Biên bản thanh lý hợp đồng bảo vệ cơ sở y tế

Khi hợp đồng dịch vụ bảo vệ tại bệnh viện, phòng khám kết thúc, việc lập biên bản thanh lý hợp đồng bảo vệ cơ sở y tế là bước bắt buộc để hai bên chốt công nợ, bàn giao tài sản và chấm dứt quan hệ pháp lý một cách hợp pháp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cấu trúc, nội dung và những lưu ý quan trọng khi thanh lý loại hợp đồng đặc thù này.

Biên bản thanh lý hợp đồng bảo vệ cơ sở y tế là gì?

Khái niệm biên bản thanh lý hợp đồng theo Bộ luật Dân sự 2015

Bộ luật Dân sự 2015 không định nghĩa riêng “biên bản thanh lý hợp đồng”, nhưng căn cứ Điều 422 và Điều 427, đây là văn bản do hai bên tự lập để ghi nhận việc chấm dứt hợp đồng, xác nhận các nghĩa vụ đã hoàn thành và giải quyết hậu quả cuối cùng. Biên bản thanh lý không bắt buộc công chứng, trừ khi các bên có thỏa thuận khác.

Vai trò của biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo vệ tại bệnh viện, phòng khám

Biên bản này là bằng chứng pháp lý quan trọng giúp cơ sở y tế tránh tranh chấp kéo dài, đồng thời là chứng từ cần thiết để kế toán hạch toán doanh thu, chi phí và quyết toán thuế. Với doanh nghiệp bảo vệ, biên bản giúp thu hồi công nợ dứt điểm và hoàn tất nghĩa vụ hợp đồng.

Phân biệt biên bản thanh lý hợp đồng và biên bản nghiệm thu, thông báo chấm dứt hợp đồng

Biên bản nghiệm thu chỉ xác nhận khối lượng, chất lượng tại một thời điểm cụ thể, trong khi biên bản thanh lý bao quát toàn bộ vòng đời hợp đồng. Thông báo chấm dứt là văn bản thể hiện ý chí, còn biên bản thanh lý là kết quả cuối cùng của quá trình chấm dứt.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng bảo vệ cơ sở y tế?

Hết thời hạn hợp đồng theo thỏa thuận giữa hai bên

Đây là trường hợp phổ biến nhất. Hợp đồng bảo vệ thường kéo dài 12–36 tháng; khi hết hạn mà không gia hạn, hai bên phải thanh lý để chốt số liệu, bàn giao vị trí trực và hoàn tất thanh toán.

Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn do vi phạm nghĩa vụ

Khi một bên vi phạm nghiêm trọng như bố trí thiếu nhân sự, bảo vệ ngủ gật, gây mất an ninh, hợp đồng có thể bị đơn phương chấm dứt theo Điều 424 BLDS 2015. Biên bản thanh lý lúc này cần xác định rõ khoản phạt, bồi thường thiệt hại và trách nhiệm của từng bên.

Cơ sở y tế thay đổi đơn vị cung cấp dịch vụ bảo vệ

Khi đổi nhà thầu, biên bản thanh lý với đơn vị cũ là điều kiện tiên quyết để bàn giao chìa khóa, thẻ ra vào, camera, sổ giao ca và các tài sản khác, đảm bảo an ninh liên tục.

Cơ sở y tế tạm đóng cửa, ngừng hoạt động hoặc chuyển đổi mô hình

Nếu phòng khám, trạm y tế ngừng hoạt động hoặc chuyển nhượng, hợp đồng bảo vệ cần được thanh lý trước khi ký mới, tránh phát sinh chi phí không cần thiết.

Căn cứ pháp lý khi lập biên bản thanh lý hợp đồng bảo vệ

Quy định về thanh lý hợp đồng theo Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 3, 422 – 428)

Các điều khoản này quy định quyền tự do thỏa thuận, căn cứ chấm dứt hợp đồng, nghĩa vụ hoàn trả và trách nhiệm bồi thường khi vi phạm. Biên bản thanh lý phải bám sát các quy định này để đảm bảo hiệu lực pháp lý.

Điều kiện an ninh trật tự đối với doanh nghiệp bảo vệ theo Nghị định 96/2016/NĐ-CP

Doanh nghiệp bảo vệ phải có Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh trật tự do Công an cấp tỉnh cấp. Khi thanh lý, cơ sở y tế cần thu hồi thẻ nhận diện, đồng phục, tránh bị mạo danh sau khi hợp đồng kết thúc.

Quy định riêng về an ninh bệnh viện, cơ sở y tế theo pháp luật khám chữa bệnh

Luật Khám bệnh, chữa bệnh 2023 yêu cầu cơ sở y tế phải bảo đảm an ninh trật tự. Dữ liệu hồ sơ bệnh án là dữ liệu nhạy cảm, do đó biên bản thanh lý cần cam kết bảo mật thông tin theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP.

Nội dung chính của biên bản thanh lý hợp đồng bảo vệ cơ sở y tế

Thông tin các bên tham gia (bên thuê – cơ sở y tế, bên cung cấp dịch vụ bảo vệ)

Phần này ghi đầy đủ tên đơn vị, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện, chức vụ. Đối với doanh nghiệp bảo vệ, cần ghi số Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh trật tự.

Thông tin hợp đồng được thanh lý (số hợp đồng, ngày ký, thời hạn hiệu lực)

Cần liệt kê số hợp đồng, ngày ký, ngày hết hạn và toàn bộ phụ lục đã ký kết để tránh sai sót khi xác định đối tượng thanh lý.

Xác nhận kết quả thực hiện hợp đồng của các bên

Hai bên xác nhận việc bố trí nhân sự, ca trực 24/7, phối hợp xử lý sự cố, đồng thời ghi nhận các vi phạm (nếu có) để giải quyết dứt điểm.

Đối chiếu khối lượng, chất lượng dịch vụ bảo vệ đã thực hiện tại cơ sở y tế

Cần thống kê tổng số ca trực, số giờ công, số vị trí trực và đối chiếu với bảng chấm công, biên bản nghiệm thu hàng tháng.

Quyết toán chi phí, xác nhận công nợ và nghĩa vụ thanh toán cuối cùng

Ghi rõ tổng giá trị hợp đồng, số đã tạm ứng, số còn lại, các khoản phạt, lãi chậm thanh toán. Phần này là căn cứ để kế toán hạch toán và hoàn tất công nợ.

Bàn giao tài sản, trang thiết bị, chốt cán bộ bảo vệ và vị trí trực

Lập danh mục bàn giao chi tiết: bộ đàm, chìa khóa, thẻ từ, camera, đồng phục, đèn pin,... Mỗi tài sản cần mã số, số lượng và xác nhận tình trạng.

Cam kết bảo mật thông tin khám chữa bệnh, hồ sơ bệnh án và dữ liệu nội bộ

Nhân viên bảo vệ có thể tiếp cận khu vực hồ sơ, cổng bệnh viện. Biên bản phải có điều khoản cam kết giữ bí mật dữ liệu bệnh nhân ngay cả sau khi hợp đồng chấm dứt.

Điều khoản về khiếu nại, tranh chấp phát sinh sau khi thanh lý

Nên quy định thời hiệu khiếu nại từ 15–30 ngày sau khi ký biên bản, đồng thời xác định cơ quan giải quyết tranh chấp (Tòa án hoặc Trọng tài).

Điều khoản thi hành, hiệu lực của biên bản và số lượng bản lưu

Thông thường biên bản có hiệu lực kể từ ngày ký, được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản.

Hướng dẫn lập biên bản thanh lý hợp đồng bảo vệ cơ sở y tế đúng chuẩn

Bước 1: Rà soát toàn bộ điều khoản và phụ lục hợp đồng bảo vệ đã ký

Kiểm tra lại các điều khoản về thời hạn, phạm vi bảo vệ, số lượng nhân viên, giá trị hợp đồng và các phụ lục gia hạn để làm cơ sở đối chiếu.

Bước 2: Kiểm tra, đối chiếu bảng chấm công và khối lượng dịch vụ thực tế

Kế toán cần đối chiếu bảng chấm công hàng tháng với số nhân sự thực tế và số ca trực để phát hiện thiếu sót hoặc chênh lệch.

Bước 3: Kiểm kê tài sản, trang thiết bị, mã số đồng phục, chìa khóa, thẻ ra vào

Lập danh sách kiểm kê có xác nhận của cả hai bên. Nếu thất lạc, phải thỏa thuận bồi thường ngay.

Bước 4: Xác định các khoản phí phát sinh, phạt vi phạm (nếu có) trước khi quyết toán

Tính toán đầy đủ các khoản phạt chậm nộp, vi phạm an ninh, làm hỏng tài sản và trừ vào công nợ cuối cùng.

Bước 5: Soạn thảo biên bản, ký tên và đóng dấu xác nhận của hai bên

Sau khi hoàn thiện nội dung, hai bên ký tên, ghi rõ họ tên, chức danh và đóng dấu pháp nhân.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng bảo vệ cơ sở y tế (Tải miễn phí)

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dịch vụ bảo vệ bệnh viện đầy đủ chi tiết

Mẫu này áp dụng cho các bệnh viện công hoặc tư, có đầy đủ các phần nêu trên, dễ dàng chỉnh sửa theo thực tế.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng bảo vệ phòng khám, trạm y tế rút gọn

Dành cho phòng khám quy mô nhỏ, số lượng bảo vệ ít, nội dung cô đọng nhưng vẫn đảm bảo tính pháp lý.

Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng thuê dịch vụ bảo vệ khuôn viên cơ sở y tế

Mẫu này chú trọng phần bàn giao tài sản, vị trí trực tại các khu vực ngoài tòa nhà như sân, vườn, khuôn viên.

Bên cạnh mẫu biên bản thanh lý hợp đồng bảo vệ cơ sở y tế, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu liên quan trong lĩnh vực y tế: biên bản thanh lý hợp đồng giảng dạy chuyên đề y tế, biên bản thanh lý hợp đồng thuê máy móc y tế và biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo sản phẩm y tế.

Những lưu ý quan trọng khi thanh lý hợp đồng bảo vệ tại cơ sở y tế

Đảm bảo chuyển giao vị trí trực liên tục 24/7, không gián đoạn an ninh

Lên kế hoạch chuyển giao ca trực giữa nhà thầu cũ và mới (nếu có) để không bỏ trống vị trí quan trọng.

Kiểm soát tuyệt đối việc bảo mật thông tin bệnh nhân và hồ sơ bệnh án

Nhắc lại nghĩa vụ bảo mật của nhân viên bảo vệ sau khi rời khỏi cơ sở, đặc biệt với dữ liệu sức khỏe nhạy cảm.

Đối chiếu camera an ninh, thiết bị giám sát trước khi bàn giao

Kiểm tra toàn bộ hệ thống camera, đầu ghi hình, ổ cứng lưu trữ để đảm bảo không mất dữ liệu, không hư hỏng.

Trách nhiệm xử lý các vi phạm, sự cố xảy ra trước thời điểm thanh lý

Mọi sự cố mất an ninh, mất tài sản xảy ra trước thời điểm thanh lý vẫn phải được xử lý theo hợp đồng, dù đã ký biên bản.

Lưu trữ hồ sơ thanh lý hợp đồng theo quy định tài chính, kế toán

Lưu trữ tối thiểu 5 năm để phục vụ thanh tra thuế và giải trình ngân sách, đối với bệnh viện công thường là 10 năm.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ)

Có bắt buộc lập biên bản thanh lý hợp đồng bảo vệ cơ sở y tế không?

Không bắt buộc theo luật, nhưng rất cần thiết để chốt công nợ, bàn giao tài sản và tránh tranh chấp. Trong quản lý tài chính, biên bản là chứng từ hợp lệ.

Nếu một bên không đồng ý ký biên bản thanh lý thì xử lý thế nào?

Bên còn lại có thể gửi thông báo chấm dứt, lập biên bản làm việc về việc không hợp tác, sau đó khởi kiện theo quy định. Thời hiệu khởi kiện là 03 năm.

Thanh lý hợp đồng bảo vệ trước thời hạn cần thực hiện thủ tục gì?

Cần có văn bản thông báo chấm dứt, thỏa thuận về phạt vi phạm và bồi thường (nếu có), sau đó lập biên bản thanh lý như trường hợp hết hạn.

Biên bản thanh lý có cần công chứng, chứng thực hay không?

Không bắt buộc. Chỉ cần chữ ký, họ tên, chức danh và con dấu của hai bên là có giá trị pháp lý.

Bên bảo vệ có nghĩa vụ bảo hành sau khi ký biên bản thanh lý không?

Không có quy định về bảo hành, nhưng nếu có sự cố phát sinh từ lỗi trước thanh lý, bên bảo vệ vẫn phải chịu trách nhiệm theo Điều 428 BLDS 2015.

Kết luận

Lập biên bản thanh lý hợp đồng bảo vệ cơ sở y tế là việc làm cần thiết để kết thúc hợp đồng một cách trọn vẹn và hợp pháp. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ kiến thức, cấu trúc và mẫu biểu cần thiết. Hãy tải ngay mẫu phù hợp, chỉnh sửa theo thực tế và tham khảo thêm các mẫu biên bản thanh lý y tế khác tại Mẫu Biên Bản để bảo vệ quyền lợi của bạn.