phát sinh khi cơ quan đăng ký xác nhận xóa biện pháp bảo đảm.

Với những thông tin trên, hy vọng bạn đã hiểu rõ về biên bản thanh lý hợp đồng cấp tín dụng. Hãy tải ngay các mẫu biên bản được cung cấp trong bài viết để áp dụng vào công việc thực tế.