Biên bản họp xét bầu cử bổ sung trưởng thôn là gì?

Biên bản họp xét bầu cử bổ sung trưởng thôn là văn bản pháp lý ghi lại toàn bộ diễn biến cuộc họp của tập thể lãnh đạo thôn và cử tri đại diện hộ gia đình nhằm thống nhất danh sách người ứng cử để bầu người thay thế trưởng thôn còn thiếu giữa nhiệm kỳ. Theo Nghị định 59/2023/NĐ-CP, biên bản này không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là căn cứ quan trọng để UBND cấp xã phê duyệt và tổ chức bầu cử bổ sung. Việc lập biên bản sai sót có thể khiến toàn bộ quy trình phải tổ chức lại. Biên bản họp này đóng vai trò như "chứng cứ pháp lý", đảm bảo tính dân chủ, công khai, minh bạch trong quá trình lựa chọn người ứng cử, thực hiện quyền tham gia quản lý nhà nước của người dân tại cộng đồng dân cư.

Căn cứ pháp lý về biên bản họp xét bầu cử bổ sung trưởng thôn

Nghị định 59/2023/NĐ-CP và các mẫu biên bản kèm theo

Nghị định số 59/2023/NĐ-CP của Chính phủ có hiệu lực từ ngày 15/10/2023 là văn bản pháp lý chính thay thế các quy định cũ về bầu cử trưởng thôn. Điều 24 của Nghị định quy định cụ thể về bầu, bầu lại, bổ sung trưởng thôn. Trong đó, mốc thời gian quan trọng là: "Trường hợp khuyết Trưởng thôn từ sáu tháng trở lên hoặc không còn đủ hai phần ba số nhiệm kỳ thì tổ chức bầu bổ sung; trường hợp khuyết dưới sáu tháng thì bố trí người phụ trách". Nghị định này ban hành kèm theo 16 mẫu văn bản, trong đó Mẫu số 05 (Danh sách những người ứng cử Trưởng thôn) và Mẫu số 07 (Biên bản kiểm phiếu) là hai mẫu quan trọng nhất trong quy trình bầu cử bổ sung.

Vai trò của UBND cấp xã trong quy trình bầu cử bổ sung

Theo Điều 24 Nghị định 59/2023/NĐ-CP, Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm quyết định thành lập tổ bầu cử trưởng thôn sau khi nhận được biên bản họp xét bầu cử bổ sung, đồng thời phê duyệt danh sách người ứng cử. UBND cấp xã kiểm tra tính hợp pháp của cuộc họp, đảm bảo biên bản có đầy đủ chữ ký của Bí thư chi bộ, Trưởng ban công tác Mặt trận và đại diện cử tri. Bất kỳ sai sót nào trong biên bản đều là căn cứ để từ chối phê duyệt kết quả bầu cử.

Các mẫu biên bản trong quy trình bầu cử trưởng thôn

Mẫu biên bản họp dự kiến danh sách người ứng cử trưởng thôn (Mẫu số 05)

Mẫu số 05 được sử dụng trong cuộc họp của tập thể lãnh đạo thôn (gồm Bí thư chi bộ, Trưởng ban công tác Mặt trận và cử tri đại diện hộ gia đình) để thống nhất danh sách người ứng cử. Cuộc họp này phải có ít nhất 50% cử tri đại diện hộ gia đình tham dự. Biên bản cần ghi rõ họ tên, năm sinh, trình độ văn hóa, chuyên môn, nơi cư trú, nghề nghiệp của từng người ứng cử, cùng số phiếu đồng thuận giới thiệu. Biên bản phải có chữ ký của chủ trì (Bí thư chi bộ), thư ký và đại diện cử tri.

Mẫu biên bản kiểm phiếu bầu cử trưởng thôn

Mẫu biên bản kiểm phiếu (Mẫu số 07) ghi nhận kết quả sau khi kết thúc thời gian bỏ phiếu. Biên bản phải ghi chi tiết: tổng số phiếu phát ra, số phiếu thu vào, số phiếu hợp lệ, số phiếu không hợp lệ và kết quả bầu cho từng ứng cử viên. Người trúng cử phải đạt quá 50% tổng số phiếu hợp lệ. Cử tri đi bỏ phiếu phải đạt tối thiểu 50% tổng số cử tri trong danh sách, nếu không cuộc bầu cử vô hiệu.

