Biên bản đối chiếu số dư tài khoản là văn bản quan trọng giúp doanh nghiệp xác nhận số dư tiền gửi tại ngân hàng, từ đó đảm bảo số liệu kế toán chính xác và tuân thủ pháp luật. Trong bài viết này, Mẫu Biên Bản sẽ hướng dẫn chi tiết từ khái niệm, nội dung, cách lập và cung cấp mẫu mới nhất 2025. Hãy cùng tìm hiểu để quy trình đối chiếu trở nên dễ dàng và chuẩn chỉnh.

Biên bản đối chiếu số dư tài khoản là gì?

Khái niệm biên bản đối chiếu số dư tài khoản

Biên bản đối chiếu số dư tài khoản là văn bản ghi nhận kết quả đối chiếu giữa số dư trên sổ kế toán của doanh nghiệp và số dư trên sổ phụ/thông báo của ngân hàng tại một thời điểm cụ thể (cuối ngày, cuối tháng, cuối quý, cuối năm). Mục đích chính là xác nhận sự khớp đúng hoặc ghi nhận chênh lệch phát sinh, làm cơ sở để điều chỉnh sổ sách kế toán theo đúng chuẩn mực. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (Điều 22), doanh nghiệp phải định kỳ đối chiếu, xác nhận số dư với ngân hàng nơi mở tài khoản.

Phân biệt biên bản đối chiếu số dư tài khoản và biên bản đối chiếu công nợ

Nhiều người thường nhầm lẫn giữa biên bản đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng và biên bản đối chiếu công nợ. Thực chất, biên bản đối chiếu số dư dùng để xác nhận số dư tiền gửi tại ngân hàng, dựa trên sổ phụ và tài khoản 112. Trong khi biên bản đối chiếu công nợ dùng để xác nhận khoản phải thu – phải trả giữa doanh nghiệp và khách hàng/nhà cung cấp, dựa trên tài khoản 131, 331. Hiểu đúng giúp bạn chọn đúng mẫu cần sử dụng.

Đối tượng sử dụng biên bản

• Kế toán doanh nghiệp: lập và ký biên bản, đối chiếu với kế toán ngân hàng.
• Kế toán ngân hàng: xác nhận số dư, đóng dấu khi doanh nghiệp có yêu cầu.
• Kiểm toán viên: sử dụng biên bản làm bằng chứng kiểm toán khoản mục tiền theo VSA 505.
• Thanh tra thuế: yêu cầu xuất trình khi kiểm tra, thanh tra theo Luật Quản lý thuế 38/2019.

Khi nào cần lập biên bản đối chiếu số dư tài khoản?

Đối chiếu định kỳ cuối tháng, cuối quý, cuối năm

Theo khoản 2 Điều 19 Thông tư 200/2014/TT-BTC, cuối tháng kế toán phải đối chiếu số liệu tiền gửi ngân hàng với sổ phụ. Cuối quý, cuối năm, việc đối chiếu là bắt buộc trước khi lập báo cáo tài chính. Mặc dù pháp luật không bắt buộc lập văn bản riêng mỗi tháng, nhưng biên bản là minh chứng vững chắc khi thanh tra, kiểm toán.

Đối chiếu theo yêu cầu của kiểm toán hoặc thanh tra thuế

Khi doanh nghiệp được kiểm toán, kiểm toán viên sẽ gửi thư xác nhận đến ngân hàng và đối chiếu với biên bản. Nếu thiếu, họ có thể đưa ra ý kiến ngoại trừ. Với thanh tra thuế, biên bản giúp chứng minh tính trung thực của sổ sách.

Đối chiếu khi có chênh lệch giữa sổ kế toán và sổ phụ ngân hàng

Chênh lệch thường do thời gian (séc đang lưu hành, tiền đang chuyển) hoặc do sai sót (định khoản nhầm, ghi trùng). Biên bản ghi rõ nguyên nhân và cách điều chỉnh, giúp kế toán xử lý kịp thời.

Nội dung chính của mẫu biên bản đối chiếu số dư tài khoản

Thông tin bên đối chiếu

Bao gồm: tên ngân hàng, chi nhánh, tên doanh nghiệp, số tài khoản, tên tài khoản, loại tiền tệ, thời điểm đối chiếu. Cần ghi chính xác để tránh nhầm lẫn.

Số dư đầu kỳ, phát sinh tăng, phát sinh giảm, số dư cuối kỳ

Đây là phần trọng tâm. Công thức: Số dư cuối kỳ = Số dư đầu kỳ + Phát sinh tăng – Phát sinh giảm. Nếu ngoại tệ, cần quy đổi theo tỷ giá ghi sổ.

Xác nhận chênh lệch (nếu có) và cam kết điều chỉnh

Nếu có chênh lệch, nêu rõ số tiền, nguyên nhân, biện pháp xử lý. Cả hai bên cam kết chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin.

Chữ ký, họ tên, con dấu của hai bên

Bên doanh nghiệp: kế toán trưởng và người đại diện pháp luật. Bên ngân hàng: kế toán trưởng hoặc cán bộ quản lý khách hàng, kèm con dấu của chi nhánh.

Hướng dẫn cách lập biên bản đối chiếu số dư tài khoản

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu từ sổ phụ ngân hàng

Lấy sổ phụ cuối kỳ, kiểm tra số dư đầu kỳ, các giao dịch tăng, giảm.

Bước 2: Rà soát chênh lệch từng khoản phát sinh

Đối chiếu từng giao dịch giữa sổ kế toán và sổ phụ, xác định khoản chưa khớp.

Bước 3: Điền thông tin vào mẫu biên bản

Sử dụng mẫu chuẩn, điền đầy đủ các thông tin yêu cầu.

Bước 4: Xác nhận và lưu trữ biên bản

Sau khi ký, đóng dấu, lưu trữ một bản tại doanh nghiệp, một bản gửi ngân hàng.

Mẫu biên bản đối chiếu số dư tài khoản (Word/Excel) mới nhất 2025

Tại Mẫu Biên Bản, bạn có thể tải miễn phí mẫu biên bản đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng dưới dạng Word và Excel, kèm ví dụ minh họa chi tiết. Các mẫu được cập nhật theo Thông tư 04/2025/TT-NHNN, đảm bảo tính pháp lý.

Tải miễn phí mẫu biên bản đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng (Word)

Mẫu Word dễ dàng chỉnh sửa, phù hợp để in ấn.

Tải mẫu biên bản đối chiếu số dư tài khoản file Excel

Mẫu Excel có công thức tính toán tự động, thuận tiện khi lập nhiều tài khoản.

Ví dụ minh họa cách điền biên bản chi tiết

Kèm theo ví dụ cụ thể với số liệu giả định, giúp bạn hình dung rõ ràng.

Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản đối chiếu số dư tài khoản

• Chữ ký và con dấu phải đầy đủ, đúng thẩm quyền.
• Thời điểm đối chiếu nên khớp với ngày khóa sổ kế toán.
• Sau khi đối chiếu, nếu có chênh lệch cần điều chỉnh ngay và lưu chứng từ liên quan.
• Nếu cần mẫu biên bản khác, bạn có thể tham khảo thêm biên bản đối chiếu thuế TNDN để phục vụ công tác thuế.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Biên bản đối chiếu số dư tài khoản có bắt buộc không?

Không có quy định bắt buộc lập hàng tháng, nhưng theo Thông tư 200, việc đối chiếu là bắt buộc. Biên bản giúp doanh nghiệp có bằng chứng khi cần.

Có thể dùng sổ phụ thay cho biên bản đối chiếu số dư được không?

Sổ phụ thể hiện số dư của ngân hàng, nhưng không có xác nhận hai bên. Vì vậy, biên bản vẫn cần thiết để làm căn cứ pháp lý.

Biên bản đối chiếu số dư tài khoản có cần công chứng không?

Không cần công chứng. Chỉ cần chữ ký và con dấu của hai bên là đủ giá trị pháp lý.

Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin về biên bản đối chiếu số dư tài khoản. Hãy tải ngay mẫu biên bản đối chiếu số dư tài khoản chuẩn nhất tại Mẫu Biên Bản và áp dụng ngay cho doanh nghiệp của bạn!