Trong quá trình gửi hàng tại kho, số lượng và tình trạng hàng hóa có thể thay đổi theo từng đợt nhập, xuất hoặc kiểm kê. Biên bản đối chiếu hàng gửi kho giúp các bên xác nhận lại số lượng hàng thực tế, tình trạng hàng, thông tin nhập – xuất và chênh lệch nếu có, từ đó có cơ sở kiểm tra và xử lý các vấn đề phát sinh. Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu được biên soạn theo đúng nhu cầu đối chiếu hàng gửi kho, có sẵn file Word và PDF, giúp dễ dàng chỉnh sửa theo từng kho, từng loại hàng và kỳ đối chiếu.

Tải ngay Biên bản đối chiếu hàng gửi kho với file Word và PDF có sẵn bố cục thực tế, giúp bạn nhanh chóng hoàn thiện thông tin đối chiếu mà không mất thời gian tự xây dựng mẫu.

Vì sao nên tải Biên bản đối chiếu hàng gửi kho tại Mẫu Biên Bản?

Khi cần đối chiếu hàng gửi kho, điều quan trọng không chỉ là có một bảng liệt kê số lượng. Biên bản cần giúp các bên xác định rõ dữ liệu nào được đối chiếu, số liệu nào là thực tế, chênh lệch phát sinh ở đâu và kết quả cuối cùng được các bên xác nhận như thế nào.

Bạn có thể tự tạo một file Excel hoặc Word, nhưng sẽ phải tự xác định bố cục, các trường thông tin và cách trình bày. Một mẫu chuyên biệt giúp rút ngắn đáng kể bước chuẩn bị này.

1. Nội dung được biên soạn hướng đến nhu cầu sử dụng thực tế

Các mẫu tại Mẫu Biên Bản được đội ngũ biên tập có chuyên môn xây dựng nội dung và rà soát bởi đội ngũ luật sư, với định hướng phục vụ những tình huống người dùng thực sự cần lập biểu mẫu.

Với hàng gửi kho, việc đối chiếu thường liên quan đến hàng đã gửi, số lượng tồn, số lượng nhập – xuất, tình trạng hàng và những sai lệch cần xác nhận. Một biểu mẫu được chuẩn bị có hệ thống giúp người lập dễ kiểm tra hơn thay vì phải tự suy nghĩ toàn bộ cấu trúc.

2. Mẫu chuyên biệt cho tình huống đối chiếu hàng gửi kho

Đúng nhu cầu sử dụng là một trong những lý do quan trọng để lựa chọn mẫu chuyên biệt.

Mẫu đối chiếu hàng gửi kho khác với biên bản kiểm kê kho thông thường hoặc biên bản giao nhận hàng hóa. Trong trường hợp hàng được gửi tại kho của một bên khác, nội dung đối chiếu còn cần gắn với quan hệ gửi giữ, số liệu hàng đã bàn giao, lượng hàng còn tồn và kết quả xác nhận giữa các bên.

Sử dụng đúng mẫu giúp hạn chế việc lấy một mẫu chung rồi phải tự bổ sung hoặc loại bỏ nhiều nội dung không phù hợp.

3. Tiết kiệm thời gian chuẩn bị và đối chiếu

Khi đã có cấu trúc sẵn, người dùng chỉ cần thay thông tin thực tế và cập nhật số liệu của kỳ đối chiếu.

Thay vì phải tự thiết kế bảng, xác định các mục cần kiểm tra, định dạng văn bản và sửa lại nhiều lần, mẫu giúp rút ngắn phần công việc hành chính.

Điều này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp thường xuyên đối chiếu hàng gửi kho theo tuần, tháng, quý hoặc theo từng đợt kiểm kê.

4. Có sẵn file Word và PDF để sử dụng linh hoạt

Mẫu được cung cấp dưới file Word và PDF.

File Word thuận tiện chỉnh sửa tên các bên, thông tin kho, thời gian đối chiếu, danh mục hàng hóa và số liệu thực tế.

File PDF phù hợp để xem trước bố cục, lưu trữ hoặc dùng làm bản đối chiếu khi cần.

Người dùng có thể lựa chọn định dạng phù hợp với quy trình quản lý hồ sơ của mình.

5. Có thể đăng ký thêm tư vấn khi phát sinh trường hợp phức tạp

Trong thực tế, chênh lệch hàng gửi kho có thể liên quan đến thiếu hàng, thừa hàng, hư hỏng, hao hụt, hàng đã xuất nhưng chưa cập nhật hoặc khác biệt giữa số liệu sổ sách và kiểm kê thực tế.

Nếu trường hợp cụ thể cần xem xét sâu hơn về quyền, nghĩa vụ hoặc trách nhiệm của các bên, người dùng có thể đăng ký thêm gói tư vấn luật sư thay vì chỉ sử dụng biểu mẫu một cách máy móc.

