Biên bản thanh lý hợp đồng với nhà thầu là gì?

Biên bản thanh lý hợp đồng với nhà thầu là văn bản pháp lý cuối cùng ghi nhận việc chấm dứt hiệu lực của hợp đồng giữa bên giao thầu (chủ đầu tư) và bên nhận thầu. Văn bản này xác nhận toàn bộ khối lượng công việc đã thực hiện, giá trị quyết toán, tình trạng công nợ và các nghĩa vụ còn lại của hai bên. Mặc dù pháp luật không có quy định riêng định nghĩa loại biên bản này, nhưng theo Điều 421 Bộ luật Dân sự 2015 và Điều 28 Nghị định 06/2021/NĐ-CP, đây là thủ tục bắt buộc khi hợp đồng kết thúc hoặc bị chấm dứt.

Mục đích và ý nghĩa pháp lý

Biên bản thanh lý giúp các bên “dọn dẹp” triệt để mọi quyền lợi và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng, làm căn cứ để chủ đầu tư giải ngân phần giá trị còn lại và thu hồi bảo lãnh. Về mặt pháp lý, biên bản là bằng chứng xác định thời điểm hợp đồng chấm dứt, ngăn chặn các khiếu kiện không đáng có sau khi ký. Trong xây dựng, biên bản còn là điều kiện để hoàn tất hồ sơ quyết toán với kho bạc nhà nước đối với dự án sử dụng vốn nhà nước.

Khi nào cần lập biên bản thanh lý hợp đồng với nhà thầu?

Theo quy định, bạn phải lập biên bản thanh lý trong các trường hợp:

• Khi hoàn thành toàn bộ công việc: Sau khi nghiệm thu hoàn thành toàn bộ khối lượng, chậm nhất 30 ngày phải thanh lý (theo Điều 28 Nghị định 06/2021/NĐ-CP).
• Khi chấm dứt hoặc hủy bỏ hợp đồng trước thời hạn: Dù khối lượng thực hiện chỉ một phần, vẫn phải thanh lý trong vòng 30 ngày.
• Khi hợp đồng hết hạn mà không có nhu cầu gia hạn.
• Khi một bên giải thể, phá sản – lúc này thanh lý giúp chốt công nợ trước khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động.

Nội dung bắt buộc trong biên bản thanh lý hợp đồng với nhà thầu

Một biên bản thanh lý hợp lệ cần có đầy đủ các nội dung sau:

1. Thông tin các bên tham gia

Ghi chính xác tên pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện theo pháp luật của cả bên giao thầu và bên nhận thầu. Nếu doanh nghiệp đã đổi tên hoặc thay đổi người đại diện, phải cập nhật thông tin mới nhất.

2. Căn cứ pháp lý và số hiệu hợp đồng gốc

Nêu rõ số hợp đồng, ngày ký, các phụ lục, biên bản nghiệm thu liên quan, đồng thời dẫn chiếu các văn bản pháp luật hiện hành.

3. Khối lượng và chất lượng công việc đã thực hiện

Phần này phải khớp 100% với biên bản nghiệm thu và hồ sơ hoàn công. Chỉ ghi nhận khối lượng đã được nghiệm thu hợp lệ, tránh ghi khối lượng chưa có biên bản kèm theo.

4. Giá trị quyết toán và công nợ còn lại

Bảng đối chiếu giá trị quyết toán, số tiền đã tạm ứng, đã thanh toán và số còn lại. Nếu hết nợ, ghi rõ “hai bên hoàn thành mọi nghĩa vụ tài chính” để phòng tránh khiếu kiện.

5. Cam kết chấm dứt hiệu lực hợp đồng và chữ ký, đóng dấu

Nội dung cam kết cần nêu rõ thời điểm hợp đồng chấm dứt, trừ nghĩa vụ bảo hành còn hiệu lực. Chữ ký, con dấu phải thuộc thẩm quyền và đóng dấu đúng quy định.

Hướng dẫn chi tiết cách viết biên bản thanh lý chuẩn

Bước 1: Xác định đầy đủ thông tin các bên

Kiểm tra tư cách pháp lý hiện tại qua Cổng thông tin quốc gia, đối chiếu tên doanh nghiệp, mã số thuế, người đại diện.

Bước 2: Nêu rõ căn cứ và lý do thanh lý

Sắp xếp căn cứ theo thứ tự: hợp đồng gốc, phụ lục, biên bản nghiệm thu, quy định pháp luật. Lý do ngắn gọn: “Hợp đồng hoàn thành” hoặc “Hợp đồng bị chấm dứt theo thỏa thuận”.

Bước 3: Ghi chính xác khối lượng, giá trị quyết toán

Dùng bảng đối chiếu giữa khối lượng hợp đồng, nghiệm thu, phát sinh và quyết toán. Ghi rõ đơn vị tiền tệ và tổng giá trị bằng chữ lẫn số.

Bước 4: Xác nhận nghĩa vụ thanh toán còn lại

Lập bảng công nợ 4 cột, nêu thời hạn thanh toán cuối cùng nếu còn nợ. Ghi rõ thời điểm hoàn trả bảo lãnh.

Bước 5: Hoàn thiện chữ ký, con dấu và phân phối bản lưu

Người ký phải đúng thẩm quyền, mỗi bên giữ ít nhất 01 bản gốc.

Các mẫu biên bản thanh lý hợp đồng với nhà thầu thông dụng

Dựa trên từng lĩnh vực, bạn có thể sử dụng các mẫu chuyên biệt:

• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng dự án logistics: Phù hợp cho các hợp đồng vận hành kho bãi, chuỗi cung ứng.
• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng không thực hiện: Áp dụng khi hợp đồng bị hủy bỏ, chấm dứt trước khi triển khai.
• Mẫu biên bản thanh lý hợp đồng in bằng rôn: Dành cho các đơn vị in ấn quảng cáo, sản xuất băng rôn.

Những sai lầm thường gặp khi lập biên bản thanh lý hợp đồng

• Thiếu thông tin quan trọng: Bỏ sót ngày ký, số hợp đồng gốc khiến biên bản mất giá trị pháp lý.
• Không xác định rõ công nợ: Ghi chung chung “đã thanh toán đủ” mà không liệt kê chi tiết số liệu.
• Bỏ qua quy định về số bản lưu: Biên bản thường cần ít nhất 04 bản (2 cho mỗi bên) để phục vụ quyết toán.

Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng với nhà thầu có bắt buộc phải thanh lý không? Có, đối với hợp đồng xây dựng và hầu hết hợp đồng đấu thầu theo quy định hiện hành.

Biên bản thanh lý có thể gộp vào biên bản nghiệm thu cuối cùng không? Có thể, theo mẫu 13b của Thông tư 08/2022/TT-BXD, nhưng nên tách riêng nếu còn khối lượng phải sửa chữa.

Thanh lý hợp đồng có chấm dứt hoàn toàn trách nhiệm các bên không? Không hoàn toàn, vì nghĩa vụ bảo hành vẫn còn hiệu lực sau thanh lý.

Kết luận

Biên bản thanh lý hợp đồng với nhà thầu là văn bản không thể thiếu để khép lại một dự án trong sạch và an toàn pháp lý. Đừng coi nhẹ thủ tục này! Hãy sử dụng các mẫu có sẵn tại Mẫu Biên Bản và điều chỉnh theo đặc thù công việc của bạn. Tải ngay mẫu phù hợp để hoàn thành hồ sơ thanh lý nhanh chóng, chính xác.