Biên bản xác nhận công nợ: Mẫu tham khảo, nội dung và cách lập

Biên bản xác nhận công nợ là văn bản được sử dụng để các bên ghi nhận và xác nhận số tiền còn phải thu, phải trả tại một thời điểm nhất định. Trong bài viết dưới đây, Team biên soạn Mẫu Biên Bản cung cấp mẫu biên bản xác nhận công nợ tham khảo đã điền nội dung minh họa, gồm thông tin các bên, căn cứ phát sinh công nợ, số tiền đã thanh toán, số dư còn lại và nội dung xác nhận. Bạn có thể tham khảo thêm các biểu mẫu liên quan tại Hệ thống Mẫu Biên Bản.

Biên bản xác nhận công nợ là gì?

Biên bản xác nhận công nợ là văn bản ghi nhận số tiền mà một bên còn có nghĩa vụ thanh toán cho bên còn lại tại thời điểm được xác định.

Nội dung thường thể hiện căn cứ phát sinh công nợ, tổng giá trị giao dịch, các khoản đã thanh toán và số dư cuối cùng mà các bên xác nhận.

Biên bản có thể được lập giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, doanh nghiệp với cá nhân hoặc giữa các chủ thể khác có phát sinh nghĩa vụ thanh toán.

Khác với biên bản đối chiếu công nợ, biên bản xác nhận công nợ thường tập trung vào việc ghi nhận số dư công nợ mà các bên thống nhất tại một thời điểm cụ thể. Trường hợp cần kiểm tra chi tiết nhiều hóa đơn, khoản phát sinh và khoản thanh toán, các bên có thể lập bảng đối chiếu kèm theo.

Vì sao doanh nghiệp cần lập biên bản xác nhận công nợ?

Biên bản xác nhận công nợ không chỉ là thủ tục kế toán mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp.

Giá trị pháp lý của biên bản xác nhận công nợ

Theo Bộ luật Dân sự, biên bản xác nhận công nợ là một trong những căn cứ quan trọng nhất khi khởi kiện đòi nợ. Nó giúp doanh nghiệp chứng minh sự tồn tại của khoản nợ, đồng thời làm mới thời hiệu khởi kiện nếu bên nợ ký xác nhận. Giá trị pháp lý này cực kỳ hữu ích trong các vụ tranh chấp thương mại.

Vai trò trong việc quản lý dòng tiền và kiểm soát rủi ro

Thực hiện xác nhận công nợ định kỳ giúp doanh nghiệp nắm chính xác số dư, phát hiện sớm chênh lệch, giảm thiểu nợ xấu. Các doanh nghiệp có quy trình xác nhận rõ ràng thường thu hồi nợ nhanh hơn tới 30%, nhờ đó dòng tiền được cải thiện và rủi ro tài chính được kiểm soát tốt.

Các trường hợp cần sử dụng biên bản xác nhận công nợ

Doanh nghiệp cần lập biên bản xác nhận công nợ trong các trường hợp: cuối kỳ kế toán, khi khóa sổ, khi có phát sinh giao dịch lớn, khi thực hiện kiểm toán, khi vay vốn ngân hàng, khi tham gia đấu thầu hoặc hợp tác liên doanh. Ngoài ra, một số tình huống đặc thù cũng cần các loại biên bản liên quan như biên bản xác nhận vay vốn tín dụng, biên bản xác nhận giao dịch bất thường hoặc biên bản xác nhận thay đổi thiết kế xây dựng – tùy theo bản chất giao dịch.

Mẫu biên bản xác nhận công nợ tham khảo

Dưới đây là mẫu biên bản xác nhận công nợ đã điền nội dung demo để có thể hình dung cách lập và chỉnh sửa khi sử dụng thực tế.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN XÁC NHẬN CÔNG NỢ

Số: 12/BBXNCN

Hôm nay, ngày ... tháng ... năm ..., tại trụ sở Công ty TNHH Nội thất An Phúc, chúng tôi gồm:

BÊN A: CÔNG TY TNHH NỘI THẤT AN PHÚC

Địa chỉ: Số 75 đường Dương Đình Nghệ, phường Yên Hòa, thành phố Hà Nội.