Bạn không trả phí chỉ để nhận một file Word hoặc PDF. Khoản phí dành cho một biểu mẫu đã được đầu tư về nội dung, biên soạn bởi đội ngũ có chuyên môn, rà soát bởi đội ngũ luật sư và xây dựng theo nhu cầu sử dụng thực tế. Thay vì mất thời gian tự tìm kiếm, tổng hợp và soạn lại từ đầu, bạn có một bộ Word và PDF để bắt đầu chỉnh sửa từ cấu trúc đã được chuẩn bị sẵn. Nếu nhu cầu thực tế vượt quá việc sử dụng một mẫu thông thường, bạn vẫn có thể đăng ký thêm gói tư vấn luật sư để được hỗ trợ hiệu chỉnh chi tiết.

Đối với hoạt động quản lý hàng hóa tại cửa hàng, mẫu biên bản bàn giao hàng tồn kho quán có thể được tham khảo để ghi nhận số lượng, tình trạng và trách nhiệm quản lý hàng tồn kho.

Khi nào cần lập Biên bản đối chiếu hàng gửi kho?

Biên bản thường được lập khi các bên cần kiểm tra và xác nhận lại số liệu hàng hóa đang được gửi tại kho.

Một số trường hợp thường gặp:

• Định kỳ đối chiếu hàng gửi kho cuối tháng hoặc cuối quý;
• Sau một đợt kiểm kê thực tế;
• Khi bên gửi muốn xác nhận số lượng hàng còn tồn tại kho;
• Khi bên quản lý kho cần đối chiếu số liệu với bên gửi;
• Khi phát hiện chênh lệch giữa sổ sách và số lượng thực tế;
• Khi thay đổi đơn vị quản lý kho;
• Khi kết thúc hoặc điều chỉnh thỏa thuận gửi kho;
• Khi cần lập hồ sơ xác nhận số liệu trước khi thanh toán hoặc xử lý công nợ liên quan.

Việc lập biên bản nên được thực hiện ngay sau khi hoàn tất việc kiểm tra và đối chiếu, để hạn chế khoảng thời gian giữa số liệu thực tế và thời điểm xác nhận.

Khi cần xác định giá trị hàng hóa đưa vào thanh lý, mẫu biên bản định giá hàng tồn kho thanh lý là tài liệu liên quan giúp tham khảo cách ghi nhận kết quả định giá và thông tin hàng hóa.

Biên bản đối chiếu hàng gửi kho gồm những nội dung gì?

Thông tin các bên

Biên bản cần xác định rõ bên gửi hàng và bên nhận/quản lý hàng tại kho.

Có thể ghi:

• Tên doanh nghiệp/cá nhân;
• Địa chỉ;
• Mã số doanh nghiệp hoặc thông tin nhận diện nếu cần;
• Người đại diện;
• Chức vụ;
• Người trực tiếp tham gia đối chiếu;
• Thông tin liên hệ.

Thông tin này nên thống nhất với hợp đồng gửi hàng, hợp đồng lưu kho hoặc chứng từ liên quan.

Thông tin về kho và kỳ đối chiếu

Cần xác định:

• Tên kho;
• Địa điểm kho;
• Thời gian đối chiếu;
• Kỳ số liệu;
• Thời điểm chốt số liệu;
• Người phụ trách kho nếu cần.

Đây là cơ sở để xác định số liệu đang được đối chiếu thuộc thời điểm nào.

Danh mục hàng hóa

Phần chính của biên bản thường thể hiện các thông tin như:

• Tên hàng hóa;
• Mã hàng;
• Đơn vị tính;
• Số lượng đã gửi;
• Số lượng nhập thêm;
• Số lượng đã xuất;
• Số lượng theo sổ sách;
• Số lượng kiểm kê thực tế;
• Chênh lệch;
• Tình trạng hàng hóa;
• Ghi chú.

Tùy quy trình quản lý kho, có thể bổ sung số lô, hạn sử dụng, quy cách đóng gói hoặc mã sản phẩm.

Kết quả đối chiếu

Sau khi kiểm tra, cần xác định rõ:

• Tổng số hàng theo hồ sơ;
• Tổng số hàng thực tế;
• Số lượng chênh lệch nếu có;
• Nguyên nhân chênh lệch nếu đã xác định;
• Phương án xử lý hoặc thời hạn tiếp tục xác minh.

Không nên để kết quả đối chiếu chỉ thể hiện bằng một con số tổng hợp nếu số liệu từng mặt hàng có sự khác biệt.

Xác nhận của các bên

Cuối biên bản cần có phần xác nhận để các bên thể hiện việc đã kiểm tra và thống nhất hoặc ghi nhận ý kiến khác nhau về kết quả đối chiếu.

