Mẫu Biên Bản Bàn Giao Hồ Sơ Học Sinh Chuyển Trường (Word/PDF) Mới Nhất

Việc chuyển trường của học sinh là thủ tục hành chính cần sự chính xác và minh bạch. Biên bản bàn giao hồ sơ học sinh chuyển trường đóng vai trò then chốt giúp xác định trách nhiệm giữa trường cũ và trường mới, tránh tranh chấp. Bài viết này của Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu chuẩn theo Thông tư mới nhất, hướng dẫn chi tiết cách viết và những lưu ý quan trọng.

▶ Tải ngay mẫu Word/PDF miễn phí: Mẫu Word | Mẫu PDF

Biên bản bàn giao hồ sơ học sinh chuyển trường là gì?

Vai trò và ý nghĩa pháp lý

Biên bản bàn giao hồ sơ học sinh chuyển trường là văn bản ghi nhận quá trình chuyển giao toàn bộ giấy tờ, hồ sơ học tập của học sinh từ trường nơi đi sang trường nơi đến. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng để hai trường xác nhận danh mục hồ sơ, thời điểm bàn giao và trách nhiệm của mỗi bên. Theo thống kê, 68% khiếu nại liên quan chuyển trường xuất phát từ việc thiếu hoặc lập biên bản không đầy đủ chữ ký.

Khi nào cần lập?

Biên bản được lập khi học sinh chuyển trường trong cùng tỉnh, khác tỉnh, hoặc chuyển giữa các cấp học. Các trường hợp phổ biến: thay đổi nơi cư trú, nguyện vọng gia đình, hoặc sau bảo lưu.

Căn cứ pháp lý khi chuyển trường và tiếp nhận học sinh

Thông tư 15/2026/TT-BGDĐT

Thông tư 15/2026/TT-BGDĐT (dự kiến có hiệu lực từ tháng 7/2026) quy định mẫu biên bản bàn giao thống nhất trên toàn quốc. Theo đó, biên bản cần tối thiểu 3 chữ ký: đại diện trường chuyển đi, đại diện trường chuyển đến và người làm chứng. Biên bản phải lập thành 2 bản (3 bản nếu chuyển tỉnh).

Trách nhiệm của trường chuyển đi và trường chuyển đến

Trường nơi đi có trách nhiệm hoàn thiện hồ sơ và bàn giao trong thời hạn 7 ngày làm việc. Trường nơi đến kiểm tra tính hợp lệ trong 3 ngày làm việc, nếu phát hiện thiếu sót phải thông báo bằng văn bản để bổ sung. Biên bản chính là căn cứ xác định thời điểm hoàn tất thủ tục.

Hồ sơ chuyển trường gồm những giấy tờ gì?

• Đơn xin chuyển trường: do cha mẹ/người giám hộ ký, nêu rõ lý do.
• Học bạ: giấy tờ quan trọng nhất, phải xác nhận và đóng dấu giáp lai.
• Giấy chứng nhận hoàn thành chương trình lớp học: bắt buộc với cấp tiểu học và THCS.
• Giấy tờ khác: giấy xác nhận cư trú, chế độ ưu tiên, hồ sơ điện tử (nếu có).

Hướng dẫn chi tiết cách viết biên bản

Cấu trúc chuẩn

Một biên bản hợp lệ gồm: quốc hiệu – tiêu ngữ, tên biên bản, thời gian – địa điểm, thành phần tham dự, nội dung bàn giao, chữ ký và số bản lập.

Các mục bắt buộc

• Quốc hiệu: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM – Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
• Thông tin học sinh: họ tên, lớp, trường chuyển đi, trường chuyển đến
• Danh mục hồ sơ: từng loại giấy tờ, số lượng bản gốc/bản sao, tình trạng
• Chữ ký: hiệu trưởng (hoặc phó hiệu trưởng) hai trường, người làm chứng (GVCN) và đóng dấu
• Số bản lập, nơi lưu trữ

Mẫu biên bản bàn giao hồ sơ học sinh chuyển trường (Tải miễn phí)

Mẫu Word / PDF

Tải ngay bản Word chỉnh sửa được hoặc PDF để in trực tiếp, đều được soạn thảo chuẩn pháp lý:

• Mẫu Word: Tải xuống
• Mẫu PDF: Tải xuống

Mẫu cho GVCN lớp mới

Ngoài mẫu trên, chúng tôi cung cấp mẫu biên bản bàn giao học sinh giữa GVCN cũ và GVCN mới, hỗ trợ công tác chuyển lớp dễ dàng. Xem tại website Mẫu Biên Bản.

Nếu bạn cần các mẫu biên bản bàn giao lĩnh vực khác, hãy tham khảo: - Biên bản bàn giao xe thanh lý - Biên bản bàn giao sổ điểm giữa các giáo viên - Biên bản bàn giao tài sản thanh lý của ngân hàng

Lưu ý quan trọng khi lập biên bản

• Tránh sai sót: ghi sai tên trường, lớp, năm học; thiếu danh mục hồ sơ; thiếu chữ ký, thiếu số bản lập.
• Kiểm tra tính hợp lệ: đầy đủ các mục bắt buộc, chữ ký của đại diện hai trường và người làm chứng, có dấu xác nhận (trường công lập).
• Thời hạn lưu trữ: 5 năm đối với trường chuyển đi, 10 năm đối với trường chuyển đến. Nên scan lưu điện tử để phòng thất lạc.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Biên bản bàn giao hồ sơ có bắt buộc không?

Có. Đây là văn bản bắt buộc theo quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo nhằm đảm bảo minh bạch, trách nhiệm.

Ai có thẩm quyền ký biên bản?

Hiệu trưởng hoặc phó hiệu trưởng của cả hai trường và người làm chứng (thường là GVCN). Chữ ký của GVCN đơn thuần không đủ giá trị pháp lý.

Trường hợp học sinh chuyển tỉnh cần lưu ý gì?

Cần thêm một bản biên bản gửi phòng giáo dục nơi trường đến quản lý, đồng thời có giấy xác nhận của phòng giáo dục trường chuyển đi.

Có thể sửa đổi biên bản sau khi ký không?

Chỉ được sửa khi có sự đồng ý của cả hai bên và phải lập biên bản điều chỉnh kèm theo.

Kết luận

Biên bản bàn giao hồ sơ học sinh chuyển trường là văn bản không thể thiếu trong quy trình chuyển trường. Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm rõ cách lập biên bản đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý. Hãy truy cập Mẫu Biên Bản để tải ngay mẫu Word/PDF miễn phí và sử dụng ngay hôm nay! Nếu cần hỗ trợ thêm, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi.