Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản xử lý hàng thừa thiếu, giúp doanh nghiệp, cửa hàng, kho hàng hoặc bộ phận kế toán có sẵn khung văn bản để ghi nhận kết quả kiểm kê, xác định số lượng hàng hóa thực tế chênh lệch với sổ sách và thống nhất hướng xử lý đối với phần thừa hoặc thiếu.

Trong thực tế, chênh lệch hàng hóa có thể xuất hiện khi kiểm kê kho, đối chiếu nhập – xuất – tồn, bàn giao kho hoặc kiểm tra đột xuất. Nếu chỉ điều chỉnh số liệu mà không ghi nhận rõ hàng thừa, hàng thiếu, nguyên nhân, trách nhiệm và phương án xử lý, hồ sơ nội bộ sẽ khó đối chiếu về sau. Một mẫu có sẵn giúp rút ngắn thời gian lập biên bản và tập trung vào việc cập nhật số liệu thực tế.

Vì sao nên tải Biên bản xử lý hàng thừa thiếu tại Mẫu Biên Bản?

Mẫu biên bản được luật sư và chuyên gia pháp lý rà soát

Biên bản xử lý hàng thừa thiếu không chỉ là bảng liệt kê số lượng. Nội dung thường cần thể hiện mối liên hệ giữa số liệu theo sổ sách, số lượng kiểm kê thực tế, phần chênh lệch và cách xử lý.

Mẫu được chuẩn bị theo hướng có cấu trúc rõ ràng giúp người lập có cơ sở kiểm tra những nội dung quan trọng trước khi ký. Tuy nhiên, với trường hợp có tranh chấp trách nhiệm, bồi thường hoặc vấn đề pháp lý phức tạp, mẫu không thay thế việc rà soát hồ sơ cụ thể hoặc tư vấn chuyên môn.

Mẫu biên bản rõ ràng, đầy đủ và dễ sử dụng

Nếu tự lập từ đầu, người dùng phải đồng thời xác định bố cục, tạo bảng hàng hóa và xây dựng phần giải trình chênh lệch. Với mẫu có sẵn, phần việc chính chuyển thành điền thông tin kho, danh mục hàng hóa, số lượng thừa thiếu và phương án xử lý.

Giá trị của việc tải mẫu vì vậy không chỉ nằm ở một file Word mà ở nội dung và cấu trúc đã được chuẩn bị sẵn, giúp giảm công sức soạn thảo và kiểm tra.

Mẫu biên bản được xây dựng theo nhu cầu thực tế

Hàng hóa có thể được kiểm kê theo nhiều đơn vị như cái, chiếc, thùng, kg, mét hoặc đơn vị tính riêng của doanh nghiệp. Nguyên nhân chênh lệch cũng có thể khác nhau: sai lệch nhập xuất, ghi nhận nhầm, hao hụt, hư hỏng, thất lạc hoặc chưa cập nhật chứng từ.

Mẫu có thể được điều chỉnh để phù hợp với loại hàng, mã hàng, đơn vị tính, số lượng theo sổ, số lượng thực tế, số chênh lệch và hướng xử lý. Người dùng có thể bổ sung bảng chi tiết khi số lượng mặt hàng lớn.

Mẫu biên bản được thường xuyên rà soát và cập nhật

Biên bản xử lý hàng thừa thiếu thường được sử dụng cùng hồ sơ kiểm kê và chứng từ kế toán. Luật Kế toán 2015 quy định kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị tài sản tại thời điểm kiểm kê để đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. Khi có chênh lệch, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân, phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.

Vì vậy, mẫu nên được sử dụng như một phần của quy trình kiểm kê và xử lý chênh lệch, không phải là căn cứ duy nhất để tự động điều chỉnh sổ sách.

Hỗ trợ tư vấn từ luật sư và chuyên gia khi cần

Với chênh lệch nhỏ, nguyên nhân đã rõ và các bên thống nhất được phương án xử lý, người dùng có thể tải mẫu và tự hoàn thiện.

Nếu hàng thiếu có giá trị lớn, chưa xác định được nguyên nhân, liên quan đến trách nhiệm của nhân viên kho hoặc phát sinh yêu cầu bồi thường, người dùng có thể đăng ký thêm gói tư vấn của luật sư hoặc chuyên gia khi cần.