Mẫu biên bản họp xét bầu cử bổ sung trưởng thôn theo Nghị định 59/2023/NĐ-CP

Mặc dù Nghị định không quy định một mẫu riêng biệt có tiêu đề "biên bản họp xét bầu cử bổ sung trưởng thôn", nhưng biên bản này thường được soạn theo các mẫu số 05, 07 kết hợp với nội dung bắt buộc theo Điều 24. Thực tế, biên bản thường gồm 3 phần: thông tin cuộc họp, danh sách đề cử ứng cử viên, kết quả biểu quyết chốt danh sách. Biên bản phải thể hiện rõ lý do bổ sung như "trưởng thôn bị miễn nhiệm giữa nhiệm kỳ" hay "trưởng thôn từ chức, qua đời".

Hướng dẫn chi tiết soạn thảo biên bản họp xét bầu cử bổ sung trưởng thôn

Các phần bắt buộc trong biên bản (thời gian, địa điểm, thành phần tham dự)

• Thời gian: Ghi đúng thời gian bắt đầu và kết thúc theo định dạng "8 giờ 30 phút, ngày ... tháng ... năm ...", tránh sai ngày vì đây là căn cứ tính thời hạn gửi hồ sơ.
• Địa điểm: Ghi cụ thể như "Tại hội trường nhà văn hóa thôn ...".
• Thành phần tham dự: Ghi rõ tổng số cử tri đại diện hộ gia đình được mời, số tham dự và tỷ lệ phần trăm. Liệt kê họ tên, chức vụ của Bí thư chi bộ, Phó Bí thư, Trưởng ban công tác Mặt trận, Tổ trưởng tổ dân phố.

Thông tin cần ghi chép về ứng cử viên và tổ bầu cử

Mỗi ứng cử viên phải ghi đầy đủ: họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, nơi thường trú, trình độ giáo dục, chuyên môn, nghề nghiệp, sức khỏe và lý lịch chính trị. Ứng cử viên phải đáp ứng tiêu chuẩn theo Điều 23 Nghị định 59/2023/NĐ-CP. Thông tin về tổ bầu cử gồm quyết định thành lập của Chủ tịch UBND cấp xã, số lượng thành viên (tối thiểu 5 người), họ tên tổ trưởng, tổ phó.

Nội dung biểu quyết và cách ghi kết quả kiểm phiếu

Nội dung biểu quyết gồm: thông qua danh sách người ứng cử, thông qua danh sách cử tri tham dự (nếu có), và phương thức bầu cử (giơ tay hoặc bỏ phiếu kín). Kết quả kiểm phiếu ghi dưới dạng bảng: tổng số phiếu phát ra, thu vào, hợp lệ, không hợp lệ và số phiếu của từng ứng cử viên. Không được gộp số phiếu hợp lệ và không hợp lệ thành một con số, vì điều này làm sai lệch tính phần trăm phiếu hợp lệ.

Quy trình tổ chức họp xét bầu cử bổ sung trưởng thôn

Thành phần tham dự cuộc họp

Theo Điều 24 Nghị định 59/2023/NĐ-CP, thành phần gồm: Bí thư chi bộ (chủ trì), đại diện chi ủy, Trưởng ban công tác Mặt trận, Trưởng các tổ chức chính trị - xã hội của thôn và cử tri đại diện hộ gia đình. Nếu Bí thư chi bộ vắng, Phó Bí thư chủ trì nhưng phải được cấp ủy cấp trên đồng ý. Cuộc họp chỉ hợp lệ khi có ít nhất 50% cử tri đại diện hộ gia đình tham dự.

