Tổng quan về biên bản thu hồi hóa đơn

Biên bản thu hồi hóa đơn là gì?

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, biên bản thu hồi hóa đơn là văn bản ghi nhận thỏa thuận giữa người bán và người mua về việc thu hồi hóa đơn đã lập khi phát hiện sai sót. Văn bản này không bắt buộc theo mẫu cố định nhưng cần đầy đủ thông tin để cơ quan thuế xác nhận tính hợp lệ. Biên bản thu hồi hóa đơn thường được dùng khi hóa đơn có sai sót về thông tin người mua, số tiền, thuế suất và người mua chưa kê khai thuế.

Khi nào cần lập biên bản thu hồi hóa đơn?

Cần lập khi người bán phát hiện hóa đơn đã lập sai sót và cần thu hồi để xuất hóa đơn mới, ví dụ sai tên, địa chỉ, mã số thuế người mua; sai đơn giá, thành tiền, thuế suất; sai thông tin hàng hóa mà hai bên chưa kê khai. Khoảng 68% doanh nghiệp từng gặp sai sót hóa đơn khi chuyển sang hóa đơn điện tử, trong đó lỗi sai thông tin người mua chiếm tỷ lệ cao nhất.

Phân biệt thu hồi hóa đơn, hủy hóa đơn và điều chỉnh hóa đơn

Thu hồi hóa đơn áp dụng cho hóa đơn đã lập nhưng chưa có giá trị pháp lý. Hủy hóa đơn áp dụng khi không thể thu hồi, ví dụ người mua đã kê khai. Điều chỉnh hóa đơn là lập biên bản điều chỉnh riêng khi hóa đơn gốc đã được kê khai. Nhầm lẫn giữa ba trường hợp này có thể bị phạt 5–10 triệu đồng theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Nguyên tắc xác nhận hai bên tương tự như khi lập biên bản thu hồi công nợ.

Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn file Word mới nhất theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP

Link tải mẫu biên bản thu hồi hóa đơn file Word (DOC)

Nghị định 123/2020/NĐ-CP không quy định mẫu biên bản thu hồi hóa đơn cụ thể. Doanh nghiệp có thể tự xây dựng hoặc tải mẫu biên bản thu hồi hóa đơn file word từ các nguồn đáng tin cậy. Mẫu chuẩn cần có các trường thông tin người bán, người mua, số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập, lý do thu hồi và chữ ký hai bên. Đặc biệt, cần có dòng xác nhận "chưa kê khai" của bên mua – yếu tố quyết định biên bản hợp lệ.

Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử cho phần mềm hóa đơn điện tử

Với hóa đơn điện tử, biên bản thu hồi hóa đơn thường được tạo trực tiếp trên phần mềm như MISA, Viettel Hóa đơn, Fast… rồi xuất ra file PDF hoặc Word. Tuy nhiên, để chỉnh sửa và ký số, người dùng vẫn nên giữ file Word.

Mẫu bảng kê 01/BK-ĐCTT kèm theo khi thu hồi nhiều hóa đơn (Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

Nghị định 70/2025/NĐ-CP ban hành mẫu bảng kê 01/BK-ĐCTT dùng khi thu hồi nhiều hóa đơn trong cùng một biên bản. Bảng kê yêu cầu ghi chính xác số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập, lý do thu hồi và phải có chữ ký số, con dấu của hai bên. Nếu thu hồi từ hai hóa đơn trở lên mà thiếu bảng kê này, hồ sơ có thể bị coi là không hợp lệ.

Hướng dẫn soạn thảo biên bản thu hồi hóa đơn chuẩn

Các nội dung bắt buộc phải có trong biên bản thu hồi hóa đơn

Một biên bản thu hồi hóa đơn hợp lệ cần tối thiểu các nội dung: tên biên bản; thời gian, địa điểm lập; thông tin người bán, người mua; số hóa đơn, ký hiệu, ngày lập hóa đơn gốc; lý do thu hồi cụ thể; cam kết hóa đơn chưa được kê khai; chữ ký của đại diện hai bên. Thiếu cam kết "chưa kê khai", biên bản gần như không có giá trị pháp lý.

Cách ghi thông tin loại hóa đơn, ký hiệu và số hóa đơn

Ký hiệu hóa đơn (ví dụ 01GTKT0/001) và số hóa đơn phải ghi tuyệt đối chính xác. Chỉ cần sai một ký tự, biên bản sẽ bị vô hiệu. Kế toán cần phân biệt ký hiệu mẫu số với ký hiệu hóa đơn; hóa đơn GTGT thường có ký hiệu 01GTKT0/001, hóa đơn thông thường là 01KTTX/001.

Quy trình lập biên bản: xác nhận sai sót, gạch chéo, ký số và xuất hóa đơn thay thế

Quy trình chuẩn gồm 5 bước: người bán phát hiện sai sót và thông báo cho người mua; hai bên lập biên bản thu hồi; người bán gạch chéo số hóa đơn trên hệ thống; hai bên ký số hoặc ký tay; lập hóa đơn thay thế với số mới và gửi cho người mua. Nên hoàn tất trong vòng 5 ngày làm việc.

Những lưu ý pháp lý quan trọng và câu hỏi thường gặp

Các lỗi khi lập biên bản dễ bị cơ quan thuế kiểm tra

Lỗi phổ biến nhất là không ghi rõ lý do sai sót, chỉ ghi chung chung. Biên bản không có chữ ký người mua hoặc chữ ký không khớp mẫu đã đăng ký sẽ bị bác bỏ, buộc doanh nghiệp xử lý lại và có thể bị phạt.

Chữ ký số và lưu trữ biên bản theo quy định

Biên bản thu hồi hóa đơn điện tử bắt buộc phải có chữ ký số của cả người bán và người mua. Thời gian lưu trữ tối thiểu 10 năm, đảm bảo tính toàn vẹn, không chỉnh sửa sau khi ký.

Trường hợp không được thu hồi mà phải lập biên bản điều chỉnh

Nếu hóa đơn đã được người mua kê khai thuế thì không được thu hồi mà phải lập biên bản điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn. Vi phạm có thể bị phạt từ 5 đến 10 triệu đồng. Đối với doanh nghiệp phân phối sản phẩm lỗi, có thể tham khảo mẫu biên bản thu hồi bia nước ngọt lỗi để áp dụng nguyên tắc tương tự.

Câu hỏi thường gặp (FAQ) về biên bản thu hồi hóa đơn

– Biên bản thu hồi có cần đóng dấu không? Không bắt buộc nếu đã có chữ ký số, nhưng có dấu sẽ chặt chẽ hơn.

– Có phải gửi biên bản cho cơ quan thuế ngay không? Không cần gửi ngay, chỉ cần lưu trữ và xuất trình khi được yêu cầu.

– Được thu hồi nếu người mua chưa kê khai nhưng đã nhận hóa đơn? Được, nếu người mua xác nhận chưa sử dụng và đồng ý ký biên bản.

– Biên bản bị mất có thể lập lại không? Có thể, nhưng phải ghi rõ "lập lại" và ngày lập lại để tránh bị xem là giả mạo.

Kết luận

Biên bản thu hồi hóa đơn giúp doanh nghiệp xử lý sai sót nhanh chóng và đúng luật. Hãy truy cập Mẫu Biên Bản ngay hôm nay để tải các mẫu văn bản chuẩn, cập nhật nhất cho công việc kế toán của bạn.