Biên bản kiểm kê kho hàng là chứng từ kế toán quan trọng giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh xác định số lượng, giá trị hàng tồn kho thực tế, đối chiếu với sổ sách kế toán. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách lập biên bản kiểm kê kho hàng hóa đúng chuẩn và giới thiệu các mẫu biên bản phổ biến nhất.

Biên bản kiểm kê kho hàng là gì? Vai trò, ý nghĩa của biên bản kiểm kê kho hàng hóa

Khái niệm biên bản kiểm kê kho hàng hóa

Theo Luật Kế toán 2015, kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng và đánh giá chất lượng, giá trị tài sản hiện có, đối chiếu với số liệu sổ kế toán. Biên bản kiểm kê kho hàng hóa là văn bản ghi nhận kết quả đối chiếu đó, là căn cứ để xác định số lượng, giá trị hàng tồn kho tại thời điểm kiểm kê và ghi nhận chênh lệch thừa/thiếu.

Vai trò của biên bản kiểm kê hàng tồn kho

Biên bản kiểm kê kho hàng là căn cứ pháp lý để quy trách nhiệm vật chất của thủ kho khi có thiếu hụt; giúp kế toán ghi nhận kịp thời các bút toán điều chỉnh hàng tồn kho; là chứng từ quan trọng cho công tác thuế, trích lập dự phòng và hoạt động kiểm toán.

Các trường hợp bắt buộc lập biên bản kiểm kê kho hàng

Theo Luật Kế toán, phải kiểm kê khi cuối kỳ kế toán năm, khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, khi xảy ra mất, hỏng tài sản hoặc khi có quyết định thanh tra, kiểm toán. Ngoài ra, doanh nghiệp nên kiểm kê khi thay đổi thủ kho, bàn giao kho, hoặc trước khi dùng hàng làm tài sản bảo đảm vay vốn.

Căn cứ pháp lý và quy định khi lập biên bản kiểm kê kho hàng hóa

Quy định theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC

Cả hai thông tư đều quy định hàng tồn kho phải kiểm kê cuối kỳ, nhưng không ban hành mẫu riêng, mọi doanh nghiệp dùng chung mẫu 05-VT theo Thông tư 99. Sự khác biệt chỉ nằm ở cách hạch toán xử lý chênh lệch.

Thông tư 99 áp dụng cho mẫu 05-VT biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa

Mẫu 05-VT ban hành kèm Thông tư 99/2016/TT-BTC áp dụng cho mọi đơn vị kế toán. Đây là mẫu "vạn năng" cho nhu cầu tìm mẫu biên bản kiểm kê kho hàng hóa. Ngoài biên bản kiểm kê kho hàng, doanh nghiệp có thể tham khảo biên bản kiểm kê vật tư thiết bị để kiểm soát tài sản cố định. Doanh nghiệp có thể tự thiết kế hoặc tải file Word/Excel về in, miễn là đảm bảo đầy đủ nội dung theo mẫu.

Thành phần ban kiểm kê và thẩm quyền ký biên bản

Ban kiểm kê tối thiểu gồm Trưởng ban (Giám đốc hoặc người được ủy quyền), Ủy viên (kế toán trưởng) và Thủ kho. Chữ ký của cả ba người đều bắt buộc. Nếu Giám đốc ủy quyền cho người khác làm Trưởng ban, cần có quyết định ủy quyền kèm theo.

Tải mẫu biên bản kiểm kê kho hàng chuẩn file Word, Excel miễn phí

Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo Thông tư 133 (file Word)

Mẫu Word cần có các cột: STT, tên/nhãn hiệu/quy cách, mã số, đơn vị tính, số lượng theo sổ, số lượng thực tế, chênh lệch thừa/thiếu, ghi chú. Nên dùng file tương thích Microsoft Word 2016 trở lên.

Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho theo Thông tư 200 (file Excel)

File Excel nên có công thức tính chênh lệch tự động, cột "nguyên nhân sơ bộ" và tô màu cảnh báo các dòng chênh lệch.

Mẫu biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá 05-VT (Word + Excel)

Mẫu 05-VT gồm 3 phần: thông tin ban kiểm kê, bảng số liệu chi tiết, đánh giá nguyên nhân và chữ ký. File tải thường có bản trắng và bản có ví dụ minh họa.