Các bước thực hiện từ họp dự kiến danh sách đến kiểm phiếu

1. Họp tập thể lãnh đạo thôn thống nhất chủ trương.
2. Họp cử tri đại diện hộ gia đình, phát phiếu giới thiệu ứng cử viên, biểu quyết chọn danh sách chính thức.
3. Lập biên bản họp và danh sách theo Mẫu số 05, gửi lên UBND cấp xã trong 5 ngày làm việc.
4. Sau khi phê duyệt, niêm yết danh sách cử tri tại nhà văn hóa thôn ít nhất 7 ngày trước bầu cử.
5. Tổ chức bỏ phiếu, kiểm phiếu, lập biên bản Mẫu số 07 và gửi lên UBND cấp xã trong 5 ngày.

Thời hạn gửi biên bản lên UBND cấp xã

Theo khoản 5 Điều 24 Nghị định 59/2023/NĐ-CP, trong thời hạn 5 ngày làm việc kể từ ngày kết thúc cuộc họp xét bầu cử bổ sung, tập thể lãnh đạo thôn phải gửi biên bản và danh sách người ứng cử lên UBND cấp xã để phê duyệt.

Những lưu ý pháp lý khi lập biên bản họp xét bầu cử bổ sung trưởng thôn

Lỗi thường gặp khi soạn thảo biên bản và cách khắc phục

• Thiếu căn cứ pháp lý: Cần ghi rõ số công văn triệu tập, số nghị quyết của chi bộ hoặc ban công tác Mặt trận.
• Thành phần tham dự thiếu chính xác: Đảm bảo có đầy đủ Bí thư chi bộ, Trưởng ban công tác Mặt trận, cử tri đại diện hộ gia đình.
• Kết quả kiểm phiếu sai: Không gộp số phiếu hợp lệ và không hợp lệ, ghi rõ số phiếu của từng ứng cử viên.
• Thiếu chữ ký: Đảm bảo chữ ký của chủ trì, thư ký và đại diện cử tri.

Điều kiện hợp lệ của cuộc họp bầu cử bổ sung

• Có ít nhất 50% cử tri đại diện hộ gia đình tham dự.
• Ứng cử viên đáp ứng tiêu chuẩn theo Điều 23 Nghị định 59/2023/NĐ-CP.
• Biên bản được lập đầy đủ, có chữ ký và gửi đúng thời hạn.

Câu hỏi thường gặp về biên bản họp xét bầu cử bổ sung trưởng thôn

Trưởng thôn bị miễn nhiệm giữa nhiệm kỳ thì quy trình bổ sung thế nào?

Nếu trưởng thôn bị miễn nhiệm, từ chức, mất tích hoặc qua đời và thời gian khuyết từ 6 tháng trở lên, tập thể lãnh đạo thôn tổ chức họp xét bầu cử bổ sung theo quy trình nêu trên. Nếu dưới 6 tháng thì bố trí người phụ trách.

Ai có thẩm quyền ký biên bản họp xét bầu cử bổ sung?

Biên bản phải có chữ ký của chủ trì cuộc họp (Bí thư chi bộ hoặc Phó Bí thư), thư ký và đại diện cử tri. Nếu thư ký không được bầu chọn tại cuộc họp, cần có biên bản bầu thư ký kèm theo.

Biên bản có giá trị pháp lý khi nào?

Biên bản có giá trị pháp lý khi đáp ứng đủ các điều kiện: cuộc họp hợp lệ, nội dung đầy đủ, chữ ký hợp lệ và được UBND cấp xã phê duyệt. Nếu không đạt, toàn bộ quy trình có thể bị hủy bỏ.

Kết luận

Việc soạn thảo biên bản họp xét bầu cử bổ sung trưởng thôn đúng quy định là yếu tố then chốt để đảm bảo quy trình bầu cử diễn ra hợp pháp, minh bạch. Cán bộ thôn, xã cần nắm vững các quy định tại Nghị định 59/2023/NĐ-CP, sử dụng đúng mẫu biên bản và tuân thủ các bước hướng dẫn để tránh sai sót. Để có thêm các mẫu biên bản chuẩn và hướng dẫn chi tiết, truy cập ngay Mẫu Biên Bản. Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các bài viết liên quan như biên bản họp xét điều chỉnh lương công chức, biên bản họp xét nâng bậc lương viên chức, và biên bản họp nhân sự để có thêm tài liệu hữu ích.