Phí tải mẫu và phí tư vấn là hai khoản riêng biệt. Trường hợp chỉ cần hoàn thiện biên bản có thể sử dụng mẫu; trường hợp cần phân tích hồ sơ cụ thể có thể lựa chọn thêm dịch vụ tư vấn.

Trường hợp hàng hóa phát sinh lỗi trong quá trình kiểm tra, bạn có thể tham khảo Biên bản xử lý hàng lỗi để có thêm căn cứ về cách ghi nhận tình trạng và hướng giải quyết đối với sản phẩm không đạt yêu cầu.

Khi nào cần lập Biên bản xử lý hàng thừa thiếu?

Biên bản thường được lập sau khi kiểm kê và phát hiện số lượng hàng hóa thực tế không trùng khớp với số liệu đang theo dõi trên sổ sách hoặc hệ thống quản lý kho.

Một số tình huống thường gặp:

• Kiểm kê kho định kỳ phát hiện hàng thừa hoặc thiếu.
• Kiểm kê cuối kỳ kế toán phát sinh chênh lệch.
• Bàn giao kho giữa các thủ kho hoặc nhân sự phụ trách.
• Kiểm kê khi thay đổi người quản lý kho.
• Đối chiếu số liệu nhập – xuất – tồn phát hiện sai lệch.
• Kiểm kê đột xuất theo yêu cầu của doanh nghiệp.
• Phát hiện hàng hóa hư hỏng, mất mát hoặc ghi nhận sai số lượng.
• Cần xác định nguyên nhân và trách nhiệm đối với hàng thiếu.
• Cần xác định cách nhập bổ sung, điều chỉnh hoặc xử lý hàng thừa theo quy trình nội bộ.

Theo Luật Kế toán, sau khi kiểm kê, nếu có chênh lệch giữa số liệu thực tế và sổ kế toán thì đơn vị phải xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch cùng kết quả xử lý vào sổ kế toán.

Do đó, biên bản có thể đóng vai trò là tài liệu ghi nhận quá trình xác định và xử lý chênh lệch, nhưng cách hạch toán cụ thể cần thực hiện theo chế độ kế toán mà doanh nghiệp áp dụng và hồ sơ chứng minh nguyên nhân.

Nếu số lượng hàng lưu kho bị ảnh hưởng bởi điều kiện bảo quản hoặc thời gian tồn trữ, Biên bản xử lý hàng tồn kho hư hỏng sẽ là mẫu tài liệu phù hợp để tham khảo cách xác định hiện trạng và phương án xử lý.

Biên bản xử lý hàng thừa thiếu gồm những nội dung gì?

Một biên bản thường có các nhóm nội dung sau:

• Tên biên bản: Biên bản xử lý hàng thừa thiếu.
• Thời gian, địa điểm kiểm kê và lập biên bản.
• Thông tin đơn vị/bộ phận được kiểm kê.
• Thành phần tham gia kiểm kê và xử lý.
• Căn cứ kiểm kê: quyết định, kế hoạch hoặc yêu cầu kiểm kê nếu có.
• Danh sách hàng hóa chênh lệch: mã hàng, tên hàng, đơn vị tính.
• Số lượng theo sổ sách.
• Số lượng thực tế kiểm kê.
• Số lượng thừa hoặc thiếu.
• Đơn giá và giá trị chênh lệch nếu cần xác định.
• Nguyên nhân chênh lệch.
• Trách nhiệm của cá nhân/bộ phận liên quan nếu xác định được.
• Phương án xử lý.
• Ý kiến của các bên tham gia.
• Chữ ký xác nhận.

Không phải trường hợp nào cũng cần xác định trách nhiệm cá nhân ngay trong biên bản. Nếu nguyên nhân chưa được làm rõ, nên ghi nhận đúng tình trạng và xác định bước xác minh tiếp theo thay vì kết luận vội.

Khi kiểm kê phát hiện số lượng hàng hóa thực tế không khớp với số liệu trên sổ sách, doanh nghiệp cần lập biên bản để ghi nhận nguyên nhân và hướng xử lý phần chênh lệch. Bạn có thể tham khảo Biên bản xử lý chênh lệch hàng tồn kho nếu đang cần một biểu mẫu phù hợp với trường hợp này.

Hướng dẫn lập và điền Biên bản xử lý hàng thừa thiếu

1. Tên biên bản

Cần điền: Tên văn bản.