Mẫu biên bản kiểm kê kho hàng hóa cho hộ kinh doanh 2025

Mẫu cho hộ kinh doanh cần có tên hộ, địa chỉ kho, thời điểm kiểm kê, danh mục hàng hóa, số lượng theo sổ và thực tế, chữ ký chủ hộ. Khi chuyển từ khoán lên kê khai, lập 02 bản: 01 lưu hộ, 01 gửi cơ quan thuế.

Hướng dẫn cách lập biên bản kiểm kê kho hàng hóa chi tiết

Các mục bắt buộc phải có khi lập biên bản kiểm kê kho hàng

Gồm tên và số hiệu chứng từ, ngày lập, tên đơn vị, nội dung kiểm kê, số liệu theo sổ, số liệu thực tế, chênh lệch, chữ ký của người lập, kế toán trưởng, thủ kho, người đại diện theo pháp luật. Cần có quyết định kiểm kê trước đó.

Cách ghi số liệu: Sổ sách kế toán, số liệu thực tế và chênh lệch thừa/thiếu

Số liệu theo sổ lấy từ sổ chi tiết từng loại hàng hóa; số liệu thực tế là kết quả đếm, đo, đong thực tế. Chênh lệch = thực tế - sổ sách; dương là thừa, âm là thiếu.

Cách xử lý chênh lệch khi kiểm kê (thừa, thiếu, sai quy cách)

Thiếu chưa rõ nguyên nhân: Nợ TK 1381 / Có TK 152,153,155,156... Thừa: Nợ TK 152,153... / Có TK 3381. Sai quy cách: lập phiếu xuất/nhập điều chỉnh.

Thủ tục ký duyệt và lưu trữ biên bản kiểm kê kho hàng

Trình tự ký: người lập → thủ kho → Ủy viên → Trưởng ban. Lưu trữ tối thiểu 10 năm, kèm quyết định kiểm kê và chứng từ xử lý chênh lệch.

Hướng dẫn tạo mẫu biên bản kiểm kê kho hàng trên Excel theo Thông tư 133

Lập 3 sheet: Biên bản, Dữ liệu, Thống kê. Dùng công thức =IF(D5=E5,"",E5-D5), Data Validation và Conditional Formatting để cảnh báo.

Biên bản kiểm kê kho hàng hóa trong các trường hợp đặc biệt

Biên bản kiểm kê hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng

Cần lập bảng kê riêng với các cột tên hàng, số lô, hạn sử dụng, số lượng, tỷ lệ hư hỏng. Tách riêng hàng hư hỏng khỏi hàng còn kinh doanh. Hồ sơ tiêu hủy gồm biên bản kiểm kê, biên bản tiêu hủy và xác nhận của cơ quan chức năng nếu cần.

Biên bản kiểm kê hàng tồn kho thời điểm trước khi chuyển đổi từ hộ khoán lên kê khai

Kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho tại thời điểm chuyển đổi để xác định tồn đầu kỳ. Tách riêng hàng có hóa đơn và không có hóa đơn, vì hàng không đủ chứng từ không được coi là chi phí hợp lý.

Biên bản kiểm kê kho cuối năm tài chính

Hoàn thành trước khi khóa sổ. Với năm dương lịch, thời điểm kiểm kê thường là 31/12. Chênh lệch cần xử lý dứt điểm trong năm tài chính.

Câu hỏi thường gặp khi lập biên bản kiểm kê kho hàng

Biên bản kiểm kê kho hàng có bắt buộc lập riêng cho từng kho không?

Không bắt buộc, nhưng nếu lập chung phải ghi rõ danh sách kho. Với nhiều kho, nên lập riêng để quy trách nhiệm rõ ràng.

Mỗi kỳ kiểm kê doanh nghiệp cần lập bao nhiêu biên bản?

Không giới hạn; ít nhất một biên bản cho toàn bộ phạm vi, có thể kèm bảng chi tiết từng kho.

Phân biệt biên bản kiểm kê kho hàng và phiếu nhập kho, xuất kho

Phiếu nhập kho (01-VT) tăng tồn kho, phiếu xuất kho (02-VT) giảm tồn kho, còn biên bản kiểm kê (05-VT) chỉ đối chiếu sổ sách với thực tế. Khi thiếu, không lập phiếu xuất kho bù trừ mà ghi TK 1381 chờ xử lý.

Kết luận

Việc lập biên bản kiểm kê kho hàng đúng chuẩn giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hàng tồn kho, tránh rủi ro pháp lý và tài chính. Hy vọng bài viết đã cung cấp thông tin hữu ích. Hãy tải ngay các mẫu biên bản kiểm kê kho hàng chuẩn tại Maubienban.vn!