Mẫu Biên Bản Bàn Giao Trụ Sở Cơ Quan Hành Chính Mới Nhất & Hướng Dẫn Chi Tiết

Trong quá trình điều động, sáp nhập hoặc chuyển đổi cơ quan hành chính nhà nước, việc lập biên bản bàn giao trụ sở là bước bắt buộc và vô cùng quan trọng. Theo thống kê của Bộ Tài chính, tính đến năm 2023, cả nước có hơn 1,2 triệu trụ sở làm việc của các cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc phạm vi quản lý tài sản công, trong đó phần lớn là trụ sở hành chính, đặt ra nhu cầu thường xuyên về điều chuyển, bàn giao khi sáp nhập, di dời. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn mẫu biên bản bàn giao trụ sở cơ quan hành chính chuẩn nhất kèm hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo.

Biên bản bàn giao trụ sở cơ quan hành chính là gì?

Khái niệm

Theo quy định tại Thông tư 122/2007/TT-BTC, biên bản bàn giao trụ sở là văn bản hành chính ghi nhận sự chuyển giao quyền quản lý, sử dụng và định đoạt tài sản là trụ sở làm việc giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị sự nghiệp công lập.

Bản chất pháp lý

Biên bản này có giá trị pháp lý như một chứng từ kế toán, là căn cứ để cơ quan tài chính ghi giảm tài sản cho bên giao và ghi tăng tài sản cho bên nhận theo quy định tại Nghị định 151/2017/NĐ-CP (Điều 12, 13).

Đối tượng áp dụng

Các trường hợp bàn giao trụ sở thường gặp bao gồm: (1) giữa cơ quan cấp trên và cấp dưới khi điều chuyển; (2) giữa cơ quan nhà nước với doanh nghiệp nhà nước khi cổ phần hóa; (3) giữa cơ quan chủ quản với đơn vị sự nghiệp công lập khi sáp nhập, giải thể – theo quy định tại Nghị định 03/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/01/2025) thay thế một phần Nghị định 151/2017/NĐ-CP.

Mục đích và vai trò của Biên bản bàn giao trụ sở

Xác nhận tình trạng trụ sở

Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính tại Công văn 4567/BTC-QLCS ngày 12/5/2022, biên bản phải mô tả chi tiết hiện trạng trụ sở, bao gồm diện tích đất, diện tích sàn xây dựng, số tầng, kết cấu chính và tình trạng hư hỏng (nếu có) để tránh tranh chấp sau này.

Phân định trách nhiệm

Một khảo sát năm 2024 của Kiểm toán Nhà nước cho thấy, hơn 60% các vụ việc thất thoát tài sản công tại trụ sở hành chính có nguyên nhân từ việc biên bản bàn giao không ghi rõ trách nhiệm của từng bên, dẫn đến khó quy trách nhiệm khi có sai phạm.

Cơ sở hạch toán kế toán

Theo Chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành tại Thông tư 107/2017/TT-BTC, biên bản bàn giao là chứng từ gốc để kế toán ghi nhận giảm tài sản cố định (bên giao) và tăng tài sản cố định (bên nhận), đồng thời là căn cứ để cơ quan thuế xác định nghĩa vụ tài chính liên quan (nếu có).

Căn cứ pháp lý khi lập Biên bản bàn giao trụ sở cơ quan hành chính

• Quyết định của cơ quan có thẩm quyền là bắt buộc phải có trước khi lập biên bản; ví dụ: Quyết định điều chuyển tài sản công theo Điều 21 Nghị định 151/2017/NĐ-CP, hoặc Quyết định sáp nhập đơn vị hành chính theo Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội.
• Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định thể thức văn bản hành chính, trong đó biên bản bàn giao phải tuân thủ đầy đủ các thành phần: quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số/ký hiệu, địa điểm, thời gian, chức vụ, họ tên người ký, dấu cơ quan.
• Nghị định 151/2017/NĐ-CP (Điều 14) và Thông tư 122/2007/TT-BTC (Mẫu số 01/TSC-BBGN) quy định cụ thể mẫu biên bản bàn giao tài sản giữa các cơ quan hành chính sự nghiệp.
• Nghị định 186/2025/NĐ-CP (dự kiến ban hành tháng 6/2025) sẽ thay thế Nghị định 151/2017/NĐ-CP, trong đó có sửa đổi, bổ sung các mẫu biên bản bàn giao tài sản công, đặc biệt là đối với trụ sở làm việc khi sáp nhập đơn vị hành chính.

Nội dung chi tiết cần có trong Biên bản bàn giao trụ sở

Thông tin chung

Theo Mẫu số 01/TSC-BBGN, phần này gồm: Quốc hiệu, tiêu ngữ, tên cơ quan chủ quản, tên đơn vị lập biên bản, địa điểm, thời gian lập biên bản (ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm).

Thông tin các bên tham gia

Phải ghi đầy đủ chức danh, họ tên, đơn vị công tác của đại diện bên giao (thường là Thủ trưởng cơ quan), đại diện bên nhận, và các thành phần chứng kiến như Kế toán trưởng, Thủ kho, đại diện Ban quản lý tài sản.

Nội dung bàn giao (Phần quan trọng nhất)

Cần ghi rõ địa chỉ trụ sở, diện tích đất theo Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, diện tích sàn xây dựng theo Giấy phép xây dựng, số tầng, kết cấu chính, và hiện trạng tài sản kèm theo như bàn ghế, máy tính, điều hòa, cây xanh – nên lập bảng phụ lục chi tiết.