Nếu còn nội dung chưa thống nhất, nên ghi rõ thay vì mặc nhiên xác nhận toàn bộ số liệu.

Nếu quá trình gửi và nhận hàng có liên quan đến nghĩa vụ thanh toán, mẫu biên bản đối chiếu công nợ có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo để kiểm tra và xác nhận số liệu giữa các bên.

Hướng dẫn điền Biên bản đối chiếu hàng gửi kho

Bước 1: Xác định kỳ và phạm vi đối chiếu

Trước tiên cần xác định đối chiếu hàng nào, tại kho nào và trong khoảng thời gian nào.

Nếu doanh nghiệp có nhiều kho hoặc nhiều nhóm hàng, nên xác định rõ phạm vi ngay từ đầu.

Bước 2: Đối chiếu số liệu hồ sơ

Tập hợp số liệu từ các chứng từ liên quan như:

• Phiếu nhập;
• Phiếu xuất;
• Biên bản giao nhận;
• Bảng kê hàng gửi;
• Sổ theo dõi kho;
• Các chứng từ điều chuyển nếu có.

Mục tiêu là xác định số lượng hàng theo hồ sơ trước khi so sánh với kiểm kê thực tế.

Bước 3: Kiểm kê thực tế

Tiến hành kiểm đếm theo từng mã hàng hoặc từng nhóm hàng.

Đối với hàng dễ nhầm lẫn, nên đối chiếu cả mã hàng, quy cách, đơn vị tính và tình trạng thực tế, không chỉ dựa vào tên hàng.

Bước 4: Ghi nhận chênh lệch

Nếu số liệu thực tế khác với số liệu hồ sơ, cần ghi rõ số lượng chênh lệch.

Nếu đã xác định nguyên nhân, có thể ghi ngay trong biên bản. Nếu chưa xác định được, nên ghi nhận là nội dung cần tiếp tục kiểm tra.

Bước 5: Xác nhận kết quả

Sau khi hoàn tất, các bên đọc lại toàn bộ bảng đối chiếu, kiểm tra các số liệu quan trọng rồi ký xác nhận.

Nếu có nội dung chưa thống nhất, cần thể hiện rõ ý kiến của từng bên.

Lưu ý khi lập Biên bản đối chiếu hàng gửi kho

1. Thống nhất đơn vị tính

Một mặt hàng có thể được quản lý theo cái, thùng, kg, pallet hoặc đơn vị khác. Cần thống nhất đơn vị trước khi tính chênh lệch.

2. Không gộp các mặt hàng khác mã

Hai sản phẩm có tên gần giống nhau nhưng khác mã hoặc quy cách không nên gộp chung chỉ để rút ngắn bảng.

3. Phân biệt số liệu hồ sơ và số liệu thực tế

Đây là hai dữ liệu có chức năng khác nhau. Nên thể hiện riêng số lượng theo sổ sách và số lượng kiểm kê để dễ xác định chênh lệch.

4. Ghi rõ hàng hư hỏng hoặc không đủ điều kiện sử dụng

Nếu số lượng vẫn còn nhưng tình trạng hàng hóa không còn nguyên vẹn, không nên chỉ ghi số lượng mà bỏ qua tình trạng thực tế.

5. Không tự kết luận trách nhiệm khi nguyên nhân chưa được xác minh

Nếu có chênh lệch, biên bản có thể ghi nhận số liệu và tình trạng phát hiện tại thời điểm đối chiếu. Việc xác định nguyên nhân và trách nhiệm nên dựa trên hồ sơ, thỏa thuận giữa các bên và kết quả xác minh.

Checklist trước khi ký biên bản

•  Đúng thông tin bên gửi và bên quản lý kho;
• Đúng tên và địa điểm kho;
• Đúng kỳ đối chiếu;
• Đã xác định phạm vi hàng hóa;
• Đúng mã hàng và đơn vị tính;
• Đã đối chiếu số liệu hồ sơ;
• Đã kiểm kê thực tế;
• Đã ghi số lượng chênh lệch;
• Đã ghi tình trạng hàng hóa;
• Đã ghi nguyên nhân nếu đã xác định;
• Đã ghi rõ các nội dung chưa thống nhất;
• Các bên đã kiểm tra toàn bộ bảng số liệu;
• Đã ký và lưu biên bản.

Nếu thường xuyên phải đối chiếu hàng tồn tại kho, hãy tải mẫu Biên bản đối chiếu hàng gửi kho file Word và PDF để có sẵn cấu trúc, bảng nội dung và các mục cần kiểm tra, từ đó giảm thời gian chuẩn bị cho từng kỳ đối chiếu.

Sau khi tải mẫu, cần chỉnh sửa những gì?