Cách điền: Ghi “Biên bản xử lý hàng thừa thiếu”.

Lưu ý: Nếu doanh nghiệp sử dụng thuật ngữ “biên bản xử lý chênh lệch hàng tồn kho” hoặc tên khác trong quy trình nội bộ, có thể thống nhất cách gọi với hồ sơ liên quan.

2. Thời gian, địa điểm kiểm kê

Cần điền: Ngày, giờ và địa điểm thực hiện kiểm kê/lập biên bản.

Cách điền: Ghi đúng thời điểm thực tế kiểm tra hàng hóa.

Lưu ý: Nếu việc kiểm kê diễn ra nhiều ngày, nên ghi rõ khoảng thời gian hoặc thời điểm chốt số liệu.

3. Thông tin kho và thành phần tham gia

Cần điền: Tên doanh nghiệp, kho/bộ phận, người quản lý kho và thành viên tham gia kiểm kê.

Cách điền: Ghi họ tên, chức vụ hoặc bộ phận của những người trực tiếp kiểm kê và xác nhận.

Lưu ý: Thành phần tham gia nên phù hợp với quy trình kiểm kê nội bộ của doanh nghiệp.

4. Căn cứ kiểm kê

Cần điền: Quyết định, kế hoạch kiểm kê hoặc yêu cầu của người có thẩm quyền nếu có.

Cách điền: Ghi số, ngày của văn bản làm căn cứ hoặc mô tả lý do kiểm kê nếu không có quyết định riêng.

Lưu ý: Không tự tạo số quyết định hoặc văn bản căn cứ nếu thực tế không có.

5. Danh sách hàng hóa chênh lệch

Cần điền: Mã hàng, tên hàng, quy cách, đơn vị tính và các thông tin nhận diện cần thiết.

Cách điền: Lấy thông tin từ danh mục hàng hóa và hồ sơ kho.

Lưu ý: Với mặt hàng có nhiều quy cách hoặc mã gần giống nhau, cần ghi đủ thông tin để tránh xử lý nhầm.

6. Số lượng theo sổ và số lượng thực tế

Cần điền: Số lượng theo sổ/hệ thống và số lượng thực tế kiểm kê.

Cách điền: Đối chiếu trực tiếp hai nguồn số liệu rồi tính phần chênh lệch.

Lưu ý: Cần thống nhất đơn vị tính trước khi so sánh. Không nên lấy số liệu từ hai kỳ hoặc hai thời điểm khác nhau.

7. Xác định hàng thừa hoặc thiếu

Cần điền: Số lượng chênh lệch và giá trị nếu cần.

Cách điền: Ghi rõ mặt hàng thừa bao nhiêu hoặc thiếu bao nhiêu so với số liệu theo sổ.

Lưu ý: Nên phân biệt rõ “thừa” và “thiếu”, tránh chỉ ghi một con số chênh lệch khiến người đọc phải tự suy luận.

8. Nguyên nhân chênh lệch

Cần điền: Nguyên nhân hàng thừa hoặc thiếu nếu đã xác định được.

Cách điền: Có thể ghi các nguyên nhân thực tế như sai sót nhập liệu, chưa cập nhật chứng từ, nhập/xuất chưa ghi nhận, hao hụt, hư hỏng hoặc nguyên nhân khác có căn cứ.

Lưu ý: Nếu chưa xác định được nguyên nhân, nên ghi rõ “đang xác minh” hoặc nội dung tương đương thay vì quy trách nhiệm khi chưa có cơ sở.

9. Trách nhiệm của cá nhân/bộ phận liên quan

Cần điền: Cá nhân hoặc bộ phận chịu trách nhiệm nếu đã được xác định.

Cách điền: Ghi theo kết quả kiểm tra và quy định nội bộ.

Lưu ý: Việc xác định trách nhiệm và bồi thường cần căn cứ vào hồ sơ, hợp đồng, nội quy/quy chế và quy định pháp luật có liên quan; không nên mặc nhiên coi mọi hàng thiếu đều do thủ kho chịu trách nhiệm.

10. Phương án xử lý

Cần điền: Cách xử lý đối với từng khoản chênh lệch.

Cách điền: Có thể ghi nhận việc điều chỉnh số liệu, bổ sung chứng từ, tiếp tục xác minh, xử lý hàng hư hỏng hoặc phương án khác theo thẩm quyền của doanh nghiệp.

