Mẫu Biên Bản Bàn Giao Xe Cho Lái Xe Công Ty Mới Nhất 2025 (Tải Word/PDF Miễn Phí)

Việc quản lý tài sản công ty, đặc biệt là xe phục vụ công việc, luôn là bài toán khiến nhiều doanh nghiệp đau đầu. Một trong những giải pháp hiệu quả nhất chính là lập biên bản bàn giao xe cho lái xe công ty. Văn bản này không chỉ giúp xác lập trách nhiệm giữa các bên mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng khi xảy ra sự cố. Trong bài viết này, Mẫu Biên Bản sẽ cung cấp cho bạn những mẫu biên bản mới nhất 2025, kèm hướng dẫn chi tiết cách viết chuẩn từng phần.

Biên bản bàn giao xe cho lái xe công ty là gì?

Biên bản bàn giao xe cho lái xe công ty là văn bản ghi nhận việc chuyển giao quyền chiếm hữu và sử dụng xe từ công ty (bên giao) sang lái xe (bên nhận) để phục vụ mục đích công việc. Văn bản này không làm thay đổi quyền sở hữu, mà chỉ xác lập trách nhiệm quản lý, bảo quản tài sản trong suốt quá trình sử dụng.

Vì sao phải lập biên bản bàn giao xe cho lái xe công ty?

Xác lập trách nhiệm quản lý và bảo vệ tài sản công ty

Xe là tài sản có giá trị lớn. Khi không có văn bản bàn giao rõ ràng, trách nhiệm bảo quản xe sẽ rất mơ hồ. Biên bản giúp xác định ai là người chịu trách nhiệm chính trước mọi rủi ro như trầy xước, hư hỏng, mất mát phụ kiện.

Là căn cứ pháp lý khi xảy ra tai nạn, hư hỏng, mất mát

Theo Điều 601 Bộ luật Dân sự 2015, chủ sở hữu nguồn nguy hiểm cao độ (xe ô tô, xe máy) phải bồi thường thiệt hại do xe gây ra, trừ khi đã giao xe cho người khác chiếm hữu, sử dụng hợp pháp. Biên bản bàn giao chính là bằng chứng quan trọng để công ty chứng minh lái xe là người đang quản lý, sử dụng hợp pháp, từ đó tránh liên đới bồi thường. Thực tế cho thấy, hơn 40% tranh chấp lao động về bồi thường xe công thất bại vì công ty không chứng minh được tình trạng xe ban đầu.

Hỗ trợ quản lý, kiểm soát tài sản và quyết toán chi phí

Biên bản ghi rõ số km, tình trạng xe, phụ kiện kèm theo, giúp doanh nghiệp theo dõi khấu hao, tính định mức nhiên liệu và quyết toán thuế chính xác. Theo khảo sát của PwC 2024, doanh nghiệp có quy trình bàn giao tài sản bằng văn bản giảm tới 65% chi phí sửa chữa, thất thoát nhiên liệu và tranh chấp.

Khi nào cần lập biên bản bàn giao xe cho lái xe công ty?

Bàn giao xe ô tô cho lái xe riêng, tài xế taxi, xe đưa đón

Với các doanh nghiệp vận tải hoặc có đội xe riêng, mỗi ca làm việc hoặc mỗi lần giao xe cho tài xế đều cần lập biên bản để ghi nhận trách nhiệm về tình trạng xe trước và sau ca.

Bàn giao xe cho nhân viên kinh doanh, nhân viên thị trường

Nhân viên kinh doanh thường dùng xe công để đi gặp khách hàng. Biên bản cần ghi rõ mục đích công việc, định mức khoán xăng dầu để tách bạch chi phí cá nhân và doanh nghiệp.

Bàn giao xe khi thay đổi người quản lý xe, kết thúc hợp đồng

Bất kỳ sự thay đổi nào về người phụ trách xe cũng cần lập biên bản bàn giao lại để chuyển trách nhiệm từ người cũ sang người mới, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm khi phát hiện hư hỏng.