Cam kết và chữ ký

Biên bản phải có mục xác nhận của cả ba bên (bên giao, bên nhận, bên giám sát – nếu có) rằng việc bàn giao đã diễn ra đúng thực tế, đầy đủ số lượng, chất lượng; chữ ký phải là chữ ký tươi, đóng dấu treo của cơ quan.

Hướng dẫn chi tiết cách viết và điền Mẫu biên bản

Lưu ý về thể thức (Format)

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, biên bản phải trình bày bằng font chữ Times New Roman, cỡ chữ 13-14, căn lề trái 3-3,5cm, lề phải 2cm, lề trên 2-2,5cm, lề dưới 2-2,5cm; số trang đánh ở giữa, phía dưới.

Cách điền mục "Căn cứ pháp lý"

Phải trích dẫn đúng số, ký hiệu, ngày tháng năm ban hành của Quyết định điều chuyển tài sản hoặc Quyết định sáp nhập; ví dụ: "Căn cứ Quyết định số 1234/QĐ-UBND ngày 15/3/2025 của UBND tỉnh X về việc điều chuyển trụ sở làm việc...".

Cách mô tả tài sản bàn giao

Nên lập thành bảng biểu với các cột: STT, Tên tài sản, Đơn vị tính, Số lượng, Nguyên giá, Giá trị còn lại, Ghi chú; theo mẫu phụ lục kèm Thông tư 122/2007/TT-BTC.

Mẹo tránh sai sót

Luôn ghi rõ "Bản chính" hay "Bản sao" đối với các giấy tờ kèm theo; nếu là bản sao phải có chữ ký xác nhận; không được tẩy xóa sau khi ký.

Tải xuống Mẫu Biên bản bàn giao trụ sở cơ quan hành chính (File Word/PDF)

Mẫu 1 - Mẫu biên bản bàn giao trụ sở hành chính cơ bản

Mẫu này dựa trên Mẫu số 01/TSC-BBGN của Thông tư 122/2007/TT-BTC, đã được cập nhật theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về thể thức; phù hợp cho mọi cơ quan hành chính.

Mẫu 2 - Mẫu biên bản bàn giao trụ sở (Kèm phụ lục tài sản chi tiết)

Mẫu này bổ sung thêm phụ lục liệt kê toàn bộ tài sản gắn liền với trụ sở (máy móc, thiết bị, nội thất) theo Công văn 4567/BTC-QLCS năm 2022.

Mẫu 3 - Mẫu biên bản bàn giao trụ sở cho trường hợp sáp nhập tỉnh/thành

Mẫu này được xây dựng dựa trên thực tiễn sáp nhập đơn vị hành chính giai đoạn 2023-2025, có bổ sung mục "Căn cứ Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội" và "Đại diện cơ quan tài chính chứng kiến" – theo Nghị định 03/2025/NĐ-CP.

Các câu hỏi thường gặp (FAQ) về bàn giao trụ sở cơ quan hành chính

Thời hạn lưu trữ biên bản bàn giao là bao lâu?

Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, biên bản bàn giao tài sản công thuộc loại lưu trữ vĩnh viễn vì liên quan đến quyền sở hữu nhà nước; tuy nhiên, với các biên bản nội bộ không có giá trị pháp lý lâu dài có thể lưu trữ tối thiểu 5 năm.

Có bắt buộc phải có đại diện cơ quan tài chính chứng kiến không?

Theo Nghị định 03/2025/NĐ-CP (Điều 15), đối với trụ sở hành chính có giá trị lớn hoặc điều chuyển giữa các cơ quan khác cấp, bắt buộc phải có đại diện Sở Tài chính (hoặc Phòng Tài chính - Kế hoạch cấp huyện) chứng kiến và ký xác nhận.

Cần lưu ý gì nếu trụ sở đang có tranh chấp?

Nếu trụ sở đang có tranh chấp về quyền sử dụng đất hoặc quyền sở hữu, biên bản phải ghi rõ "trụ sở đang có tranh chấp" và mô tả chi tiết thực trạng, kèm theo văn bản thông báo của cơ quan có thẩm quyền; tuyệt đối không ký biên bản khi chưa có phán quyết của tòa án.

Sau khi ký biên bản, thủ tục tiếp theo là gì?

Sau khi biên bản được ký và đóng dấu, bên nhận phải hoàn thiện hồ sơ gửi về Sở Tài chính hoặc Sở Xây dựng để làm thủ tục điều chỉnh sổ sách kế toán, cập nhật cơ sở dữ liệu tài sản công, và thực hiện nghĩa vụ thuế (nếu có).

Ngoài ra, bạn có thể tham khảo thêm các mẫu biên bản bàn giao khác như biên bản bàn giao nhà ở cho hộ dân tái định cư, biên bản bàn giao dữ liệu, tài liệu, công việc và biên bản bàn giao hồ sơ học sinh chuyển trường để đáp ứng đa dạng nhu cầu.

Kết luận

Thống kê từ Cục Quản lý công sản cho thấy, mỗi năm có hàng nghìn lượt bàn giao trụ sở hành chính trên toàn quốc, nhưng tỷ lệ hồ sơ bị trả lại do sai sót về thể thức, thiếu căn cứ pháp lý chiếm tới 25-30%. Các chuyên gia pháp lý khuyến nghị, trước khi soạn thảo biên bản, cơ quan nên rà soát kỹ các quy định mới nhất (đặc biệt là Nghị định 03/2025/NĐ-CP và Nghị định 186/2025/NĐ-CP) để tránh sử dụng mẫu cũ. Nếu bạn cần mẫu khác hoặc có thắc mắc, vui lòng để lại bình luận bên dưới!