Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo sản phẩm y tế là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo sản phẩm y tế là văn bản pháp lý ghi nhận việc hai bên (bên thuê quảng cáo và bên cung cấp dịch vụ quảng cáo) đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ theo hợp đồng, tiến hành quyết toán tài chính và chấm dứt các quyền, nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng. Theo Điều 422 Bộ luật Dân sự 2015, biên bản thanh lý là căn cứ xác nhận hợp đồng không còn hiệu lực. Đối với lĩnh vực y tế, biên bản này còn đóng vai trò đặc biệt quan trọng vì nó liên quan đến các sản phẩm như thuốc, thực phẩm chức năng, mỹ phẩm, trang thiết bị y tế – những mặt hàng chịu sự kiểm soát chặt chẽ của Bộ Y tế.

Vì sao cần lập biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo sản phẩm y tế?

Xác nhận các bên đã hoàn thành toàn bộ nghĩa vụ theo hợp đồng

Việc lập biên bản giúp bên thuê quảng cáo xác nhận đã nhận đủ sản phẩm, dịch vụ đúng thỏa thuận, tránh khiếu nại phát sinh sau khi hợp đồng kết thúc. Ngoài ra, biên bản còn là chứng từ hợp lý để hạch toán chi phí quảng cáo – vốn chiếm 10–30% ngân sách marketing của doanh nghiệp dược phẩm – đồng thời bảo vệ doanh nghiệp trước cơ quan thuế trong các cuộc thanh tra, kiểm toán.

Căn cứ pháp lý: Luật Quảng cáo 2012, Thông tư 09/2015/TT-BYT và Thông tư 20/2024/TT-BYT

Luật Quảng cáo 2012 quy định điều kiện quảng cáo đối với từng nhóm sản phẩm y tế. Thông tư 09/2015/TT-BYT hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, thủ tục xác nhận nội dung quảng cáo; Thông tư 20/2024/TT-BYT sửa đổi, bổ sung quy trình này, đặc biệt cho môi trường mạng. Những văn bản này là nền tảng pháp lý bắt buộc phải trích dẫn trong biên bản thanh lý.

Quy định về quảng cáo sản phẩm y tế cần biết trước khi thanh lý hợp đồng

Điều kiện xác nhận nội dung quảng cáo sản phẩm thuộc quản lý của Bộ Y tế

Sản phẩm y tế chỉ được quảng cáo khi có Giấy xác nhận nội dung quảng cáo do cơ quan có thẩm quyền cấp, có giá trị 12 tháng. Hồ sơ xác nhận gồm đơn đề nghị, mẫu quảng cáo, giấy đăng ký kinh doanh, phiếu công bố sản phẩm… Khi thanh lý, biên bản phải ghi rõ số giấy xác nhận, cơ quan cấp và thời hạn hiệu lực.

Trách nhiệm của bên cung cấp dịch vụ quảng cáo đối với nội dung đã được duyệt

Bên cung cấp dịch vụ chỉ được phát hành đúng nội dung đã được phê duyệt; mọi thay đổi đều phải xin cấp lại giấy xác nhận. Nếu vi phạm, cả hai bên đều có thể bị xử phạt hành chính. Biên bản thanh lý cần cam kết rõ trách nhiệm này để tránh hậu quả pháp lý về sau.

Cấu trúc mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo sản phẩm y tế chuẩn

Phần 1 – Thông tin của các bên tham gia hợp đồng

Ghi chính xác tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện. Nếu ký thay, cần ghi số giấy ủy quyền.

Phần 2 – Thông tin hợp đồng gốc và giấy tờ quảng cáo liên quan

Ghi số hợp đồng, ngày ký, các phụ lục, số Giấy xác nhận nội dung quảng cáo, cơ quan cấp, thời hạn hiệu lực.

Phần 3 – Kết quả thực hiện và nghiệm thu sản phẩm quảng cáo

Liệt kê chi tiết các sản phẩm đã bàn giao: bài báo, video, chiến dịch online… kèm số lượng, thời gian, vị trí. Xác nhận mức độ khớp với nội dung được duyệt.

Phần 4 – Quyết toán và xác nhận nghĩa vụ tài chính

Trình bày tổng giá trị hợp đồng, số tiền đã thanh toán, số còn lại (nếu có) và thời hạn thanh toán cuối. Ghi rõ số hóa đơn GTGT cuối cùng.

Phần 5 – Cam kết chấm dứt hợp đồng và chữ ký các bên

Ghi nhận hợp đồng chấm dứt, các bên không còn khiếu nại, kèm điều khoản gỡ bỏ quảng cáo sau thanh lý. Cuối cùng là chữ ký, họ tên, chức danh và con dấu.