Nội dung chính cần có trong biên bản bàn giao xe

Một biên bản chuẩn cần bao gồm các phần sau:

Thông tin bên giao xe (công ty) và bên nhận xe (lái xe)

Ghi rõ tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện; và thông tin lái xe: họ tên, số CCCD/CMND, số giấy phép lái xe, hạng GPLX, ngày cấp, hạn dùng.

Thông tin chi tiết của xe: nhãn hiệu, biển số, số khung, số máy, năm sản xuất

Đối chiếu chính xác với giấy đăng ký xe để tránh nhầm lẫn. Đây là thông tin bắt buộc và quan trọng nhất.

Tình trạng xe và các bộ phận, phụ kiện kèm theo

Mô tả chi tiết: số km đồng hồ, tình trạng lốp, đèn, gương, kính, nội thất, ga, phanh, hộp số. Danh mục phụ kiện như kích, cờ lê, tam giác cảnh báo, bình cứu hỏa... cần kiểm đếm cụ thể.

Danh mục giấy tờ đi kèm: đăng ký xe, đăng kiểm, bảo hiểm, sổ tay hướng dẫn

Liệt kê đầy đủ để lái xe kiểm tra trước khi nhận, tránh bị phạt vi phạm hành chính khi thiếu giấy tờ. Tham khảo thêm quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP về thể thức văn bản hành chính.

Cam kết và trách nhiệm của lái xe khi sử dụng xe công ty

Lái xe cam kết sử dụng xe đúng mục đích, không cầm cố, cho thuê, thế chấp; thực hiện bảo dưỡng định kỳ; thông báo ngay cho công ty khi có tai nạn, sự cố; chịu trách nhiệm bồi thường theo Điều 130 Bộ luật Lao động 2019 (khấu trừ lương tối đa 30%/kỳ).

Thời gian, địa điểm bàn giao và chữ ký xác nhận hai bên

Ghi rõ thời điểm, địa điểm bàn giao. Chữ ký, họ tên, chức vụ của đại diện công ty và lái xe, kèm dấu công ty nếu là văn bản lưu hành chính thức.

Hướng dẫn cách viết biên bản bàn giao xe cho lái xe công ty chi tiết từng phần

Cách ghi phần quốc hiệu, tiêu ngữ và thông tin hành chính

Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ H�I CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” phải được trình bày bằng chữ in hoa, căn giữa. Sau đó ghi tên biên bản, số hiệu, ngày tháng năm.

Cách ghi thông tin xe và tình trạng xe chính xác

Ghi rõ nhãn hiệu, số loại, biển số, số khung, số máy, năm sản xuất, màu sơn. Mô tả tình trạng theo bảng kiểm tra: tốt/xấu/kém, ghi chú cụ thể các vết trầy xước hoặc hư hỏng có sẵn.

Cách ghi các điều khoản cam kết, trách nhiệm bồi thường

Nêu rõ cam kết của lái xe và mức bồi thường theo giá trị thị trường hoặc chi phí sửa chữa thực tế. Đối chiếu với quy định hiện hành để đảm bảo pháp lý.

Lưu ý về chữ ký, đóng dấu và số lượng bản lưu

Biên bản thường lập 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản. Nếu cần, lập thêm bản thứ 3 lưu tại phòng kế toán. Người ký bên giao phải là người có thẩm quyền hoặc được ủy quyền hợp pháp.

Mẫu biên bản bàn giao xe cho lái xe công ty (kèm file tải)

Mẫu 1: Biên bản bàn giao xe ô tô cho lái xe công ty (mẫu chuẩn)

Mẫu này phù hợp cho xe ô tô con, xe SUV, xe bán tải phục vụ lãnh đạo hoặc nhân viên.