Mã số thuế: 0977 523 155.

Đại diện: Ông Đỗ Minh Khang.

Chức vụ: Giám đốc.

BÊN B: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HOÀNG GIA

Địa chỉ: Số 186 đường Nguyễn Trãi, phường Thượng Đình, thành phố Hà Nội.

Mã số thuế: 0977 523 155.

Đại diện: Bà Nguyễn Thùy Dung.

Chức vụ: Kế toán trưởng.

Hai bên tiến hành xác nhận công nợ phát sinh từ việc cung cấp nội thất văn phòng theo Hợp đồng số 36/2026/HĐNT ký ngày ... tháng ... năm ... với nội dung như sau:

1. Căn cứ phát sinh công nợ

Bên A đã cung cấp cho Bên B các sản phẩm nội thất văn phòng theo hợp đồng và các chứng từ giao nhận liên quan.

Tổng giá trị hàng hóa và dịch vụ đã thực hiện: 186.500.000 đồng.

Bên B đã thanh toán cho Bên A: 120.000.000 đồng.

Số tiền còn phải thanh toán: 66.500.000 đồng.

2. Chi tiết công nợ

3. Số tiền công nợ được xác nhận

Hai bên thống nhất xác nhận tính đến ngày ... tháng ... năm ..., Bên B còn phải thanh toán cho Bên A số tiền:

66.500.000 đồng

Bằng chữ: Sáu mươi sáu triệu năm trăm nghìn đồng chẵn.

Khoản công nợ trên phát sinh từ các giao dịch và chứng từ được liệt kê tại biên bản này.

4. Thời hạn và phương thức thanh toán

Bên B có trách nhiệm thanh toán toàn bộ số tiền công nợ nêu trên cho Bên A theo thời hạn đã thỏa thuận giữa hai bên.

Phương thức thanh toán: Chuyển khoản vào tài khoản do Bên A thông báo theo hợp đồng.

5. Xác nhận và cam kết

Bên A xác nhận số tiền nêu trên là khoản công nợ Bên B còn phải thanh toán tính đến thời điểm lập biên bản.

Bên B xác nhận đã kiểm tra các chứng từ liên quan và thống nhất với số dư công nợ được ghi nhận trong biên bản.

Hai bên cam kết thực hiện nghĩa vụ thanh toán theo thỏa thuận và tiếp tục đối chiếu các khoản phát sinh sau thời điểm xác nhận nếu có.

6. Hiệu lực của biên bản

Biên bản được lập thành 02 bản có giá trị như nhau, mỗi bên giữ 01 bản để làm căn cứ theo dõi và thực hiện.

Biên bản kết thúc vào lúc ... giờ ... phút cùng ngày.

ĐẠI DIỆN BÊN A
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Đỗ Minh Khang

ĐẠI DIỆN BÊN B
(Ký, ghi rõ họ tên, chức vụ)

Nguyễn Thùy Dung

Nội dung chính của biên bản xác nhận công nợ chuẩn pháp lý

Một biên bản xác nhận công nợ đầy đủ cần có các phần sau:

Thông tin của các bên liên quan

Ghi chính xác tên công ty, mã số thuế, địa chỉ của từng bên theo giấy phép kinh doanh. Người đại diện phải có thẩm quyền ký hoặc có giấy ủy quyền hợp lệ.

Số dư công nợ và chi tiết các khoản phát sinh

Nêu rõ số dư đầu kỳ, phát sinh tăng, phát sinh giảm và số dư cuối kỳ. Các khoản phát sinh cần liệt kê theo hóa đơn, chứng từ cụ thể để tránh nhầm lẫn.