Lưu ý: Phương án xử lý cần phù hợp với nguyên nhân đã xác định và quy trình nội bộ.

11. Kết luận và chữ ký

Cần điền: Kết quả thống nhất và chữ ký của những người có trách nhiệm.

Cách điền: Tóm tắt tổng số hàng thừa thiếu, nguyên nhân và phương án xử lý đã thống nhất.

Lưu ý: Trước khi ký, cần đối chiếu bảng chi tiết với số liệu tổng hợp.

Checklist trước khi ký:

•  Đúng kho và thời điểm kiểm kê.
• Đúng thành phần tham gia.
• Đúng mã và tên hàng hóa.
• Đúng đơn vị tính.
• Đã đối chiếu số theo sổ và số thực tế.
• Đã xác định rõ hàng thừa/hàng thiếu.
• Đã kiểm tra giá trị chênh lệch nếu có.
• Đã xác định hoặc ghi nhận tình trạng xác minh nguyên nhân.
• Chỉ xác định trách nhiệm khi có căn cứ.
• Đã thống nhất phương án xử lý.
• Số liệu tổng hợp khớp với bảng chi tiết.
• Đúng người ký.

Sau khi tải Biên bản xử lý hàng thừa thiếu cần chỉnh sửa gì?

Mẫu tải về cần được điều chỉnh theo quy trình kiểm kê và tình trạng hàng hóa thực tế. Các nội dung cần rà soát gồm:

1. Tên doanh nghiệp và kho.
2. Ngày, giờ kiểm kê.
3. Thành phần tham gia.
4. Căn cứ kiểm kê.
5. Mã hàng và tên hàng.
6. Đơn vị tính.
7. Số lượng theo sổ.
8. Số lượng thực tế.
9. Số lượng thừa/thiếu.
10. Đơn giá và giá trị chênh lệch nếu sử dụng.
11. Nguyên nhân.
12. Trách nhiệm liên quan nếu đã xác định.
13. Phương án xử lý.
14. Ý kiến của các bên.
15. Thông tin người ký.

Nếu có nhiều mặt hàng, nên sử dụng bảng kê chi tiết kèm theo biên bản thay vì cố đưa toàn bộ dữ liệu vào phần nội dung chính.

Tải Biên bản xử lý hàng thừa thiếu nhận file gì?

Khi tải Biên bản xử lý hàng thừa thiếu tại Mẫu Biên Bản, bạn sẽ nhận được file Word và file PDF để thuận tiện cho quá trình sử dụng.

File Word phù hợp để điền danh sách hàng hóa, cập nhật số lượng theo sổ, số lượng thực tế, nguyên nhân và phương án xử lý.

File PDF giúp bạn xem trước bố cục và kiểm tra nội dung mẫu trước khi hoàn thiện.

Bạn có thể tải mẫu, chỉnh sửa theo dữ liệu kiểm kê và bổ sung bảng chi tiết nếu số lượng hàng hóa cần xử lý lớn.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng Biên bản xử lý hàng thừa thiếu

Thứ nhất, phải có số liệu kiểm kê làm căn cứ. Biên bản xử lý chênh lệch nên dựa trên kết quả kiểm kê thực tế, không nên lập chỉ dựa vào phỏng đoán hoặc số liệu chưa được đối chiếu.

Thứ hai, phân biệt số liệu theo sổ và số liệu thực tế. Đây là hai cột thông tin nền tảng để xác định hàng thừa thiếu. Luật Kế toán quy định kiểm kê nhằm đối chiếu tài sản thực tế với số liệu trong sổ kế toán.

Thứ ba, không vội quy trách nhiệm. Hàng thiếu có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như chứng từ chưa cập nhật, nhập sai số lượng, xuất kho chưa ghi nhận, hao hụt hoặc mất mát. Cần xác minh trước khi kết luận trách nhiệm.

Thứ tư, không tự động điều chỉnh sổ sách chỉ dựa vào biên bản. Sau khi phát hiện chênh lệch, cần xác định nguyên nhân và thực hiện việc phản ánh kết quả xử lý vào sổ kế toán theo quy định và chế độ kế toán doanh nghiệp áp dụng.

Thứ năm, kiểm tra giá trị chênh lệch. Nếu biên bản dùng làm căn cứ xử lý tài chính, cần thống nhất cách xác định đơn giá và giá trị theo quy định, chính sách kế toán và hồ sơ của doanh nghiệp.