Tải ngay mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo sản phẩm y tế (file HTML sẵn sàng sử dụng)

Tại đây, chúng tôi cung cấp file HTML mẫu đã được thiết kế chuẩn định dạng in A4, có sẵn nút in/export PDF. Bạn chỉ cần tải về, điền thông tin và sử dụng ngay. Template được xây dựng theo đúng cấu trúc 5 phần đã nêu, giúp bảo đảm tính pháp lý. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo thêm các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng khác trong lĩnh vực y tế như: biên bản thanh lý hợp đồng đào tạo chuyên môn y tế, biên bản thanh lý hợp đồng hỗ trợ y tế khẩn cấp, biên bản thanh lý hợp đồng sản xuất và phân phối thuốc.

Hướng dẫn cách điền mẫu biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo sản phẩm y tế

Bước 1 – Ghi chính xác thông tin hợp đồng gốc và giấy xác nhận nội dung quảng cáo

Mở đầu biên bản, ghi rõ ngày tháng, tên hai bên, số hợp đồng gốc. Sau đó, cung cấp chi tiết về Giấy xác nhận nội dung quảng cáo: số, ngày cấp, cơ quan cấp. Nếu giấy hết hạn trong quá trình thực hiện, cần chú thích cách xử lý.

Bước 2 – Liệt kê kết quả nghiệm thu, bàn giao sản phẩm quảng cáo

Mô tả từng loại sản phẩm: tên chiến dịch, kênh, thời lượng, số lượng… Ghi rõ bên thuê đã kiểm tra và xác nhận đạt yêu cầu. Phần này nên có chữ ký xác nhận của người phụ trách chuyên môn (dược sĩ, nhân viên pháp chế) nếu cần.

Bước 3 – Xác nhận toàn bộ công nợ và hoàn tất thanh toán

Đối chiếu công nợ giữa hai kế toán, ghi rõ tổng giá trị, số đã thanh toán, số còn lại và cam kết thanh toán (nếu còn nợ). Bên cung cấp dịch vụ phải xuất hóa đơn GTGT; ghi số hóa đơn vào biên bản.

Bước 4 – Ký tên, đóng dấu và lưu trữ tài liệu

Lập ít nhất 02 bản chính, mỗi bên giữ 01. Người ký ghi rõ chức danh, đóng dấu (nếu có). Lưu trữ toàn bộ hồ sơ thanh lý ít nhất 5 năm theo Luật Kế toán 2015.

Những sai lầm thường gặp khi lập biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo sản phẩm y tế

Thiếu căn cứ xác nhận nội dung quảng cáo của cơ quan có thẩm quyền

Nhiều biên bản chỉ ghi chung chung “hai bên đã hoàn thành hợp đồng” mà không nhắc đến số giấy xác nhận. Điều này khiến biên bản không chứng minh được tính hợp pháp của quảng cáo, và doanh nghiệp có thể bị phạt tới 60 triệu đồng theo Nghị định 38/2021/NĐ-CP.

Không đề cập đến việc gỡ bỏ/ngừng phát hành quảng cáo sau khi hợp đồng kết thúc

Nếu không có điều khoản gỡ bỏ, quảng cáo có thể tiếp tục hiển thị sau khi hết hạn giấy xác nhận, vi phạm pháp luật và gây hậu quả cho cả hai bên.

Bỏ sót điều khoản xử lý vi phạm và tranh chấp phát sinh sau thanh lý

Biên bản nên có mục “giải quyết tranh chấp” để xác định thẩm quyền tòa án hoặc trọng tài nếu có vấn đề phát sinh, giúp các bên chủ động hơn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo sản phẩm y tế

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo sản phẩm y tế có bắt buộc phải công chứng không?

Không bắt buộc, trừ khi hợp đồng gốc có thỏa thuận khác. Tuy nhiên, nếu các bên muốn tăng giá trị đối kháng, có thể công chứng hoặc chứng thực chữ ký.

Quảng cáo sản phẩm y tế cần những giấy tờ gì trước khi ký hợp đồng?

Bắt buộc có Giấy xác nhận nội dung quảng cáo, phiếu công bố sản phẩm hoặc giấy đăng ký lưu hành, giấy đăng ký kinh doanh. Các giấy tờ này còn hiệu lực tại thời điểm quảng cáo.

Sản phẩm y tế nào được phép quảng cáo theo Thông tư 09/2015/TT-BYT?

Thông tư quy định các sản phẩm như thuốc, mỹ phẩm, thực phẩm bảo vệ sức khỏe, trang thiết bị y tế, hóa chất diệt khuẩn… đều phải xác nhận nội dung trước khi quảng cáo, trừ một số trường hợp đặc biệt.

Kết luận và tư vấn pháp lý liên quan

Biên bản thanh lý hợp đồng quảng cáo sản phẩm y tế không chỉ là thủ tục hình thức mà còn là công cụ bảo vệ pháp lý cho doanh nghiệp. Sử dụng đúng mẫu, điền đầy đủ các thông tin về giấy phép quảng cáo sẽ giúp bạn tránh rủi ro thanh tra, khiếu nại và đảm bảo chi phí quảng cáo được khấu trừ thuế. Hãy tải ngay mẫu biên bản của Mẫu Biên Bản và liên hệ team tư vấn nếu bạn cần hỗ trợ pháp lý chuyên sâu.