Cam kết thanh toán và thời hạn giải quyết

Biên bản cần nêu rõ cam kết thanh toán của bên nợ, thời hạn thực hiện và các điều khoản phạt nếu vi phạm. Điều này giúp tăng tính ràng buộc pháp lý, tạo thuận lợi khi khiếu nại hoặc khởi kiện.

Các mẫu biên bản xác nhận công nợ file Word phổ biến nhất

Tùy vào đối tượng và mục đích, doanh nghiệp có thể sử dụng các mẫu sau:

Mẫu biên bản xác nhận công nợ với khách hàng (khoản phải thu)

Mẫu này thường dùng cho bên bán, phản ánh các khoản phải thu của khách hàng. Nó dựa trên tài khoản 131 và giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao công nợ đầu vào.

Mẫu biên bản xác nhận công nợ với nhà cung cấp (khoản phải trả)

Mẫu này dùng để xác nhận số tiền doanh nghiệp còn nợ nhà cung cấp, theo dõi qua tài khoản 331. Việc lập mẫu định kỳ giúp tránh tình trạng nợ chồng chất và sai sót trong hạch toán.

Mẫu biên bản xác nhận công nợ cá nhân

Áp dụng cho các khoản vay, góp vốn, mua bán nhỏ lẻ giữa cá nhân. Nếu giá trị lớn, nên công chứng để tăng giá trị pháp lý.

Mẫu biên bản xác nhận công nợ cuối năm cho kỳ quyết toán

Mẫu này được lập tại thời điểm khóa sổ kế toán cuối năm, dùng để đối chiếu toàn bộ số dư phải thu, phải trả trước khi lập báo cáo tài chính.

Hướng dẫn cách điền biên bản xác nhận công nợ chi tiết từng phần

Phần thông tin bên lập và bên xác nhận

Điền đầy đủ tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, người đại diện, chức vụ. Thông tin này phải trùng khớp với giấy đăng ký kinh doanh để đảm bảo hiệu lực.

Phần bảng đối chiếu số liệu công nợ

Kẻ bảng gồm các cột: nội dung, số tiền phát sinh, ghi chú. Cộng tổng và so sánh số dư giữa hai bên để phát hiện chênh lệch, xử lý trước khi ký.

Phần ký xác nhận của đại diện hai bên

Phần này thể hiện sự đồng thuận của cả hai. Chữ ký phải là chữ ký của người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền, có thể kèm đóng dấu nếu là doanh nghiệp.

Quy trình lập biên bản xác nhận công nợ đúng chuẩn kế toán

Quy trình gồm 5 bước: 1) Đối chiếu sổ phụ giữa hai bên; 2) Rà soát hóa đơn, chứng từ gốc; 3) Xử lý chênh lệch (nếu có); 4) Lập biên bản và gửi cho bên đối tác để ký xác nhận; 5) Lưu trữ biên bản như chứng từ kế toán. Bước 3 rất quan trọng, nếu để chênh lệch chưa được giải quyết mà vẫn ký sẽ khiến biên bản mất giá trị.

Phân biệt biên bản xác nhận công nợ và biên bản đối chiếu công nợ

Biên bản đối chiếu công nợ thường liệt kê chi tiết các giao dịch phát sinh trong kỳ, dùng để theo dõi liên tục. Trong khi đó, biên bản xác nhận công nợ chỉ tập trung xác nhận số dư cuối kỳ và thường đi kèm cam kết thanh toán. Do đó, biên bản xác nhận có giá trị pháp lý mạnh hơn, đặc biệt khi doanh nghiệp cần vay vốn hoặc khởi kiện.

Những lưu ý quan trọng khi lập biên bản xác nhận công nợ tránh rủi ro pháp lý

• Không sử dụng tên viết tắt hoặc sai tên công ty.
• Chữ ký phải thuộc người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.
• Ghi rõ ngày, tháng, năm lập biên bản.
• Không tẩy xóa, sửa chữa số liệu; nếu sửa phải có xác nhận.
• Nên nêu rõ thời hạn thanh toán và lãi suất chậm trả để tăng tính ràng buộc.
• Lưu trữ ít nhất 2 bản gốc, mỗi bên giữ 1 bản.