Mẫu sau khi tải về cần được điều chỉnh theo kho, hàng hóa và kỳ đối chiếu thực tế.

Các nội dung cần kiểm tra và thay thế gồm:

Thông tin các bên: cập nhật tên, địa chỉ, người đại diện và người tham gia đối chiếu.

Thông tin kho: thay tên kho, địa điểm và thời điểm chốt số liệu.

Danh mục hàng hóa: bổ sung hoặc loại bỏ các dòng hàng không phù hợp.

Số liệu: nhập số lượng theo hồ sơ và số lượng kiểm kê thực tế.

Chênh lệch: cập nhật kết quả đối chiếu sau khi kiểm đếm.

Ghi chú: bổ sung nguyên nhân hoặc nội dung cần tiếp tục xác minh nếu có.

Sau khi chỉnh sửa, nên kiểm tra lại tổng số, đơn vị tính và phép đối chiếu giữa các cột trước khi ký.

File mẫu nhận được gồm những gì?

Mẫu được cung cấp với:

• File Word: có thể chỉnh sửa nội dung, bổ sung dòng hàng và cập nhật số liệu theo từng kỳ.
• File PDF: thuận tiện xem trước, lưu trữ hoặc sử dụng làm bản tham khảo.

Đối với doanh nghiệp thường xuyên lập biên bản, file Word đặc biệt hữu ích vì có thể tái sử dụng cấu trúc cho các kỳ đối chiếu tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp

Biên bản đối chiếu hàng gửi kho dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận kết quả kiểm tra và đối chiếu hàng hóa đang gửi tại kho giữa số liệu hồ sơ và số lượng thực tế, đồng thời thể hiện các chênh lệch hoặc vấn đề được phát hiện.

Biên bản đối chiếu hàng gửi kho có giống biên bản kiểm kê kho không?

Không hoàn toàn. Biên bản kiểm kê tập trung vào việc xác định số lượng và tình trạng tài sản/hàng hóa tại thời điểm kiểm kê, trong khi biên bản đối chiếu hàng gửi kho thường nhấn mạnh việc so sánh số liệu hàng gửi giữa các bên hoặc giữa hồ sơ và thực tế.

Tùy quy trình doanh nghiệp, hai loại hồ sơ này có thể có một số nội dung giao nhau.

Có cần ghi số lượng theo sổ sách và thực tế riêng không?

Nên ghi riêng nếu mục đích của biên bản là xác định chênh lệch. Cách trình bày này giúp các bên dễ kiểm tra cách hình thành số chênh lệch.

Nếu phát hiện thiếu hàng nhưng chưa biết nguyên nhân thì ghi thế nào?

Có thể ghi nhận số lượng thiếu hoặc chênh lệch thực tế, đồng thời thể hiện rằng nguyên nhân đang được tiếp tục kiểm tra. Không nên tự xác định trách nhiệm khi chưa có đủ căn cứ.

Có thể dùng mẫu Excel thay cho biên bản Word không?

Excel phù hợp để quản lý và tính toán số liệu hàng hóa, đặc biệt với danh mục lớn. Word lại thuận tiện hơn khi cần lập một văn bản có phần xác nhận và chữ ký của các bên. Trong thực tế có thể sử dụng kết hợp hai loại tài liệu.

Có thể chỉnh sửa mẫu sau khi tải không?

Có. File Word có thể chỉnh sửa để thay đổi thông tin kho, danh mục hàng hóa, số liệu và các nội dung phù hợp với quy trình thực tế.

Xem trước và tải Biên bản đối chiếu hàng gửi kho

Nếu bạn đang cần xác nhận số lượng hàng gửi tại kho theo một kỳ đối chiếu cụ thể, việc sử dụng mẫu chuyên biệt giúp quá trình lập hồ sơ nhanh và có hệ thống hơn.

Tải Biên bản đối chiếu hàng gửi kho gồm file Word và PDF, được chuẩn bị sẵn nội dung và bố cục để bạn cập nhật danh mục hàng, số liệu thực tế và kết quả chênh lệch trước khi xác nhận.

Kết luận

Biên bản đối chiếu hàng gửi kho giúp các bên có một hồ sơ rõ ràng về số liệu hàng hóa tại thời điểm kiểm tra, đặc biệt khi cần xác định số lượng theo hồ sơ, số lượng thực tế và chênh lệch phát sinh. Sử dụng mẫu được chuẩn bị sẵn giúp rút ngắn thời gian soạn thảo và thuận tiện hơn khi thực hiện đối chiếu định kỳ.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản

Tham khảo thêm:

Mẫu biên bản đối chiếu số dư tài khoản.

Mẫu biên bản đối chiếu công nợ nội bộ.

Mẫu biên bản đối chiếu thuế TNDN.