Thứ sáu, phân biệt hàng thừa thiếu với hàng hư hỏng. Hàng có đủ số lượng nhưng bị hư hỏng, giảm chất lượng hoặc không còn khả năng sử dụng là vấn đề khác với chênh lệch số lượng. Không nên gộp các trường hợp này nếu phương án xử lý khác nhau.

Thứ bảy, lưu đầy đủ hồ sơ. Nên lưu biên bản cùng bảng kiểm kê, phiếu nhập/xuất, chứng từ liên quan và tài liệu giải trình nguyên nhân để thuận tiện cho việc đối chiếu sau này.

Câu hỏi thường gặp về Biên bản xử lý hàng thừa thiếu

1. Biên bản xử lý hàng thừa thiếu dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận kết quả kiểm kê và xử lý trường hợp số lượng hàng hóa thực tế chênh lệch với số liệu theo dõi, đồng thời xác định nguyên nhân, trách nhiệm và phương án xử lý nếu có căn cứ.

2. Khi nào nên lập biên bản xử lý hàng thừa thiếu?

Có thể lập sau khi kiểm kê kho phát hiện hàng thừa hoặc thiếu và doanh nghiệp cần chính thức ghi nhận kết quả cũng như phương án xử lý.

3. Hàng thiếu có phải luôn do thủ kho chịu trách nhiệm không?

Không. Cần xác định nguyên nhân và trách nhiệm dựa trên hồ sơ, quy trình quản lý, thỏa thuận và quy định có liên quan. Không nên mặc nhiên quy trách nhiệm chỉ vì người đó quản lý kho.

4. Hàng thừa phải xử lý như thế nào?

Không có một cách xử lý duy nhất cho mọi trường hợp. Cần xác định nguyên nhân, đối chiếu chứng từ và thực hiện phương án xử lý phù hợp với quy trình nội bộ và chế độ kế toán áp dụng.

5. Có cần ghi giá trị hàng thừa thiếu trong biên bản không?

Nếu biên bản được sử dụng để xử lý tài chính hoặc làm căn cứ kế toán thì nên xác định giá trị khi có đủ cơ sở. Nếu chỉ ghi nhận số lượng để tiếp tục xác minh, có thể tập trung vào số lượng và nguyên nhân trước.

6. Có thể lập một biên bản cho nhiều mặt hàng không?

Có. Khi có nhiều mặt hàng, nên lập bảng kê chi tiết gồm mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số theo sổ, số thực tế và số chênh lệch để biên bản dễ kiểm tra.

7. Nếu chưa tìm được nguyên nhân hàng thiếu thì có được lập biên bản không?

Có thể lập biên bản để ghi nhận số liệu chênh lệch và tình trạng đang xác minh. Không nên tự kết luận nguyên nhân hoặc trách nhiệm khi chưa có căn cứ.

8. Tải mẫu tại Mẫu Biên Bản nhận được những file nào?

Bạn sẽ nhận file Word và file PDF. File Word thuận tiện cho việc chỉnh sửa và nhập dữ liệu kiểm kê; PDF thuận tiện để xem trước bố cục.

Xem preview và tải Biên bản xử lý hàng thừa thiếu

Nếu bạn vừa hoàn thành kiểm kê và phát hiện chênh lệch hàng hóa, có thể xem preview trước để kiểm tra cấu trúc mẫu, sau đó tải về và cập nhật số liệu thực tế.

Nên chuẩn bị trước:

• Bảng kiểm kê thực tế.
• Sổ kho hoặc dữ liệu quản lý hàng tồn.
• Danh sách mã hàng.
• Phiếu nhập, phiếu xuất và chứng từ liên quan.
• Thông tin người quản lý kho.
• Kết quả xác minh nguyên nhân nếu đã có.
• Đơn giá/giá trị hàng hóa nếu cần xử lý về tài chính.
• Quy trình hoặc quy định nội bộ về xử lý chênh lệch.

Nếu trường hợp đơn giản, bạn có thể tải mẫu và tự điền. Nếu chênh lệch có giá trị lớn, chưa xác định được nguyên nhân hoặc có tranh chấp trách nhiệm, có thể đăng ký thêm gói tư vấn chuyên môn.

Kết luận

Biên bản xử lý hàng thừa thiếu giúp doanh nghiệp ghi nhận rõ kết quả kiểm kê, số lượng hàng hóa chênh lệch, nguyên nhân và phương án xử lý. Đây là tài liệu hữu ích để kết nối giữa kết quả kiểm kê thực tế và quá trình xử lý hồ sơ, kế toán nội bộ.

Theo quy định về kiểm kê tài sản, khi phát hiện chênh lệch giữa số thực tế và sổ kế toán, đơn vị cần xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch cùng kết quả xử lý theo quy định.

Một mẫu có sẵn giúp bạn tiết kiệm thời gian tạo bố cục và tập trung vào dữ liệu kiểm kê thực tế. Tuy nhiên, trước khi ký và sử dụng làm căn cứ xử lý, cần kiểm tra kỹ số liệu, nguyên nhân, trách nhiệm và phương án xử lý.

Tác giả: Team biên tập Mẫu Biên Bản

Xem thêm:
Mẫu Biên bản xử lý hàng lỗi sản phẩm OEM

Tải biên bản xử lý vụ việc mất trật tự trong trường

Tải biên bản xử lý vi phạm quy định lao động

Phân biệt biên bản xử lý hàng thừa thiếu với biên bản kiểm kê hàng tồn kho

Biên bản kiểm kê chỉ dừng lại ở việc ghi nhận số lượng sổ sách, thực tế và phần chênh lệch. Trong khi đó, biên bản xử lý hàng thừa thiếu mang tính quyết định: xác định nguyên nhân, trách nhiệm và hướng xử lý cụ thể. 

Về nghiệp vụ, doanh nghiệp nên thực hiện theo trình tự: kiểm kê thực tế → đối chiếu sổ sách → xác định chênh lệch → xác minh nguyên nhân và trách nhiệm → phê duyệt phương án xử lý → thực hiện hạch toán. Hồ sơ cụ thể có thể gồm biên bản kiểm kê, biên bản xử lý chênh lệch, quyết định xử lý và các chứng từ liên quan tùy từng trường hợp.. 

Lưu ý: Biên bản xử lý hàng thừa thiếu và biên bản tổng hợp kiểm kê hàng tồn kho là hai loại tài liệu có mục đích khác nhau. Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp có Mẫu số 05-VT – Biên bản tổng hợp kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa, được sử dụng để xác định số lượng, giá trị, chất lượng và chênh lệch hàng tồn kho làm căn cứ xác định trách nhiệm, xử lý và ghi sổ kế toán.

Các trường hợp và nguyên nhân phát sinh chênh lệch hàng thừa thiếu

Các trường hợp phát sinh hàng thừa (hàng thừa so với sổ sách)

Hàng thừa thường xảy ra khi nhập kho nhưng quên ghi chứng từ, ghi nhầm số lượng ít hơn thực tế, hoặc khách hàng trả lại hàng nhưng không nhập kho. Trường hợp nhà cung cấp giao thừa hàng so với chứng từ, doanh nghiệp cần đối chiếu hợp đồng, chứng từ giao nhận và hóa đơn để xác định quyền sở hữu, nghĩa vụ thanh toán và cách xử lý. 

Nếu doanh nghiệp tiếp nhận và mua thêm số hàng thực tế nhận được, cần thực hiện bổ sung chứng từ, hóa đơn theo quy định hiện hành trước khi ghi nhận kế toán.

Các trường hợp phát sinh hàng thiếu (hàng thiếu so với sổ sách)

Hàng thiếu phổ biến do xuất kho đã ghi chứng từ nhưng chưa thực xuất, hoặc xuất ngoài không lập phiếu, khiến thủ kho và kế toán không khớp. Hao hụt tự nhiên trong vận chuyển hay mất cắp cũng là những trường hợp cần xử lý đặc biệt, thường kèm theo biên bản chi tiết và quyết định bồi thường.

Nguyên nhân chênh lệch thường gặp (hao hụt tự nhiên, sai sót nhập/xuất, gian lận)

Tùy ngành nghề và đặc điểm hàng hóa, chênh lệch tồn kho có thể xuất phát từ hao hụt tự nhiên, sai sót trong quá trình nhập – xuất – ghi nhận, hàng hóa hư hỏng hoặc mất mát. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định đúng nguyên nhân trước khi lựa chọn phương án xử lý và hạch toán.

Không cần tự xây dựng biên bản từ đầu. Tải mẫu biên bản xử lý hàng thừa thiếu đầy đủ file word, pdf để tham khảo bố cục gồm thông tin kiểm kê, số lượng chênh lệch, nguyên nhân, trách nhiệm và phương án xử lý. Bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp theo tình huống của doanh nghiệp trước khi hoàn thiện hồ sơ.

Mẫu biên bản xử lý hàng thừa thiếu tham khảo

CÔNG TY TNHH MINH AN
Số: 05/BB-XLTHT

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

BIÊN BẢN XỬ LÝ HÀNG THỪA, THIẾU SAU KIỂM KÊ

Căn cứ:

• Biên bản kiểm kê hàng tồn kho ngày 31/08/2026;
• Kết quả đối chiếu giữa số liệu thực tế tại kho và sổ kế toán;
• Các chứng từ nhập, xuất kho có liên quan.

Hôm nay, vào lúc 09 giờ 30 phút ngày 03 tháng 09 năm 2026, tại kho hàng Công ty TNHH Minh An, chúng tôi gồm:

1. Ông Nguyễn Văn Nam – Giám đốc – Người phê duyệt xử lý;
2. Bà Trần Thị Lan – Kế toán trưởng;
3. Ông Lê Văn Bình – Thủ kho;
4. Bà Phạm Thị Mai – Trưởng ban kiểm kê.

Tiến hành xem xét và xử lý số hàng hóa chênh lệch được phát hiện qua kiểm kê như sau:

1. Nguyên nhân chênh lệch

• Đối với 10 thùng sữa hộp ABC: qua kiểm tra chứng từ và đối chiếu thực tế xác định một số hàng đã được xuất khỏi kho nhưng thủ kho chưa hoàn thiện phiếu xuất kho tại thời điểm kiểm kê.
• Đối với 3 thùng nước giải khát XYZ: xác định hàng đã được nhà cung cấp giao thực tế nhưng chứng từ nhập kho chưa được cập nhật đầy đủ vào sổ theo dõi.

2. Phương án xử lý

• Đối với số hàng thiếu: tiếp tục rà soát chứng từ xuất kho để điều chỉnh số liệu kế toán phù hợp với nghiệp vụ thực tế.
• Đối với số hàng thừa: đối chiếu với nhà cung cấp và hoàn thiện hồ sơ, chứng từ liên quan trước khi ghi nhận kế toán.
• Bộ phận kho có trách nhiệm rà soát lại quy trình nhập – xuất hàng và hạn chế tình trạng chứng từ phát sinh không được cập nhật kịp thời.

3. Kết luận

Các bên thống nhất với nội dung nêu trên và thực hiện các công việc xử lý theo đúng trách nhiệm được phân công. Số liệu kế toán sẽ được điều chỉnh căn cứ vào hồ sơ, chứng từ hợp lệ và quyết định xử lý của người có thẩm quyền.

Biên bản được lập thành 03 bản, có giá trị như nhau và được các bên liên quan xác nhận.

Ngày 03 tháng 09 năm 2026

Lưu ý: Mẫu trên là mẫu tham khảo do doanh nghiệp tự xây dựng, không phải biểu mẫu bắt buộc do Nhà nước ban hành với tên gọi "Biên bản xử lý hàng thừa thiếu". Doanh nghiệp cần điều chỉnh nội dung, thành phần ký và phương án xử lý theo tình huống thực tế và chế độ kế toán đang áp dụng.

Hướng dẫn lập và sử dụng mẫu biên bản xử lý hàng thừa thiếu kèm mẫu chi tiết

Nội dung và các mục bắt buộc trong biên bản xử lý hàng thừa thiếu

Một biên bản chuẩn cần có: thời gian, địa điểm lập, thành phần tham dự (thủ kho, kế toán, ban kiểm kê, giám đốc), số liệu kiểm kê trước và sau, nguyên nhân chênh lệch, giá trị hàng thừa/thiếu, quyết định xử lý và chữ ký của tất cả các bên.

Mẫu biên bản xử lý hàng thừa thiếu chuẩn theo Thông tư 133 và 200 (file Word/Excel tải về)

Hiện chưa có mẫu biên bản xử lý hàng thừa thiếu do Nhà nước ban hành; các doanh nghiệp thường tự thiết kế dựa trên nội dung của Thông tư 133 và 200. Bạn có thể tham khảo các mẫu được chia sẻ trên các trang web uy tín và điều chỉnh cho phù hợp với đặc thù đơn vị. 