Sau khi xác nhận công nợ: theo dõi và thu hồi công nợ hiệu quả

Sau khi có biên bản, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch thu hồi nợ: phân loại nợ theo thời gian, gửi thông báo thanh toán định kỳ, đồng thời sử dụng các công cụ nhắc nợ từ nhẹ đến mạnh. Nếu bên nợ không thực hiện, doanh nghiệp có thể dùng biên bản làm căn cứ pháp lý để khởi kiện hoặc chuyển nhượng quyền đòi nợ.

Câu hỏi thường gặp về biên bản xác nhận công nợ

Biên bản xác nhận công nợ dùng để làm gì?

Biên bản dùng để ghi nhận số tiền mà một bên còn phải thanh toán cho bên còn lại tại một thời điểm xác định. Nội dung thường bao gồm căn cứ phát sinh, số tiền đã thanh toán và số dư còn lại.

Biên bản xác nhận công nợ có bắt buộc phải lập hàng tháng không?

Không phải mọi doanh nghiệp đều phải lập biên bản xác nhận công nợ hàng tháng. Tần suất lập phụ thuộc vào thỏa thuận, hợp đồng và quy trình quản lý công nợ của từng doanh nghiệp.

Biên bản xác nhận công nợ có cần ghi từng hóa đơn không?

Không phải trường hợp nào cũng bắt buộc liệt kê từng hóa đơn. Tuy nhiên, nếu có nhiều giao dịch, việc ghi chi tiết từng hóa đơn giúp xác định rõ nguồn gốc công nợ và thuận tiện đối chiếu.

Nếu hai bên không thống nhất số tiền công nợ thì sao?

Không nên xác nhận một số dư mà một bên chưa đồng ý. Hai bên nên kiểm tra lại hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và các tài liệu liên quan để xác định nguyên nhân chênh lệch.

Nếu chưa thể thống nhất, có thể ghi nhận riêng khoản đang chờ đối chiếu thay vì đưa vào phần công nợ đã được xác nhận.

Biên bản xác nhận công nợ có thể ghi thời hạn thanh toán không?

Có. Nếu các bên thống nhất thời hạn thanh toán, nên ghi cụ thể ngày hoặc khoảng thời gian phải hoàn thành nghĩa vụ để thuận tiện theo dõi.

Người được ủy quyền có thể ký biên bản xác nhận công nợ không?

Có thể nếu người đó có thẩm quyền đại diện hoặc được ủy quyền phù hợp. Thông tin về người ký và tư cách ký nên được thể hiện rõ trong biên bản.

Có thể sử dụng mẫu biên bản xác nhận công nợ cho cá nhân không?

Có thể tham khảo cấu trúc mẫu và điều chỉnh thông tin cho phù hợp với giao dịch giữa các cá nhân. Cần ghi rõ nguồn gốc khoản tiền, số tiền đã thanh toán và số tiền còn phải trả.

Mẫu biên bản xác nhận công nợ trên Mẫu Biên Bản có phải mẫu bắt buộc không?

Không. Đây là mẫu biên bản tham khảo. Người sử dụng cần điều chỉnh nội dung theo giao dịch thực tế, thỏa thuận giữa các bên và quy trình quản lý hồ sơ áp dụng.

Tải ngay mẫu biên bản xác nhận công nợ file Word

Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo chuẩn pháp lý, bạn có thể tải các mẫu biên bản xác nhận công nợ file Word được biên soạn sẵn. Truy cập trang chủ Mẫu Biên Bản để khám phá thêm nhiều mẫu văn bản hữu ích khác, hỗ trợ doanh nghiệp trong công tác quản trị và pháp lý hàng ngày.