Mẫu 2: Biên bản bàn giao xe máy công ty cho nhân viên

Mẫu dành cho xe máy, bổ sung thêm số khung, số máy, đăng ký xe máy, tình trạng ắc quy, lốp…

Mẫu 3: Biên bản bàn giao xe ô tô kèm phụ kiện, trang thiết bị

Mẫu chi tiết hơn, liệt kê đầy đủ phụ kiện như GPS, camera hành trình, bộ dụng cụ sửa xe…

Mẫu 4: Biên bản bàn giao xe khi chuyển đổi người quản lý xe

Mẫu có thêm mục “xác nhận tình trạng xe tại thời điểm bàn giao lại” để hai bên kiểm tra, ký xác nhận, chấm dứt trách nhiệm của người quản lý cũ.

Những lưu ý pháp lý khi bàn giao xe cho lái xe công ty

Lái xe gây tai nạn khi sử dụng xe công ty có phải bồi thường không?

Có. Nếu xe được giao hợp pháp, đúng mục đích, lái xe phải tự chịu trách nhiệm. Nếu công ty giao xe mà không lập biên bản, tòa án có thể xác định công ty vẫn là chủ sở hữu nên phải liên đới bồi thường theoo Điều 601 BLDS 2015.

Xử lý khi lái xe làm hư hỏng, mất mát tài sản xe

Công ty có quyền yêu cầu bồi thường một phần hoặc toàn bộ theo Điều 130 BLLĐ 2019, và có thể khấu trừ lương tối đa 30% mỗi kỳ trả lương.

Biên bản bàn giao xe có cần công chứng, chứng thực không?

Không bắt buộc. Đây là văn bản nội bộ, chỉ cần chữ ký đầy đủ là có giá trị. Tuy nhiên, nếu muốn tăng giá trị chứng cứ, có thể công chứng với phí khoảng 50.000 – 150.000 đồng.

Quy định về bảo hiểm xe và trách nhiệm của các bên

Theo Nghị định 03/2021/NĐ-CP, bảo hiểm trách nhiệm dân sự bắt buộc có mức bồi thường tối đa 150 triệu đồng/người/vụ. Biên bản cần ghi rõ thời hạn bảo hiểm và bên chịu trách nhiệm gia hạn.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Biên bản bàn giao xe cho lái xe công ty lập thành mấy bản?

Thường lập 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản. Với công ty có bộ phận kế toán riêng, nên lập thêm 1 bản lưu hồ sơ tài sản cố định.

Tải mẫu biên bản bàn giao xe ở định dạng Word/PDF ở đâu miễn phí?

Bạn có thể tải trực tiếp các mẫu Word/PDF miễn phí tại website Mẫu Biên Bản, được cập nhật theo quy định mới nhất 2025.

Biên bản bàn giao xe có giá trị pháp lý như thế nào?

Biên bản là chứng cứ quan trọng trong các tranh chấp dân sự, lao động, giúp xác định trách nhiệm bồi thường và quản lý tài sản.

Có thể sửa đổi, bổ sung nội dung biên bản sau khi ký không?

Có, nếu hai bên đồng ý. Mọi sửa đổi phải lập thành văn bản hoặc phụ lục kèm theo, có chữ ký của cả hai bên.

Kết luận

Biên bản bàn giao xe cho lái xe công ty không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là “lá chắn” pháp lý bảo vệ doanh nghiệp trước rủi ro, tranh chấp. Hy vọng những mẫu biên bản và hướng dẫn chi tiết trên sẽ giúp bạn quản lý tài sản xe hiệu quả hơn. Hãy tải ngay mẫu phù hợp và áp dụng ngay hôm nay! Ngoài ra, để hoàn thiện bộ hồ sơ quản trị tài sản, bạn có thể tham khảo thêm biên bản bàn giao nhà, biên bản bàn giao đất cho tổ chức và biên bản bàn giao quỹ tiền mặt do Mẫu Biên Bản biên soạn.