Biên bản nên có chữ ký của những người tham gia kiểm kê, người quản lý kho, kế toán và người có thẩm quyền phê duyệt phương án xử lý theo quy chế của doanh nghiệp. Với các biểu mẫu được ban hành kèm chế độ kế toán, doanh nghiệp cần thực hiện đúng các vị trí ký theo mẫu tương ứng. 

Chẳng hạn, Mẫu số 05-VT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC có phần ý kiến giải quyết số chênh lệch của Giám đốc cùng chữ ký của Kế toán trưởng, Thủ kho và Trưởng ban/Chủ tịch Hội đồng kiểm kê.

Ví dụ minh họa cách điền biên bản xử lý hàng thừa thiếu

Giả sử kiểm kê kho phát hiện thiếu 10 thùng sữa, trị giá 5 triệu đồng. Biên bản cần ghi rõ: thủ kho đã xuất hàng nhưng chưa lập phiếu xuất, ban kiểm kê xác nhận số liệu, giám đốc ra quyết định bắt bồi thường toàn bộ giá trị. Ngược lại, nếu phát hiện thừa do nhận hàng của nhà cung cấp chưa ghi sổ, biên bản sẽ đề xuất truy thu hóa đơn và hạch toán bổ sung.

Hướng dẫn hạch toán & định khoản kế toán kèm theo biên bản xử lý thừa thiếu

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC:

• TK 1381: Tài sản thiếu chờ xử lý
• TK 3381: Tài sản thừa chờ giải quyết.

Đối với nguyên liệu, vật liệu thiếu, Thông tư 99 hướng dẫn ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu.

Lưu ý: Không nên mặc định mọi khoản hàng thiếu đều được đưa thẳng vào chi phí hoặc mọi khoản hàng thừa đều được ghi nhận ngay vào thu nhập. Doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân, trách nhiệm và căn cứ vào quyết định xử lý để thực hiện bút toán phù hợp.

Chênh lệch hàng tồn kho không chỉ cần điều chỉnh số liệu mà còn cần hồ sơ giải trình phù hợp. Tải mẫu biên bản xử lý hàng thừa thiếu để có thêm tài liệu tham khảo khi lập hồ sơ kiểm kê, xác định nguyên nhân và thực hiện xử lý theo quyết định của doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về biên bản xử lý hàng thừa thiếu

1. Biên bản xử lý hàng thừa thiếu có bắt buộc không?

Pháp luật không quy định một mẫu bắt buộc mang tên "Biên bản xử lý hàng thừa thiếu". Tuy nhiên, doanh nghiệp phải xác định nguyên nhân và xử lý chênh lệch sau kiểm kê theo quy định.

2. Khi nào cần lập biên bản xử lý hàng thừa thiếu?

Doanh nghiệp nên lập khi kiểm kê phát hiện số lượng hàng thực tế không khớp với số liệu trên sổ kế toán và cần xác định nguyên nhân, trách nhiệm hoặc phương án xử lý.

3. Biên bản kiểm kê và biên bản xử lý hàng thừa thiếu có giống nhau không?

Không. Biên bản kiểm kê ghi nhận số liệu thực tế và chênh lệch; biên bản xử lý tập trung vào nguyên nhân, trách nhiệm và phương án giải quyết chênh lệch.

4. Hàng thiếu chưa xác định được nguyên nhân hạch toán vào đâu?

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, hàng thiếu chưa xác định được nguyên nhân được theo dõi tại TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.

5. Hàng thừa chưa xác định được nguyên nhân hạch toán vào đâu?

Hàng thừa chưa xác định được nguyên nhân được theo dõi tại TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.

6. Biên bản xử lý hàng thừa thiếu cần những ai ký?

Tùy quy định nội bộ, thường gồm đại diện ban kiểm kê, thủ kho, kế toán và người có thẩm quyền phê duyệt phương án xử lý.

7. Có thể tự soạn biên bản xử lý hàng thừa thiếu không?

Có. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng mẫu phù hợp với tình hình thực tế và quy trình quản lý nội bộ.

8. Năm 2026 nên áp dụng Thông tư 200 hay Thông tư 99?

Từ ngày 01/01/2026, Thông tư 99/2025/TT-BTC thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC đối với các doanh nghiệp thuộc phạm vi áp dụng.