Biên bản kiểm kê hóa đơn là văn bản ghi nhận kết quả rà soát, đối chiếu số hóa đơn giấy tồn kho của doanh nghiệp trước khi tiến hành hủy. Đây là thủ tục bắt buộc trong hồ sơ hủy hóa đơn, giúp cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng hóa đơn, ngăn chặn hóa đơn “khống” bị tuồn ra thị trường.

Biên bản kiểm kê hóa đơn là gì?

Biên bản kiểm kê hóa đơn là văn bản do kế toán hoặc doanh nghiệp tự lập, ghi nhận lại kết quả đối chiếu, rà soát toàn bộ số hóa đơn giấy tồn kho trước khi lập hồ sơ hủy. Mục đích chính là tạo căn cứ pháp lý để doanh nghiệp tiêu hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng, chưa lập, không còn giá trị lưu hành.

Cần phân biệt “bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy” (mẫu BB-KHĐ theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) là mẫu biểu liệt kê chi tiết từng ký hiệu, từng số hóa đơn; còn “biên bản kiểm kê hóa đơn” là văn bản ghi nhận quá trình, thành phần tham gia và kết luận của buổi kiểm kê. Cả hai thường được in/soạn cùng nhau trong hồ sơ hủy. Tương tự như biên bản kiểm kê kho hàng, biên bản kiểm kê hóa đơn cũng yêu cầu sự chính xác tuyệt đối về số liệu.

Khi nào cần lập biên bản kiểm kê hóa đơn?

Theo khoản 1 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp phải hủy hóa đơn giấy trong các trường hợp: hóa đơn hết thời hạn sử dụng, in sai, in hỏng, phát hành nhưng không có nhu cầu sử dụng tiếp, hoặc khi doanh nghiệp giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động. Từ 1/7/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, toàn bộ doanh nghiệp chuyển sang hóa đơn điện tử, vì vậy lượng hóa đơn giấy đặt in trước thời điểm này nhưng chưa dùng hết là đối tượng chính cần lập biên bản kiểm kê và hủy trong giai đoạn 2023 – 2024.

Trường hợp hóa đơn bị mất, hỏa hoạn, thiên tai, doanh nghiệp cũng cần lập biên bản kiểm kê để ghi nhận số hóa đơn còn lại và số thất lạc, làm căn cứ xin xử lý với cơ quan thuế. Giống như việc lập biên bản kiểm kê nguyên vật liệu trong quản trị kho, biên bản kiểm kê hóa đơn phải phản ánh đúng hiện trạng tại thời điểm kiểm kê.

Căn cứ pháp lý quy định về biên bản kiểm kê hóa đơn

Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính là văn bản gốc quy định về hủy hóa đơn giấy; hồ sơ hủy gồm Quyết định hủy hóa đơn, Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy (mẫu BB-KHĐ) và Biên bản hủy hóa đơn. Thông tư 26/2015/TT-BTC đã siết chặt hơn trình tự hủy và yêu cầu bắt buộc gửi bảng kiểm kê – biên bản kiểm kê lên cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi tiêu hủy.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử nhưng không quy định mẫu biên bản kiểm kê hóa đơn giấy; do đó, với số hóa đơn giấy tồn cũ, kế toán vẫn phải căn cứ Thông tư 39/2014/TT-BTC để hoàn thiện hồ sơ hủy. Thông tư 78/2021/TT-BTC chỉ có mẫu biên bản ghi nhận sai sót hóa đơn điện tử (BB01/2022) – không phải mẫu biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy, nên tránh nhầm lẫn. Lưu ý rằng việc lập biên bản kiểm kê các loại tài sản khác như biên bản kiểm kê tài sản khi bàn giao công việc cũng cần tuân thủ đúng quy định pháp luật tương tự.

Hướng dẫn chi tiết cách lập biên bản kiểm kê hóa đơn

Các thông tin bắt buộc phải có trong biên bản

• Phần mở đầu: tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính, số biên bản, thời gian, địa điểm lập và thông tin người tham gia (đại diện pháp luật, kế toán trưởng, người quản lý hóa đơn).
• Phần nội dung: ghi đầy đủ “mẫu số hóa đơn” và “ký hiệu hóa đơn” (ví dụ: Mẫu số 01GTKT3/001, ký hiệu AA/18P). Bảng kiểm kê chi tiết gồm các cột: ký hiệu hóa đơn, số lượng tồn, số thứ tự từ số… đến số…, tình trạng và ghi chú. Số lượng hủy phải khớp với sổ theo dõi.
• Phần kết luận: nêu rõ tổng số hóa đơn đủ điều kiện hủy là X số, không có sai lệch, cam kết tính hợp pháp, trung thực.
• Chữ ký: người lập, kế toán trưởng, người đại diện pháp luật; có thể đóng dấu treo hoặc dấu tròn theo quy chế.

Ví dụ minh họa cách ghi biên bản kiểm kê hóa đơn

Công ty TNHH ABC (MST 0977 523 155) còn tồn 200 số hóa đơn giấy mẫu 01GTKT3/001, ký hiệu AA/18P, từ số 0001200 đến 0001400. Ngày 15/6/2024, công ty lập biên bản kiểm kê, xác nhận toàn bộ 200 số hóa đơn đều chưa sử dụng, nguyên vẹn, không sai lệch so với sổ theo dõi. Biên bản cần ghi rõ căn cứ pháp lý: “Căn cứ Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, Nghị định 123/2020/NĐ-CP”. Lưu ý tuyệt đối không tẩy xóa, nếu ghi sai phải lập lại.

Mẫu biên bản kiểm kê hóa đơn chuẩn mới nhất (Tải miễn phí)

Hiện Bộ Tài chính chưa ban hành mẫu biên bản kiểm kê hóa đơn thống nhất cho mọi trường hợp. Doanh nghiệp có thể tự soạn thảo dựa trên mẫu Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy (BB-KHĐ) ban hành kèm Thông tư 39/2014/TT-BTC. Các mẫu trên internet chỉ mang tính tham khảo; bạn nên kiểm tra với cơ quan thuế trước khi nộp. Để tiết kiệm thời gian, hãy tải ngay mẫu biên bản kiểm kê hóa đơn của chúng tôi (file Word/PDF) và điền thông tin phù hợp với doanh nghiệp.

Hồ sơ hủy hóa đơn gồm những giấy tờ gì?

Theo khoản 2 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC, hồ sơ hủy hóa đơn giấy bắt buộc có: 1. Quyết định hủy hóa đơn; 2. Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy; 3. Biên bản hủy hóa đơn.

Ngoài ra, nhiều cơ quan thuế yêu cầu thêm Công văn đề nghị hủy và file Excel danh sách số hóa đơn hủy. Đối với hóa đơn điện tử, không cần biên bản kiểm kê hóa đơn giấy, chỉ cần thao tác trên hệ thống.

Những lưu ý quan trọng khi kiểm kê hóa đơn cần hủy

• Thời hạn gửi hồ sơ hủy là trong 10 ngày kể từ ngày ký Quyết định hủy (khoản 3 Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC). Quá hạn có thể bị phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
• Việc lập biên bản kiểm kê phải thực hiện trước khi hủy, tuyệt đối không lập sau.
• Hóa đơn sau khi hủy phải đóng dấu “đã hủy”, gạch chéo hoặc cắt góc.
• Hồ sơ hủy phải lưu trữ tối thiểu 10 năm theo Luật Kế toán 2015.
• Nếu thiếu biên bản kiểm kê, cơ quan thuế có thể coi toàn bộ số hóa đơn là “mất tích” và xử phạt vi phạm hành chính.

Câu hỏi thường gặp về biên bản kiểm kê hóa đơn

Biên bản kiểm kê hóa đơn có bắt buộc phải lập không?

Có. Đây là một phần bắt buộc trong hồ sơ hủy hóa đơn giấy theo Thông tư 39/2014/TT-BTC. Nếu thiếu, hồ sơ hủy sẽ không hợp lệ và doanh nghiệp phải lập lại từ đầu.

Thời hạn gửi hồ sơ hủy hóa đơn lên cơ quan thuế là bao lâu?

Tối đa 10 ngày kể từ ngày ban hành Quyết định hủy hóa đơn. Sau khi hủy, doanh nghiệp cần gửi bổ sung biên bản hủy hóa đơn trong cùng hồ sơ. Nếu chuyển đổi sang hóa đơn điện tử còn tồn hóa đơn giấy, nên xử lý ngay trong quý chuyển đổi để tránh bị phạt.

Kết luận

Biên bản kiểm kê hóa đơn là một mắt xích quan trọng trong quy trình hủy hóa đơn giấy, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ cách lập và những lưu ý cần thiết. Hãy tải ngay mẫu biên bản kiểm kê hóa đơn chuẩn để áp dụng vào doanh nghiệp của bạn một cách nhanh chóng và chính xác.